Mengembangkan Bisnis Ke Luar Negeri? Persiapkan Dokumen Ekspor Impor Berikut!

Dokumen ekspor impor merupakan sesuatu yang jangan sampai terlewatkan jika kamu memang berencana untuk melebarkan sayap bisnismu hingga ke mancanegara.

Jangan sampai bisnis yang sudah dipersiapkan dengan matang, justru tidak bisa dijalankan hanya karena dokumen-dokumen yang seharusnya dibutuhkan justru dianggap sepele dan lupa untuk disiapkan. Keuntungan bisnis yang harusnya bisa dimaksimalkan dengan membuka pasar baru di luar negeri justru terhambat.

Sebenarnya, dokumen apa saja, sih, yang sebaiknya sudah dipersiapkan sebelum membuka pasar bisnis baru di luar negeri?

1. Instruksi Pengiriman

Dikenal juga dengan istilah Shipping Instruction atau Instruksi Pengapalan, dokumen ini umumnya dibuat oleh pihak yang ingin melakukan kegiatan ekspor.

Dalam dokumen ekspor yang satu ini, pihak eksportir perlu menjelaskan tata cara pengiriman produk yang ingin dipasarkannya ke luar negeri, mulai dari nama perusahaan yang ditunjuk untuk mengirimkan produk tersebut, nama komoditas yang diekspor, jumlah dan jenis pengemas, hingga pelabuhan yang ditetapkan sebagai pelabuhan pengiriman dan penerima produk.

Terkadang, dokumen ini juga perlu mencantumkan detail-detail pembayaran yang diperlukan terhadap pihak yang akan menjalankan operasional pengiriman, termasuk tanggal pasti kapan pengiriman akan dilakukan.

2. Faktur, Tagihan, atau Invoice

Setiap kegiatan bisnis tentunya akan berujung pada transaksi dan pembayaran. Oleh karena itu invoice merupakan salah satu dokumen yang paling penting untuk disiapkan sebelum kegiatan ekspor-impor dijalankan.

Pastikan setiap jumlah yang tercatat dalam invoice sudah sesuai dengan jumlah yang benar-benar dikirimkan. Kesalahan pencatatan akan menimbulkan masalah yang jauh lebih besar, terutama ketika membicarakan urusan pembayaran.

3. Packing List

Jika instruksi pengiriman lebih banyak dikhususkan untuk perusahaan yang ditunjuk melakukan pengiriman, packing list merupakan dokumen turunan yang menjelaskan secara rinci setiap kemasan yang dikirimkan.

Dokumen ekspor yang satu ini juga dapat difungsikan sebagai turunan dari invoice. Misalnya saja dalam invoice tercatat satu unit komponen produk, dalam packing list dapat dijelaskan lagi dalam satu unit komponen tersebut ada apa saja.

Secara umum, dokumen ini berisi keterangan jumlah, jenis, serta berat dari produk yang ingin dikirimkan.

4. Pemberitahuan Ekspor Barang

Dokumen berikutnya yang perlu disiapkan adalah dokumen pabean yang bernama Pemberitahuan Ekspor Barang atau PEB.

Dokumen ini dibutuhkan karena setiap kegiatan ekspor-impor harus diberitahukan juga ke Kantor Bea dan Cukai. Nah, dokumen inilah yang nantinya perlu dikirimkan ke pihak Bea Cukai sebagai pemberitahuan. Tanpa adanya Pemberitahuan Ekspor Barang, kegiatan ekspor tidak dapat dilakukan karena Kantor Bea dan Cukai tidak dapat mengeluarkan Persetujuan Ekspor.

Dokumen semacam ini memiliki format khusus yang dapat ditemukan dengan mudah. Jadi, tidak ada alasan lagi untuk lupa mempersiapkannya sebelum mulai menjalankan aktivitas ekspor, ya!

5. Bill of Lading

Dokumen ini berfungsi sebagai tanda terima barang yang telah dimuat dalam kargo atau moda transportasi apa pun yang dipilih. Umumnya, dokumen ini digunakan sebagai bukti kepemilikan dari barang-barang yang akan dikirimkan.

Ada beberapa fungsi yang dimiliki oleh dokumen yang satu ini, misalnya saja sebagai bukti penerimaan barang, bukti kepemilikan barang, serta bukti perjanjian pengangkutan serta penyerahan barang antara pihak pengangkut dengan pengiriman.

Jika pengiriman dilakukan dengan moda transportasi udara, bentuk dokumennya juga akan berubah menyesuaikan dengan situasi yang ada. Untuk moda transportasi ini, dokumen yang digunakan berubah namanya menjadi Air way Bill.

Dalam Air way Bill, biasanya tercantum pula kondisi kontrak untuk pengiriman barang, sertifikat asuransi, dan juga deklarasi dari pabean sebagai surat jalan.

6. Certificate of Origin

Dokumen terakhir yang perlu dipersiapkan sebelum mulai menjalankan kegiatan ekspor-impor adalah Certificate of Origin atau Surat Keterangan Asal atau SKA.

Certificate of Origin dibuat oleh para pelaku usaha yang menginisiasi kegiatan ekspor, atau pihak eksportir maupun pemilik awal produk. Kemudian dokumen ini dapat disertakan atau dilampirkan bersama barang yang dikirimkan ke negara tujuan.

Namun, mengingat sifat dari dokumen ini, pastikan bahwa sebelumnya memang sudah ada kesepakatan antara negara yang akan menerima barang tersebut. Pastikan bahwa pihak penerima memang sudah menyepakati perjanjian yang memungkinkan adanya kemudahan agar barang yang berasal dari negara pengirim dapat memasuki negara tujuan tanpa ada masalah.

Dokumen ini dapat difungsikan sebagai penunjuk dari mana kegiatan ekspor tersebut dilakukan karena dokumen ini menunjukkan negara asal di mana pengiriman dilakukan. Oleh karena itu, dokumen ini akan sangat bermanfaat ketika memang sudah ada perjanjian kerja sama antara negara yang melakukan ekspor serta negara yang melakukan impor.

Mengurus kegiatan ekspor-impor memang membutuhkan banyak sumber daya, tetapi dengan imbalan yang juga sama menggiurkannya. Selain adanya pasar baru yang dibuka di luar negeri, potensi pendapatan bisnis yang mungkin bisa diperoleh yang dapat dimanfaatkan untuk mengembangkan bisnis semakin besar.

Namun, jangan sampai dokumen ekspor impor yang memang diperlukan untuk menjalankan kegiatan ekspor tersebut bisa sampai terlewat. Untuk mempermudah pengelolaan, pelaku usaha juga dapat memanfaatkan aplikasi majoo dengan berbagai fiturnya. Pelaku usaha dapat menggunakan fitur invoicing yang ada untuk memastikan setiap kegiatan transaksi yang dilakukan sudah sesuai dan tercatat secara rapi dan otomatis dalam sistem.