Inilah Manfaat Menjalankan Bisnis Secara Paperless

Perlu diakui, tidak semua bisnis dapat dijalankan secara paperless. Namun, pengurangan sedikit saja penggunaan kertas tetap dapat menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi. Baik bagi bisnis yang baru mulai atau sudah mapan, tetap ada banyak manfaat bila mampu terbebas dari penggunaan kertas.

Lebih dari soal efisiensi, pembatasan penggunaan kertas juga membuatmu turut andil dalam menjaga kelestarian lingkungan. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, di bawah ini berbagai manfaat dari menjalankan bisnis secara paperless.

Pengelolaan dokumen yang lebih efisien

Kemampuan menemukan dokumen dengan cepat membuat aktivitas bisnis lebih efisien. Dengan demikian, kamu dapat membagi informasi lebih cepat saat dibutuhkan. Bagi bisnis, hal ini dapat meningkatkan citra profesional.

Bayangkan bila dokumen berupa tumpukan kertas. Kamu akan menghabiskan banyak waktu untuk mencarinya. Padahal, dengan menyimpan faktur atau dokumen lain dalam bentuk digital, kamu hanya perlu memindainya. Dalam hitungan detik, dokumen dapat ditemukan.

Komunikasi lebih cepat dan ekonomis

Dengan kemajuan teknologi, email dapat diakses dengan cepat dan mudah oleh hampir setiap orang. Besar kemungkinan, klien atau konsumen juga sudah memiliki kemudahan akses tersebut.

Kamu dapat menginformasikan penjualan atau penawaran spesial melalui mailing list. Tanpa ada biaya print dan pengiriman dokumen. Informasi pun dapat segera diterima oleh klien.

Bagaimana dengan nota? Aplikasi POS sudah menyediakan fitur struk digital yang dapat dikirim ke email pelanggan. Tidak perlu lagi mencetak nota secara fisik. 

Dokumentasi cadangan

Bila kamu menyimpan dokumen penting dalam bentuk fisik, saat hilang maka dokumen tidak dapat diselamatkan. Memang kamu dapat menyimpan dokumen cadangan. Namun, semakin banyak dokumen fisik yang disimpan, semakin besar biaya penyimpanan yang perlu dikeluarkan.

Lain halnya dengan dokumen digital. Dokumen dapat disimpan di hard drive dan cloud. Saat tidak sengaja terhapus misalnya, kamu dapat mengunduhnya kembali. Khusus untuk data-data yang sangat penting, kamu dapat menggunakan sistem tertentu dengan penyimpanan yang aman di cloud.

Ramah lingkungan

Sudah bukan rahasia lagi, industri kertas menimbulkan pencemaran udara, kerusakan hutan, dan pencemaran sungai. Itu sebabnya, menjalankan bisnis secara paperless dapat berkontribusi dalam menjaga kelestarian lingkungan.

Pengurangan penggunaan kertas bukan hanya ramah lingkungan sebab menurunkan produksi kertas, melainkan juga menurunkan konsumsi energi. Penggunaan printer, mesin fax, atau mesin foto kopi menjadi lebih sedikit dengan banyaknya penggunaan dokumen digital.

Di samping itu, bisnis ramah lingkungan juga dapat menjadi citra yang ditonjolkan untuk menggaet pelanggan. Tidak sedikit pelanggan yang memilih produk atau layanan dari brand tertentu karena nilai-nilai yang diusung oleh bisnis tersebut. 

Menekan biaya operasional bisnis

Menjadi paperless lebih dari sekadar memotong bujet kertas, tetapi juga bujet berbagai kebutuhan alat tulis kantor lainnya. Tidak ada lagi kebutuhan pembelian tinta printer atau mesin fax misalnya.

Terbebas dari ketergantungan pada kertas membuat bisnismu lebih efisien. Keamanan berbagai dokumen penting pun lebih terjamin.