Cegah Kegagalan dan Temukan Peluang dengan Analisis Masalah

Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat seperti saat ini, organisasi bisnis harus mampu merespons perubahan dengan cepat pula. Bisnis yang mampu mendeteksi dan menganalisis perubahan, membuat keputusan dalam waktu singkat, serta memberikan respons segera berpeluang untuk lebih maju. Hal tersebut dimulai dengan menyadari adanya masalah dan menciptakan solusi yang koheren untuk menyelesaikannya.

Oleh sebab itu, salah satu faktor penting dalam membentuk bisnis yang terampil beradaptasi adalah melakukan analisis masalah. Analisis ini dapat menjadi media untuk evaluasi situasi bisnis saat ini, memahami masalah yang menghambat kemajuan bisnis, serta menemukan berbagai peluang yang mendukung perkembangan bisnis.

Cara analisis masalah

Sesuai namanya, analisis masalah tentu ditujukan untuk mengidentifikasi akar masalah yang memicu kegagalan dalam bentuk apa pun. Dengan melakukan analisis ini, kamu dapat mengetahui perbaikan yang dibutuhkan pada sistem, proses, desain, bahkan budaya dalam suatu organisasi bisnis.

Identifikasi akar masalah dapat dilakukan dengan berbagai cara, berikut ini beberapa yang umum dilakukan.

Analisis sebab dan akibat

Analisis persoalan dengan cara ini berfokus pada hubungan sebab dan akibat. Bagaimana suatu proses mengakibatkan masalah atau kegagalan bisnis. Sepintas, tentu hal ini terlihat mudah. Namun, tanpa melakukannya secara terstruktur dan terdokumentasi, kamu mungkin keliru mengenali persoalan.

Sebagai contoh, suatu persoalan mungkin dinilai sebagai human error. Akan tetapi, setelah dianalisis lebih lanjut, ternyata latent human error, sebagai akibat dari rancangan sistem atau proses yang kurang baik. Kesalahan yang harusnya dapat dihindari seandainya desain sistem atau proses dirancang lebih baik sejak awal.  

Analisis akar masalah

Ada banyak sekali kesalahan yang dapat ditelusuri kembali ke penyebab utamanya. Rusaknya perangkat jaringan di bagian pusat data suatu perusahaan misalnya, dapat mengakibatkan berbagai proses, pelayanan, atau operasional mesin terhambat.

Masalah yang terlihat di permukaan mungkin berupa pelayanan tidak lancar atau mesin tidak dapat beroperasi, tetapi kamu perlu menelusurinya ke akar masalah. Hanya dengan menelusuri penyebab utama dari suatu masalah kamu dapat menyelesaikan persoalan tersebut secara permanen.

Fishbone diagram

Banyaknya persoalan yang dihadapi mungkin membuatmu bingung, maka dari itu kadang diperlukan visualisasi. Fishbone diagram merupakan salah satu cara memvisualisasikan masalah yang memiliki beberapa akar masalah dan mengelompokkannya. Dengan demikian, kamu memperoleh gambaran yang lebih jelas dan lebih mudah mencari solusinya.

Diagram ini sering kali dijadikan sebagai hasil dari analisis masalah, berupa rekomendasi untuk memperbaiki berbagai aspek. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, di bawah ini adalah ilustrasi fishbone diagram.

“Mengapa”

Cara lain untuk menganalisis persoalan dengan terus bertanya ‘mengapa?’. Formula yang sering digunakan adalah 5 Whys, tanyakan ‘mengapa’ sebanyak lima kali berturut-turut sampai kamu tiba pada sumber masalah yang sebenarnya.

Sebut saja kamu adalah pemilik bisnis cokelat. Bagian kontrol kualitas menemukan kacang almon dalam produk cokelat yang seharusnya bebas kacang. Dengan mengikuti metode 5 Whys, kamu dapat menanyakan pertanyaan berikut:

• Why-1: Mengapa ada kacang almon dalam produk yang seharusnya bebas kacang?

Karena mesin kurang bersih saat proses produksi batch tersebut dimulai.

• Why-2: Mengapa mesin kurang bersih?

Fitur auto cleaning pada mesin tersebut rusak.

• Why-3: Mengapa fitur tersebut rusak?

Ada bagian spare part yang tidak berfungsi.

• Why-4: Mengapa sampai ada spare part yang tidak berfungsi?

Bagian tersebut tidak pernah dicek dalam kurun lima tahun terakhir.

• Why-5: Mengapa hal tersebut terjadi?

Kebijakan dan proses perawatan mesin yang berlaku memang tidak memadai.

Di akhir ‘mengapa?’, kamu dapat melihat bahwa kamu perlu memperbaiki proses dan SOP perawatan mesin. Sebelumnya, mungkin kamu mengira cukup menarik batch tersebut memilah kacang dan mencetak ulang. Namun, langkah ini tidak akan menyelesaikan persoalan dalam jangka panjang, bukan?

Kini, kamu dapat melihat bagaimana analisis persoalan dengan baik dapat menurunkan risiko kesalahan atau kegagalan bisnis dalam jangka panjang. Lebih dari itu, dalam operasional bisnis jangka panjang, tentu hal ini juga menghemat waktu dan biaya yang harus dikeluarkan. Bahkan, kamu dapat menemukan peluang-peluang baru untuk memajukan bisnis.