Pengertian dan Tujuan Stock Opname yang Tertata dan Akurat

Apa sebenarnya pengertian stock opname? Mengapa memastikan stock opname tercatat secara rapi dan akurat menjadi satu hal yang perlu untuk dilakukan, khususnya oleh mereka yang bergerak di dunia retail? Mengapa pengelolaan stock opname begitu penting? Memangnya, apa manfaat yang dimiliki oleh penataan stock opname ini, sih?

Untuk menjawab berbagai pertanyaan tersebut, penting untuk terlebih dahulu memahami pengertian stock opname.

Pengertian Stock Opname

Stock opname adalah sebuah bentuk rangkaian kegiatan perhitungan persediaan stok barang yang masih tersimpan di dalam gudang untuk kemudian dipasarkan. Ada banyak kegiatan yang tercakup di dalamnya, mulai dari menghitung jumlah barang, melakukan pemeriksaan secara langsung, serta melakukan penataan yang akan memudahkan operasional bisnis ketika suatu produk tertentu dibutuhkan.

Dari pengertian stock opname di atas, pelaku usaha dapat memastikan seluruh proses bisnis dapat dijalankan dengan lancar, khususnya yang berkaitan dengan persediaan produk yang ditawarkan.

Kegiatan yang tercakup di atas bahkan bisa dirinci lagi untuk memastikan seluruhnya kelancarannya dapat terjaga, misalnya saja dengan menentukan posisi produk dalam gudang dengan memperkirakan produk apa yang paling sering keluar masuk, sehingga ketika produk tersebut perlu dikeluarkan dari gudang, karyawan dapat melakukannya dengan lebih mudah.

Petugas yang bertugas untuk melakukan stock opname adalah petugas audit dari manajemen perusahaan yang bukan personel pencatat persediaan dari internal perusahaan.

Tujuan Stock Opname dalam Dunia Bisnis

Ada beberapa tujuan stock opname yang menjadikannya penting untuk dilakukan oleh pelaku usaha. Salah satunya adalah mengetahui kesesuaian antara jumlah yang tercatat dalam administrasi pembukuan atau keuangan bisnis dengan situasi riil yang ada. Untuk tujuan yang satu ini, tak jarang kegiatan stock opname dilakukan hingga dua kali sehari, yaitu di awal jam operasional dan juga saat jam operasional bisnis berakhir.

Terkait tujuan stock opname yang satu ini, pelaku usaha perlu untuk memastikan apa yang tercatat dalam pembukuan sudah sesuai dengan jumlah yang memang tersedia di gudang. Ketika jumlah tersebut tidak sesuai, proses bisnis dapat terganggu, misalnya ketika karyawan harus mengeluarkan produk yang diminta oleh pelanggan, tetapi tidak dapat melakukannya karena meskipun tercatat dalam pembukuan bahwa masih ada persediaan, ternyata di gudang sudah tidak ada lagi yang tersisa.

Dengan mengetahui jumlah yang riil dan benar-benar dapat ditemukan di gudang, pelaku usaha juga dapat memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk memperbarui stok persediaan suatu produk.

Penghitungan stock opname yang baik, sebagai contoh, akan membantu pelaku usaha dalam mengetahui produk apa saja yang paling banyak dicari oleh pelanggan dan produk mana yang kurang diminati oleh pelanggan. Dari sini saja pelaku usaha dapat mempertimbangkan apakah perlu melakukan persediaan ulang untuk suatu produk.

Sebagai pelaku usaha, jangan sampai menyepelekan tujuan stock opname yang satu ini; karena selisih antara jumlah produk yang ada di dalam gudang dengan yang tercatat dalam pembukuan bisnis memiliki dampak yang cukup jauh, salah satunya untuk keperluan audit.

Jangan sampai hasil dari audit, khususnya yang dilakukan oleh auditor eksternal, menjadi buruk hanya karena selisih jumlah persediaan dalam gudang dan pembukuan yang sebenarnya bisa dihindari dengan melakukan kegiatan stock opname yang tertata dan akurat.

Manfaat Stock Opname Bagi Perusahaan

Sedangkan kegiatan stock opname memiliki manfaat bagi bisnis dan perusahaan, seperti:

• Meminimalisasi penyimpangan terhadap barang, baik itu kekurangan atau kelebihan barang.
• Untuk proses tidak lanjut secara cepat bila ada barang hilang atau kekurangan barang, sehingga tidak terjadi keksongan stok barang.
• Dapat digunakan sebagai perbandingan data dari tahun-tahun sebelumnya sehingga perkembangan perusahaan bisa diketahui.
• Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar barang secara pasti.
• Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti.
• Mengetahui keakuratan perhitungan dengan cara mencocokan catatan pembukuan dengan stok barang riil.
• Membantu menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP).
• Mengidentifikasi kecurangan atau kelalaian yang terjadi dari stok barang di perusahaan.
• Membantu dalam hal pengambilan kebijakan perusahaan.

Apa Saja Langkah-Langkah dalam Melakukan Stock Opname?

Stock opname tidak dapat dilakukan asal-asalan. Mempertimbangkan tujuan stock opname yang sedemikian penting bagi kelancaran operasional bisnis, bahkan hingga tingkat operasional harian, pelaksanaannya pun sebaiknya dilakukan dengan cara yang tepat juga.

Setidaknya, ada tiga langkah untuk melakukan stock opname yang tertata dan akurat, misalnya saja:

1. Tahap Persiapan Awal

Rangkaian kegiatan stock opname dimulai bahkan jauh sebelum hari pelaksanaannya sendiri. Tahap persiapan stock opname adalah langkah pertama sekaligus yang terpenting, sehingga tak jarang dilakukan sebelum proses stock opname itu sendiri dilakukan untuk memberikan ruang waktu yang cukup jika terjadi rintangan tertentu dalam pelaksanaannya.

Dalam tahap persiapan awal ini, tergantung dari skala bisnis yang dijalankan, pelaku usaha perlu menginformasikan karyawan gudang untuk menyiapkan penanda, biasanya berupa label atau stiker, untuk memisahkan setiap produk sesuai dengan kategori yang telah ditentukan sebelumnya.

Selanjutnya, karyawan gudang juga perlu merapikan produk yang tersedia di gudang, misalnya saja dengan menata posisi sesuai dengan jenis barangnya sehingga kegiatan stock opname akan lebih mudah lagi untuk dilakukan. Kegiatan yang satu ini sangat penting untuk menghindari kerepotan yang mungkin terjadi jika barang-barang yang ada di dalam gudang masih diletakkan secara serampangan.

Setelah memastikan semua barang dalam gudang sudah diatur letaknya sesuai dengan kategori atau jenis barangnya, karyawan gudang juga perlu menempelkan barcode atau penanda lain yang akan mempermudah penghitungan stock opname; termasuk memisahkan barang-barang yang memang tidak akan atau tidak perlu dihitung dalam kegiatan stock opname yang akan dilakukan.

Setelah seluruh persiapan awal ini dilakukan, stock opname dapat dilanjutkan ke rangkaian kegiatan yang berikutnya.

2. Tahap Persiapan Akhir

Sesuai namanya, rangkaian kegiatan ini juga dilakukan sebelum pelaksanaan stock opname itu sendiri. Bedanya, jika tahap persiapan awal umumnya dilakukan jauh-jauh hari dari proses penghitungan stock opname, tahap persiapan akhir umumnya dilakukan ketika sudah mendekati hari penghitungan yang telah ditetapkan.

Dalam tahap persiapan akhir ini, pelaku usaha dapat menjabarkan proses kegiatan stock opname yang akan dilakukan kepada setiap karyawan yang terlibat. Langkah ini perlu dilakukan untuk memastikan semua orang memahami cakupan tugasnya masing-masing, sehingga tidak terjadi kebingungan di hari pelaksanaan penghitungan stock opname.

Untuk mencapai produktivitas kerja dengan penghitungan stock opname yang efektif serta efisien, jangan sampai ada pembagian tugas yang saling tumpang tindih antara satu karyawan dengan karyawan lainnya, oleh karena itu langkah ini jangan sampai terlewat.

Selanjutnya, pelaku usaha dapat menginformasikan pihak gudang untuk melengkapi input informasi awal, khususnya yang termasuk dalam proses mutasi barang. Umumnya kegiatan yang satu ini perlu dilakukan hingga jam operasional berakhir di hari terakhir sebelum penghitungan stock opname dimulai.

Dengan demikian, ketika stock opname dilakukan, hasil penghitungan yang dilakukan pun sudah mencakup data termasuk, misalnya saja barang yang baru masuk gudang atau keluar dari gudang tepat sehari sebelum pelaksanaan penghitungan stock opname.

Ketika semua input informasi sudah dilakukan, pastikan juga agar pihak gudang tidak lagi menerima permintaan untuk memasukkan atau mengeluarkan barang ke maupun dari gudang. Dengan demikian, data yang sudah dikunci pada tahap persiapan akhir ini tidak akan berubah sehingga tidak menimbulkan kerancuan ketika proses penghitungan stock opname nanti akan dihitung.

Pastikan langkah ini dilakukan ketika jam operasional di hari terakhir sebelum stock opname dilakukan untuk memastikan data gudang yang tercatat sudah benar-benar merupakan versi terbaru yang tidak akan berubah lagi.

3. Penghitungan Stock Opname

Penghitungan stock opname merupakan langkah terakhir sekaligus langkah paling utama dari keseluruhan langkah penghitungan stock opname. Ini merupakan hari terbesar bagi setiap karyawan yang terlibat dalam proses penghitungan stock opname.

Dalam tahapan ini, pelaku usaha perlu memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait persediaan barang dalam gudang sudah dimasukkan semua informasinya ke dalam sistem.

Setelah memastikan semuanya memang sudah dimasukkan tanpa terkecuali, pedoman cetak dalam pelaksanaan penghitungan stock opname dapat dilakukan dengan mencetak data pada sistem.

Pastikan pedoman ini tidak dipegang oleh karyawan yang menangani persediaan dalam gudang karena pedoman inilah yang nantinya akan dipakai untuk mencocokkan data dalam sistem dengan jumlah riil yang terdapat dalam gudang.

Ingat, jika karyawan yang menangani persediaan barang di gudang memiliki akses terhadap pedoman cetak yang dibuat atau bahkan data yang terdapat dalam sistem, kemungkinan karyawan tersebut untuk melakukan mark up terhadap jumlah barang dalam gudang akan semakin besar sehingga kamu tak bisa memperoleh perbandingan yang sesungguhnya antara data yang kamu pegang dengan jumlah sebenarnya dalam gudang. Padahal, keseluruhan rangkaian kegiatan penghitungan stock opname ini dilakukan justru untuk mendapatkan perbandingan tersebut.

Lakukan penghitungan setiap jumlah barang dalam gudang berdasarkan pedoman yang sudah dicetak sebelumnya. Lakukan dengan sejujur mungkin, misalnya dengan mencatat kondisi riil yang mungkin saja berbeda dengan catatan dalam pedoman.

Kegiatan di atas adalah esensi dari kegiatan penghitungan stock opname, jadi pastikan penghitungan ini dilakukan dengan ketepatan yang benar-benar presisi tanpa ada kesalahan sedikit pun dalam pelaksanaannya. Tidak menjadi masalah jika terjadi selisih jumlah dalam proses ini, karena sesungguhnya memang selisih tersebutlah yang dicari di sini.

Serahkan hasil pencatatan ke bagian keuangan untuk melakukan penyesuaian jika terjadi selisih. Dalam fase ini, proses kegiatan penghitungan stock opname sudah berakhir secara teknis, sekalipun sesungguhnya masih ada hal lain yang perlu dilakukan oleh pelaku usaha, khususnya jika memang muncul ketidaksesuaian antara data yang tercatat pada pedoman dengan hasil pencatatan langsung jumlah barang yang tersedia di dalam gudang.

Jika situasi tersebut terjadi, ada indikasi terjadi kecurangan atau kesalahan pencatatan, dan tindakan lebih lanjut perlu diambil untuk menemukan titik kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Dalam proses audit, langkah ini menjadi signifikan karena akan menentukan nilai audit yang dimiliki oleh bisnismu.

Waktu Pelaksanaan Stock Opname

Setiap pelaku usaha memiliki periode penghitungan stock opname masing-masing. Perbedaan ini dapat terjadi tergantung dari skala usaha dan juga kebijakan yang dimiliki oleh pelaku usaha terkait untuk pelaksanaan operasional bisnisnya.

Untuk skala usaha yang lebih kecil, penghitungan stock opname dapat dilakukan dan diselesaikan dalam sehari, sehingga memungkinkan untuk melakukan penghitungan stock opname sederhana setiap harinya.

Untuk bisnis dengan skala yang lebih besar, hal ini mungkin saja tidak dapat dilakukan karena banyaknya barang yang disimpan di dalam gudang atau karena masalah sumber daya lainnya. Umumnya, jika situasi ini terjadi, penghitungan stock opname akan dilakukan secara mingguan, bulanan, maupun tahunan.

Setiap waktu pelaksanaan stock opname memiliki konsekuensinya masing-masing. Hal terpenting dalam pelaksanaan penghitungan stock opname adalah memastikan rangkaian kegiatan tersebut dilakukan secara teratur di waktu yang sama terlepas dari periode yang digunakan.

Misalnya saja, jika pelaku usaha memutuskan untuk melakukan penghitungan stock opname setiap bulannya, tanggal pelaksanaan ini harus tetap untuk memastikan pengukuran yang dilakukan berdasarkan hasil stock opname juga akan konsisten, sehingga strategi bisnis yang diambil dengan mempertimbangkan hasil penghitungan tersebut pun akan lebih mudah untuk diambil.

Tentu saja waktu yang disarankan untuk melakukan penghitungan stock opname adalah sedini dan sesering mungkin.

Semakin sering dan teratur waktu pelaksanaan penghitungan stock opname, semakin mudah pula pihak keuangan melakukan penyesuaian jika terjadi selisih. Bahkan, selisih tersebut dapat dihindari dalam frekuensi penghitungan stock opname yang rapat karena identifikasi masalah juga dapat dilakukan dengan cepat.

Namun demikian, tidak perlu melakukan penghitungan stock opname setiap hari jika memang sumber daya yang dilakukan terlalu besar dan akan memunculkan biaya atau pengeluaran yang lebih besar dibanding dengan kemampuan bisnis yang dimiliki.

Alasan di atas juga menjadi latar belakang mengapa bisnis-bisnis dengan skala yang sangat besar umumnya akan melakukan penghitungan stock opname dengan rentang frekuensi yang lebih besar untuk memastikan sumber daya yang terpakai juga dapat diminimalkan.

Pertanyaan Terkait

1. Stock Opname dilakukan oleh siapa?

Petugas yang bertugas untuk melakukan stock opname adalah petugas audit dari manajemen perusahaan yang bukan personel pencatat persediaan dari internal perusahaan.

2. Kenapa harus melakukan stock opname?

Tujuan melakukan stok opname, antara lain:

• Mencegah terjadinya kerugian pada perusahaan karena kelalaian perhitungan stok barang.
• Mengetahui jumlah stok barang secara riil.
• Mengatur mutasi barang dari dan keluar perusahaan.
• Untuk internal controlling.

3. Apa yang dilakukan setelah stock opname?

Setelah memastikan semuanya memang sudah dimasukkan tanpa terkecuali, pedoman cetak dalam pelaksanaan penghitungan stock opname dapat dilakukan dengan mencetak data pada sistem.

Pastikan pedoman ini tidak dipegang oleh karyawan yang menangani persediaan dalam gudang karena pedoman inilah yang nantinya akan dipakai untuk mencocokkan data dalam sistem dengan jumlah riil yang terdapat dalam gudang.

Serahkan hasil pencatatan ke bagian keuangan untuk melakukan penyesuaian jika terjadi selisih. Dalam fase ini, proses kegiatan penghitungan stock opname sudah berakhir secara teknis, sekalipun sesungguhnya masih ada hal lain yang perlu dilakukan oleh pelaku usaha, khususnya jika memang muncul ketidaksesuaian antara data yang tercatat pada pedoman dengan hasil pencatatan langsung jumlah barang yang tersedia di dalam gudang.

Kesimpulan

Agar penghitungan stock opname dapat lebih efektif serta efisien, gunakan sistem penghitungan yang benar-benar akurat dan mumpuni untuk memastikan tidak terjadi kesalahan selama pencatatan. Jika perlu, gunakan fitur inventory aplikasi majoo.

Dengan fitur ini kamu dapat menikmati seluruh kemudahan di setiap proses operasional bisnis, termasuk dalam memastikan pencatatan transaksi yang baik dan akurat secara otomatis sehingga penghitungan stock opname pun dapat dilaksanakan tanpa membuat terlalu banyak sumber daya bisnis!