Mengapa Admin Inventory adalah Peran Krusial dalam Bisnis?

Di antara banyak peran yang ada dalam dunia bisnis, bisa dibilang admin inventory adalah salah satu yang paling krusial, terlebih bagi bisnis yang memang bergerak di bidang produk. BUkan tidak mungkin, keberadaan peran yang satu ini menjadi salah satu faktor yang menentukan kesuksesan suatu bisnis.

Pasalnya, sukses atau tidaknya suatu bisnis tidak hanya semata-mata dilihat dari performanya dalam meraup keuntungan, kan, tetapi juga dari seberapa baik bisnis tersebut meminimalkan potensi kerugian. Nah, admin yang bekerja di bagian inventaris inilah yang mampu melakukannya.

Sebenarnya apa, sih, yang membedakan peran yang satu ini dengan peran-peran lainnya yang sebenarnya juga tak kalah penting?

Nah, bagaimana jika kita bedah serba-serbi terkait admin inventory ini, mulai dari jobdesk atau tugas-tugas yang dimilikinya, dan juga peran admin itu sendiri. Apa yang membedakannya dengan beragam peran admin lainnya?

Mengenal Peran Admin Inventory dalam Bisnis

Jika dilihat dari namanya, tentu tak sedikit, kan, yang berhasil menebak bahwa bidang kerja admin yang satu ini sangat berkaitan dengan inventaris atau persediaan barang? Yap, benar sekali! Berbeda dengan kebanyakan jenis admin lainnya, admin yang satu ini umumnya berkutat dengan jumlah persediaan barang, baik yang masuk maupun yang keluar.

Peran ini sangat dibutuhkan khususnya di bisnis yang bergerak di bidang jual-beli barang. Wajar saja, kan, karena dalam bisnis-bisnis semacam ini, operasional hariannya dijalankan dengan mengelola barang atau produk, mulai dari pengadaan bahan baku, pelaksanaan proses produksi, hingga distribusi produk jadi yang dihasilkan.

Pun demikian, dalam bisnis yang bergerak di bidang jasa pun terkadang peran ini juga dibutuhkan, lho! Sekalipun komoditas bisnisnya yang utama merupakan layanan atau jasa, tak jarang bisnis jasa juga menyediakan produk-produk tertentu, entah digunakan untuk menyediakan jasa yang ditawarkan atau dijual langsung kepada pelanggan sebagai media bantu dalam menikmati jasa yang mereka butuhkan.

• Admin Inventory adalah

Secara khusus, admin inventory adalah karyawan atau staf yang dipekerjakan untuk mengelola persediaan barang yang dimiliki oleh suatu usaha. Tidak hanya terbatas pada produk jadi yang nantinya akan didistribusikan atau dijual kepada pelanggan saja, admin inventaris juga bertanggung jawab terhadap barang yang dibutuhkan untuk mendukung operasional bisnis.

Laboratorium kesehatan, contohnya saja, tidak hanya membutuhkan produk-produk konsumsi yang bisa ditawarkan kepada pelanggan, tetapi juga membutuhkan produk-produk pendukung operasional bisnis seperti alat tes atau semacamnya, kan?

Nah, agar operasional laboratorium kesehatan tersebut bisa berjalan dengan lancar, jumlah persediaan barang-barang yang dibutuhkan ini tentu harus selalu dikontrol. Jika tidak, bukan tidak mungkin operasional akan terhambat, misalnya saja karena reagen yang dibutuhkan untuk tes darah tiba-tiba saja habis sehingga lab tidak bisa menyediakan jasa pemeriksaan darah terhadap pelanggan.

Dalam kasus-kasus tertentu, hambatan ini akan sangat merugikan bisnis. Oleh karena itu, admin inventory adalah karyawan yang memegang peranan penting dalam pelaksanaan bisnis. Tanpa adanya admin inventaris, keseluruhan operasional perusahaan dapat terganggu dan menyebabkan berbagai masalah, mulai dari ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan pelanggan secara tepat waktu hingga kehilangan kendali terhadap persediaan barang dagang. Seorang admin inventory memiliki tanggung jawab untuk memantau stok barang, melakukan pembaruan terkait persediaan, dan mengoptimalkan alur kerja untuk menjaga kelancaran proses penjualan.

Keberadaan admin inventory sangat diperlukan agar perusahaan dapat beroperasi secara efisien dan meminimalisir risiko kerugian yang mungkin timbul akibat masalah persediaan.

Baca Juga: Apakah Inventory Control adalah Hal Penting dalam Bisnis?

Mengelola Jobdesk Admin Inventory

Sebenarnya, ada beberapa jobdesk admin inventory yang cukup penting, tetapi yang paling utama adalah melakukan kontrol terhadap jumlah barang yang dimiliki oleh suatu bisnis.

Seorang admin harus tahu dengan akurat jumlah barang yang masih tersedia di tempat usaha, dengan demikian, bisnis pun bisa secara efektif melakukan pemesanan ulang untuk barang-barang yang persediaannya memang sudah menipis. Ketika dilakukan dengan tepat, bisnis pun bisa terhindar dari kerugian, terlebih jika produk yang menjadi komoditas bisnisnya memiliki siklus hidup yang pendek.

Dalam bisnis makanan, contohnya saja, bahan baku tidak bisa disiapkan dalam jumlah yang terlalu besar karena ada risiko kedaluwarsa atau rusaknya bahan baku tersebut apabila tidak digunakan dalam rentang waktu tertentu. Dalam kasus tersebut, banyaknya persediaan barang harus disesuaikan dengan kemampuan produksi yang dimiliki.

Apabila tak dilakukan dengan baik, bukan tidak mungkin bisnis harus menghadapi risiko kerugian yang cukup besar. Oleh karena itu, jobdesk admin inventory harus dikelola dengan baik, misalnya saja dengan membuat standar operasional untuk setiap risiko yang mungkin terjadi. Namun, tentunya akan sulit untuk mengelola jobdesk tersebut jika kita tidak mengetahui apa saja yang harus dilakukan, dong? Eits, tenang, langsung saja kita bahas tugas-tugas utama seorang admin inventory.

Baca Juga: Pengertian Inventori dan Gunanya bagi Bisnis

Baca Juga: Mengenal Perpetual Inventory System: Konsep dan Prinsip Dasar

Apa Saja yang Menjadi Tugas Admin Inventory

Secara umum, tugas admin inventory adalah memastikan ketersediaan barang yang dimiliki secara efektif dan efisien, sehingga tidak muncul kerugian akibat terbuangnya persediaan barang. Selain itu, dengan mengelola persediaan barang secara efektif dan efisien, admin juga dapat membantu pelaku usaha memastikan output produksi yang optimal, lho.

Di antara banyak tugas yang dimiliki, setidaknya ada dua fungsi admin yang perlu diperhatikan dengan benar, yaitu fungsi monitoring persediaan barang dan juga fungsi penanggung jawab untuk ketersediaan suatu barang, khususnya barang yang memang berkaitan secara langsung dengan operasional harian bisnis.

Agar lebih jelas, langsung saja kita ulas kedua fungsi tersebut, yuk!

1. Monitor Persediaan Barang

Ada yang beranggapan bahwa jobdesk atau tugas admin inventory adalah sesuatu yang strategis. Anggapan ini jelas tidak salah, karena melalui peran seorang admin inilah pelaku usaha dapat memastikan operasional bisnisnya dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Dengan mengetahui secara pasti jumlah ketersediaan barang yang dimiliki, pelaku usaha dapat dengan tepat menentukan momen atau waktu terbaik untuk menjalankan strategi bisnisnya, misalnya saja dengan menambah kapasitas produksi atau memperbaiki hub distribusi produk yang ingin dipasarkan.

Untuk mencapai tujuan tersebut, persediaan barang perlu dimonitor dengan baik, yaitu dengan memastikan setiap perubahan jumlah ketersediaan barang tercatat dengan rapi. Fungsi monitor ini dilakukan dengan mencatat setiap kali barang keluar atau masuk, baik melalui aktivitas jual-beli, pengembalian barang, atau proses pengadaan barang.

Tak hanya jumlahnya saja, kualitas dari setiap barang yang tersedia juga perlu diperiksa secara berkala. Sistem ini akan membantu memastikan bahwa persediaan barang yang sesungguhnya merupakan sebuah sumber daya bisnis justru tidak berbalik menjadi potensi risiko. 

2. Menjadi Penanggung Jawab Persediaan Barang

Selain menjalankan fungsi monitor, menjadi penanggung jawab untuk setiap barang yang tersedia juga menjadi tugas admin inventory yang tak kalah penting.

Selain harus mencatat dan memeriksa kualitas setiap produk yang keluar maupun masuk, umumnya admin juga perlu memastikan adanya alur keluar masuk yang baik untuk persediaan barang yang menjadi tanggung jawabnya.

Misalnya saja, ketika ingin mendistribusikan produk yang dimiliki, admin perlu menyiapkan surat jalan atau izin-izin terkait distribusi produk tersebut, sehingga ketika proses distribusi dilakukan, barang dapat dengan mudah keluar tanpa hambatan.

Admin juga bertanggung jawab terhadap kondisi barang yang diterima, terlebih jika terjadi kehilangan atau kerusakan barang. Oleh karena itu, umumnya admin perlu membuat laporan khusus dalam waktu tertentu, baik laporan bulanan maupun laporan insidentil ketika menerima atau mengeluarkan barang.

Pembuatan laporan persediaan barang pun tidak boleh dilakukan dengan asal, karena jumlah serta kondisi yang dilaporkan harus benar-benar sesuai dengan jumlah serta kondisi barang yang sebenarnya. Dengan memastikan keakuratan laporan, pelaku usaha pun bisa lebih mudah mengelola barang persediaan yang dimilikinya secara tepat, efektif, dan efisien.

Dengan peranan yang cukup krusial tersebut, tidak aneh, kan, jika keberadaan admin inventory adalah sesuatu yang sangat penting sekali dalam menjalankan bisnis. Tak perlu khawatir, jika masih bingung, manfaatkan fitur inventaris dari aplikasi majoo yang sudah dirancang untuk mempermudah pengelolaan persediaan barang.

Tak perlu berlama-lama, yuk, langsung saja gunakan aplikasi majoo!

Sumber Data: 

https://blog.szetoconsultants.com/admin-inventory-adalah/