Pengelolaan Stok Barang: Hindari 4 Kesalahan Ini!

Penjualan bukan satu-satunya hal yang menjadi inti dari bisnis. Manajemen inventori bisa dibilang salah satu bagian yang paling penting dari bisnis. Sayangnya, kadang kita tidak mengelolanya dengan benar.

Dalam lingkup manajemen inventori, setiap kesalahan pasti memakan biaya. Pengelolaan stok barang yang tidak efisien akan merugikan bisnis.

Penting bagi kamu untuk mengetahui kesalahan yang sering terjadi dan mengetahui cara untuk mengatasinya. Berikut ini beberapa kesalahan yang perlu kamu hindari.

Gagal Membuat Perkiraan Permintaan Yang Akurat

Perkiraan permintaan pelanggan yang akurat hampir selalu menjadi kelemahan dalam setiap bisnis. Memang tidak ada cara mudah untuk memprediksi fluktuasi pasar secara pasti, tapi hal ini mungkin dilakukan jika kompetensi menentukan akurasi ini dimiliki.

Tentu saja akan sulit bila kamu bergantung pada data yang ketinggalan zaman, data spreadsheet atau perhitungan akhir tahun misalnya, atau data yang dicatat pada buku. Pelacakan stok secara manual memakan terlalu banyak waktu dan tidak akan memberimu hasil yang diharapkan.

Kalau begini, jelas pemesanan ulang stok barang yang akurat akan sulit dicapai. Bila hal ini terjadi, kemungkinan kamu tidak bisa menyediakan barang yang ingin dibeli konsumen. Dampak jangka pendeknya jelas kehilangan penjualan. Sedang untuk jangka panjang atau dampak yang justru lebih buruk lagi untuk bisnismu, kamu akan kehilangan pelanggan. Saat kamu tidak bisa memenuhi keinginan konsumen, mereka akan pergi mencari yang mereka inginkan atau butuhkan di tempat lain.

Sebaliknya ketika prediksi terkait permintaan konsumen berlebih, maka kamu akan menemui risiko penumpukan stok yang sebetulnya tidak dibutuhkan. Terlepas dari biaya penyimpanan, penumpukan stok dapat melumpuhkan perputaran kas bisnis. Dampak yang tentunya ingin kamu hindari dengan cara apa pun.

Solusinya adalah pengadaan ulang dilakukan berdasarkan informasi terkini atau data real time. Proses pengadaan ulang yang tepat ini memungkinkan kamu memiliki data batas minimum dan batas maksimum stok. Kamu akan tahu kapan persediaan barang berlebih atau hampir habis, kamu pun bisa menjadwalkan pengiriman barang tepat waktu.

Maka kamu perlu sistem manajemen inventori yang terintegrasi. Penggunaan aplikasi inventori barang adalah jawabannya. Sebab aplikasi inventori memungkinkan kamu memiliki jumlah stok yang tepat, bukan hanya saat ini, melainkan untuk waktu mendatang.

Menggabungkan Sistem Manajemen Inventori Baru Dengan Staf Yang Belum Terlatih

Karena inventori merupakan aset yang penting, maka setiap bisnis diasumsikan memahami pentingnya memastikan staf dilatih dengan baik untuk mengelolanya.

Kenyataannya, banyak bisnis yang melewatkan berinvestasi untuk melatih karyawan mereka. Banyak yang memutuskan untuk menempuh pendekatan otodidak dalam penerapan sistem manajemen inventori. Persoalannya, apakah setiap karyawan bisa mengerti dan mampu menjalankan sistem tersebut tanpa dilatih?

Sering kali hanya orang tertentu yang bisa mengoperasikan sistem ini. Sebagian besar tidak tahu cara menggunakan sistem atau aplikasi tersebut dengan benar. Masalah timbul ketika permintaan meningkat, begitu banyak yang harus dilakukan dan kamu hanya memiliki satu orang karyawan yang familier dengan sistem. Operasional bisnis akan terhambat.

Investasi untuk pengembangan staf atau karyawan selalu merupakan langkah cerdas. Ketika tim yang kamu miliki mampu memanfaatkan seluruh teknologi yang diterapkan dalam bisnismu dengan baik, bahkan hanya melalui ujung jari, maka efeknya untuk bisnismu akan sangat terlihat.

Gudang Yang Tidak Tertata

Ada perbedaan antara memiliki gudang yang berfungsi dengan yang beroperasi optimal. Namun, manajemen penyimpanan sering terabaikan dalam proses distribusi barang. Padahal kesalahan sesederhana terlewat memberikan label pada barang, bisa berdampak kerugian waktu dan biaya yang besar.

Bila karyawan masih harus terus bolak-balik mencari barang di gudang karena tidak baiknya sistem pelabelan atau kesalahan lokasi penyimpanan, maka kerugian yang timbul dari waktu ke waktu akan sangat merugikan bisnis.

Konsinstenlah berpegang pada hal sederhana, seperti penyimpanan yang diberi tanda dengan jelas atau peruntukan area yang dekat dengan area bongkar muat untuk barang-barang yang permintaannya paling tinggi dan harus diangkut paling sering.

Jarang Melakukan Pengecekan Inventori

Banyak bisnis yang menghentikan operasionalnya selama satu hari untuk melakukan pengecekan persediaan atau stok opname. Hal ini berdampak pada kehilangan potensi penjualan dan keuntungan.

Ini cara yang ketinggalan zaman dan tidak produktif sama sekali. Lebih baik melakukan pengecekan rutin dengan frekuensi yang lebih sering. Agar tidak perlu menghentikan operasional dan terhindar dari risiko kehilangan penjualan.

Hal ini juga yang membuat kamu sebaiknya menggunakan aplikasi inventori barang. Sebab sistem akan selalu memberimu data terbaru terkait jumlah stok. Maka, penting bagi kamu memilih aplikasi wirausaha yang lengkap, termasuk aplikasi inventori di dalamnya. Serta tentu saja, pilihlah yang bisa diandalkan.

Memang tidak ada jaminan bahwa dengan menghindari hal-hal di atas, bisnismu pasti bebas dari masalah terkait terkait pengelolaan stok barang. Namun setidaknya kamu telah waspada dan dalam posisi proaktif untuk menghindari kesalahan yang tidak perlu.