Apa Itu Business Process Management? Inilah Penjelasannya!

Setiap bisnis atau perusahaan tentu memiliki proses yang dijalankan dalam operasionalnya. Serangkaian proses tersebut dikelola melalui business process management.

Apa yang dimaksud dengan business process management dan bagaimana cara menjalankannya? Yuk, simak ulasan di bawah ini untuk mengetahuinya! 

Pengertian Business Process Management

Manajemen proses bisnis atau business process management adalah pendekatan terstruktur dalam manajemen operasional untuk meningkatkan proses yang digunakan organisasi bisnis dalam menyelesaikan pekerjaan, melayani pelanggan, dan menciptakan value bisnis.

Seperti yang sudah diketahui, proses bisnis adalah aktivitas atau serangkaian aktivitas yang membantu bisnis mencapai tujuannya seperti meningkatkan keuntungan atau mendorong produktivitas kerja. 

Baca juga: Produktivitas Adalah: Pengertian dan Cara Menghitungnya

Untuk meningkatkan proses bisnis, ada banyak metode yang diterapkan dalam manajemen proses bisnis, misalnya menganalisis proses, menerapkan cara kerja dalam berbagai model atau skenario, mengimplementasikan perubahan proses, memantau proses baru, dan lain-lain.

Semua langkah tersebut tentu dilakukan untuk mendorong terciptanya hasil bisnis yang diinginkan.

Dari paparan di atas, terlihat bahwa manajemen proses bisnis merupakan disiplin yang luas dan dinamis. Manajemen proses bisnis mencakup peran organisasi, aturan, strategi, tujuan bisnis, serta elemen lain yang terus berubah.

Pentingnya Business Process Management

Proses bisnis yang efektif tentu dibutuhkan untuk memajukan perusahaan. Nah, untuk mencapai proses bisnis yang efektif, perusahaan perlu menerapkan manajemen proses bisnis. 

Contoh business process management yang membantu perusahaan dalam pencapaian sasaran bisnis mencakup hal-hal berikut ini.

• Mengembangkan dan membuat produk baru
• Memenuhi pesanan produk
• Mengelola layanan pelanggan
• Mengasimilasi karyawan baru

Mengapa manajemen proses tersebut penting? Pengelolaan proses bisnis memberikan beberapa manfaat bagi bisnis, antara lain:

1. Membuat Bisnis Lebih Agile

Kondisi pasar akan selalu berubah-ubah. Situasi serta kondisi yang tidak pasti menjadi salah satu tantangan yang hampir selalu dihadapi oleh bisnis.

Dengan menjalankan business process management atau BPM, bisnis akan cenderung lebih siap menghadapi perubahan-perubahan tersebut. BPM dapat membantu bisnis lebih mampu beradaptasi atau agile ketika berhadapan dengan kondisi tidak menentu.

Melalui manajemen proses, kamu bisa melakukan perubahan atau meningkatkan proses bisnis. 

2. Meningkatkan Keuntungan dan Efisiensi Biaya

Seperti telah disebutkan sebelumnya, BPM dapat membantu perusahaan meningkatkan kualitas kinerja SDM serta produktivitas kerja. Hal tersebut tentunya dapat memengaruhi profit atau keuntungan perusahaan.

Di samping itu, BPM akan selalu mengarahkan perusahaan untuk menerapkan proses yang cenderung hemat biaya, berisiko rendah, dan cepat. Karena itu, penerapan BPM dalam bisnis juga bisa mendorong terciptanya efisiensi biaya.

3. Efisiensi Proses

Dalam BPM, kadang ada beberapa proses kerja yang diintegrasi. Langkah mengintegrasikan beberapa proses kerja memang tidak mudah, tetapi cara ini akan membuatmu mengetahui kondisi perusahaan secara lebih jelas.

BPM pun hadir dalam bentuk automasi. Kehadiran BPM berbasis aplikasi atau software membuat pengusaha tak perlu melakukan perincian laporan secara manual. 

Pengiriman laporan bisa disampaikan melalui aplikasi sehingga tidak akan ada keterlambatan pengiriman informasi. Proses bisnis menjadi lebih efisien, bukan?

4. Menghindari Kesalahan

Evaluasi proses bisnis bukanlah hal yang mudah, terlebih evaluasi proses produksi dengan komoditas barang yang sangat beragam.

Ada banyak tugas yang harus dikerjakan oleh tim evaluasi proses bisnis. Jika tidak dilakukan secara cermat, hasilnya mungkin saja tidak sesuai dengan kondisi lapangan. 

Berhubung kini manajemen proses bisnis sudah tersedia dalam bentuk aplikasi atau software, evaluasinya pun lebih mudah. Berkat hal tersebut, prosesnya lebih cepat dan risiko kesalahan pun minimal.

5. Peningkatan Keselamatan dan Keamanan

Setiap bisnis perlu menaati peraturan yang berlaku, mulai dari legalitas hingga pelaksanaan operasionalnya. Dengan menerapkan manajemen proses bisnis, kemungkinan besar kamu sudah menjalankan bisnis sesuai dengan kaidah hukum.

Tak hanya itu, penerapan manajemen proses bisnis juga dapat menekan risiko-risiko kecelakaan kerja yang bisa mengancam keselamatan staf atau karyawan.

Langkah Business Process Management

Sekarang, salah satu pertanyaan pentingnya ialah bagaimana cara menjalankan sistem business process management? Sistem tersebut dapat kamu jalankan melalui perencanaan, pemodelan, implementasi, pemantauan, dan perbaikan proses bisnis.

Supaya kamu memperoleh pemahaman yang lebih jelas, mari kita bahas langkah-langkah tersebut satu per satu.

Perencanaan Proses Bisnis

Perencanaan bukanlah hal yang asing dalam bisnis. Untuk mencapai tujuan yang diinginkan memang perlu perencanaan atau strategi yang tepat. Maka dari itu, dalam BPM pun, kamu perlu rencana yang matang serta terstruktur untuk memastikan kebutuhan konsumen terpenuhi. 

Mengapa kamu perlu merencanakan strategi yang bisa memenuhi kebutuhan konsumen? Seperti yang sudah diketahui, pelanggan serupa nyawa bagi bisnis dan kamu bisa mendapatkan loyalitasnya bila pelanggan merasakan pengalaman yang memuaskan dengan bisnismu.

Karena itu, buatlah perencanaan proses bisnis yang optimal berisi strategi-strategi untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

Pemodelan atau Desain Bisnis

Setelah kamu membuat perencanaan dan strategi bisnis secara matang, langkah selanjutnya ialah membuat pemodelan atau desain bisnis. Pada tahapan ini, kamu perlu membuat gambaran detail terkait proses dalam menjalankan organisasi bisnis.

Sebagai contoh, kaitannya dengan proses produksi. Dari tahapan ini akan dihasilkan pemodelan rincian pekerjaan yang harus dilakukan selama proses produksi serta ukurannya. 

Anggap saja pemodelan proses tersebut dimulai dari perekrutan karyawan produksi, pembelian bahan baku, pelaksanaan kegiatan penunjang produksi, dan seterusnya.

Baca juga: MVP adalah Minimum Viable Product. Apa Sih Fungsinya?

Implementasi atau Penerapan Proses Bisnis

Seperti telah disebutkan sebelumnya, penerapan manajemen proses bisnis merupakan langkah penting untuk mengoptimalkan pengelolaan perusahaan. Maka dari itu, rencana yang sudah kamu buat selanjutnya akan diimplementasikan untuk mengetahui hasilnya sesuai dengan harapan atau tidak.

Meskipun suatu desain atau model proses terlihat sudah sempurna di atas kertas, langkah tersebut tetaplah hanya konsep. Dalam pelaksanaannya, kamu mungkin akan menemukan tantangan atau hambatan yang belum terbayangkan dalam tahap perencanaan atau pemodelan.

Setelah implementasi model proses bisnis, ada beberapa perusahaan yang perlu mengganti strategi proses bisnis karena hasilnya tidak sesuai dengan harapan. Jika terjadi hal demikian, kamu perlu melakukan pembuatan BPM kembali dari awal.

Pemantauan serta Pengendalian Proses Bisnis

Apabila kamu sudah masuk ke tahap pemantauan, desain proses yang telah dibuat berarti sudah memberikan hasil yang sesuai harapan pada tahap implementasi. Namun, untuk memastikan keberhasilan penerapan manajemen proses bisnis, perlu dilakukan pemantauan dan pengendalian. 

Sebelum masuk ke tahap ini, ketiga langkah di atas perlu kamu lakukan secara berkelanjutan. Setelah BPM diterapkan, selanjutnya perusahaan harus melakukan pemantauan dan pengendalian.

Manajemen proses bisnis memang merupakan serangkaian tahapan proses produksi yang perlu analisis secara sistematis. Jadi, dalam pelaksanaan pengendalian proses bisnis, terdapat juga tahapan analisis data berdasarkan riwayat penerapan pendekatan tersebut.

Hasil analisis sangat diperlukan agar pelaksanaan manajemen proses bisnis bisa tepat sasaran. Selain itu, data tersebut bisa dijadikan bahan analisis untuk penyusunan strategi proses bisnis agar pengelolaan perusahaan bisa makin optimal.

Perbaikan Proses Bisnis

Analisis yang dilakukan pada tahap pengendalian dan pemantauan berperan penting untuk tahap BPM selanjutnya, yaitu perbaikan proses bisnis. Jika hasil implementasi menunjukkan ada proses bisnis yang tidak bisa memenuhi target, maka kamu perlu melakukan perbaikan.

Sementara itu, kamu juga perlu melakukan pengembangan proses untuk aspek bisnis yang sudah berjalan optimal. Hal tersebut bertujuan agar operasional bisnis bisa lebih ditingkatkan.

Tentunya, pengembangan proses bisnis juga memerlukan serangkaian langkah, termasukan analisis penerapanan BPM.

Selain itu, pemantauan pun merupakan salah satu langkah penentu pengambilan keputusan untuk berinovasi. Jika dengan menerapkan BPM sudah bisa mencapai target yang memuaskan, inovasi bisa saja tak dilakukan.

Di samping kelima langkah di atas, kamu juga mungkin perlu menerapkan langkah automasi proses produksi bila bisnismu memang memproduksi barang secara langsung.

Business process management merupakan pendekatan yang dilakukan secara berulang-ulang selama pengelolaan produk perusahaan.

Proses produksi jelas menyita banyak waktu dan memerlukan ketelitian yang tinggi. Untuk mengejar efisiensi waktu pengerjaan, kamu perlu memisahkan proses produksi yang sangat esensial dan kurang esensial.

Agar pengerjaan manajemen proses bisnis lebih mudah dan cepat, sebaiknya gunakan aplikasi atau software berbasis komputerisasi. Dari aplikasi tersebut bisa diperoleh langsung informasi mengenai penerapan proses bisnis serta hasilnya.

Kamu pun tak perlu merangkum laporan satu per satu saat evaluasi karena semua data yang diperlukan sudah tercatat dalam aplikasi tersebut.

Selain lebih menghemat waktu, pemakaian aplikasi juga bisa menekan pengeluaran perusahaan karena bisa mengurangi jumlah SDM yang dibutuhkan.

Untuk memaksimalkan pelayangan, kamu juga bisa menggunakan aplikasi untuk berbagai proses lain dalam bisnis, lho. Salah satunya penggunaan aplikasi kasir online untuk mengoptimalkan transaksi penjualan. Bisnismu sudah menggunakannya? Kalau belum, yuk coba sekarang!