Mengelola Piutang Dagang dengan Efektif: Tips dan Trik

Dalam dunia Akuntansi yang dimaksud dengan piutang dagang atau usaha adalah aktiva lancar pada sebuah perusahaan karena adanya transaksi penjualan berupa barang maupun jasa kepada suatu pihak. Dan pada transaksi yang ada, pembayaran dilakukan dengan cara kredit atau pelunasan secara berkala.

Proses pembayaran hutang harus jelas sehingga diberlakukan masa jatuh tempo. Apabila sebuah perusahaan terhalang untuk mengklaim piutangnya di luar waktu yang sudah disepakati, maka piutang tersebut masuk pada jurnal tersendiri yang dinamakan dengan jurnal piutang tak tertagih.

Tips Mengelola Piutang

Memberikan piutang dagang memang sangat berisiko. Hal ini dikarenakan transaksi yang terjadi tidak serta merta selesai dalam satu waktu secara bersamaan. Ditambah lagi sebagaimana kita tahu bahwa tidak semua orang bisa berlaku jujur serta melunasinya tepat waktu. Sehingga tips dibawah ini diberikan supaya kamu bisa mengelola piutang dagang dengan efektif.

1. Melakukan Pengendalian Hutang

Pengendalian piutang dagang bisa dilakukan dengan cara menetapkan aturan. Beberapa aturan yang bisa diterapkan yaitu sebagai berikut : 

• Kriteria individu atau perusahaan yang boleh berhutang

• Aturan khusus yang terkait dengan nilai suatu buku, masa jatuh tempo dan sistem angsuran.

• Mempersingkat masa jatuh tempo agar menghindari gagal bayar

• Melakukan penolakan terhadap calon debitur yang mempunyai riwayat buruk

2. Memberlakukan Surat Perjanjian Piutang

Agar bisa menghindari adanya pailit maupun kemungkinan buruk lainnya, maka pastikan terdapat hitam diatas putih yang isinya tentang peraturan, sanksi,  dan semua hal yang menyangkut dengan perjanjian antara kedua belah pihak. Tak lupa juga untuk membubuhkan materai didalamnya.

3. Melakukan Pembukuan Secara Rutin

Selanjutnya adalah dengan melakukan pembukuan secara rutin akan membantu kamu untuk melihat progress perputaran piutang dagang. Kamu Jadi tahu apakah pembayaran molor  dan sebagainya. Tentu kamu juga tak ingin mengalami kerugian kan?

Baca Juga: Macam-Macam Jurnal Piutang dalam Akuntansi

4. Membuat Daftar Khusus Piutang

Yang dimaksud dengan daftar khusus piutang atau sering juga dikenal dengan sebutan kartu utang yaitu catatan akuntansi yang diberikan pada setiap pelanggan berisikan mutasi piutang. Kamu bisa membuat kartu piutang dagang sedetil-detilnya dengan mencantumkan nama debitur, rincian barang atau jasa yang dibeli, masa jatuh tempo dan lain-lain.

5. Rajin Menganalisa Perputaran Piutang

Dengan melakukan analisa perputaran piutang dagang bisa membantu kamu untuk menerapkan kebijakan yang lebih baik. Karena apabila perolehan  yang ada cenderung lama bahkan di luar waktu yang sudah  ditetapkan, maka kebijakan harus segera dibuat.

6. Menagih Piutang Secara Rutin dan Efektif

Memberikan kartu piutang dagang ternyata belum cukup. Namun ada baiknya kamu juga rutin menagih hutang secara rutin. Contohnya menagih hutang secara rutin lainnya bisa dengan menagih via telepon, whatsApp, melalui pesan pada waktu tertentu terutama saat jatuh tempo sudah dekat.

Cara Mengatasi Piutang Tak Tertagih

Walaupun piutang dagang merupakan hak kreditur, akan tetapi pada kenyataannya tidak semua orang cukup disiplin dalam melunasi kewajiban membayar hutang.

Cara dibawah ini bisa kamu praktekkan apabila mengalami piutang tak tertagih atau macet.

1. Follow up

Dengan melakukan follow up secara rutin dilakukan untuk mengatasi piutang dagang yang tak tertagih. Kamu bisa menelpon maupun mendatangi langsung pihak debitur serta menanyakan kapan tepatnya hutang yang ada bisa segera dilunasi.

2. Tagih Lebih Sering atau Secara Intensif

Kita tahu bahwa sebagai orang tidak namun bersikap jujur serata menepati janjinya. Apabila mendapatkan debitur yang semacam ini sebaiknya lakukan penagihan sesering mungkin dan berikan surat peringatan resmi. Atau bila perlu kamu juga bisa menyewa debt collector untuk menangani permasalahan ini.

3. Pemberlakuan Denda Keterlambatan

Pemberlakuan bunga bagi para debitur tidak selalu membuat mereka disiplin dalam melunasi hutang yang ada. Sehingga dengan memberlakukan denda keterlambatan pembayaran bisa menjadi solusi yang jitu. Dengan begitu calon debitur akan berpikir dua kali jika sengaja melakukan keterlambatan.

4. Menerapkan Kebijakan Limit Kredit

Masa jatuh tempo sudah diketahui bersama yaitu paling sedikit 30 hari. Akan tetapi untuk menghindari hal-hal buruk serta menjaga arus kas perusahaan agar tetap aman, kamu bisa mengurangi limit yang ada menjadi 2 minggu.

5. Menerapkan Sistem Blacklist

Apabila semua langkah di atas sudah kamu terapkan mayan ternyata pihak debitur tetap tidak mau membayar kewajibannya, maka sebaiknya kamu juga menerapkan sistem blacklist. Hal ini untuk mencegah debitur mengulangi kesalahan yang sama dan bisa menjadi gertakan bagi siapa saja yang mempunyai niat buruk.

Cara Meningkatkan Cash Flow dalam Bisnis

Cash flow merupakan sumber  kehidupan dalam bisnis, dan salah satu kenapa perusahaan gulung tikar adalah karena salah dalam mengelola arus kas. Sehingga bagi kamu pemilik bisnis tentunya penting sekali untuk mengetahui arus kas.

Baca Juga: Piutang Wesel adalah Wesel Tagih, Pahami di Sini!

1. Pantau dan Dokumentasikan Setiap Proses Keuangan

Kamu tidak bisa mengelola, menjaga serta meningkatkan arus kas kecuali jika kamu melacak dan mendokumentasikan dengan jelas.

Saat ini ada sudah ada aplikasi akunting dari Majoo yang bisa membantu kamu dalam memantau arus kas. Jadi afiliasi ini bisa mencatat aktifitas membuat invoice dan faktur, mencatat biaya dan pengeluaran, kas dan bank dan lain-lain. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan 30 jenis laporan penjualan dan keuangan dengan terperinci. Jadi kamu bisa mengelola piutang dagang di satu platform. Tertarik untuk mencobanya? Cobalah untuk gunakan aplikasi akunting dari Majoo.

2. Hemat Setiap Biaya

Apabila kamu mempunyai cashflow terbatas, atau jika khawatir akan segera terjadi dalam bisnis, lihat hutang kamu agar bisa melihat di mana kamu bisa memotong biaya dalam bisnis yang sedang dijalankan.

Mungkin semuanya terlalu tinggi? Apabila kamu benar-benar menempati kantor mungkin bisa bernegosiasi dengan pemilik sewa agar mendapatkan pengurangan sewa.

Apakah kamu benar-benar memerlukan kantor, atau kamu bisa beralih ke operasi virtual? Ini bisa menghemat banyak uang untuk biaya overhead dasar.

3. Ajukan Line of Credit

Jalur kredit  atau line of credit yang terdapat pada bisnis bagus untuk dipakai kembali saat kamu mengalami krisis arus kas.

Kamu tidak perlu membayar apapun sampai kamu menggunakan  uang itu. Namun waktu terbaik untuk mengajukan  jalur kredit yaitu sebelum kamu membutuhkannya.

Melalui cara ini bisa meringankan beban keuangan bisnis mu, tetapi ada resiko yang harus diperhatikan sebelum melakukan  hal itu. Jadi pastikan kamu untuk memilih nya dengan bijak.

4. Jual Peralatan Bisnis yang Tidak Terpakai

Mungkin kamu memiliki peralatan yang selama ini sudah tidak terpakai? Kamu bisa menjualnya untuk membantu meningkatkan cash flow bisnismu.

Kamu mungkin bisa menghasilkan arus kas dengan menjual peralatan yang ada di marketplace. Saat kamu akan menjual barang khusus industri tertentu maka kamu bisa menjualnya di OLX. 

Selain bisa mengikat cash flow, menjual peralatan yagn sudah tak terpakai juga akan menghemat ruang penyimpanan dan menghilangkan beban depresiasi dari aset tersebut.

5. Menyewa, Jangan Membeli Peralatan Baru 

Apabila kamu mempunyai bisnis untuk peralatan, teknologi maupun kendaraan baru sebaiknya pertibnbangkan untuk menyewanya dibandingkan dengan membelinya langsung.

Sehingga kamu akan mendapatkan versi terbaru tanpa mengeluarkan banyak uang dimuka.

Demikian penjelasan mengenai piutang dagang termasuk cara menghindari resiko piutang macet dan meningkatkan cash flow dalam bisnis.

Sumber: 

• https://www.bfi.co.id/id/blog/piutang-adalah-definisi-jenis-contoh-dan-perbedaanya-dengan-hutang

• https://kledo.com/blog/cara-meningkatkan-cashflow/

• https://www.freepik.com/