Benchmarking adalah: Tujuan, Fungsi, Metode, Contoh

Istana heboh saat perayaan 17 Agustus 2022 lalu. Seluruh peserta upacara yang dihadiri pejabat dan Presiden Jokowi asyik berjoget bersama. Adalah Farel Prayoga yang mendendangkan lagu “Ojo Dibandingke” yang menjadi sebab keseruan viral itu.

Lalu apa hubungannya dengan tema kita kali ini, yaitu benchmarking?

Ada. Benchmarking ini kebalikan dari “Ojo Dibandingke” yang berarti “jangan dibanding-bandingkan. Benchmarking justru berurusan dengan perbandingan dalam bisnis.

Seperti yang sudah kita ketahui, bisnis erat kaitannya dengan kompetisi, selain sinergi tentunya. Apalah arti kompetisi jika kamu sebagai pebisnis tak tahu lawan mainmu, kan?

Dalam bisnis, area perangnya adalah pasar. Senjatamu adalah produk/jasa. Maka salah satu alat yang membantu dalam pembuatan strategi ‘perang’ melawan sainganmu adalah benchmarking.

Yuk, kita mulai bahasannya!

Pengertian Benchmarking

Benchmarking dalam bahasa Inggris berarti melakukan pengecekan dengan cara membandingkan sesuatu hal menggunakan standar tertentu.

Itu baru dari segi bahasa. Mari kita dengar kata ahli mengenai: apa itu benchmarking?

• David Kearns, CEO dari Xerox, menyebutkan bahwa benchmarking adalah proses pengukuran berkesinambungan atas produk, jasa, dan tata cara kita terhadap pesaing yang terkuat atau badan usaha lain yang terbaik.
• Gregory H. Watson, penulis buku “Strategic Benchmarking”, menyatakan bahwa benchmarking adalah pencarian berkelanjutan dan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik ke arah kinerja kompetitif unggul.
• IBM mendefinisikan benchmarking sebagai proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia. Tujuannya untuk menciptakan dan mencapai sasaran dengan standar prestasi dunia.

Sampai sini kamu bisa lihat ya benang merahnya. Bicara mengenai benchmarking berarti menyoal tentang proses sistematis, perbandingan, dan pesaing terbaik.

Baca juga: Peran Penting SMS Blast pada Pemasaran Produk

Tujuan Benchmarking

Pertanyaan selanjutnya adalah memangnya apa tujuan dilakukannya benchmarking itu di dalam bisnis?

majoo rangkumkan tujuan utama benchmarking yang utama untuk kamu, yaitu:

1. Untuk meninjau ulang tingkat efisiensi dan efektivitas segala fungsi di dalam perusahan.
2. Sebagai tindakan pencegahan untuk setiap hal yang berpotensi menjadi masalah dalam bisnis.
3. Mengetahui kualitas produk/jasa beserta proses bisnis yang kamu jalankan jika dibandingkan dengan kompetitor.
4. Menjadi informasi yang akurat mengenai posisi bisnis kamu di dalam pasar karena melibatkan perbandingan dengan pesaing.
5. Meningkatkan kinerja perusahaan dengan mengurangi kesenjangan terhadap kompetitor.

Fungsi Benchmarking

Jika kamu melakukan benchmarking secara berkala dalam usaha yang sedang kamu jalankan, kamu dapat meraup beberapa manfaatnya.

Fungsi benchmarking antara lain akan menjadikan bisnismu seperti di bawah ini:

• Budaya bisnis makin sehat. Kredibilitas dan profesionalitas bisnismu akan membaik. Tim kerja semakin semangat dengan inovasi dan tantangan baru. Bisnis tak hanya menyoal cuan, melainkan seluruh individu tim tumbuh bersama.
• Kinerja semakin baik dan terukur. Benchmarking memberikan gambaran tentang“celah” yang kurang baik dalam proses bisnismu. Dari sini, kinerja makin efektif dan dengan metode yang ‘segar’ makin berdampak pada kemajuan bisnis.
• Kemampuan tim kerja makin mumpuni. Hasil benchmarking memberikan informasi mengenai skillset apa yang harus di-upgrade. Pelatihan membuat SDM makin terampil dan solutif sehingga menekan kerugian dalam proses bisnis.
• Meningkatkan rasa memiliki. Kegiatan benchmarking yang melibatkan seluruh karyawan membuat tiap individu makin memahami peran dan fungsinya dalam perusahaan. Ini bagus karena mereka akan makin merasa bangga menjadi bagian perusahaan dan memberikan performa terbaiknya.

4 Jenis Benchmarking

Ada empat jenis benchmarking yang biasa dilakukan oleh perusahaan, yaitu:

1. Internal Benchmarking

Internal benchmarking adalah sebuah upaya perbaikan yang dilakukan kontinu dengan membandingan unit-unit bisnis atau divisi di dalam perusahaan itu sendiri.

Tujuan: mendapatkan informasi yang lebih objektif mengenai kesenjangan kinerja atau performa antar unit bisnis. Ini akan mendorong perkembangan komunikasi internal dan pembelajaran atas kondisi antar-unit.

2. Competitive Benchmarking

Competitive benchmarking adalah suatu upaya perbaikan yang dilakukan secara kontinu dengan membandingkan performa perusahaanmu langsung dengan pesaing yang bisnisnya serupa.

Tujuan: meningkatkan daya saing dengan memperbaiki posisi citra perusahaanmu dalam pasar yang sangat kompetitif.

Daya saing ini bisa berupa perbaikan kualitas dan kuantitas produk/jasa, praktik bisnis yang lebih efektif, dan apapun yang peningkatannya akan berdampak langsung pada naiknya posisi perusahaanmu di antara pesaing.

3. Functional Benchmarking

Functional benchmarking merupakan suatu usaha perbaikan dengan membandingkan fungsi-fungsi tertentu dari perusahaanmu dengan perusahaan lain dengan industri yang tidak sejenis yang unggul.

Tujuan: untuk meningkatkan kinerja pada fungsi-fungsi tertentu dalam bisnis. 

4. Generic Benchmarking

Generic benchmarking adalah upaya mempelajari proses sebuah kinerja yang perusahaan lain. Misalnya mempelajari distribusi pasokan alat bangunan untuk mengetahui cara mengontrol manufaktur motor listrik.

Metode Benchmarking

Metode benchmarking yang bisa kamu pilih dan biasa digunakan oleh perusahaan ada beberapa cara, yakni:

1. Riset in-house. Metode ini dilakukan dengan cara membandingkan dan menilai informasi yang terdapat di perusahaan sendiri dan informasi di luar perusahaan namun dicari sendiri. 
2. Riset pihak ketiga. Metode yang melakukan kerja sama dengan pihak ketiga yang menawarkan jasa pencarian data dan informasi.
3. Pertukaran langsung. Metode yang dilakukan dengan cara ‘barter’ informasi dengan perusahaan yang dijadikan mitra benchmarking. Misalnya barter isi kuisioner, hasil survei, dan sebagainya.
4. Kunjungan. Metode benchmarking yang serupa dengan metode ketiga namun bedanya benar-benar datang langsung ke perusahaan kompetitor untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Apa Saja Langkah Benchmarking?

Terdapat 5 tahapan atau langkah benchmarking, yaitu perencanaan (planning), analisis, integrasi, implementasi, dan akhirnya pematangan.

majoo jelaskan satu per satu, ya.

Langkah 1. Perencanaan 

Langkah pertama adalah merencanakan proses benchmarking. Urutan dalam perencanaan meliputi tindakan berikut ini:

1. Mengidentifikasi proses atau subjek yang membutuhkan perbaikan atau hal yang jadi sorotan benchmarking.
2. Jika melakukan benchmarking eksternal, maka aksi selanjutnya adalah menentukan perusahaan lain atau pesaing yang unggul dalam subjek yang ditentukan di poin satu.
3. Menentukan jenis-jenis data apa saja yang dibutuhkan serta menentukan metode pengamatan atau penilaian yang tepat.
4. Melakukan negosiasi dengan mitra benchmarking yang sepakat dan bersedia menjalani kegiatan yang sama.

Ibarat sebuah restoran, langka perencanaan adalah memastikan bahan baku yang dibeli benar-benar berkualitas agar hidangannya pun super enak.

Langkah 2. Analisis

Langkah berikutnya bisa dibilang “main course” dari sebuah benchmarking. Mengapa? Karena di fase ini, data yang sudah kamu kumpulkan di saat perencanaan harus kamu olah dengan metode yang sudah ditentukan sebelumnya.

Dalam tahap ini pula, kamu bisa menemukan hasil dari perbandingannya.

1. Jika proses analisis ini memperlihatkan bahwa perusahaan mitra lebih unggul, maka kamu perlu melakukan riset lebih mendalam mengenai perbaikan kinerja beserta targetnya agar perusahaan bertumbuh lebih dari pesaing.
2. Menganalisis kelayakan implementasi kesimpulan dari hasil benchmarking. Khususnya mengenai biaya dan dampaknya terhadap proses operasional dalam perusahaan.

Langkah 3. Integrasi

Oke, jika hasil di langkah kedua menunjukkan bahwa setelah dianalisis perubahan dan penerapan proses yang baru dinyatakan layak, selanjutnya adalah melakukan integrasi.

Integrasi yang dimaksud adalah semua temuan yang diperoleh dalam langkah analisis harus dikomunikasikan ke semua pihak dalam hierarki perusahaan.

Hal ini bertujuan agar perubahan menjadi bisa dipahami dan mendapatkan dukungan serta komitmen dari seluruh karyawan.

Langkah 4. Implementasi

Ibarat ‘sudah dapat restu’ dari semua perangkat perusahaan, kini waktunya proses dan prosedur baru diterapkan dengan ditentukan jangka waktu pelaksanaanya.

Diharapkan selama proses implementasi berlangsung, perusahaan bisa mengungguli perusahaan pesaing.

Oleh karena itu, dibutuhkan proses pemantauan dan evaluasi yang rutin agar perubahan pada akhirnya mencapai target yang diharapkan.

Jangan lupa, pemantauan dilakukan secara kontinu, dengan demikian segala masukan di dalam tahap ini akan menjadi umpan balik bagi tahap perencanaan selanjutnya.

Langkah 5. Pematangan

Pematangan di sini bermaksud menggabungkan semua strategi dan praktik yang dilakukan selama operasional bisnis setelah benchmarking di segala subjek.

Bisa dibayangkan jika semua subjek hasil benchmarking ini berjalan bersisian, perusahaan akan semakin percaya diri untuk bisa melampaui pesaing.

Kelebihan dan Kekurangan Benchmarking

Sebagai alat bantu, benchmarking memiliki sisi kelebihan dan kekurangannya. 

Kelebihan Benchmarking

Memang, secara umum benchmarking membantu perusahaan dalam meningkatkan produktivitas dan kredibilitas. Namun, ada lagi kelebihan benchmarking, antara lain:

1. Menggali ide brilian dan menerapkannya. Jalan untuk menemukan strategi-strategi baru yang bisa diaplikasikan dengan mengamati apa yang dilakukan pesaing.
2. Membuat persaingan makin ‘bergairah.’ Jadi lebih memahami pasar dan mendalami produkmu sendiri. Kamu jadi tahu posisi dalam bersaing dan makin semangat untuk mengungguli pesaing.
3. Memicu pertumbuhan. Implementasi strategi yang tak hanya mengacu pada kondisi sendiri akan menjadi booster yang melesatkan pertumbuhan usahamu. Pada dasarnya, seseorang akan lebih memecut diri jika tahu dia tak sendiri dan pesaingnya punya nilai yang lebih tinggi.
4. Memilah urgensi proses produksi. Perusahaan jadi mampu mengidentifikasi proses mana yang diperlukan dan yang bisa dieliminasi. Mana yang menguntungkan mana yang hanya jadi beban perusahaan.
5. Kerja lebih berkualitas. Memperjelas dan menaikkan kesadaran di lingkungan kerja.

Kekurangan Benchmarking

Ternyata benchmarking pun memiliki kelemahan, yaitu:

1. Mencomot keberhasilan para pesaing tak jadi jaminan. Kebijakan yang diambil dari hasil benchmarking dan menerapkannya tak selalu jadi jaminan kesuksesan. Ibarat benih serupa yang ditanam di lahan berbeda, hasilnya bisa jadi tak sama, kan?
2. Informasi yang didapatkan belum tentu valid. Benchmarking membutuhkan serangkaian informasi dan data yang cukup serta benar. Jika informasi bersifat lemah, benchmarking berpotensi melahirkan keputusan yang membahayakan karena salah tafsir.
3. Pelanggan ingin lebih didengar. Berfokus pada persaingan dengan segala analisisnya menjadikan tolok ukur keberhasilan adalah kepuasan melampaui pesaing. Kamu perlu lebih melibatkan pelanggan dalam proses benchmarking.
4. 4. Lupa pijakan. Mengamati pesaing memang menggairahkan, namun terlalu fokus dengan persaingan bisa membuat perusahaan tak memperhatikan kemandirian dalam berinovasi.

Baca juga: Wholesale atau Grosir Sebagai Strategi Dalam Berbisnis 

Contoh Benchmarking

Agar kamu lebih paham, kita coba lihat contoh benchmarking yang dilakukan oleh pihak-pihak berikut ini.

• Samsung Galaxy S4 vs iPhone 5

Samsung Galaxy Ace yang diluncurkan tahun 2013 ternyata tersandung isu pelanggaran hak cipta karena dianggap plagiat dari iPhone 4. Fitur sama, keunggulan sama, harga jauh lebih murah. Apple pun berang.

Hasil benchmarking yang dilakukan oleh Samsung terhadap produk iPhone ini berakibat Samsung dianggap menjiplak.

Belajar dari benchmarking-nya tersebut, tak disangka pada tahun berikutnya yakni 2014 Samsung meluncurkan Samsung Galaxy S4 yang mampu membungkam penjualan iPhone 5!

Hal tersebut menjadi rekor penjualan karena Samsung yang buatan Korea Selatan bahkan bisa mengalahkan Apple di kandangnya sendiri alias AS pada saat itu.

• Obonk Steak and Ribs Bogor vs Abuba dan Restoran MP

Nah, kalau contoh di atas adalah sebuah cerita. Maka contoh ini merupakan proses benchmarking yang dilakukan dengan sistematis oleh seorang mahasiswi IPB, Zulka Afiffey, terhadap restoran steak tahun 2008.

Berdasarkan hasil analisis, ada 3 hal utama yang menjadi tolok ukur benchmarking yaitu: aspek proses penyajian, proses produksi, dan produk itu sendiri.

Dari sini, lahirlah saran untuk pengembangan strategi bagi Obonk Steak and Rib Bogor:

1. Membentuk tim research and development product untuk meningkatkan kinerja rasa enak sekali/rasa khas, steak yang lebih empuk dan dapat mempertahankan daging steak juicy dengan mempelajari dari Abuba.
2. Membentuk tim riset pasar untuk mengatasi masalah Obonk Steak and Ribs Bogor dalam pengadaan bahan baku dan daging yang tidak terlalu lama disimpan di coolbox.
3. Pengawasan yang lebih ketat perlu dilakukan manajemen Obonk Steak and Ribs, Bogor terhadap karyawannya sehingga daging yang disimpan dalam cool box disusun dengan rapi dan teratur, pramusaji lebih sering menawarkan menu favorit perusahaan, penataan makanan lebih menarik, serta penampilan dan kerapian pramusaji dapat dijaga.
4. Untuk mengatasi masalah kecepatan dan kesigapan pramusaji, Obonk Steak and Ribs Bogor disarankan menambah karyawan part time pada hari libur.

Kalau kamu tertarik dengan metode dan sistem yang digunakan dalam benchmarking ini, selengkapnya kamu bisa pelajari di sini.

Kesimpulan

Nah, semoga sampai sini kamu sudah memiliki pemahaman yang utuh mengenai benchmarking, ya.

Seperti yang kamu ketahui sekarang, benchmarking merupakan cara yang sistematis dan alat bantu bisnis yang menyehatkan jalannya perusahaan.

Pada akhirnya, implementasi kebijakan hasil benchmarking diharapkan dapat melejitkan produk/jasa yang kamu tawarkan memiliki nilai dan citra yang sangat baik serta bisa diserap pasar dengan lebih baik.

Jangan lupa tambah wawasan berbisnismu bersama solusi dari majoo, ya!