Contoh Faktur Pembelian dan Cara Membuatnya

Kamu yang baru memulai bisnis, mungkin belum familier dengan faktur pembelian. Karena itu, kali ini kami akan membagikan contoh faktur pembelian serta tips membuatnya.

Bukan rahasia lagi, ada banyak dokumen yang dibutuhkan dalam bisnis, faktur pembelian merupakan salah satunya. 

Dalam bisnis, faktur pembelian atau purchase invoice diberikan oleh penjual kepada pembeli. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti untuk transaksi pembayaran. 

Supaya lebih jelas, mari simak pembahasan di bawah ini. Kami telah menyiapkan penjelasan mulai dari pengertian hingga contoh faktur pembelian. Baca sampai tuntas, ya!

Pengertian Faktur Pembelian

Seperti telah disebutkan sebelumnya, faktur pembelian diserahkan oleh penjual kepada pembeli. Jadi, dokumen ini dibuat oleh pebisnis atau penjual.

Faktur pembelian adalah faktur yang digunakan untuk mencatat pembelian barang atau jasa oleh perusahaan. 

Dalam faktur pembelian, terdapat informasi yang sama seperti faktur biasa, tetapi ada juga informasi persyaratan atau perjanjian pembelian, termasuk diskon yang telah disepakati.

Informasi yang dimaksud di atas, seperti detail barang atau jasa yang dibeli, tanggal, jumlah, nomor pembelian, nomor faktur, dan ketentuan pembayaran. 

Secara teknis, faktur pembelian sama seperti faktur penjualan, tetapi sudah diserahkan kepada pembeli. Dengan kata lain, faktur pembelian merupakan faktur penjualan yang sudah diterima oleh pembeli.

Akan tetapi, perlu diingat bahwa faktur pembelian berbeda dengan purchase order. Surat PO atau purchase order adalah dokumen yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual saat memesan barang atau jasa.

Baca juga: Ini Dia Contoh Surat Purchase Order dan Cara Membuatnya!

Manfaat Faktur Pembelian

Dari sisi pemilik usaha, faktur sangat penting dibuat, terutama bila kamu masih menjalankan bisnis sendirian. Namun, sebetulnya baik bagi pebisnis maupun pembeli, faktur pembelian memberikan banyak manfaat.

Bukti Transaksi

Manfaat faktur pembelian yang paling utama adalah sebagai bukti fisik atas transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli. 

Invoice bisa menjaga agar semua transaksi pembelian terjadi secara transparan sebab informasi detail transaksi tercantum di dalam faktur. 

Kamu selalu bisa memastikan jumlah barang yang dibeli, detail produknya, dan harga per barang dengan melihat faktur. Jadi, baik penjual maupun pembeli bisa lebih mudah memeriksa kesesuaian barang.

Mempermudah Pencatatan Keuangan

Sebagian besar pemilik usaha kecil dan menengah masih mengerjakan bisnisnya sendiri. Karena itu, tentu ada banyak pekerjaan terkait bisnis yang harus diurus.

Sepintas, pembuatan faktur pembelian mungkin seperti menambah pekerjaan. Namun, faktur pembelian bisa membantu mempermudah pemilik usaha dalam proses pencatatan keuangan. 

Pebisnis dapat melacak secara rinci dan akurat jumlah uang yang masuk pada setiap transaksi. 

Proses Penagihan Lebih Sederhana

Melalui faktur, kamu bisa mengecek konsumen sudah melunasi pembayaran pada tanggal yang sudah ditentukan atau belum. Jika belum, proses penagihan akan lebih mudah karena kamu sudah memiliki dokumen bukti transaksi yang sah.

Dokumen Pendukung Bila Ada Retur

Transaksi tidak selalu berjalan mulus, kadang muncul persoalan yang tidak diinginkan. Salah satu contohnya, mungkin barang yang kamu kirimkan diterima pembeli dalam keadaan rusak akibat proses pengiriman.

Dalam banyak kasus demikian, kerusakan pengiriman menjadi tanggung jawab penjual sehingga pembeli berhak mengajukan retur. Dengan melampirkan faktur pembelian, kamu bisa meminta penukaran barang atau pengembalian uang.

Cara Membuat Faktur Pembelian

Lalu, bagaimana sih cara membuat faktur pembelian? Sebelum mempelajari cara pembuatannya, kamu perlu mengetahui komponen yang perlu ada dalam sebuah faktur.

Di bawah ini, beberapa komponen atau elemen yang wajib ada dalam sebuah faktur. Silakan disimak, ya!

• Identitas penjual atau nama bisnis: Identitas penjual meliputi nama penjual atau nama bisnis, logo bisnis (bila sudah ada), dan alamat perusahaan. Sebaiknya, kamu juga menuliskan nomor telepon atau informasi kontak lainnya. Informasi ini dapat kamu tuliskan di bagian atas faktur.

• Identitas pembeli: Informasi data pembeli juga perlu dicantumkan secara jelas, mulai dari nama pembeli, nama perusahaan, nomor kontak, alamat, dan lain-lain.

• Kode transaksi: Kode transaksi ditujukan untuk mempermudah kamu saat mengidentifikasi faktur. Kode ini bisa berupa nomor transaksi, nomor seri, atau nomor urut faktur. Adapun kode transaksi yang paling lazim digunakan ialah nomor transaksi. 

• Tanggal faktur: Tanggal yang dicantumkan di dalam faktur pembelian adalah tanggal penyerahan faktur kepada pembeli.

• Informasi barang atau jasa: Rincian barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen, seperti nama, jumlah, dan tipe produk.

• Nominal yang harus dibayar oleh pembeli: Nominal ini mencakup total harga serta biaya tambahan lain, seperti PPN, biaya jasa angkut, dan sebagainya.

• Nama dan tanda tangan: Perlu ada perwakilan yang menandatangani faktur, baik dari pihak penjual maupun pembeli. Dari perusahaan penjual, nama dan tanda tangan yang tercantum merupakan orang bertanggung jawab atas pembelian tersebut, misalnya kasir. Sementara itu, pihak pembeli bisa diwakili oleh penerima barang.

• Ketentuan pembayaran: Detail-detail ketentuan pembayaran idealnya tercantum juga di dalam faktur, misalnya tanggal jatuh tempo pembayaran, diskon, nomor rekening tujuan untuk menyelesaikan pembayaran, dan lain-lain.

Agar kamu memperoleh gambaran yang lebih jelas, silakan lihat contoh faktur pembelian kosong di bawah ini.

Baca juga: Kenali Pengertian dan Contoh Faktur Dalam Bisnis!

Bila bisnismu sudah memiliki template faktur pembelian seperti di atas, langkah-langkah dalam mengisi faktur sebetulnya tidak terlalu rumit. Kamu tinggal mengisi bagian-bagian yang kosong sesuai dengan komponen faktur yang telah kami jelaskan sebelumnya.

Adapun cara membuat faktur pembelian yang sederhana bisa kamu lakukan dengan langkah berikut ini.

• Opsi paling simpel, kamu bisa membuat faktur pembelian dengan Microsoft Excel atau Google Sheets.

• Bila kamu menggunakan Microsoft Excel, pilih ‘File’ > ‘New From Other Template’ > ‘Invoice’

• Jika kamu menggunakan Google Sheets, di Google Drive, pilih ‘+’> ‘Google Sheets’ > ‘From a template’ > ‘Invoice’

• Selanjutnya, kamu tinggal menyesuaikan identitas perusahaan dengan informasi bisnismu. 

• Lengkapi judul tabel dengan poin-poin yang dibutuhkan seperti tercantum dalam komponen faktur penjualan di atas.

• Silakan Isi tabel invoice sesuai dengan detail penjualan.

Selesai, deh! Kamu bisa mencetak faktur atau mengirimkannya kepada pembeli secara digital. Mudah, bukan?

Kalau kamu merasa cara tersebut masih rumit, tenang saja sebab kini sudah ada cara lain yang jauh lebih simpel. Sekarang, pemilik bisnis bisa menggunakan aplikasi majoo bila ingin membuat invoice secara praktis.

majoo adalah aplikasi wirausaha lengkap yang siap membantu para pemilik usaha untuk mengelola bisnisnya dengan lebih efektif dan efisien. Salah satunya melalui fitur kasir online.

Fitur ini tidak hanya mempermudah proses pengelolaan transaksi penjualan, tetapi juga menjadikan pembuatan dokumen atau bukti transaksi lebih mudah. Kamu bisa memilih menu invoice bila perlu dokumen legal sebagai bukti transaksi. 

Semua transaksi tersebut juga langsung terdokumentasi secara otomatis dan real time. Saat perlu laporan keuangan, kamu dapat langsung menariknya dari aplikasi. 

Wah, aplikasi selengkap ini enggak boleh kamu lewatkan, klik di sini untuk mencoba aplikasi majoo secara gratis!

Referensi:

• https://www.online-pajak.com/tentang-ppn-efaktur/contoh-faktur-pembelian-dan-penjualan 

• https://www.lummoshop.co.id/blog/faktur-pembelian-adalah/ 

• https://komerce.id/blog/faktur-pembelian-adalah/#Langkah_Membuat_Faktur_Pembelian 

Sumber Gambar: 

• Freepik.com