Cara Membuat Kwitansi Pembayaran dan Contohnya

Cara membuat kwitansi pembayaran perlu dipahami oleh pebisnis sebab kamu akan memberikan kwitansi untuk setiap proses transaksi. Bukan rahasia lagi, setiap transaksi bisnis perlu disertai dengan bukti transaksi.

Dengan adanya bukti transaksi, risiko munculnya persoalan keuangan bisa diminimalkan. Lalu, apa itu kwitansi pembayaran dan bagaimana cara membuatnya? Temukan jawabannya dalam pembahasan di bawah ini!

Pengertian Kwitansi Pembayaran

Kwitansi pembayaran adalah dokumen yang menjadi bukti penerimaan sejumlah uang dalam suatu transaksi pembayaran. Setiap transaksi bisnis idealnya dilengkapi dengan kwitansi pembayaran.

Bila bisnismu merupakan pihak yang membayar dalam transaksi, kwitansi pembayaran diperlukan sebagai legitimasi pengeluaran uang perusahaan.

Sementara itu, jika perusahaanmu adalah pihak yang menjual sehingga menjadi penerima uang dalam transaksi, kwitansi pun tetap dibutuhkan. 

Kwitansi pembayaran biasanya dibuat dua rangkap atau berbentuk potongan, satu bagian untuk pihak yang menyerahkan uang, sedangkan bagian lainnya untuk dokumentasi pihak yang menerima uang.

Nah, saat perusahaanmu menjadi penerima uang, kwitansi dapat menjadi bukti penerimaan dana tersebut. Kamu akan membutuhkan bukti-bukti transaksi ini dalam proses pencatatan akuntansi.

Baca juga: Bukti Transaksi Perusahaan: Pengertian dan Jenis

Komponen Kwitansi Pembayaran

Sebelum mempelajari cara membuat kwitansi pembayaran, kamu perlu mengetahui komponen-komponen kwitansi terlebih dahulu. Jadi, apa saja elemen yang membentuk sebuah kwitansi pembayaran? Simak poin-poin berikut ini!

Nomor kwitansi

Nomor kwitansi adalah nomor yang berfungsi untuk melacak transaksi. Dengan adanya nomor kwitansi, kamu bisa lebih mudah mengidentifikasi setiap transaksi.

Adapun pembuatan nomor kwitansi bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan. Biasanya, perusahaan membuat nomor kwitansi secara berurutan sesuai dengan kwitansi-kwitansi sebelumnya sudah pernah dibuat oleh perusahaan tersebut.

Keterangan “Sudah terima dari…”

Salah satu komponen penting dalam kwitansi pembayaran ialah keterangan "Sudah terima dari...". Keterangan tersebut harus dicantumkan agar pihak yang menyerahkan uang bisa diketahui dengan jelas.

Setelah keterangan ini, nama lengkap orang atau perusahaan yang menyerahkan dana dicantumkan. Elemen ini digunakan untuk menegaskan bahwa nama yang tercantum telah melakukan pembayaran transaksi yang dilakukan sebelumnya.

Nominal atau jumlah uang yang dibayarkan

Dalam setiap transaksi, tentu ada sejumlah uang tertentu yang dibayarkan oleh pihak pembeli. Nah, komponen berikutnya yang perlu dicantumkan dalam kwitansi pembayaran adalah nominal uang. 

Nominal yang dicantumkan di kwitansi sesuai dengan uang yang dibayarkan oleh pembeli atau penerima jasa. Nah, nominal atau jumlah uang tidak hanya dituliskan dalam bentuk angka, tetapi juga huruf. 

Penulisan nominal dalam bentuk huruf atau secara terbilang ditujukan agar orang yang mengetahui jumlah uang yang dibayarkan dengan mudah dan tidak keliru membaca.

Informasi jenis produk atau jasa

Dalam sebuah transaksi, uang dari pembeli diberikan untuk ditukar dengan produk atau jasa tertentu. Jenis produk atau jasa yang dibeli tersebut termasuk komponen yang perlu dicantumkan dalam kwitansi pembayaran.

Dengan menuliskan informasi jenis produk, kamu bisa mengetahui secara jelas barang apa yang kamu berikan kepada pembeli. Karena itu, informasi ini perlu ditulis secara detail.

Stempel dan materai

Sebagai dokumen bukti transaksi, perlu ada legalisasi pada kwitansi pembayaran. Maka dari itu, komponen penting kwitansi pembayaran, di antaranya stempel dan materai.

Dengan adanya stempel dan materai dalam kwitansi pembayaran, kwitansi tersebut jadi berkekuatan hukum. Stempel serta materai juga melegalkan transaksi yang baru saja terjadi. 

Adapun stempel dan materai biasanya diletakkan di bagian bawah kanan kwitansi.

Cara Membuat Kwitansi Pembayaran

Setelah kamu mengetahui komponen-komponen kwitansi pembayaran, sekarang saatnya kita mempelajari cara membuat kwitansi pembayaran. 

Secara umum, cara membuat kwitansi hampir sama, mulai dari kwitansi pembayaran usaha atau kwitansi pembayaran utang.

Bahkan, kalau kamu mengutamakan kepraktisan, kamu bisa membeli buku kwitansi. Lalu, kamu tinggal mengisinya setiap kali kamu melakukan transaksi.

Ada banyak jenis dan contoh kwitansi pembayaran yang bisa kamu jadikan referensi. Namun, kamu bisa memahami cara membuat kwitansi pembayaran melalui langkah-langkah di bawah ini.

• Pastikan ada elemen nomor kwitansi. Pada bagian nomor kwitansi, cantumkan nomor transaksi pembayaran sesuai urutan transaksi yang telah dilakukan oleh bisnis.
• Berikutnya, cantumkan keterangan "Sudah terima dari...". Di bagian keterangan “Sudah terima dari...”, kamu perlu menuliskan nama pihak yang memberikan dana atau pihak yang melakukan pembayaran. Sebaiknya, kamu isi bagian ini dengan nama lengkap sesuai KTP.
• Di template kwitansi pembayaran perusahaan, kamu juga perlu mencantumkan keterangan "Uang sejumlah...". Pada bagian tersebut, kamu perlu menuliskan jumlah uang yang diterima dalam bentuk huruf. Tujuan cara penulisan tersebut untuk memperjelas jumlah uang yang dibayarkan agar tidak terjadi kekeliruan.
• Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, jenis produk yang diperjualbelikan dalam transaksi perlu tercantum di kwitansi. Maka dari itu, kamu perlu membuat bagian “Untuk pembayaran...”. Isi bagian tersebut dengan tujuan pembayaran, misalnya membayar produk atau jasa tertentu.
• Kemudian, buat bagian “Terbilang...”, masukkan jumlah uang dalam bentuk angka sesuai dengan jumlah uang yang kamu terima.
• Di bagian sudut kanan bawah kwitansi, tuliskan tempat dan tanggal transaksi. Lalu, tempelkan materai, tanda tangan, dan stempel untuk mengesahkan kwitansi pembayaran tersebut.

Itulah cara membuat kwitansi secara umum. Namun, beberapa dari kamu mungkin perlu membuat kwitansi untuk tujuan khusus seperti pembayaran utang atau pembayaran usaha. Bagaimana cara membuatnya?

Cara membuat kwitansi pembayaran utang sebetulnya sama seperti membuat kwitansi pembayaran pembelian produk atau jasa. Perbedaannya terletak pada bagian “Untuk pembayaran…”.

Di bagian tersebut, kamu tinggal menuliskan bahwa tujuan pembayaran tersebut ialah untuk melunasi utang atau pinjaman.

Hal serupa juga berlaku untuk transaksi pembayaran usaha. Jadi, cara membuat kwitansi pembayaran usaha masih sama dengan cara pembuatan kwitansi secara umum.

Lagi-lagi, letak perbedaannya ada pada bagian “Untuk pembayaran…”. Kamu tinggal mengganti detail tujuannya, yaitu untuk pembayaran usaha.

Cara membuat kwitansi pembayaran online

Kwitansi yang dibuat secara manual memang memakan lebih banyak waktu dan biaya, mulai dari untuk proses pembuatannya hingga pengirimannya. Supaya lebih praktis dan efisien, kamu bisa membuat kwitansi pembayaran online atau digital.

Cara membuat kwitansi pembayaran online sebetulnya cukup simpel. Kamu dapat memanfaatkan aplikasi invoice atau aplikasi pembuatan kwitansi. Berikut ini langkah-langkahnya.

Baca juga: Ini Dia Contoh Invoice Jasa dan Cara Membuatnya!

• Siapkan perangkat yang mendukung, misalnya smartphone atau laptop.
• Saat kamu menggunakan aplikasi pembuatan kwitansi, biasanya kamu perlu melakukan registrasi untuk menjadi ‘user’.
• Setelah menjadi pengguna, kamu akan bisa mengakses dashboard aplikasi pembuatan kwitansi tersebut.
• Umumnya, aplikasi tersebut memiliki fitur ‘Pembayaran’ dan kamu perlu memilih opsi penerimaan pembayaran.
• Seperti pada pembuatan kwitansi manual, kamu juga perlu mengisi bagian ‘Pembayaran dari…’. Perbedaannya dengan kwitansi manual, kamu tinggal memilih pihak yang membayar dari data base aplikasi.
• Jika sudah selesai, kwitansi online sudah siap dikirimkan kepada pihak yang menyerahkan dana melalui email. Di samping bisa dikirimkan secara mudah, kwitansi pembayaran tersebut bisa kamu dokumentasikan.

Mudah, bukan, proses membuat kwitansi secara online? Atau kamu masih merasa repot bila harus menggunakan aplikasi khusus untuk membuat kwitansi atau bukti transaksi secara online?

Tidak perlu khawatir sebab kini sudah ada aplikasi majoo yang siap mempermudah pengelolaan transaksimu. majoo adalah aplikasi point of sale (POS) yang hadir dengan fitur lengkap untuk membantu para pemilik usaha dalam mengelola bisnisnya.

Salah satu fitur yang disiapkan oleh majoo ialah aplikasi kasir online. Dengan menggunakan aplikasi kasir online, kamu bisa sekaligus membuat bukti transaksi atau kwitansi online.

Apakah bisnismu sudah menggunakan aplikasi majoo? Kalau kamu belum menggunakannya, yuk coba majoo sekarang juga!

Referensi:

• https://ginee.com/id/insights/cara-membuat-kwitansi-pembayaran/ 
• https://jubelio.com/2021/cara-membuat-kwitansi-pembayaran/ 

Sumber Gambar:

• Freepik.com