Apa Itu Surat Tanda Terima Barang? Apa Fungsinya?

Bagi para pelaku usaha yang bergerak di bidang dagang, surat tanda terima barang mungkin bukan lagi menjadi sesuatu yang asing. Namun, tentu beda cerita bagi pelaku usaha yang bergerak di bidang lain atau mereka yang memang baru mulai menggeluti bisnisnya.

Eits, tidak juga, lho! Tak hanya untuk mereka yang bergerak di bidang usaha dagang saja, mereka yang bergerak di sektor jasa pun juga membutuhkan dokumen yang satu ini, kok! Pasalnya, untuk bisnis jasa pun tetap ada kegiatan jual beli barang, baik yang menjadi bagian dari jasa yang ditawarkan maupun untuk kebutuhan penyediaan jasa itu sendiri.

Oleh karena itu, tak ada salahnya, kan, untuk mempelajari jenis dokumen yang satu ini dengan lebih detail, mulai dari pengertian hingga fungsi dan cara membuatnya.

Baca Juga: 7 Contoh Tanda Terima Dokumen Kamu Wajib Tahu

Apa yang Dimaksud Dengan Surat Tanda Terima Barang?

Secara umum, surat tanda terima barang merupakan dokumen yang dibutuhkan untuk menyatakan bahwa seseorang telah menerima barang yang dikirimkan oleh pihak lainnya. Dengan demikian, pihak pengirim pun bisa terhindar dari masalah apabila sewaktu-waktu dituduh tidak mengirimkan barang. Tanpa adanya surat ini, pihak pengirim bisa mendapat masalah apabila penerima barang yang dikirimkan sebenarnya menerima barang yang dimaksud, tetapi menyatakan bahwa mereka tidak menerimanya.

Karena sifatnya yang demikian, mengetahui cara membuat dokumen yang satu ini sangat penting bagi mereka yang bergerak di bidang dagang. Pasalnya, proses jual beli barang, terlebih dalam skala usaha yang lebih besar, biasanya dilakukan dengan metode pengiriman, baik dari tempat usaha langsung maupun dari gudang.

Untuk skala yang lebih kecil, atau untuk sektor usaha lain, tak jarang surat ini juga diperlukan karena untuk sektor usaha jasa sekalipun, tetap ada proses jual beli barang tertentu yang diperlukan dalam bisnisnya. Misalnya saja untuk jasa pangkas rambut, terkadang pelaku usaha juga perlu memiliki persediaan barang perlengkapan seperti shampo, kondisioner, atau vitamin rambut, kan?

Penting Tidak Membuat Surat Tanda Terima Barang?

Bagi pelaku usaha yang ingin agar operasional bisnisnya terjaga tetap transparan, keberadaan surat tanda terima barang sangat penting sekali fungsinya. Tak hanya bagi pihak pengirim barang yang mungkin akan mengalami kerugian saja jika tidak menerapkan penggunaan dokumen yang satu ini, bagi pihak penerima barang yang dikirim pun keberadaan surat tanda terima ini tetap penting.

Bagi pihak penerima, surat tanda terima dibutuhkan untuk melengkapi catatan keuangan yang diperlukan serta untuk kegiatan monitor dan evaluasi, khususnya terhadap barang persediaan yang ada di gudang.

Tanpa adanya surat tanda terima, staf bagian pengadaan yang melakukan pembelian tak bisa melakukan pembuktian secara langsung yang dapat menjadi justifikasi untuk uang perusahaan yang dikeluarkannya guna memenuhi kebutuhan pengadaan.

Jika terjadi kejadian khusus, misalnya saja ketika barang yang dikirimkan diterima oleh pihak yang sebenarnya tidak melakukan kegiatan pengadaan, contohnya saja staf bagian gudang yang tak berurusan langsung dengan proses pemesanan, kedua belah pihak dapat tetap bertanggung jawab sesuai dengan perannya masing-masing. Pihak pengadaan bisa meminta staf bagian gudang untuk menunjukkan tanda terima yang ada guna menyelesaikan proses pemesanan.

Baca Juga: Berita Acara Serah Terima Barang: Aspek, Format, dan Contoh

Apa Saja Contoh Surat Tanda Terima Barang?

Ada beberapa contoh surat tanda terima barang yang banyak digunakan. Contoh paling mudah, dan mungkin tidak berkaitan dengan bisnis, adalah pemberian serta penandatanganan resi dari penyedia jasa logistik ketika kita menerima suatu barang. Misalnya ketika melakukan pembelian secara online di marketplace untuk kebutuhan pribadi.

Untuk situasi yang lebih kompleks, surat tanda terima pun bisa dibuat lebih kompleks, umumnya dengan membuat rangkap salinan yang akan disimpan oleh setiap pihak yang terlibat dalam proses pengiriman barang tersebut.

Beberapa toko juga memfungsikan bukti pembayaran sebagai surat tanda terima barang. Cara ini dianggap lebih praktis karena harga satuan dari setiap barang yang dibeli juga akan dapat langsung diperiksa oleh pelanggan. Dalam situasi tersebut, tak jarang bukti pembayaran akan mencantumkan pemberitahuan pula yang menyatakan bahwa pelanggan telah menerima barang yang dibelinya dan juga ketentuan lain yang mungkin dibutuhkan.

Bagi pelaku usaha yang ingin mulai menerapkan sistem tanpa terima semacam ini, sebenarnya ada banyak sekali contoh surat tanda terima barang yang bisa dijadikan inspirasi. Cukup sesuaikan dengan kebutuhan serta situasi tempat usaha, sehingga penerapan tanda terima pun bisa lebih efektif bagi bisnis.

Bagaimana Cara Membuat Surat Tanda Terima Barang?

Cara membuat surat tanda terima barang sebenarnya tidak terlalu sulit untuk diikuti. Perhatikan selalu bahwa salah satu fungsi utama dokumen yang satu ini adalah sebagai alat pertanggungjawaban, baik bagi pihak pemberi maupun penerima. OIeh karena itu, ada beberapa komponen tanda terima yang harus ada dalam dokumen tersebut.

Komponen yang pertama adalah komponen judul yang akan menjelaskan fungsi keseluruhan dokumen tersebut. Agar lebih mudah, tuliskan saja ‘Surat Tanda Terima’ pada bagian ini. Berikutnya, tuliskan tanggal diterimanya barang tersebut dan juga identitas penerima.

Jangan sampai terlewat, ya, pastikan identitas tersebut tertulis dengan jelas sehingga kita bisa dengan mudah mengetahui siapa pihak yang bertanggung jawab atas barang tersebut setelah diterima. Karena sifatnya yang krusial, tak jarang identitas penerima ini bahkan mencantumkan nomor KTP penerima.

Komponen berikutnya adalah rincian barang yang diterima, mulai dari jenisnya, harga, hingga jumlahnya. Pastikan barang yang diterima memang benar-benar sesuai dengan keterangan pada bagian ini. Penerima bisa menolak untuk menerima barang apabila barang tersebut berbeda dari keterangan.

Untuk mengesahkan tanda terima, umumnya di bagian paling bawah akan tersedia kolom untuk membubuhkan tanda tangan penerima dan juga pengirim barang. Apabila tanda terima ini sudah ditandatangani, artinya pihak penerima menyatakan bahwa barang telah diterima. Bagaimana? Cara membuat surat tanda terima barang ini sebenarnya tak begitu sulit untuk diikuti, kan?

Memahami Fungsi Surat Tanda Terima Barang

Pahami selalu bahwa fungsi surat tanda terima barang adalah sebagai alat pertanggungjawaban, baik bagi pihak pengirim, pengantar, maupun penerima. Oleh karena itu, jangan ragu untuk membuat rangkap salinan dari dokumen tersebut yang nantinya bisa disimpan oleh setiap pihak. Dengan demikian, pihak-pihak tersebut pun dapat bertanggung jawab sesuai dengan porsinya.

Tak hanya sebagai bentuk pertanggungjawaban saja, tanda terima barang ini juga kerap difungsikan sebagai alat bantu kontrol internal, khususnya untuk mengetahui inventaris barang yang masih tersedia dan juga yang sudah dikirimkan kepada pelanggan.

Fungsi ini cukup penting bagi pelaku usaha karena dengan adanya tanda terima tersebut, mudah untuk mengetahui apabila terjadi kecurangan dalam pengelolaan inventaris bisnis.

Jangan pernah menyepelekan fungsi surat tanda terima barang, jika memang harus simpan setiap tanda terima barang yang dimiliki hingga setidaknya lima tahun. Dengan demikian, apabila terjadi masalah pada tahun-tahun yang akan datang, kita masih memiliki bukti untuk mempertanggungjawabkannya.

Baca Juga: Contoh Surat Penolakan Pesanan Barang dengan Berbagai Alasan

Menyesuaikan Jenis Surat Tanda Terima Barang

Meski memiliki format yang kurang lebih sama, sebenarnya ada sejumlah jenis surat tanda terima barang yang bisa disesuaikan dengan jenis bisnis yang dijalankan itu sendiri. Tanda terima barang untuk toko, misalnya saja, bisa jadi akan berbeda dengan tanda terima barang untuk konsumen akhir.

Misalnya saja ketika kita terlibat dalam proses pengadaan barang dengan dinas pemerintahan terkait, bukan tidak mungkin kita perlu menyesuaikan tanda terima yang dibutuhkan dengan format yang digunakan oleh dinas tersebut.

Format apa pun yang digunakan, pastikan setiap komponen yang telah dijelaskan sebelumnya bisa ditemukan. Apabila ada komponen yang hilang, bukan tidak mungkin tanda terima tersebut pun kehilangan kekuatan hukumnya dan akan berpotensi untuk menimbulkan masalah di kemudian hari.

Sebaliknya, pastikan untuk tidak asal menandatangani setiap tanda terima yang ada. Lakukan pengecekan terlebih dahulu antara barang yang dikirimkan atau diterima dengan keterangan yang tertera dalam surat tanda terima barang yang menyertainya.

Agar bisnis bisa dikelola dengan lebih efektif dan efisien, gunakan aplikasi majoo yang tak hanya berfungsi sebagai pencatat keuangan saja, tetapi juga aplikasi yang bisa diandalkan untuk mengelola inventaris bisnis. Jangan ragu, segeralah berlangganan setiap layanan dari aplikasi majoo!

Sumber Data:

https://www.gramedia.com/literasi/pengertian-dan-contoh-tanda-terima-barang/