Buyer adalah: Pengertian, Tugas, dan Fungsi Buyer

Jika diartikan secara harfiah, dalam bahasa Indonesia, arti buyer adalah pembeli. Pembeli di sini adalah individu atau perusahaan yang membeli produk atau jasa dalam sebuah transaksi. 

Faktanya, dalam dunia bisnis, buyer memiliki makna yang agak berbeda. Dalam bisnis perdagangan, buyer adalah sebuah istilah yang erat kaitannya dengan purchasing. 

Hubungan antara Buyer dan Purchasing

Purchasing adalah aktivitas yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk mendapatkan barang maupun jasa dalam rangka pemenuhan kebutuhan operasional. 

Untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan, sebuah perusahaan melakukannya dengan cara membeli atau menyewa. Aktivitas purchasing yang berkaitan dengan efisiensi penggunaan dana ini nyatanya memang tidak mudah untuk dilakukan. 

Ada beberapa tahapan dalam kegiatan purchasing yang penting dalam sebuah perusahaan, yaitu:

• Tahap perencanaan
• Tahap pemilihan dan seleksi supplier
• Tahap melakukan bidding (proses penawaran)
• Tahap negosiasi
• Tahap pembelian

Nah, seorang buyer adalah pihak yang berperan penting dalam hal ini. Di sinilah peran seorang buyer menjadi sangat krusial. Singkatnya, buyer adalah perusahaan atau bisnis yang melakukan pembelian produk barang maupun jasa dari supplier. 

Dalam bidang purchasing pada sebuah perusahaan atau pada dunia retail, posisi buyer adalah sebuah posisi dalam perusahaan yang bertugas untuk membeli barang / jasa dari pihak ketiga. 

BIsa juga dikatakan bahwa definisi buyer adalah bagian dari purchasing yang secara spesifik melakukan tugas pembelian secara umum bagi sebuah bisnis. Jadi, buyer adalah departemen purchasing sebuah bisnis yang dilihat melalui sudut pandang supply chain atau rantai pasokan.

Baca Juga: Apa Itu Purchasing serta Bagaimana Prosesnya dalam Bisnis?

Dalam sebuah bisnis atau perusahaan, posisi buyer bukan hanya sekadar pembeli, melainkan juga bertanggung jawab menangani masalah kebutuhan perusahaan dan pembelian.

Jenis-jenis Buyer

Ada dua jenis buyer di dalam istilah bisnis, yaitu buyer persona dan buyer pembelian.

Buyer Persona

Saat mulai menjalankan bisnis, tepatnya sebelum mulai memasarkan produk, kamu selaku pemilik bisnis perlu mengetahui pelanggan tetap dan pelanggan potensial untuk pembuatan prospek. 

Dalam berbagai kesempatan, target pasar ideal untuk bisnismu dapat diklasifikasikan menjadi beberapa tipe utama pembeli yang juga sering disebut sebagai buyer persona.

Buyer persona merupakan representasi semi-fiksi yang umum dari target pelanggan ideal kamu. Buyer persona dapat membantu memahami target pasar dengan lebih baik dan memudahkan untuk menyesuaikan produk yang kamu jual. 

Dengan demikian, konten pemasaran produk dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan, perilaku, dan juga masalah spesifik dari berbagai macam jenis pembeli secara tepat sasaran.

Buyer persona adalah deskripsi yang lebih rinci mengenai profil pembeli kamu. Informasi yang disebutkan juga mencakup apa yang mereka pedulikan dan bagaimana preferensi mereka dalam menerima informasi mengenai konten produk yang kamu buat..

Tentunya hal tersebut akan memberikan keuntungan dalam menentukan inovasi produk, konsep, serta customer experience yang tepat bagi bisnis yang kamu jalankan. 

Selain untuk menentukan hal-hal diatas, fungsi buyer persona lainnya adalah:

• Membantu melakukan pengembangan produk
• Menentukan strategi pemasaran yang tepat
• Membangun hubungan dengan pelanggan potensial dan meningkatkan pelayanan pelanggan

Buyer Pembelian

Selain buyer persona, jenis lainnya dari buyer adalah yang dikenal dengan sebutan buyer pembelian bagi bisnis. Buyer ini merupakan personil yang memiliki tugas untuk melakukan pembelian bagi segala kebutuhan perusahaan. Setiap pembelian yang dilakukan oleh perusahaan harus dilakukan dengan penuh pertimbangan, maka dari itu penting bagi seorang buyer dalam perusahaan untuk memiliki kualifikasi khusus. 

Selain kualifikasi yang baik, kebutuhan tersebut mencakup bahan baku dan juga alat-alat produksi atau barang dan jasa yang mendukung keberlangsungan operasional seluruh divisi dalam menjalankan sebuah bisnis.

Ketika ada kata ‘membeli’, artinya perusahaan harus mengeluarkan uang. Artinya juga, ada pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan dokumentasi & validasi, yang menjadi tugas-tugas turunan yang harus dikerjakan oleh bagian buyer.

Berbeda dengan pembelian biasa oleh konsumen, staff buyer bekerja untuk membeli sesuatu yang dibutuhkan oleh departemen-departemen yang ada pada sebuah perusahaan. 

Posisi buyer perusahaan biasanya berkaitan dengan aktivitas purchasing yang dilakukan seperti meneliti kebutuhan dan menampung usulan pengadaan kebutuhan, merancang metode pembelian, memastikan kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi, merencanakan sistem pembayaran, berkomunikasi dengan vendor, serta mendokumentasikan rincian transaksi.

Di sinilah letak perbedaan buyer dengan buyer persona. Buyer persona lebih bertujuan untuk mendatangkan pelanggan baru dan menjaga pelanggan tetap. Sedangkan buyer pembelian atau staf purchasing bertugas untuk membantu meningkatkan proses produksi dan juga kinerja operasional dengan cara melakukan pembelian-pembelian yang terinci dan terorganisasi melalui barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Buyer sering kali disebut sebagai divisi yang paling banyak menggunakan dana perusahaan. Padahal, nyatanya posisi ini justru memiliki peran penting untuk menekan pengeluaran melalui seleksi dan negosiasi dengan vendor yang tepat dan akurat dalam menentukan pos-pos pembelanjaan.

Baca Juga: Mengenal Jenis-Jenis Vendor dan Fungsinya dalam Bisnis

Tugas Buyer

Jadi, sebenarnya apa tugas buyer dalam perusahaan? Apabila dirangkum, tugas buyer adalah sebagai berikut:

• Merencanakan kebutuhan produk barang/jasa yang dibutuhkan bisnis.
• Mengklasifikasikan pembelian, yang biasanya dilakukan berdasarkan durasinya – jangka panjang, just in time, bulanan, dan sebagainya.
• Melakukan analisis dengan total cost of ownership.
• Membuat daftar supplier potensial dan memilih supplier.
• Mengajukan persetujuan pembelian kepada manajer purchasing.
• Berkomunikasi dengan supplier.
• Bernegosiasi dengan supplier.
• Menyusun dan mengirim purchasing order (PO)
• Melakukan proses quality control (QC) atas produk yang telah diperoleh.
• Melakukan dokumentasi proses purchasing.
• Berkomunikasi dengan departemen keuangan dan tim logistik.
• Melakukan analisis efektivitas dan performa atas produk yang telah diperoleh sesuai kebutuhan bisnis.

Fungsi Buyer

Melihat tugas buyer yang ternyata cukup banyak, mungkin terlintas pertanyaan apakah hanya itu fungsi buyer dalam bisnis atau perusahaan? Apakah fungsi buyer hanyalah yang berhubungan dengan transaksi pembelian?

Tentu saja tidak. Ada beberapa fungsi buyer lainnya yang tidak kalah penting, yaitu:

Meningkatkan kerja dan proses produksi

Fungsi buyer yang pertama adalah meningkatkan kinerja operasional dan proses produksi. Ini dilakukan melalui beberapa pembelian terorganisasi pada setiap produk atau layanan yang dibutuhkan perusahaan.

Efisiensi pengeluaran

Selain itu, buyer adalah posisi yang memiliki peran penting dalam menekan pengeluaran. baik lewat seleksi vendor yang tepat, negosiasi, maupun akurasi dalam memutuskan pos-pos pembelanjaan.

Penetapan harga

Pekerjaan buyer secara tidak langsung berdampak pada grafik harga produk atau layanan perusahaan. Dalam beragam kondisi, buyer biasanya dituntut bernegosiasi dengan vendor untuk memberikan keringanan dalam jangka waktu tertentu, sehingga memungkinkan perusahaan menstabilkan harga jual produknya. 

Kelancaran rantai produksi

Rantai produksi dalam bisnis atau perusahaan dapat berjalan dengan lancar dengan adanya buyer. Buyer adalah pihak yang memastikan pesanan bahan baku dengan kualitas yang sudah memenuhi standar datang selalu tepat waktu, pasokan yang terencana, sehingga aktivitas produksi tidak mengalami hambatan.

Baca Juga: Bahan Baku dalam Industri: Pengertian, Jenis, dan Contohnya 

Kepuasan pelanggan dan citra positif perusahaan

Jika proses atau kegiatan produksi selalu lancar dan mampu menghasilkan kualitas terbaik, otomatis pelanggan akan merasa terpuaskan. Semakin banyak pelanggan yang puas, Semakin kuat pula posisi produk di pasaran. Keuntungan perusahaan pun semakin meningkat.

Syarat dan Kualifikasi Buyer:

Dari penjelasan tadi, kamu ketahui bahwa posisi buyer adalah posisi yang berperan sangat penting dalam kinerja perusahaan secara keseluruhan. Lantaran itulah, posisi buyer tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang. 

Diperlukan sumber daya manusia yang bukan hanya menguasai teknik komunikasi dan negosiasi, beberapa syarat utama buyer adalah harus memiliki ketelitian tingkat tinggi, jujur, dan rasa tanggung jawab. Hal-hal tersebut haruslah dipenuhi demi mendapatkan posisi seorang buyer yang berkualitas dan bisa membantu mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. 

Beberapa syarat dan kualifikasi untuk menjadi seorang buyer adalah:

• Keterampilan keuangan yang sangat baik untuk mengelola anggaran besar.
• Kemampuan untuk berkolaborasi dengan tim-tim lain.
• Keterampilan organisasi dan manajemen proyek yang apik.
• Kemampuan komunikasi yang baik
• Kemampuan untuk menjalin dan memiliki networking yang kuat.
• Keterampilan interpersonal dan negosiasi yang mumpuni.
• Kemampuan untuk menjaga hubungan baik dengan vendor dan supplier
• Kemampuan koordinasi untuk mengatur pihak-pihak lain yang ikut serta dalam purchasing, seperti jasa fotografer, freelancer, event organizer, dan lain-lain. 
• Kemampuan untuk bekerja teliti terutama dalam pencatatan dan dokumentasi terorganisir
• Kemampuan menguasai teknologi dan menjalankan program komputer berbasis internet
• Pemahaman terhadap perpajakan

Ternyata menjadi seorang buyer tidaklah sesederhana artinya ya. Arti buyer adalah pembeli, namun dalam pelaksanaannya tidaklah berhenti di situ saja. Ada banyak hal yang harus dipenuhi dan dilakukan oleh seorang buyer. 

Jika kamu adalah seorang pemula dalam dunia bisnis atau baru saja merintis bisnis dagang, sangatlah wajar kalau kamu secara otomatis merangkap jadi buyer dalam aktivitas pembelian stok barang. 

Tidaklah heran apabila akhirnya kamu barangkali merasa sedikit tertekan hingga pekerjaanmu keteteran. Ini dikarenakan, secara otomatis kamu harus melakukan banyak hal, mulai dari manajemen keuangan, membuat laporan keuangan. pengiriman, penjualan, pembelian barang, pengadaan stok, manajemen karyawan, hingga manajemen gudang.

Jangan bingung! Semua kesulitan dan ribetnya pengelolaan bisnis yang kamu jalani itu bisa diringankan oleh aplikasi point of sales (POS) seperti majoo. Tidak tanggung-tanggung, majoo menyediakan banyak fitur yang bisa kamu pilih sesuai dengan kebutuhan bisnismu. 

Fitur aplikasi owner? Ada. Aplikasi kasir? Juga ada. Bahkan majoo menyediakan fitur aplikasi inventory yang bisa membantu kamu memantau manajemen gudang. Mulai dari pengaturan produk, pengaturan harga jual, sampai dengan pengingat stok. Lengkap sekali, ya? Kamu sudah pakai aplikasi majoo yang mana?