Bagaimana, sih, Cara Membuat Anggaran Keuangan Perusahaan?

Siapa, sih, di sini yang masih belum pernah mendengar istilah anggaran keuangan? Tidak ada, kan? Kalaupun ada, tentunya juga tidak banyak, karena jenis dokumen yang satu ini memang sudah sangat umum sekali di dunia bisnis maupun sektor-sektor usaha lainnya.

Yap, benar sekali, anggaran tidak hanya digunakan oleh badan usaha yang resmi atau pemilik usaha dengan bisnis berskala besar saja. Anggaran dapat diterapkan dalam berbagai macam kegiatan yang membutuhkan pengeluaran uang maupun jenis dana lainnya. Bahkan, anak SMA pun sudah bisa membuat anggaran, bukan semata-mata dalam pelajaran ekonomi dan akuntansi di kelas saja, tetapi setiap kali membuat kegiatan sekolah seperti pentas seni dan semacamnya.

Namun, mengapa anggaran lebih sering dilekatkan pada operasional bisnis? Jawabannya sederhana saja, kok. Karena anggaran umumnya dibutuhkan pada setiap kegiatan yang membutuhkan pembiayaan, jelas operasional bisnis yang memang sangat berkaitan dengan pengeluaran serta pendapatan menjadi salah satu kegiatan yang paling banyak menerapkan penggunaan anggaran.

Jika demikian, apa yang membedakan anggaran untuk perusahaan atau operasional bisnis dengan anggaran secara umum? Untuk menjawab pertanyaan yang satu ini, kita perlu mengetahui terlebih dahulu pengertian dari anggaran keuangan sendiri. Yuk, langsung saja kita bahas bersama-sama!

Apa Itu Anggaran Keuangan?

Secara umum, anggaran keuangan dapat diartikan sebagai rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi atau badan usaha yang dinyatakan secara kuantitatif dengan angka untuk periode waktu tertentu dan dihitung dalam satuan mata uang.

Dari pengertian umum tersebut, kita dapat mengambil beberapa kata kunci agar dapat memahami pengertian anggaran dengan lebih baik. Beberapa kata kunci yang dimaksud tersebut adalah: rencana, tertulis, kuantitatif, periode waktu, dan juga satuan uang.

Jika kita lihat kata kunci yang pertama, rencana, misalnya saja, tentu mudah untuk memahami bahwa anggaran umumnya dibuat sebelum kegiatan yang terkait dijalankan. Di samping itu, karena anggaran ini merupakan rencana, sebenarnya pemilik usaha tidak perlu kaget jika saat menjalankan kegiatan yang diinginkan, ada beberapa hal yang tidak sesuai dengan anggaran.

Lanjut pada kata kunci berikutnya, yaitu tertulis, artinya anggaran keuangan harus tercatat secara fisik, baik di kertas maupun dalam file digital. Ini dibutuhkan agar pemilik usaha dapat melihat kembali anggaran yang sudah ditetapkan sebelum menjalankan aktivitas bisnisnya. Dengan demikian, kegiatan yang dilakukan pun dapat tetap terarah.

Untuk kata kunci kuantitatif, kita dapat menangkap tujuan pembuatan anggaran umumnya dilakukan untuk menghitung sesuatu. Biasanya, yang masuk dalam perhitungan ini adalah kebutuhan yang perlu disiapkan agar kegiatan yang direncanakan dapat berjalan dengan baik.

Selanjutnya, pemilik usaha juga perlu memperhatikan periode waktu pelaksanaan kegiatan. Mengapa demikian? Karena panjang atau pendeknya durasi pelaksanaan kegiatan akan memengaruhi besarnya biaya yang harus dikeluarkan oleh pemilik usaha. Dengan demikian, dalam membuat anggaran sebaiknya pemilik usaha sudah menetapkan terlebih dahulu periode waktu pelaksanaan kegiatan yang akan dijalankan.

Kata kunci yang terakhir adalah satuan uang, karena anggaran tidak hanya dilakukan dengan menghitung seluruh kebutuhan yang perlu disiapkan saja, tetapi juga perkiraan biaya dari tiap-tiap kebutuhan tersebut. Nah, perkiraan biaya ini kemudian dihitung dalam satuan uang, sehingga pemilik usaha pun bisa membuat proyeksi besarnya uang yang perlu dikumpulkan.

Fungsi dan Tujuan Anggaran Keuangan

Meski sudah memahami pengertian dari anggaran, pemilik usaha tidak perlu terburu-buru melakukan penyusunan anggaran keuangan. Pahami terlebih dahulu fungsi dan tujuan dari pembuatan anggaran tersebut.

Ada beberapa fungsi anggaran yang dapat dimaksimalkan oleh pemilik usaha, salah satunya adalah fungsi perencanaan yang sesungguhnya juga dapat dianggap sebagai fungsi utama pembuatan anggaran.

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, anggaran sendiri merupakan sebuah bentuk perencanaan tertulis sebelum mulai menjalankan suatu aktivitas. Oleh karena itu, melalui penyusunan anggaran, pemilik usaha sebenarnya sudah bisa merencanakan tahapan apa saja yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan suatu kegiatan? Berapa banyak biaya yang dibutuhkan di setiap tahapan? Serta apa yang ingin dicapai dari setiap tahapan tersebut.

Untuk skala yang lebih besar, anggaran keuangan juga dapat difungsikan sebagai acuan kegiatan, dan dengan adanya anggaran, setiap divisi atau pemangku kepentingan yang terlibat pun dapat didorong untuk berkomunikasi atau berkoordinasi satu sama lain. Contoh anggaran keuangan yang memegang fungsi ini adalah anggaran kerja suatu perusahaan.

Dalam anggaran tersebut, umumnya setiap divisi sudah memiliki porsi kerjanya masing-masing, sekaligus batasan yang mengikutinya. Dengan adanya batasan ini, mau tak mau setiap pimpinan divisi harus dapat berkoordinasi agar tugas yang diberikan dapat tetap diselesaikan tanpa harus melewati batasan yang telah ditentukan.

Misalnya saja, divisi penjualan diberi target untuk menjual seratus item, tetapi dari anggaran yang diberikan, divisi penjualan memiliki pos pengeluaran yang tergolong kecil dan sebenarnya kurang untuk bisa mencapai targetnya. Agar dapat menghadapi situasi ini, mau tak mau manajer penjualan pun harus berkomunikasi dan melakukan koordinasi dengan manajer pemasaran agar kegiatan yang dilakukan kedua divisi tersebut dapat tetap selaras dan saling mendukung capaian target masing-masing.

Baca juga: Pentingnya Memahami Manfaat Laporan Keuangan

Penyusunan Anggaran Keuangan Perusahaan

Setelah mengetahui pengertian serta fungsi dan tujuan anggaran, pertanyaan berikutnya tentu bagaimana melakukan penyusunan anggaran keuangan perusahaan yang sesuai dengan fungsi dan tujuannya, kan?

Sebenarnya, ada beberapa tahapan yang bisa dilakukan untuk memastikan anggaran yang dibuat dapat secara optimal memfasilitasi fungsi dan tujuan yang dimilikinya:

1. Menetapkan Acuan Penyusunan Anggaran Keuangan

Langkah pertama dalam membuat anggaran adalah menetapkan terlebih dahulu acuan yang dapat dijadikan pedoman perencanaan. Sebenarnya, apabila pemilik usaha secara rutin membuat anggaran bulanan, acuan ini bisa dibuat secara mudah dengan melihat kembali bentuk anggaran yang telah dibuat pada periode sebelumnya.

Sebagai contoh, saat melihat anggaran yang digunakan pada periode sebelumnya, pemilik usaha dapat memperkirakan kebutuhan apa saja yang harus disiapkan atau perlu dipenuhi dalam menjalankan aktivitas bisnis di periode berikutnya. Cara ini cocok diterapkan untuk operasional bisnis yang umumnya tidak banyak berubah dari waktu ke waktu, sehingga kebutuhan yang dimilikinya pun tak akan banyak berbeda.

2. Melakukan Persiapan Awal Berdasarkan Acuan

Ketika acuan-acuan yang ada sudah dikumpulkan, pemilik usaha pun dapat melanjutkan proses penyusunan anggaran keuangan ke tahap berikutnya, yaitu persiapan.

Dalam tahapan ini, baiknya pemilik usaha juga mengajak staf lainnya, khususnya yang memang berada di posisi manajerial untuk menjabarkan seluruh kebutuhan yang harus dipenuhi dalam menjalankan aktivitas yang direncanakan. Jika proses persiapan ini hanya dilakukan oleh pemilik usaha saja, dikhawatirkan akan ada beberapa pos pengeluaran yang terlewat karena pemilik usaha tidak secara langsung terlibat dalam setiap aktivitas.

3. Melakukan Pemeriksaan Ulang

Jika dalam tahapan persiapan sudah diketahui apa saja kebutuhan yang mungkin diperlukan untuk menyelesaikan suatu kegiatan bisnis, langkah selanjutnya adalah melakukan penetapan atau approval penganggaran biaya untuk kebutuhan tersebut.

Dalam tahapan ini, pemilik usaha perlu memeriksa ulang setiap kebutuhan yang telah diketahui berdasarkan skala prioritas dan juga acuan yang sudah dimiliki di awal. Apakah kebutuhan tersebut benar-benar diperlukan, atau sebenarnya ada kebutuhan lain yang perlu diutamakan?

4. Menjalankan Kegiatan Sesuai Pedoman

Sebenarnya, di tahapan ketiga, penyusunan anggaran keuangan sudah bisa dikatakan selesai, tetapi belum benar-benar final karena pemilik usaha masih harus melakukan langkah terakhir, yaitu memastikan implementasi kegiatan benar-benar sesuai dengan anggaran tersebut.

Ingat kembali bahwa anggaran keuangan tidak hanya berfungsi sebagai dokumen untuk membantu perencanaan kegiatan bisnis, tetapi juga pedoman yang bisa digunakan untuk memastikan implementasi kegiatan tidak melebar. Pasalnya, ketika kegiatan bisnis yang dilakukan melebar, kebutuhan biayanya pun akan membesar dan bisa jauh melebihi anggaran.

Baca juga: Elemen-Elemen Laporan Keuangan yang Perlu Kamu Ketahui

Cara Membuat Anggaran Keuangan Perusahaan

Cara membuat anggaran keuangan perusahaan sesungguhnya tidak terlalu sulit apabila pemilik usaha sudah mengikuti tahapan-tahapan penyusunannya dengan benar. Hanya saja, agar performa anggaran tersebut dapat maksimal, pemilik usaha juga dapat memastikan terpenuhinya ketiga hal berikut:

1. Adanya Diskusi yang Sehat dalam Tahapan Persiapan

Karena situasi yang ideal dalam tahapan persiapan cara membuat anggaran keuangan perusahaan adalah terlibatnya semua staf yang berkepentingan, terkadang diskusi yang dijalankan pun bisa jadi berlangsung alot karena semua orang merasa kebutuhannya merupakan prioritas utama. Pemilik usaha harus mampu mengontrol setiap stafnya dan memastikan diskusi berjalan dengan baik.

2. Memastikan Alur Koordinasi Tetap Lancar

Mempertimbangkan prinsip utama ekonomi untuk memperoleh keuntungan sebesar-besarnya dengan pengeluaran sesedikit mungkin, efektivitas biaya perlu dijadikan fokus utama. Oleh karena itu, saat membuat anggaran, dibutuhkan koordinasi dari setiap pihak agar target dapat tetap tercapai, sekalipun dengan adanya keterbatasan biaya.

3. Memastikan Distribusi Anggaran yang Merata

Ingat selalu bahwa kepentingan perusahaan selalu di atas kepentingan divisi. Oleh karena itu, pemilik usaha tidak bisa melakukan favoritisme dengan memberikan anggaran yang berlebih pada divisi yang disukainya. Pastikan pembagian anggaran dilakukan secara merata sesuai dengan kebutuhan agar kegiatan bisnis yang dijalankan pun memiliki potensi keberhasilan yang lebih besar.

Baca juga: Neraca Keuangan: Pengertian, Contoh, dan Cara Membuat

Contoh Anggaran Keuangan Perusahaan

Dari tahapan pembuatan anggaran yang sudah dijabarkan di atas, mungkin tidak semua pemilik usaha bisa benar-benar memahami bagaimana, sih, anggaran final yang benar? Tenang, tak perlu panik, coba perhatikan contoh anggaran keuangan perusahaan sederhana berikut:

Jika kita lihat contoh anggaran keuangan perusahaan sederhana di atas, kita dapat berasumsi bahwa biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional bisnis pada bulan tersebut memiliki anggaran sebesar Rp42.000.000. Angka ini bukan hanya sekadar perkiraan semata, tetapi juga acuan yang harus diikuti. Misalnya saja, untuk membeli bahan baku, pemilik usaha diharapkan tidak mengeluarkan uang lebih dari Rp10.000.000. Demikian pula untuk pos-pos pengeluaran lainnya yang dianggarkan.

Sebenarnya, dalam proses pembuatan anggaran keuangan, bagian tersulitnya bukan pada penyusunannya sendiri, tetapi ketika anggaran tersebut sudah mulai diterapkan dalam suatu kegiatan bisnis. Namun, tenang saja, pemilik usaha dapat memanfaatkan aplikasi majoo yang mampu mencatat setiap transaksi secara akurat dan otomatis, sehingga mengelola operasional bisnis sesuai dengan anggaran pun lebih mudah dilakukan.

Jangan menunggu terlalu lama, segera saja berlangganan layanan aplikasi majoo!

Baca juga: Memahami Rencana Anggaran Biaya, Termasuk Cara Membuatnya