Buku Besar Perusahaan Dagang: Ini yang Perlu Kamu Tahu!

Baik perusahaan dagang maupun perusahaan jasa perlu menggunakan buku besar atau ledger dalam pencatatan keuangan. 

Secara sederhana, buku besar perusahaan dagang mewakili arus kas masuk dan keluar dari akun perdagangan. Dokumen ini menjadi catatan untuk pembayaran yang diterima dan dilakukan oleh perusahaan secara total dan diperbarui setiap hari.

Memang tidak semua pemilik usaha memahami soal buku besar. Karena itu, kali ini kami akan membahasnya, mulai dari pengertian, cara posting, hingga cara membuat buku besar utama perusahaan dagang.

Tak hanya itu, agar kamu memperoleh gambaran yang jelas tentang buku besar, kami juga menyiapkan contoh buku besar perusahaan dagang di akhir artikel ini. Yuk, simak selengkapnya!

Baca Juga: Pengertian Buku Besar dan Fungsinya dalam Keuangan Bisnis

Apa Itu Buku Besar dalam Perusahaan Dagang?

Buku besar perusahaan dagang adalah dokumentasi kumpulan data transaksi suatu perusahaan dagang yang sebelumnya terdapat dalam jurnal.

Buku besar mewakili sistem pencatatan data keuangan perusahaan dengan catatan akun debit dan kredit yang divalidasi oleh neraca saldo. 

Buku besar juga disebut tahapan terakhir dalam akuntansi karena menampung data-data dari jurnal yang sudah dikelompokkan atau dikategorikan. Karena itu, selain disebut general ledger, buku besar juga kerap disebut book of final entry.

Jadi, ada dokumentasi dari setiap transaksi keuangan yang terjadi selama masa operasi perusahaan, mulai dari dana yang ditransfer, pembayaran yang diterima, biaya yang dikeluarkan, pendapatan dari penjualan, hingga apa pun yang memengaruhi total uang di akun perusahaan.

Data-data tersebut akan diperlukan untuk menyiapkan laporan keuangan perusahaan. Data transaksi tersebut dipisahkan ke dalam beberapa akun buku besar perusahaan dagang, seperti akun aset atau aktiva, akun kewajiban, dan akun modal perusahaan.

Setiap akun dalam buku besar mempunyai fungsi berbeda sesuai dengan kondisi perusahaan masing-masing.

Jenis kegiatan perusahaan, kekayaan yang dimilikinya, serta volume transaksi perusahaan dalam suatu periode yang berbeda akan membuat jumlah perkiraan yang dicatat dalam buku besar pun berbeda-beda.

Meskipun buku besar menyimpan cukup banyak data, sayangnya akun dalam buku besar kadang tidak mencerminkan data secara detail, misalnya data utang, piutang, atau persediaan.

Karena itu, perusahaan kadang tak hanya membuat buku besar utama, tetapi juga membuat buku besar pembantu, seperti buku besar pembantu utang, buku besar pembantu piutang, serta buku besar pembantu persediaan.

Akan tetapi, kali ini kita akan batasi pembahasan pada pembuatan buku besar utama saja. 

Baca Juga: Buku Besar Perusahaan Jasa, Strategi Kelola Keuangan Bisnis

Fungsi Buku Besar dalam Perusahaan Dagang

Dari penjelasan di atas, terlihat bahwa fungsi buku besar perusahaan dagang ialah meringkas data-data transaksi yang telah ditulis di dalam jurnal umum. 

Di samping itu, buku besar dapat digunakan sebagai alat untuk mengelompokkan data keuangan. Jadi, fungsi dari buku besar dapat diuraikan dalam poin-poin di bawah ini.

• Dasar pengelompokkan transaksi yang sudah tercatat dalam jurnal umum

• Alat untuk mengelompokkan data keuangan

• Media untuk mengklasifikasi dan mencatat kode data transaksi 

• Sumber informasi dalam penyusunan laporan keuangan yang krusial bagi perusahaan

• Bukti dari semua data keuangan yang telah terkumpul

• Catatan penyesuaian terhadap akun-akun perusahaan

Cara Membuat Buku Besar Utama Perusahaan Dagang dan Contohnya

Di antara berbagai informasi soal buku besar, salah satu yang paling kamu butuhkan mungkin tentang cara membuatnya. 

Bagaimana cara membuat buku besar utama perusahaan dagang? Lihat step-stepnya di bawah ini! 

Membuat format buku besar

Kamu bisa membuat format buku besar di dalam aplikasi atau software pengolah angka seperti Microsoft Excel. Adapun format buku besar yang kamu buat bisa dalam bentuk T, skontro, atau staffle baik dengan kolom saldo tunggal ataupun rangkap.

• Bentuk T

Dilihat dari bentuknya, buku besar dengan bentuk T merupakan yang paling sederhana. Tidak heran bila bentuk ini paling banyak digunakan. Bentuk T sering kali digunakan untuk analisis transaksi dan memaparkan cara penggunaan akun.

Kalau kamu mau membuat buku besar perusahaan dagang dengan bentuk T, letakkan kolom debit dan kredit secara berdampingan. Kolom debit diletakkan di sebelah kiri, sedangkan kolom kredit diletakkan di sisi kanan.

Lalu, kamu bisa meletakkan total debit atau kredit dan saldo debit pada kolom akhir. Namun, kamu perlu menunggu sampai akhir periode bila kamu ingin mengetahui jumlah saldo sebab saldo untuk setiap transaksi tidak dimuat dalam buku besar dengan bentuk T. Silakan lihat contoh berikut ini.

Baca Juga: Buku Besar Umum: Contoh dan Fungsinya

Sumber gambar: accurate.id

• Bentuk skontro

Berdasarkan arti katanya, skontro berarti sebelah atau dibagi dua. Penamaan ini tampaknya merujuk pada bentuknya yang dibagi dua kolom, yaitu kolom debit dan kredit.

Sebelum bagian debit dan kredit, terdapat kolom tanggal, keterangan atau uraian, dan nomor ref. Semua kolom terletak secara berdampingan, jadi dalam satu lajur terdapat delapan kolom.

Bentuk skontro masih relatif simpel, tetapi cukup detail untuk mendokumentasikan transaksi. Akan tetapi, bentuk ini tidak dilengkapi kolom saldo. Berikut ini contoh buku besar perusahaan dagang bentuk skontro.

Sumber gambar: finance.detik.com

• Bentuk staffle saldo tunggal atau saldo rangkap

Dibandingkan dengan dua bentuk sebelumnya, bentuk staffle merupakan yang paling rinci. Karena itu, jika perusahaan membutuhkan penjelasan rinci atas transaksi-transaksi yang terjadi, bentuk staffle dapat menjadi pilihan.

Buku besar berbentuk staffle ada yang dibuat dengan lajur saldo tunggal atau rangkap. Bentuk staffle saldo tunggal umumnya terdiri dari kolom tanggal, keterangan, nomor ref., debit, kredit, dan saldo.

Sumber gambar: finance.detik.com

Sementara itu,  di antara berbagai bentuk buku besar, bentuk staffle saldo rangkap merupakan yang paling detail, baik penyusunan akunnya maupun transaksi-transaksinya.

Bentuk yang satu ini umumnya digunakan oleh perusahaan berskala besar yang kebutuhan data keuangannya cukup detail dan spesifik. Terdapat tujuh kolom pada bentuk ini, yaitu tanggal, keterangan, nomor ref., debit, kredit, saldo debit, dan saldo kredit.

Baca Juga: Buku Besar Pembantu, Cara Praktis Kelola Keuangan

Sumber gambar: accurate.id

Posting data dari jurnal ke buku besar

Bila format buku besar sudah siap, kamu bisa mulai memindahkan data transaksi dari jurnal umum ke buku besar. Lalu, bagaimana cara posting buku besar perusahaan dagang? Simak caranya di bawah ini!

• Pindahkan transaksi sesuai tanggal

Saat mendokumentasikan data transaksi di buku besar, pertama kamu perlu memindahkan tanggal transaksi di jurnal umum ke kolom tanggal yang ada pada buku besar. 

• Jumlah debit dan jumlah kredit dicatat di kolom debit dan kredit

Setelah itu, kamu perlu memindahkan jumlah debit serta jumlah kredit dalam jurnal umum ke kolom debit dan kredit di buku besar. Pastikan nominal yang kamu catat sesuai dan dicatat pada kolom yang tepat.

• Isi kolom referensi di buku besar

Jurnal umum biasanya diberi nomor halaman. Nah, untuk setiap transaksi yang kamu catat di buku besar, kamu perlu mencatatkan pula halaman jurnal umum tempat transaksi tersebut dicatat pertama kali pada kolom referensi (nomor ref.).

• Isi keterangan transaksi

Terakhir, kamu perlu melengkapi informasi atau keterangan terkait transaksi di kolom keterangan buku besar sesuai dengan detail informasi transaksi pada jurnal umum.

Apakah sekarang kamu sudah tidak bingung lagi tentang cara membuat buku besar utama perusahaan dagang?

Idealnya, setiap pemilik bisnis memang mengetahui cara membuat buku besar. Pasalnya, buku besar menjadi dasar untuk penyusunan tiga laporan keuangan yang krusial, yaitu laporan arus kas, laporan rugi laba, dan neraca.

Dengan kata lain, pembuatan buku besar perlu dilakukan agar kamu bisa mengetahui sehat atau tidaknya kondisi keuangan perusahaanmu. 

Bila keuangan perusahaanmu sehat, tentu kamu tinggal mempertahankannya. Namun, bila ternyata kondisi keuangan bisnismu kurang baik, kamu bisa segera melakukan tindakan yang diperlukan jika kamu memiliki data keuangan yang rapi. 

Kalau kamu masih merasa kesulitan, pertimbangkan penggunaan aplikasi Point of Sales (POS) yang dilengkapi fitur akuntansi untuk mempermudah pengelolaan keuangan bisnismu. Yuk, coba sekarang!

Sumber Data: 

• https://www.jurnal.id/id/blog/cara-membuat-buku-besar/

• https://www.investopedia.com/terms/g/generalledger.asp

•  https://accurate.id/akuntansi/bentuk-buku-besar/

• https://finance.detik.com/solusiukm/d-6333162/contoh-buku-besar-manfaat-dan-cara-membuatnya