Apakah Inventory Control adalah Hal Penting dalam Bisnis?

Inventory control adalah suatu kegiatan dalam bisnis yang berhubungan dengan berbagai tahap tingkat permintaan pasar, selain itu adanya tuntutan untuk menekan angka cost, serta cara untuk mempersingkat proses supply chain. Semua hal tersebut pada ujungnya akan berkaitan dengan penyimpanan stok barang yang ada. 

Adanya kemampuan dari para pemilik perusahaan dan pebisnis dalam mengoptimalkan persediaan produk, membuat perkiraan persediaan produk yang akurat, serta menjaga fleksibilitas produk akan membuktikan bahwa meskipun cukup rumit untuk dilakukan, inventory control adalah hal yang akan sangat berpengaruh pada kepuasan pelanggan. 

Inventory Control adalah ...

Definisi manajemen persediaan atau inventory control adalah suatu proses yang dilakukan dalam rangka memaksimalkan penyimpanan persediaan stok barang. Tujuannya adalah untuk dapat memastikan tersedianya level inventaris ideal yang dibutuhkan dalam memenuhi tingkat permintaan konsumen. 

Selain itu, pengertian inventory control adalah proses memantau serta mengelola seluruh inventaris dan gudang perusahaan dengan cara menjaga stok terus berada pada tingkat yang diinginkan. Kontrol yang dilakukan mulai dari pembelian, penerimaan, pergudangan, pengiriman, pelacakan, perputaran, dan pemesanan ulang pada seluruh aspek inventaris. 

Tujuan adanya inventory control adalah agar perusahan tidak perlu mengeluarkan anggaran lebih di awal produksi atau tidak memprioritaskan tingkat kepuasan konsumen. Dengan adanya inventory control, stok barang yang akan digunakan untuk memenuhi permintaan konsumen akan disimpan dan dirawat sedemikian rupa sesuai dengan SOP dalam tempat penyimpanan atau gudang. Jadi, kapanpun stok tersebut dibutuhkan, akan selalu ada produk ready stock. 

Baca juga: Dead Stock adalah ? Kenali Penyebab dan Cara Mengatasinya!

Pengertian Inventory Control Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah beberapa pengertian inventory control menurut para ahli.

Menurut D.T. Johns Dan H.A. Harding (2001:77)

Tujuan inventory control atau manajemen persediaan adalah untuk meminimalkan investasi dalam persediaan namun tetap konsisten dengan penyediaan tingkat pelayanan yang diminta.

Menurut Richardus Eko Indrajit (2003:4)

Inventory control adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan penentuan kebutuhan material secara sedemikian rupa, sehingga di satu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan di lain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara optimal.

Menurut Hendra Kusuma (2009)

Adanya inventory control ditujukan untuk menyelesaikan masalah-masalah seperti penetapan jumlah pesanan ekonomis (EOQ), perkiraan jumlah bahan baku, dan kapan waktu yang tepat untuk bahan baku bisa dipesan, agar ongkos simpan dan ongkos pesan dapat minimal dan proses produksi stabil.

Fungsi Inventory Control

Inventory control atau pengendalian persediaan yang diterapkan oleh perusahaan memiliki fungsi bukan hanya bagi konsumen, melainkan juga bagi perusahaan sendiri. Beberapa fungsi inventory control yang dinilai bisa memenuhi kebutuhan adalah: 

• Untuk melakukan antisipasi adanya kemungkinan keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang jadi.
• Untuk memastikan bahwa barang yang dipesan sudah sesuai dengan kebutuhan.
• Untuk memastikan tidak akan ada retur atau pengembalian barang karena kesalahan order atau pengiriman.
• Sebagai tindakan antisipasi jika ternyata secara mendadak ada barang yang mengalami kenaikan harga. 
• Untuk mengadakan penyimpanan/penampungan barang atau bahan baku yang dihasilkan secara musiman.
• Untuk memberikan pelayanan terbaik konsumen dengan selalu bisa menyediakan produk sesuai permintaan pasar. 

Baca juga: Perbedaan Jurnal Retur Pembelian dan Jurnal Retur Penjualan

Mengapa Bisnis Memerlukan Inventory Control?

Perusahaan dan bisnis memiliki alasannya sendiri mengapa sampai membutuhkan proses inventory control pada pengoperasiannya. Beberapa alasan tersebut antara lain adalah:

• Perusahaan ingin mendapatkan keuntungan harga yang biasanya ada pada pembelian dalam jumlah banyak atau pembelian bahan baku musiman yang hanya bisa didapatkan pada musim tertentu.
• Tidak semua perusahaan bisa menghasilkan setiap komponen yang masuk ke dalam produk. Seringnya, mereka membeli komponen readymade yang tersedia di pasar. Lantaran itulah, pengelolaan stok persediaan di gudang perlu diatur sedemikian rupa. 
• Perusahaan biasanya menyimpan barang jadi selama masa tunggu sampai menemukan pelanggannya. Dalam beberapa kasus, ada lebih banyak saham yang diperlukan untuk menciptakan permintaan untuk produk dan mendapatkan harga tinggi untuk produk.

Cara Kerja Inventory Control

Inventory control adalah kegiatan yang sangat berpengaruh pada proses keluar masuknya penjualan, logistik, tingkat kepuasan pelanggan, operasional, dan keuntungan atau omzet perusahaan. Lantas, seperti apa cara kerja inventory control yang baik? Berikut metode-metodenya. 

Melakukan Tracking Inventory

Tracking inventory adalah kegiatan pemantauan barang persediaan dan mengetahui letak produk satuan disimpan dalam gudang.

Metode ini sebaiknya memang dilakukan secara real time agar kamu bisa mengetahui berapa banyak produk yang bisa dikirim bila ada permintaan konsumen. Selain itu, kamu juga bisa dengan cepat membuat keputusan bila harus mengirim unit ke lokasi lain, serta memberikan informasi penundaan bila ternyata barang tersebut habis.

Melakukan Set Reorder Point

Set reorder point secara otomatis menuntut kamu untuk bisa memesan lebih banyak inventaris. Tujuannya adalah untuk mencegah adanya persediaan barang yang habis. 

Singkatnya begini, jika ada produk yang kamu produksi atau jual ternyata sangat diminati oleh konsumen, kamu harus bisa segera mempelajari flow kecepatan habisnya stok barang tersebut di pasaran. Dengan begitu, kamu bisa segera mengatur jadwal pemesanan ulang agar stok barang tetap terjaga, baik di gudang maupun di pasaran. 

Menggunakan Sistem Manajemen Inventaris

Sistem manajemen inventaris akan sangat membantu kamu dalam berbagai hal, misalnya:

• Memantau pesanan yang datang dari pihak supplier
• Memantau seluruh batch inventaris
• Menetapkan keputusan tentang pesanan penjual 
• Memenuhi persyaratan menyangkut proses produksi atau penjualan.
• Memberikan kepuasan pada konsumen

Melakukan Audit Secara Teratur

Inventory control adalah suatu kegiatan yang ternyata juga bisa memudahkan proses audit inventaris dengan cara sangat efisien, sehingga mampu merumuskan adanya peluang terjadi masalah pada stok barang. 

Tugas Inventory Control Staff 

Pada perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur atau industri, maupun bisnis jual beli seperti toko, posisi staff inventory control merupakan sebuah pekerjaan yang sangat penting. 

Kenapa? Karena staf inventory control adalah pemegang tanggung jawab atas rekap data yang dilakukan secara teratur. Data-data itulah yang nantinya digunakan dalam proses supply and demand yang disediakan oleh staff gudang dan administrasi. Jadi, sebenarnya apa saja tugas inventory control tersebut? 

Menghitung dan Melakukan Rekap Data Produk

Staff inventory control bertugas untuk melakukan perhitungan stok barang atau produk yang ada di gudang dan melakukan rekap data tersebut. Pencatatan ini bisa dilakukan secara mingguan, bulanan, bahkan tahunan. 

Membantu Kontrol Data Produk

Tugas inventory control berikutnya adalah membantu melakukan kontrol data produk yang ada di gudang dan mendistribusikannya ke toko cabang yang membutuhkannya.

Menjamin Ketersediaan Staf Karyawan untuk Kebutuhan Cabang 

Meskipun tidak bertanggung jawab dalam proses rekrutmen karyawan, staff inventory control memiliki tanggung jawab untuk menjamin adanya ketersediaan staf karyawan yang dibutuhkan untuk suatu cabang atau toko. 

Membuat Laporan Keluar Masuk Produk

Seorang staff inventory control juga bertugas untuk membuat laporan data vendor keluar masuknya produk. Terutama bila memang ada kerjasama dengan penjualan vendor atau pembelian barang dari vendor. 

Perbedaan Inventory Control dan Inventory Management

Apakah inventory management dan inventory control adalah dua hal yang sama? Meskipun namanya hampir mirip, pengertiannya berbeda, ya. Inventory control atau pengendalian inventaris adalah salah satu bagian dari inventory management, jadi ruang lingkup pengendaliannya memang lebih kecil. 

Inventory management meliputi berbagai hal yang konsepnya lebih luas, seperti pemilihan lokasi penyimpanan produk, strategi yang tepat untuk menyimpan produk, melakukan perkiraan inventaris, dan lain-lain. 

Sementara, inventory control lebih fokus pada operasional dan manajemen gudang. Hal yang dilakukan meliputi scanning barang yang baru masuk ke gudang secara real time, dan sebagainya. 

Baca juga: Staff Gudang adalah: Arti, Tugas, dan Kriterianya

Kesimpulan

Inventory control adalah proses memaksimalkan penyimpanan persediaan barang. Dengan tujuan untuk bisa memastikan bahwa perusahaan mempunyai stok barang yang cukup dalam memenuhi tingkat permintaan konsumen secara tepat waktu.

Manfaat dari inventory control adalah perusahaan bisa memiliki perhitungan dan persediaan produk yang akurat, mampu membantu membuat keputusan, dan tentunya bisa memenuhi setiap permintaan dan pesanan konsumen secara lebih maksimal.

Meskipun dinilai sebagai hal yang penting dalam operasional bisnis, nyatanya bagi beberapa pemilik bisnis atau perusahaan, penerapan metode inventory control masih dianggap sebagai sesuatu yang rumit dan cukup membingungkan, karena akan ada banyak sekali data di dalamnya. Diperlukan fokus yang benar-benar teliti dan cermat dalam melakukannya. Mencari dan mendapatkan sumber daya manusia yang bisa mampu menjalankan serta mengembangkan inventory control pun bukan termasuk hal yang mudah. 

Lantas, apa solusinya? Jika kamu termasuk salah seorang pebisnis yang mengalami kebingungan dalam hal ini, cobalah untuk mulai menerapkan pengendalian inventaris secara online. Kamu bisa memanfaatkan aplikasi inventory dari majoo untuk mempermudah pengelolaan bisnismu.

Fitur ini akan membantu kamu menyimpan daftar bahan baku yang dibutuhkan suatu produk. Jika produk tersebut terjual, akan ada pencatatan secara otomatis dalam pengurangan stok bahan baku. Ada juga notifikasi yang bisa kamu terima jika ternyata stok produk atau bahan baku yang ada di gudang menipis di bawah stok minimum. Keren sekali kan? Ayolah daftar majoo sekarang! Jangan sampai stok bisnismu keburu kacau, ya!