Mengenal Jenis-Jenis Biaya Akomodasi dalam Akuntansi

Di antara banyak komponen biaya yang harus dikeluarkan dalam pengelolaan bisnis, biaya akomodasi adalah salah satu komponen yang mungkin kerap diabaikan oleh pelaku usaha. Wajar saja, sebenarnya, karena biaya yang satu ini memang tidak ditemukan dalam setiap pengelolaan bisnis, sehingga kerap dianggap trivial sifatnya.

Pun demikian, sebagai bagian dari komponen pengelolaan bisnis, kita tidak bisa mengabaikannya begitu saja, lho! Bagaimanapun juga, besar maupun kecilnya jumlah biaya yang satu ini toh tetap akan memengaruhi margin keuntungan yang bisa kita catatkan. Jadi, tak ada salahnya, kan, untuk mengetahui serba-serbi terkait biaya yang satu ini?

Nah, bagaimana jika langsung saja kita bahas bersama. Sebenarnya, biaya yang seperti apa, sih, yang bisa kita catatkan sebagai biaya akomodasi? Bagaimana biaya ini dapat memengaruhi pencatatan keuangan bisnis yang kita jalankan? Daripada bertanya-tanya, langsung saja kita simak penjelasannya, yuk!

Apa Itu Biaya Akomodasi?

Secara singkat, biaya akomodasi adalah jenis biaya yang perlu dikeluarkan untuk membiayai perjalanan karyawan kita ketika mereka memiliki urusan terkait bisnis di luar tempat usaha. Misalnya saja ketika karyawan tersebut harus melakukan kontrol kualitas terhadap bahan baku yang hendak kita pesan.

Sebelum menyelesaikan pesanan, tentu kita ingin memastikan bahan baku tersebut benar-benar baik kualitasnya, kan? Umumnya, pihak pemasok akan mengirimkan sampel kepada kita, atau kita bisa memeriksa langsung ke tempat pemasok untuk pemeriksaan yang lebih detail.

Nah, karena harus mendatangi tempat usaha milik pemasok, tentu ada ongkos perjalanan yang perlu dikeluarkan, dong? Ongkos inilah yang kemudian akan dihitung sebagai biaya akomodasi.

Untuk ketentuan besaran ongkos yang harus dibayarkan kepada karyawan, setiap pelaku usaha memiliki kebijakannya masing-masing. Ada pelaku usaha yang menentukan besarnya ongkos berdasarkan jarak antara kantor dengan tempat usaha pemasok. Ada juga yang menghitung ongkos ini berdasarkan lamanya waktu perjalanan. Bahkan, ada pula yang menerapkan sistem penggantian ongkos atau reimburse.

Namun, ingat, biaya akomodasi adalah biaya yang berhubungan dengan operasional bisnis. Oleh karena itu, biaya ini tidak boleh digunakan untuk keperluan pribadi, ya!

Baca Juga: Mengoptimalkan Biaya Operasional: Taktik Hemat untuk Bisnis

Apa Saja yang Termasuk Biaya Akomodasi?

Sebenarnya, apa saja yang termasuk biaya akomodasi, sih? Apakah biaya ini hanya mencakup ongkos transportasi bagi karyawan saja? Eits, tentu tidak! Tergantung dari teknis perjalanan yang dilakukan, biaya ini bisa mencakup transportasi lokal, transportasi dari dan menuju bandara, penginapan, bahkan hingga biaya makan karyawan tersebut ketika menunaikan tugasnya.

Seluruh biaya yang dikeluarkan oleh karyawan tersebut untuk menunjang kinerjanya selama di perjalanan sebenarnya dapat dianggarkan sebagai biaya akomodasi, dan setiap bisnis memiliki kebijakannya masing-masing.

Sebagai contoh, besarnya transportasi lokal dengan transportasi bandara kerap dibedakan, karena sekalipun sama-sama dikategorikan sebagai ongkos transportasi, umumnya transportasi bandara akan sedikit lebih mahal dibandingkan transportasi umum dalam kota.

Agar tak kebingungan sendiri, ada baiknya kita menentukan terlebih dahulu apa saja yang termasuk biaya akomodasi, sehingga karyawan pun bisa mengelola biaya tersebut secara efektif dan efisien tanpa perlu mengganggu kelancaran urusan kerja di perjalanan. Anggaran ini bisa diberikan kepada karyawan dalam bentuk cash advance di awal atau dengan sistem reimburse setelah perjalanan berakhir.

• Mengenal Beberapa Contoh Biaya Akomodasi yang Kompleks

Dari penjelasan di atas, mungkin penganggaran biaya yang satu ini terasa mudah dan sepele. Namun, sebenarnya ada beberapa ketentuan yang sedikit kompleks terkait penganggaran biaya yang satu ini.

Sebagai contoh, ketika seorang karyawan yang dikirim dalam perjalanan dinas ke luar kota jatuh sakit, biaya rumah sakit untuk pengobatan karyawan tersebut dapat dibebankan dalam biaya akomodasi, terlebih jika memang tidak ada asuransi kerja yang bisa digunakan oleh karyawan tersebut.

Selain biaya pengobatan selama di perjalanan, contoh biaya akomodasi yang tak kalah rumit adalah biaya hiburan. Misalnya saja ketika karyawan tersebut dikirim untuk menemani tamu maupun klien penting. Ongkos yang dikeluarkan selama aktivitas tersebut bisa dimasukkan dalam contoh biaya akomodasi maupun biaya entertainment.

Pun demikian, tak perlu merasa panik terlebih dahulu. Sekalipun biaya-biaya yang lebih kompleks ini sedikit sulit untuk dianggarkan karena jumlahnya yang tak bisa ditentukan di awal, kita dapat menentukan rentang biaya yang bisa dikeluarkan oleh karyawan. Apabila ternyata ongkos yang dikeluarkan lebih besar dari anggaran, kita dapat melakukan evaluasi lebih lanjut untuk menentukan apakah selisih biaya tersebut akan ditanggung oleh bisnis atau harus ditanggung oleh karyawan itu sendiri.

Baca Juga: Biaya Operasional adalah: Pengertian, Jenis, Cara Menghitung

Menerapkan Pembukuan Biaya Akomodasi dalam Akuntansi

Pencatatan biaya akomodasi dalam akuntansi kerap sedikit rumit di awal karena kita tak dapat melakukan penganggaran secara tepat. Berbeda dengan pembelian bahan baku atau ongkos produksi yang bisa dihitung secara pasti, misalnya saja, besarnya biaya yang harus dikeluarkan untuk urusan akomodasi dipengaruhi oleh banyak faktor.

Harga penginapan, contohnya, akan berbeda di setiap tempat dan kadang juga berubah seiring waktu karena mengikuti musim atau naik dan turunnya permintaan. Ongkos transportasi pun demikian, bisa berubah tergantung dari sejumlah faktor yang memengaruhinya.

Untuk mengatasi hal ini, anggaran untuk biaya akomodasi dalam akuntansi sering kali dilakukan dengan rentang: berdasarkan batas minimal yang harus diberikan kepada karyawan dan batas maksimal yang bisa ditanggung oleh bisnis. Tak mengherankan bila biaya ini umumnya dibayarkan secara reimburse. Dengan demikian, kita bisa memastikan perjalanan karyawan tetap lancar.

Namun, bukan berarti kita bisa menentukan rentang ongkos tersebut secara asal, lho! Membuat standar batas minimal dan batas maksimal untuk biaya akomodasi menjadi sesuatu yang penting untuk dilakukan agar ketidakpastiannya tak terlalu mengganggu pengelolaan keuangan bisnis.

• Menghitung Rincian Biaya Akomodasi

Baik dibayarkan dengan cash advance maupun sistem reimburse, menghitung rincian biaya akomodasi atau membuat laporan keuangan perjalanan sebenarnya bisa dilakukan dengan mudah.

Sama seperti jenis pembukuan pada umumnya, langkah pertama yang harus dilakukan adalah memastikan adanya bukti pembayaran untuk setiap transaksi yang dilakukan. Baik untuk membeli bensin, membayar ongkos taksi, atau melakukan pemesanan penginapan, pastikan untuk selalu meminta nota atau bukti pembayaran lain yang setara.

Selanjutnya, kita cukup memasukkannya ke dalam pembukuan seperti biasa. Agar lebih mudah, tentukan terlebih dahulu unit anggaran yang digunakan. Sebagai contoh, untuk penginapan, unit yang digunakan adalah biaya per malam per kamar, dengan catatan satu kamar dapat diisi oleh dua orang maupun sendiri.

Terapkan langkah yang sama untuk komponen biaya lainnya. Misalnya saja, untuk ongkos taksi kita bisa menentukan unit biayanya per perjalanan. Atau, jika transportasi perjalanan bisnis dilakukan dengan menyewa kendaraan, berarti unitnya adalah per hari.

Selanjutnya, rinci setiap transaksi mulai dari besarnya biaya per unit, banyaknya unit yang digunakan, dan harga total dengan mengalikan keduanya. Dengan langkah-langkah menghitung rincian biaya akomodasi tersebut, laporan keuangan perjalanan pun bisa dibuat dengan mudah dan jelas.

Baca Juga: Fungsi serta Manfaat dan Tujuan Budgeting dalam Bisnis

Manfaat Standar Alokasi Biaya Akomodasi dalam Bisnis

Tergantung dari sifat bisnis yang dijalankan, terkadang biaya akomodasi tidak menjadi sesuatu yang wajib dianggarkan. Apabila memang tidak ada kegiatan bisnis yang mengharuskan kita untuk keluar, jelas komponen biaya yang satu ini bukanlah sesuatu yang dibutuhkan, kan?

Pun demikian, seiring dengan berkembangnya bisnis yang dikelola, bisa jadi kebutuhan ini muncul di kemudian hari. Oleh karena itu, penting untuk menetapkan terlebih dahulu standar alokasi biaya akomodasi. Sehingga, bila sewaktu-waktu kita perlu melakukan perjalanan bisnis, anggarannya pun bisa segera dibuat.

Tenang saja, membuat standar alokasi ini bukanlah perkara yang rumit, kok. Kita hanya perlu menentukan besarnya batas minimal dan juga maksimal untuk ongkos suatu perjalanan. Besarnya batas minimal bisa ditentukan dari rata-rata ongkos akomodasi, sementara untuk batas maksimal, kita bisa menghitungnya dari alokasi biaya operasional bisnis.

Nah, karena besarnya rentang biaya akomodasi adalah sesuatu yang selalu berubah, pastikan untuk terus memperbarui standar alokasi yang telah dibuat. Jangan sampai besarnya anggaran yang kita tentukan dalam standar alokasi berbeda terlalu jauh dari harga pasar karena standar tersebut tidak pernah diperbarui, ya!

Agar pengelolaan bisnis bisa dilakukan dengan lebih mudah, efektif, dan efisien, pastikan juga untuk menggunakan aplikasi majoo dan manfaatkan seluruh fitur unggulan yang dimilikinya. Gunakan aplikasi majoo sekarang juga.

Sumber:

• https://www.volopay.com/id-id/blog/mengelola-biaya-akomodasi-dalam-perjalanan-dinas/