9 Tugas Admin Keuangan di Perusahaan

Profesi administrasi keuangan atau admin keuangan mungkin merupakan posisi yang sudah familiar di telingamu karena memang hampir bisa dipastikan ada di setiap perusahaan, tapi apakah kamu tahu tugas admin keuangan?

Ada beberapa sumber yang menyatakan bahwa pada dasarnya tugas admin keuangan cukup berat, karena memang hampir setiap jenis usaha membutuhkan peran dari staf yang satu ini.

Namun, ada juga yang bilang bahwa tugas admin keuangan adalah hal yang sepele. Buktinya, di luar sana, kadang bisa kamu temukan komentar orang-orang yang kurang lebih berbunyi, “Halah, cuma kerja jadi admin keuangan toh? Enteng itu!”. 

Pernyataan-pernyataan tersebut tidak sepenuhnya benar dan tidak juga salah total. Tugas admin keuangan di perusahaan yang paling utama memang mirip dengan tugas staf administrasi pada umumnya, yaitu tidak jauh-jauh dari berkas-berkas dan pengarsipan. 

Namun, staf admin keuangan lebih spesifik untuk memfokuskan diri pada hal-hal yang berkaitan dengan keuangan perusahaan.

Admin keuangan adalah salah satu unsur terpenting dalam suatu bisnis atau perusahaan. Kenapa? Karena posisinya berkaitan erat dengan sumber daya dari suatu perusahaan atau organisasi. 

Dalam perkembangan usaha yang sangat pesat, perusahaan harus memperhatikan administrasi keuangan karena staf admin keuangan merupakan posisi yang dapat mengatur pendapatan dan pengeluaran perusahaan.

Secara umum, bisa diartikan bahwa administrasi keuangan atau admin keuangan adalah suatu proses kegiatan usaha yang dilakukan untuk dapat membantu, melayani, dan kegiatan tersebut dalam mencapai tujuannya. 

Dalam artian sempit, administrasi keuangan adalah mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan, pendataan, serta pengeluaran untuk pendanaan berbagai kegiatan operasional perusahaan dalam bentuk pengelolaan keuangan dan akuntansi.

Sedangkan, dalam artian yang lebih luas, administrasi keuangan adalah suatu pedoman yang erat kaitannya dengan penggunaan dan pelaksanaan dana yang ada dalam suatu organisasi untuk menghasilkan aktivitas organisasi. 

Termasuk di dalamnya mengelola keuangan yang terdiri dari perencanaan, regulasi, akuntabilitas, dan pengawasan keuangan.

Jika pelaksanaannya bisa dilakukan dengan lebih cepat, tentunya akan lebih menguntungkan pihak perusahaan. Salah satu kunci penting agar pengerjaan administrasi bisa dilakukan dengan baik, maka semua orang yang ada di dalamnya harus mampu melakukan kerjasama dengan baik sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.

Baca Juga: Apa itu Laporan Keuangan? Yuk, Pahami Sama-sama!

Tujuan Adanya Posisi dan Tugas Admin Keuangan

Tujuan dari adanya admin keuangan pada sebuah perusahaan adalah untuk memproses serta mengatur keuangan dari sebuah perusahaan agar sistem keuangan yang terdapat dalam unit perusahaan itu bisa dilakukan dengan baik. 

Tujuan lainnya, yaitu:

• Untuk mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang pada suatu perusahaan.
• Untuk mempermudah kegiatan transaksi keuangan, karena setiap transaksi yang dilakukan bisa ditunjukkan dengan bukti yang bisa dipertanggung jawabkan.
• Untuk mempermudah pihak manajer dalam mengetahui kondisi keuangan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

Tugas Admin Keuangan di Perusahaan

Tugas admin keuangan yang utama adalah menyusun anggaran belanja yang telah disepakati, membuat pembukuan dan pencatatan semua transaksi baik pemasukan maupun pengeluaran. 

Berikut beberapa tugas admin keuangan di perusahaan secara lebih rinci. 

1. Membuat Rencana Keuangan Perusahaan 

Tugas admin keuangan yang pertama adalah membuat rencana keuangan perusahaan. Mulai dari perencanaan peminjaman, uang kas masuk dan kas keluar, sampai pembayaran jatuh tempo utang.

Biasanya perusahaan akan meminta staf admin keuangan untuk membuat laporan keuangan secara berkala. Jadi, kamu akan ditugaskan perusahaan untuk mengetahui dan mencatat besaran anggaran belanja dan pemasukan yang telah diterima.

2. Mengatur Arus Uang Perusahaan

Kemudian, tugas admin keuangan di perusahaan berikutnya adalah mengatur arus keuangan di sebuah perusahaan.

Apa saja arus keuangan yang dimaksud? 

Mulai dengan aktivitas membuka rekening baru, menentukan jumlah uang yang disetor ke rekening perusahaan, dan pastinya mencatat seluruh arus uang perusahaan.

3. Mengetahui dan Membayarkan Utang dan Beban Perusahaan

Tugas dan tanggung jawab administrasi keuangan perusahaan selanjutnya adalah mengetahui besaran jumlah kredit yang dilakukan perusahaan. Tujuannya adalah agar bisa membayar utang dan beban perusahaan sebelum jatuh tempo.

4. Menyusun Kebijakan Anggaran Keuangan Perusahaan 

Staf admin keuangan juga bertugas untuk mampu menyusun kebijakan anggaran keuangan perusahaan. Artinya, harus mampu berkomunikasi dengan divisi lain mengenai kebutuhan anggaran yang akan dihabiskan.

Selain itu, staf admin keuangan juga berhak menentukan return of investment (laba atas investasi) dari uang yang telah dihabiskan. Artinya, admin keuangan berhak menanyakan hasil apa yang sudah didapat dengan pengajuan anggaran tersebut.

Baca Juga: Bagaimana, sih, Cara Membuat Anggaran Keuangan Perusahaan?

5. Mengurus Surat-surat Berharga Perusahaan

Admin keuangan juga sering dilibatkan dalam pengurusan surat berharga perusahaan. Dalam hal tersebut, tugas admin keuangan adalah mencatat, mengecek aktivitas modal kas kembali, sampai menyimpan surat berharga sesuai kebijakan.

Lantaran itulah, staf admin keuangan juga membutuhkan keterampilan khusus seperti pengetahuan dasar tentang seluk beluk surat berharga sampai dengan pengarsipan.

6. Membuat Laporan Keuangan 

Staf admin keuangan tentunya berhubungan langsung dengan keuangan. Salah satu tugasnya adalah dengan membuat laporan keuangan secara rinci. 

Laporan tersebut bisa dibuat dalam bentuk laporan harian, mingguan, bulanan dan tahunan yang kemudian dilaporkan ke atasan.

7. Melakukan Pengarsipan

Berikutnya, tugas admin keuangan adalah melakukan pengarsipan dokumen transaksi guna menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan nanti jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Pengarsipan tersebut meliputi pula faktur, nota supplier, laporan AP/AR, dan lain-lain. 

8. Mencatat Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan

Bukan hanya hal-hal yang terkait dengan pembayaran oleh pihak perusahaan, admin keuangan juga bertugas untuk melakukan pencatatan atas penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. 

9. Melakukan Analisis Keuangan

Analisis keuangan yang dibuat oleh admin keuangan biasanya bersifat sederhana. Datanya hanya berdasarkan pada berbagai catatan transaksi keuangan yang ada pada perusahaan. 

Namun, tugas admin keuangan yang satu inilah yang nantinya memiliki peran penting dalam proses operasional perusahaan dan penentuan langkah berikutnya yang diambil oleh pihak manajemen. 

Baca Juga: Sekilas Analisis Keuangan: Tujuan dan Contoh

Komponen Admin Keuangan

Dalam penerapan berbagai tugas admin keuangan, bisa disimpulkan bahwa terdapat beberapa faktor dan komponen admin keuangan. 

Komponen-komponen tersebut adalah:

• Perencanaan Keuangan, adalah seluruh kegiatan perencanaan pengeluaran dan pemasukan keuangan dalam kurun waktu tertentu.
• Penganggaran Keuangan, adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan, pengeluaran, dan berbagai kegiatan lain yang sudah direncanakan sebelumnya dan seluruh anggarannya dibuat secara rinci.
• Pengelolaan Keuangan, adalah bentuk pemanfaatan dana yang dilakukan dengan berbagai cara untuk memaksimalkan performa suatu perusahaan.
• Pencarian Keuangan, adalah seluruh hal yang berhubungan dengan bagaimana cara dalam pengadaan suatu dana agar seluruh kegiatan operasional bisa berjalan dengan baik sesuai dengan rencana.
• Pengendalian keuangan, yaitu seluruh hal yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan performa pada sektor keuangan di suatu perusahaan.
• Penyimpanan Keuangan,adalah seluruh bentuk kegiatan pengumpulan dana perusahaan yang kemudian disimpan di tempat yang aman.
• Pemeriksaan Keuangan, merupakan seluruh hal yang berkaitan dengan proses audit internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya mencegah terjadinya kecurangan. 

Kualifikasi yang Tepat untuk Tugas Admin Keuangan di Perusahaan

Jika kamu lihat beberapa tugas admin keuangan yang sudah dijelaskan tadi, pastinya kamu paham ya bahwa posisi ini membutuhkan orang-orang dengan kualifikasi khusus. 

Pada umumnya. kriteria menjadi seorang admin keuangan adalah memiliki pengetahuan mendasar tentang akuntansi, termasuk tentang pajak dan lain-lain. 

Sementara, dari segi kepribadian, kualifikasi admin keuangan adalah orang yang teliti, teratur, dan tentunya jujur. 

Berikut beberapa kualifikasi yang biasanya diperlukan untuk memenuhi tugas admin keuangan.

• Memahami tentang akuntansi dan administrasi keuangan
• Mahir dalam aplikasi Microsoft office, terutama ms word dan ms excell.
• Paham mengenai software akuntansi.
• Mampu berkomunikasi dengan baik secara verbal maupun non verbal.
• Mampu berbahasa inggris baik lisan maupun tulisan.
• Teliti, rapi dan cekatan dalam bekerja.
• Rajin dan disiplin.
• Dapat dipercaya dan bertanggung jawab.
• Berorientasi pada hasil kerja.
• Dapat bekerja sama dengan baik bersama para karyawan.
• Mampu mengatur arus pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan
• Memiliki kepribadian yang ramah, sopan santun, dan berbudi luhur
• Selalu memperhatikan hasil kerja yang sempurna

Tugas admin keuangan yang cukup banyak mungkin akan sedikit melelahkan. Jika kamu merasa memiliki bisnis atau sebuah perusahaan dan tidak memiliki tools yang mumpuni untuk membantu segala operasional bisnismu, kamu dapat memanfaatkan aplikasi majoo untuk membantu semua operasional bisnismu.

Aplikasi majoo adalah aplikasi wirausaha lengkap yang dapat diandalkan untuk solusi segala jenis bisnis agar lebih maju. Tidak ada salahnya mempermudah tugas admin keuangan di perusahaan dengan menggunakan aplikasi ini kan? So, tinggalkan cara lama dan mulai langkah praktis dalam berbisnis bersama majoo!