Aplikasi POS: Manajemen SDM Lebih Efektif dan Efisien

Jika pelanggan adalah darah yang menjaga kehidupan suatu bisnis, maka karyawan merupakan jantung yang menjaga sirkulasinya berjalan baik. Dalam struktur tumbuhan, karyawan ibarat mitokondria yang memastikan tumbuhan selalu memiliki energi untuk menjalankan segala aktivitas hidupnya.

Poinnya, apa pun posisi karyawan,  keberadaannya sangat penting untuk sebuah bisnis. Sebagai manajer dari sebuah bisnis, manajemen SDM menjadi tugas utamamu: merekrut, melatih, memastikan karyawan terbaik bertahan, dan tentu memastikan karyawan mengerjakan pekerjaannya dengan baik.

Sudah tidak terhitung penelitian yang dilakukan untuk mengungkap cara terbaik mengelola sumber daya manusia demi menjaga produktivitas. Sebetulnya, bila kamu dapat memanfaatkan tools yang ada seperti aplikasi POS, proses tersebut tidak akan terasa rumit lagi.

Cara aplikasi POS akan memudahkan manajemen SDM

Memasuki era digital, bisnis milikmu tentu sudah menggunakan POS system, bukan? Apabila kamu belum menggunakannya, segera temukan sistem POS yang paling memenuhi kebutuhan bisnis sekarang juga.

Pasalnya, sekarang sistem POS bukan hanya berperan dalam urusan transaksi penjualan, melainkan dalam pengelolaan bisnis secara keseluruhan, mulai dari mengelola inventori hingga manajemen karyawan.

Melalui aplikasi POS, pemilik usaha atau manajer dapat melacak aktivitas karyawan sejak transaksi terjadi, komisi yang dihasilkan, sampai total jam kerja. Berikut ini penjelasan detail bagaimana satu aplikasi ini bisa menyederhanakan manajemen SDM.

1. Daftar hadir digital yang memudahkan kalkulasi gaji

Kamu memang mempunyai pilihan untuk menggunakan daftar hadir manual. Sepintas cara ini terasa lebih mudah karena kamu hanya perlu menyediakan lembaran daftar hadir yang diisi secara manual oleh karyawan.

Bagi bisnis yang gaji karyawannya dihitung berdasarkan jumlah jam kerja atau yang menerapkan pemotongan gaji untuk keterlambatan di atas waktu tertentu, cara manual tentu membutuhkan supervisi ekstra.

Dengan kata lain, kamu memerlukan seseorang yang didedikasikan untuk mengawasi proses pengisian daftar hadir tersebut. Berbicara sumber daya manusia di dalam bisnis tentu kaitannya dengan beban payroll.

Sementara itu, hal tersebut tidak akan terjadi jika kamu sudah memanfaatkan sistem POS secara optimal. Di dalam sistem tersebut, ada fitur absensi karyawan. Jadi, kamu tidak perlu daftar hadir manual ataupun mesin absensi terpisah karena aplikasi ini dilengkapi dengan absensi foto setiap jam datang dan jam pulang karyawan.

2. Menyederhanakan perhitungan komisi

Untuk bisnis tertentu yang menerapkan komisi karyawan, setiap jadwal perhitungan gaji mungkin terasa rumit, terlebih bila komisi untuk satu transaksi perlu dibagi ke beberapa orang.

Misalnya, kamu menerapkan sistem komisi car wash per kendaraan. Namun, satu kendaraan biasanya dikerjakan oleh satu sampai tiga orang karyawan sehingga komisi perlu dibagi sejumlah karyawan tersebut.

Jika harus menghitung satu per satu, kamu pasti akan kehabisan waktu. Belum lagi, risiko terjadinya kesalahan perhitungan relatif besar. Kini kamu bisa menyederhanakan proses ini dengan mengandalkan sistem POS.

Tentunya, kamu perlu menggunakan sistem POS yang memiliki fitur perhitungan komisi otomatis. Dengan begitu, sistem akan langsung menghitung komisi untuk karyawan pada setiap transaksi atau produk terjual.

Lebih baik lagi, jika sistem tersebut juga mengakomodasi perhitungan multikomisi. Kamu tidak perlu repot lagi menghitung secara manual, lebih hemat waktu dan minim kesalahan.

3. Memudahkan pengelolaan hak akses

Tanpa aplikasi POS, kamu memang bisa membuat Standard Operational Procedure (SOP) terkait hak akses karyawan. Contohnya, staf hanya diperbolehkan mengakses data transaksi harian, sedangkan manajer dapat melihat data keseluruhan penjualan.

Akan tetapi, lagi-lagi dibutuhkan supervisi optimal untuk memastikan hal tersebut benar-benar berjalan. Menariknya, dengan sistem POS, kamu dapat mengatur hak akses karyawan sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing.

Jadi, staf tidak akan dapat mengakses data yang tidak dalam area otorisasinya. Tanpa supervisi pun, karyawan tidak akan bisa mengakses data yang tidak seharusnya karena sudah diatur oleh sistem.

4. Menetapkan jadwal karyawan yang lebih optimal

Jadwal karyawan merupakan salah satu faktor esensial dalam memastikan produktivitas dalam sebuah bisnis. Dengan kata lain, kamu perlu menempatkan sumber daya pada waktu yang tepat supaya bisa menghasilkan lebih banyak pendapatan.

Untuk bisnis-bisnis yang perlu melayani konsumen satu per satu seperti salon atau car wash, penentuan jadwal jadi makin krusial. Kamu tidak ingin konsumen banyak datang, tetapi jumlah karyawan yang melayani kurang.

Padahal, di shift lain, ada cukup banyak karyawan yang tidak melakukan pelayanan sebab jumlah pelanggan sedikit. Nah, dengan laporan yang disediakan oleh sistem POS, kamu bisa menghindari kejadian tersebut.

Seperti yang sudah diketahui, sistem POS menyediakan laporan penjualan lengkap. Dalam laporan tersebut, kamu bukan hanya bisa melihat jumlah transaksi atau produk yang banyak terjual saja, melainkan juga jam tersibuk dari bisnismu.

Berbekal pengetahuan tentang waktu pengunjung banyak datang, kamu bisa mengelola sumber daya secara optimal. Tempatkanlah karyawan dua kali lebih banyak pada jam-jam sibuk. Sebaliknya, tugaskan sedikit saja karyawan di jam-jam sepi pengunjung. Lebih optimal, bukan?

Jadi, bagi kamu yang ingin memastikan manajemen SDM dapat berlangsung efektif dan efisien, berinvestasi pada aplikasi POS yang tepat merupakan keputusan bijak.