Apa Itu Supervisor? Apa Tugas dan Tanggung Jawabnya?

Apa itu supervisor? Mengapa posisi ini sebaiknya dimiliki oleh setiap perusahaan yang ingin memastikan adanya pengembangan kapasitas karyawan? Di mana pada akhirnya membantu perusahaan tersebut mencapai peningkatan pendapatan bisnis.

Sebenarnya, tidak semua perusahaan memerlukan posisi khusus yang satu ini, khususnya perusahaan dengan skala yang memang kecil di mana antara staf paling bawah dengan pemilik perusahaan masih bisa berinteraksi secara langsung tanpa memerlukan lapisan untuk menghubungkan.

Namun, untuk perusahaan dengan skala menengah ke atas, posisi supervisor menjadi krusial untuk membantu pemilik perusahaan memastikan bahwa staf di tingkat paling bawah bisa melakukan tugas dan tanggung jawabnya secara optimal. Jika demikian, sebenarnya apa, sih, yang dimaksud dengan supervisor? Apa tugas dan tanggung jawab yang harus diemban oleh posisi yang satu ini?

Mengenal Apa Itu Supervisor

Penyelia atau supervisor adalah sebuah posisi dalam perusahaan yang memiliki wewenang untuk memberikan arahan kepada karyawan atau tenaga kerja, serta mengendalikan jalannya suatu aktivitas kerja untuk memastikan capaian perusahaan dapat diraih sesuai dengan target yang ditetapkan. ​​Jika dilihat dalam struktur organisasi suatu perusahaan, jabatan supervisor berada di antara manajer dan staf pelaksana. Supervisor adalah pengawas dari karyawan pelaksana di sebuah perusahaan. Seorang supervisor akan melapor kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi terkait produk, layanan, dan staf di bawah arahannya.

Uniknya, meski memiliki wewenang yang cukup tinggi dalam operasional suatu perusahaan, umumnya wewenang yang dimiliki supervisor tidak sampai pada pembuatan strategi. Namun, supervisor justru memiliki wewenang untuk menerjemahkan setiap strategi bisnis yang ditetapkan agar dapat diaplikasikan dalam suatu aktivitas, baik aktivitas satu waktu maupun aktivitas yang sifatnya harian.

Itulah mengapa posisi ini umumnya ditemukan di perusahaan-perusahaan dengan skala bisnis yang cenderung menengah atau besar, karena pada perusahaan dengan skala bisnis yang kecil, umumnya strategi dapat disampaikan langsung oleh pemilik usaha kepada karyawan di level terbawah sekalipun.

Hal tersebut tentunya tidak dapat dilakukan pada perusahaan dengan skala yang lebih besar karena adanya struktur organisasi yang lebih kompleks, itulah mengapa posisi supervisor digunakan untuk menutupi celah tersebut. Dengan adanya wewenang yang diberikan kepada supervisor, pelaku usaha dapat lebih tenang dan mudah dalam menyusun strategi bisnis, tanpa khawatir implementasinya akan melenceng dari harapan.

Selain itu, apa saja, sih, kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang supervisor atau penyelia?

Keterampilan yang Harus Dimiliki Seorang Supervisor

Seorang supervisor tidak hanya membantu dan mencapai produktivitas kinerja sebuah perusahaan, mereka harus bekerja di bawah tekanan. Karena itu, keterampilan pengawasan sangat diperlukan. 

Pada dasarnya supervision skill bukanlah keterampilan tunggal, tapi merupakan kombinasi dari beberapa soft skill, seperti keterampilan berkomunikasi, manajemen waktu hingga pemecahan masalah. Berikut ini keterampilan yang harus dimiliki seorang supervisor, yaitu:

1. Keterampilan Interpersonal

Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang bisa membuat stafnya merasa terbuka untuk berkomunikasi. Di sinilah keterampilan interpersonal seorang supervisor dibutuhkan. Dengan kombinasi kepribadian dan profesionalisme yang tepat, supervisor dapat menciptakan hubungan kerja yang sehat dengan timnya.

2. Komunikasi yang Baik (Verbal maupun Tertulis)

Sebagai seorang supervisor harus memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik karena sebagian besar pekerjaan supervisor adalah mengarahkan orang lain yang akan melibatkan instruksi lisan dan tertulis secara jelas.

3. Mampu Mengambil Keputusan Penting secara Cepat dan Tepat

Sebagai atasan untuk beberapa staf di bawahnya, seorang supervisor harus mampu membuat suatu keputusan penting secara cepat dan tepat untuk timnya. 

Saat membuat suatu keputusan, seorang supervisor harus berdasarkan point of view kesejahteraan tim dan perusahaan, salah satu caranya dengan melihat situasi melalui lensa yang tidak bias.

4. Mampu Bekerja Sama

Seorang supervisor yang baik harus bisa bekerja sama dengan orang lain dan memperhatikan sesuatu yang diinginkan orang lain.

5. Problem Solving

Masalah mungkin akan muncul di tempat kerja sehingga seorang supervisor harus memiliki keterampilan memecahkan masalah tersebut. Bukan sekadar mengatasi, tapi juga menangani masalah dengan benar. Problem solving ini membantu supervisor untuk memahami dan menilai situasi masalah yang dihadapinya.

6. Mampu Beradaptasi

Hal yang tak bisa dihindari di tempat kerja adalah adanya perubahan secara tiba-tiba terkait sistem kerja dan peraturan. Karena itu, kemampuan untuk berpikir dan bereaksi dengan cepat diperlukan supervisor untuk membantu mengatasi tantangan dan terus memimpin timnya secara efisien. Supervisor yang baik bisa menggunakan strategi kreatif untuk memecahkan masalah yang tidak terduga.

7. Memiliki Manajemen Waktu yang Baik

Dalam tugasnya, seorang supervisor akan mengelola banyak proyek. Di sinilah manajemen waktu yang baik sangat diperlukan oleh supervisor. Manajemen waktu merupakan suatu keterampilan yang sangat penting untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Untuk memiliki keterampilan ini, supervisor harus dapat memprioritaskan dan mendelegasikan tugasnya dengan baik.

Tidak hanya itu, supervisor juga harus bisa bekerja secara efisien dan memiliki gagasan bagus tentang lamanya penyelesaian suatu pekerjaan.

Tugas Supervisor dalam Perusahaan

Secara garis besar, tugas supervisor adalah memastikan aktivitas bisnis yang dilakukan oleh suatu perusahaan sudah sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan sebelumnya. Namun, tentunya untuk mencapai hal tersebut, tugas besar ini dapat dipecah menjadi tugas-tugas yang lebih kecil.

Setidaknya, dari tujuan yang sangat besar dan umum di atas, tugas supervisor dapat dipecah menjadi lima, yaitu:

1. Memastikan Adanya Supervisi

Dilihat dari namanya saja, sudah jelas bahwa supervisor adalah orang yang pekerjaannya adalah melakukan supervisi atau pengawasan dan pengontrolan.

Berangkat dari strategi atau rencana bisnis yang ditetapkan, supervisor dapat melakukan evaluasi apakah pelaksanaan pekerjaan harian mampu mencapai hasil yang ingin dicapai dalam strategi atau rencana bisnis tersebut. Ini berarti supervisor memiliki tugas untuk menentukan ukuran capaian kinerja karyawan.

Tak hanya menentukan target, supervisor juga harus dapat melakukan identifikasi masalah ketika dari evaluasi yang dilakukan, diketahui bahwa target bisnis tak tercapai. Dari identifikasi tersebut, supervisor bisa menentukan apakah penyebab tidak tercapainya target berasal dari sumber internal atau eksternal.

Apabila diketahui penyebabnya adalah permasalahan kinerja karyawan secara internal, supervisor harus dapat menentukan pada ukuran yang mana kinerja yang tidak optimal tersebut memberikan dampak. Dengan adanya identifikasi masalah tersebut, supervisor dapat membantu karyawan yang masih belum optimal untuk meningkatkan kualitas kerjanya, dan pada akhirnya mencapai target yang ditetapkan dalam strategi bisnis.

2. Menyampaikan Deskripsi Pekerjaan

Karena memegang wewenang untuk menerjemahkan strategi dan perencanaan bisnis menjadi sebuah atau beberapa bentuk aktivitas kerja, supervisor bertugas menyampaikan apa-apa saja yang perlu dilakukan oleh karyawan agar dapat mencapai target dalam strategi tersebut.

Melalui supervisor, karyawan dapat mengetahui secara pasti deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan, termasuk bagaimana dan instrumen apa yang digunakan untuk mengukur keberhasilan aktivitas pekerjaan tersebut.

Supervisor yang baik dapat menerjemahkan grand plan atau cetak biru strategi bisnis yang dirumuskan oleh pihak eksekutif, yang terkadang sifatnya terlalu luas dan kasar, menjadi aktivitas pasti dalam bentuk deskripsi pekerjaan. Dengan demikian, setiap karyawan yang menjadi tanggung jawabnya mengetahui apa yang perlu dilakukan dan batasan-batasannya.

3. Memberikan Arahan kepada Karyawan

Banyak karyawan mungkin merasa takut atau segan ketika berhadapan dengan supervisor, karena bagaimanapun juga, supervisor adalah pihak yang akan menilai hasil kerja mereka. Namun, sebenarnya ini anggapan yang kurang tepat, lho!

Sama seperti karyawan tersebut, supervisor juga memiliki tanggung jawab pada perusahaan. Alasan inilah yang mungkin membuat supervisor dianggap sebagai sosok yang terlalu tegas, keras, dan patut untuk ditakuti.

Namun, harus disadari bahwa supervisor menilai hasil kerja karyawan bukan untuk menjatuhkan posisi karyawan itu, tetapi justru agar supervisor dapat memberikan arahan yang tepat dan akurat ketika ada karyawan yang tidak dapat menyelesaikan pekerjaannya atau mencapai hasil yang masih belum memenuhi target.

Dari masalah-masalah yang berhasil diidentifikasi, supervisor bertugas untuk memberikan arahan agar masalah tersebut dapat dipecahkan dan kinerja karyawan dapat terus dioptimalkan sesuai dengan strategi dan perencanaan bisnis. Ingat selalu bahwa supervisor merupakan pihak yang berwenang untuk menerjemahkan strategi bisnis ke dalam bentuk aktivitas kerja.

Karena peran ini dipegang oleh supervisor, bisa diasumsikan bahwa posisinya sesungguhnya berada di tengah antara pemilik usaha dengan karyawan. Itulah mengapa supervisor pula yang kemudian perlu memberikan arahan, karena posisi inilah yang memiliki pengetahuan untuk menjembatani antara strategi bisnis yang dimiliki oleh pemilik usaha dengan aktivitas harian yang harus dilakukan oleh karyawan.

4. Mengelola Aktivitas Karyawan

Tentunya seorang supervisor tidak akan bisa membantu perusahaan mencapai target yang ingin dicapai dalam strategi serta perencanaan bisnisnya jika supervisor tersebut tidak mengetahui bagaimana cara terbaik untuk mengelola karyawan yang dibawahinya.

Tanpa adanya pengelolaan yang baik, rasanya mustahil karyawan dapat menunjukkan hasil kerjanya yang optimal, itulah mengapa ini tugas ini kemudian juga menjadi tanggung jawab seorang supervisor. Karena tugas supervisor adalah memastikan kinerja karyawan mendukung capaian bisnis perusahaan, pengelolaannya pun menjadi bagian dari wewenang supervisor.

Meski demikian, tentunya tak seluruh pengelolaan aktivitas karyawan dipegang penuh oleh supervisor. Untuk yang satu ini, sebenarnya tanggung jawab penuhnya masih dipegang oleh posisi manajer, sementara posisi supervisor berkontribusi dalam mengelola koordinasinya.

Selain itu, supervisor juga dapat mengelola aktivitas karyawan dengan memberikan rekomendasi terkait bagaimana aktivitas tersebut sebaiknya dilakukan untuk memperoleh capaian yang optimal. Hal ini dapat menjadi wewenang supervisor, karena posisi inilah yang mengetahui ukuran keberhasilan dari setiap aktivitas kerja.

Di perusahaan apa pun, selalu ada objektif yang ingin dicapai dan dijadikan tujuan bersama dari seluruh entitas yang ada di perusahaan tersebut, mulai dari pemilik usaha, manajer, supervisor, hingga ke tingkat karyawan. Oleh karena itu, apabila tidak ada penyambung yang mengelola rantai koordinasi tersebut, objektif yang ingin dicapai pun semakin sulit untuk diraih.

5. Memberikan Motivasi untuk Karyawan

Disadari atau tidak, baik supervisor maupun setiap karyawan yang dibawahinya sebenarnya memiliki tujuan kerja yang tidak jauh berbeda, yaitu memastikan perusahaan mencapai keuntungan besar sehingga secara jangka panjang dapat memberikan kesejahteraan pula bagi karyawan.

Karena memiliki tujuan yang sama, posisi supervisor adalah dukungan yang sifatnya diharapkan dapat membantu karyawan mencapai kinerja yang optimal. Namun, tentu saja bentuk bantuan tidak melulu soal materi maupun fisik, karena dalam konteks pekerjaan, motivasi juga sama berharganya dengan bentuk dukungan yang dapat disentuh secara langsung.

Oleh karena itu, salah satu tugas supervisor adalah memberikan bantuan dalam bentuk motivasi agar karyawan mau dan mampu mencapai hasil kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Meski demikian, jangan menganggap proses memotivasi karyawan yang dilakukan oleh supervisor sama seperti yang dilakukan oleh, misalnya saja, seorang teman kepada temannya yang lain ketika tengah dirundung masalah.

Supervisor dianggap mampu bertanggung jawab untuk tugas memberikan motivasi kepada karyawan karena, bagaimanapun juga, supervisor adalah orang yang paling tahu sejauh mana kinerja dari karyawan yang dibawahinya; sekaligus juga menjadi orang yang paling tahu sejauh mana hasil kerja dari karyawan tersebut terhadap target yang ingin dicapai.

Oleh karena itu, motivasi yang diberikan oleh supervisor biasanya berupa saran maupun rekomendasi yang akan sangat membantu karyawan dalam meningkatkan kinerjanya. Karena bentuknya adalah rekomendasi maupun saran, supervisor juga tak dapat secara asal memberikan motivasi.

Terkadang, seorang supervisor harus terlebih dahulu melakukan analisis agar dapat memberikan saran atau rekomendasi terbaik yang dapat memotivasi karyawannya. Melalui proses identifikasi dan analisis, motivasi yang diberikan seorang supervisor sebaiknya bukanlah kata-kata penyemangat atau sekadar memberikan harapan pada karyawan saja, tetapi juga didukung bukti data bahwa karyawan tersebut pasti dapat meningkatkan kinerjanya secara optimal.

Terlebih lagi, dengan adanya posisi supervisor sendiri sebenarnya sudah menjadi bentuk motivasi bagi karyawan bahwa perusahaan tersebut memiliki jenjang karier yang dapat diikuti. Seorang karyawan bisa saja memperbaiki taraf hidupnya dengan menunjukkan performa yang baik serta kapabilitas yang dibutuhkan untuk menjadi seorang supervisor.

Dengan kata lain, karyawan yang bekerja di sebuah perusahaan yang memiliki supervisor bisa saja tidak selamanya terus-menerus menjadi karyawan semata, tetapi juga bisa mencapai posisi yang lebih menjanjikan. Jadi, selain secara langsung memberikan motivasi bagi karyawan, secara tidak langsung posisi supervisor itu sendiri sebenarnya bisa menjadi bentuk motivasi yang lain bagi karyawan, bukan?

Contoh Supervisor

Supervisor adalah posisi seseorang yang memiliki hak dan otoritas dalam menentukan, mengatur, dan memberikan perintah kepada staf eksekutifnya. Namun, supervisor sendiri memiliki tanggung jawab kepada manajer

Seorang supervisor juga diharuskan memberikan arahan dan instruksi yang benar kepada staf mereka agar pekerjaan dapat dilakukan secara optimal dan efisien. Tidak semua supervisor memiliki tugas yang sama karena perbedaan jenis industri yang digelutinya. Berikut ini beberapa contoh supervisor yang bisa kamu ketahui, yakni:

Supervisor Proyek

Dalam bisnis properti atau konstruksi terdapat terdapat jabatan khusus yaitu supervisor proyek atau sering disebut supervisor lapangan. Tugas utama supervisor proyek sangat berkaitan erat dengan jalannya proyek di lapangan, misalnya:

• Memahami desain konstruksi dan implementasi teknis dari desain yang telah disusun oleh tim desain perusahaan.
• Menyusun kembali metode pelaksanaan konstruksi sesuai dengan kondisi di lapangan. Umumnya tugas ini dijalankan bersama dengan site engineering
• Memimpin pelaksanaan proyek di lapangan sesuai dengan estimasi biaya, standar mutu, dan waktu pengerjaan seperti yang telah disusun oleh tim perencanaan.
• Membuat program kerja yang efisien agar supervisor bisa lebih mudah mengarahkan stafnya.
• Bertanggung jawab membuat laporan kepada atasan mengenai progres proyek di lapangan beserta evaluasinya.

Supervisor Toko

Toko adalah bisnis retail yang rawan dengan kerugian yang bisa diakibatkan oleh hilangnya barang, kerusakan, hingga perhitungan kasir yang salah. Bisnis jenis ini cenderung lebih dinamis dan berisiko dibandingkan dengan bisnis produksi manufaktur. Karena itu, banyak toko retail besar yang memiliki hierarki yang jelas dan tersusun dengan baik. Supervisor toko juga memiliki beberapa tugas, antara lain:

• Menjaga kualitas pelayanan konsumen dengan melakukan brief kepada staf toko agar bekerja sesuai dengan standar kerja perusahaan.
• Mengatur teknis operasional toko setiap hari. Pengaturan ini, antara lain mengelola aliran masuk barang yang dijual dengan sistem FIFO (First In First Out), membuat laporan keuangan toko secara lengkap dan detail, serta bisa bekerja sama dengan manajer toko untuk mengambil suatu keputusan dengan cepat terkait pengembangan toko.
• Bersama dengan manajer toko bertugas memastikan performa penjualan yang dilakukan oleh sales.

Supervisor Produksi

Pada perusahaan yang bergerak di bidang produk seperti pabrik, terdapat posisi atau jabatan khusus, yaitu supervisor produksi. Seorang supervisor produksi harus memiliki tugas dan tanggung jawab yang wajib dipertanggungjawabkan kepada manajer produksi. Berikut ini beberapa tugas dari supervisor produksi, antara lain:

• Menyusun perencanaan dan permintaan bahan-bahan kebutuhan produksi.
• Mengatur, mengoordinasi, serta mengawasi tugas para staf produksi agar sesuai dengan perencanaan, prosedur, serta standar perusahaan.
• Bertanggung jawab atas pemenuhan target dan kualitas produksi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
• Memberikan bimbingan dan arahan kepada para staf produksi dalam meningkatkan kualitas dan kemampuan mereka.
• Melakukan penilaian kinerja para staf produksi.
• Memimpin dan mengawasi jalannya proses produksi agar sesuai dengan standar perusahaan.
• Membuat laporan kerja secara berkala mengenai analisis permasalahan kerja dan kinerja staf produksi.

Supervisor Finance

Dalam suatu perusahaan bisnis, salah satu bagian yang penting adalah keuangan. Pada bagian ini terdapat pengaturan berbagai macam aliran uang masuk dan keluar perusahaan. Bagian ini dipimpin oleh direktur keuangan yang membawahi beberapa manajer keuangan. Seorang manajer keuangan akan membawahi supervisor finance yang akan berinteraksi langsung dengan staf keuangan perusahaan.

Tugas utama posisi seorang supervisor finance pada sebuah perusahaan adalah mengelola aliran dana perusahaan agar sesuai dengan perencanaan dan mencukupi kebutuhan operasional. Namun, terdapat juga beberapa tugas supervisor finance yang lain, yakni:

• Menyetujui dan bertugas menandatangani pengeluaran dana kas perusahaan yang bersifat umum atau rutin. Tentu saja hal ini harus sesuai dengan batasan jumlah yang sebelumnya telah diatur oleh perusahaan.
• Memeriksa kelengkapan dan kebenaran bukti pengeluaran kas perusahaan beserta dokumen-dokumen pendukungnya sebelum diserahkan kepada pihak manajer finance untuk disetujui dan ditandatangani.
• Menyiapkan cash flow atau laporan rencana aliran dana, baik untuk periode mingguan ataupun bulanan.
• Mengoordinasi, mengarahkan, membimbing, serta mengawasi pelaksanaan pembuatan tagihan, faktur pajak, serta tagihan piutang perusahaan.
• Memeriksa laporan utang dan piutang dagang milik perusahaan.
• Melakukan filling dengan benar.

Supervisor Marketing

Seorang supervisor marketing memiliki beberapa staf yang bergerak sebagai sales. Seorang supervisor marketing memiliki tanggung jawab langsung kepada manajer marketing. Tugas utama seorang supervisor marketing adalah memastikan target penjualan yang telah ditetapkan oleh perusahaan bisa terlaksana dengan baik. Ada pun tugas supervisor marketing lainnya, sebagai berikut:

• Mengembangkan dan memelihara hubungan promosi dengan berbagai instansi, seperti sekolah, bisnis lokal, dan juga organisasi masyarakat.
• Menganalisis, mengembangkan, dan mengevaluasi informasi berupa standar grafis untuk menyusun program pemasaran regional yang sesuai dengan kebutuhan.
• Memastikan pelaksanaan semua program pemasaran terlaksana dengan baik dan sesuai dengan rencana. Pelaksanaan ini dilakukan bersama dengan PR (Public Relations) dan divisi humas.

Pertanyaan Terkait

1. Apa saja keterampilan supervisor?

Keterampilan yang harus dimiliki seorang supervisor, yakni:

• Keterampilan interpersonal.
• Komunikasi yang baik (verbal maupun tertulis).
• Mampu mengambil keputusan penting secara cepat dan tepat.
• Mampu bekerja sama.
• Problem solving.
• Mampu beradaptasi.
• Memiliki manajemen waktu yang baik.

2. Supervisor itu bagian apa?

Jika dilihat dalam struktur organisasi suatu perusahaan, jabatan supervisor berada di antara manajer dan staf pelaksana. 

3. Supervisor setara dengan?

Supervisor adalah pengawas dari karyawan pelaksana di sebuah perusahaan. Seorang supervisor akan melapor kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi terkait produk, layanan, dan staf di bawah arahannya.

Kesimpulan

Menjadi supervisor memang tidak mudah karena harus menjembatani komunikasi bisnis antara pemilik usaha yang berada di atas dengan karyawan yang berada di tingkat bawah. Oleh karena itu, tak ada salahnya untuk menggunakan aplikasi Majoo dengan berbagai fiturnya yang dapat membantu melakukan pengelolaan usaha secara tepat.

Implementasi strategi serta perencanaan bisnis pun bisa lebih lancar karena fitur-fitur unggulan yang dimiliki oleh aplikasi Majoo jelas dapat membuat pengelolaan tempat usaha menjadi lebih mudah. Supervisor pun dapat fokus pada tugas supervisor yang perlu mereka lakukan untuk membantu perusahaan mencapai tujuan yang ingin dicapai!