Mengenal Supplier Relationship Management

Untuk memudahkan usaha memenuhi kebutuhan sehari-hari, kita cenderung melakukan pengelompokan pembelian kebutuhan pokok. Saat ingin membeli sembako, kita akan memilih toko kelontong, minimarket, atau supermarket, dengan tujuan untuk mendapatkan value terhadap harga, kualitas, atau keduanya (harga dan kualitas). Jika memutuskan untuk membeli berbagai kebutuhan di toko kelontong, kamu bisa mendapatkan harga murah dengan kualitas yang kurang baik. Akan tetapi, jika membelinya di minimarket atau supermarket, kamu akan mendapatkan barang dengan kualitas baik dengan harga yang lebih mahal.

Pada akhirnya, demi mendapatkan kualitas terbaik, kamu rela mengeluarkan uang lebih banyak. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa harga murah tidak selalu menjadi kunci untuk menentukan vendor terbaik. Dalam sebuah perusahaan, disiplin strategi untuk merencanakan, mengelola, dan seluruh interaksi dengan pihak ketiga yang menyediakan barang atau jasa disebut dengan Supplier Relationship Management (SRM). Dalam praktiknya, Supplier Relationship Management menciptakan hubungan yang lebih dekat dengan pihak vendor untuk mengurangi terjadinya risiko.

Dalam Supplier Relationship Management, terdapat beberapa proses interaksi yang dilakukan dengan customer, yaitu negosiasi kontrak, pembelian barang atau jasa, mengelola logistik dan pengiriman, berkolaborasi pada desain produk, dan lain sebagainya. Dengan demikian, hubungan antara customer dengan pihak vendor harus dikoordinasikan dan dikelola dengan baik di seluruh unit fungsional.

Lantas, bagaimana dengan proses Supplier Relationship Management? Langsung saja, simak informasi selengkapnya melalui artikel ini! 

Supplier Relationship Management Adalah

Supplier Relationship Management adalah pendekatan sistematis untuk merencanakan, mengevaluasi, dan mengelola barang atau jasa dari supplier/vendor/pihak penyedia. Supplier Relationship Management bertujuan untuk menentukan kontribusi masing-masing vendor dan meningkatkan performa perusahaan. Supplier Relationship Management sangat diperlukan ketika hubungan antara customer dengan pihak vendor semakin erat. Kedua belah pihak dapat saling menguntungkan jika langkah-langkah dalam menyusun Supplier Relationship Management diambil dengan baik, contohnya dengan menentukan lamanya kontrak dan poin-poin kontrak.

Baca juga: Buyer adalah: Pengertian, Tugas, dan Fungsi Buyer

Proses Supplier Relationship Management

Secara umum, proses Supplier Relationship Management adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan strategi supplier

Pada tahap ini, perusahaan akan mengembangkan rencana taktis untuk bekerja dengan setiap vendor. Perusahaan akan memulainya dengan vendor yang barang atau jasanya sangat dibutuhkan dan membuat skala prioritas agar tetap  memperoleh keuntungan.

2. Melaksanakan strategi supplier

Pada tahap ini, terjalin kontrak antara perusahaan dengan vendor. Oleh sebab itu, manajer perusahaan bertugas untuk melaksanakan rencana Supplier Relationship Management serta menentukan cara untuk memantau dan mengukur keberhasilannya. Sebab, dalam Supplier Relationship Management, berbagai masalah dan tantangan sering kali ditemui. Saat pandemi Covid-19 misalnya, terjadi ketidakseimbangan ekonomi yang mempengaruhi ketersediaan barang atau jasa. Tantangan dalam Supplier Relationship Management pun beragam, salah satunya adalah pengurangan biaya yang berlebihan sehingga mengurangi nilai dan ikatan strategis serta kurangnya komitmen.

Langkah Strategis Supplier Relationship Management

Langkah strategis yang dapat diterapkan oleh Supplier Relationship Management adalah sebagai berikut:

1. Memahami bahwa supplier bukan sekadar vendor

Memiliki pemahaman bahwa hubungan antara perusahaan dengan supplier tidak hanya terikat kontrak secara finansial, tetapi juga didasari oleh kepercayaan dan loyalitas. Dalam hal ini, perusahaan harus bisa membuat supplier merasa bahwa mereka adalah bagian dari bisnis. Dengan demikian, proses pembuatan produk baru dan promosi juga dapat didiskusikan dengan supplier.

2. Memaksimalkan penggunaan teknologi

Saatnya berinvestasi pada software supplier untuk mendapatkan informasi tentang supplier yang bersangkutan pada sebuah platform. Secara khusus, perusahaan juga dapat membeli dan memasang software untuk membuat, memproses, dan melacak pembelian dengan berbagai supplier. 

3. Menyadari pentingnya waktu pembayaran

Membangun kepercayaan antar pihak yang bersangkutan dapat dilakukan dengan memastikan bahwa pembayaran ke supplier selalu dilakukan tepat waktu. Hal ini menunjukkan bahwa pihak perusahaan memiliki komitmen untuk bekerja sama dengan supplier tersebut. Jika tidak bisa membayar tepat waktu, jangan lupa memberikan informasi dengan jelas dan tanpa ditunda.

4. Menyadari pentingnya kualitas barang atau jasa

Perusahaan tentu sangat beruntung jika dapat menemukan barang atau jasa berkualitas dengan harga yang pas. Dengan demikian, fleksibilitas keuangan sangat diperlukan dalam hal ini, contohnya perusahaan memilih untuk membeli stok dalam jumlah besar agar mendapatkan diskon/cashback.

5. Membuat kesepakatan jelas dengan supplier

Adanya kesepakatan merupakan langkah penting guna mendapatkan supplier yang tepat. Dengan demikian, pastikan semua persetujuan dan kesepakatan dibuat dengan lengkap, detail, dan jelas yang tertuang dalam kontrak untuk  mengurangi risiko pemutusan hubungan kerjasama secara mendadak.

6. Evaluasi risiko

Evaluasi risiko dilakukan sebelum adanya kesepakatan. Dalam hal ini, perusahaan harus mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya tentang kelebihan dan kekurangan supplier. Selain itu, perusahaan juga dapat memperoleh referensi lain dari kerjasama dengan perusahaan sebelumnya, pengalaman setahun dalam bisnis, menanyakan pendapat para ahli, dan lain sebagainya.

7. Memastikan hubungan berjalan dengan baik

Hal terakhir yang tidak kalah penting adalah memastikan bahwa semua hal saling berhubungan/onboard. Tidak hanya berdasarkan kepercayaan, namun kesepakatan untuk mendapatkan keuntungan juga harus didapatkan. 

Baca juga: Pengadaan Barang dan Jasa: Proses, Prosedur, serta Jenisnya

Contoh Supplier Relationship Management

Contoh langkah-langkah penerapan Supplier Relationship Management adalah sebagai berikut:

• Supply Segmentation: Pengelompokkan vendor sesuai dengan kebutuhan dan tingkat urgensi dari rencana pembelanjaan.
• Executive Sponsor: Persetujuan dari seluruh Executive perusahaan.
• Vendor Governance: Tata kelola vendor
• Supplier Engagement Process: Tata cara proses pendaftaran vendor menjadi rekanan perusahaan.
• Metric: Pengukuran untuk proses evaluasi vendor performance.
• People Skill: Kemampuan personal tiap-tiap karyawan dalam melakukan komunikasi dengan vendor.
• Technology: Aplikasi dan teknologi yang dapat mendukung proses kerjasama.

Baca juga: Buyer adalah: Pengertian, Tugas, dan Fungsi Buyer

Penutup

Dalam praktiknya, Supplier Relationship Management menciptakan hubungan yang lebih dekat dengan pihak vendor untuk mengurangi terjadinya risiko. Terdapat beberapa proses interaksi yang dilakukan dengan customer, yaitu negosiasi kontrak, pembelian barang atau jasa, mengelola logistik dan pengiriman, berkolaborasi pada desain produk, dan lain sebagainya. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa Supplier Relationship Management berperan penting dalam perusahaan. Jika saat ini kamu berperan sebagai buyer yang berhubungan erat dengan vendor, temukan informasi seputar pembelian barang, jasa, supplier, dan berbagai hal yang bisa mendukung bisnismu di sini. Kamu juga bisa mendapatkan informasi mengenai perusahaan, cara berbisnis, kondisi pasar, dan hal-hal menarik seputar ekonomi. 

Saatnya perkaya wawasanmu dengan informasi yang dibutuhkan, jangan ragu untuk memilih majoo yang setia menemani perjalanan bisnismu. Manfaatkan berbagai fitur praktis dan menarik yang dapat disesuaikan dengan segala kebutuhan. Tunggu apa lagi? Saatnya berlangganan sekarang!