Kenali Pengertian dan Contoh Faktur Dalam Bisnis!

Dalam melakukan transaksi bisnis, kamu mungkin memberikan dan menerima faktur atau invoice. Secara sederhana, faktur adalah dokumen komersial yang dilengkapi time-stamped dan mendokumentasikan secara rinci transaksi antara penjual dan pembeli.

Berikutnya, pembeli akan menyelesaikan pembayaran sesuai dengan nominal yang tercantum dalam faktur tersebut. Apabila pembelian produk atau jasa dilakukan secara kredit, faktur juga mencatat detail ketentuan cara pembayarannya.

Sebetulnya, terdapat berbagai jenis faktur yang lazim digunakan dalam transaksi bisnis. Sebut saja, faktur penjualan, faktur pembelian, dan faktur pajak. Sebelum membahas jenis dan contoh faktur tersebut satu per satu, mari kenali komponen dasarnya terlebih dahulu!

Komponen dasar faktur

Agar suatu dokumen dianggap faktur yang sah, dokumen tersebut perlu terdiri dari komponen-komponen dasar. Apa saja komponen tersebut? Simak rinciannya di bawah ini!

• Tertulis sebagai “FAKTUR”

  Prinsip yang sangat mendasar dari faktur, yaitu dokumen harus dapat diidentifikasi sebagai faktur. Karena itu, di bagian depannya tertera tulisan “FAKTUR” atau “INVOICE”.

• Nomor faktur

  Biasanya, dokumen ini juga diberi kode nomor unik yang disebut sebagai nomor faktur. Angka ini tentu tidak sembarangan sebab berguna sebagai reference, baik bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan.

• Informasi penjual

  Lalu, di dalam faktur juga umumnya terdapat informasi mengenai penjual atau penyedia jasa sebagai antisipasi ada kekeliruan terkait tagihan. Dengan begitu, pihak pembeli dapat melakukan konfirmasi dengan mudah.

• Tanggal faktur

  Seperti yang disebutkan sebelumnya, faktur merupakan dokumen yang dilengkapi time-stamped. Maka dari itu, tanggal faktur termasuk ke dalam komponen esensial dalam dokumen yang satu ini.

  Tanggal yang tertulis di faktur menunjukkan waktu barang telah ditagihkan dan dicatat secara resmi. Tidak hanya itu, tanggal juga berperan penting dalam menentukan jatuh tempo pembayaran.

  Umumnya, pembeli diberi tenggat waktu sejak pertama kali menerima faktur sampai harus melunasi tagihan. Sebagai contoh, 14 hari atau 60 hari sejak tanggal faktur.

• Ketentuan pembayaran

  Ketentuan pembayaran tentu diuraikan pula di dalam faktur, termasuk potongan harga bila ada, down payment yang mungkin telah dibayarkan, serta denda jika terdapat keterlambatan pembayaran.

• Rincian produk yang dibeli

  Karena faktur adalah bukti sekaligus alat penagihan saat jual beli, pastinya dokumen ini rincian produk yang dibeli. Jadi, dalam invoice tercantum mulai dari harga produk per unit, jumlah produk yang dibeli, biaya penanganan, biaya pengiriman, hingga biaya pajak.

Kadang, perusahaan memilih untuk mengirimkan rekapitulasi transaksi saja pada akhir bulan sebagai faktur yang ditagihkan kepada pembeli. Jika demikian, perlu ada disclaimer bahwa penjual tidak akan mengirimkan faktur.

Alasannya, tanpa ada pernyataan secara tertulis, besar risiko suatu transaksi ditagihkan beberapa kali, terlebih bila dokumentasi kedua belah pihak belum dilakukan secara digital.

Fungsi dari faktur

Perlu dipahami, invoice tidak hanya berfungsi untuk merinci transaksi, tetapi juga pengendalian dari sisi akuntansi. Setidaknya, ada dua fungsi penting yang dimiliki oleh faktur.

1. Membantu melacak utang usaha dan utang pendapatan

   Faktur dapat dijadikan alat bantu melacak penjualan produk untuk mengendalikan inventori, keuangan, serta pajak. Dengan begitu, kamu lebih mudah melacak utang usaha dan kewajiban lainnya. 

   Kebanyakan bisnis mengirimkan barang terlebih dahulu, sedangkan tagihan dikirimkan kemudian. Total angka transaksi dalam faktur akan menjadi utang usaha yang harus dibayarkan jika kamu adalah pembeli.

   Sementara itu, tentu nominal tersebut menjadi utang pendapatan bagi pihak penjual. Berkat adanya faktur, pelacakan untuk pencatatan akuntansi pun akan lebih mudah.

2. Kontrol internal

   Selain itu, invoice merupakan elemen krusial dalam kontrol internal. Seperti yang sudah diketahui, kontrol internal adalah mekanisme atau prosedur yang ditetapkan suatu bisnis untuk memastikan integritas dari informasi akuntansi atau keuangan.

   Tujuan dari kontrol internal, salah satunya mencegah terjadinya fraud. Maka dari itu, nominal yang ditagihkan dalam faktur biasanya harus disetujui oleh personel manajemen yang ditunjuk.

   Ketika dilakukan rekonsiliasi, nominal di faktur harus sesuai dengan purchase order. Pembayaran pun dilakukan sesuai dengan invoice dan dimasukkan ke dalam pembukuan akuntansi dalam periode yang semestinya.

Jenis dan contoh faktur

Berbicara bisnis pasti melibatkan proses transaksi, baik penjualan atau pembelian barang maupun jasa. Karena itu, kamu akan menemukan beberapa macam faktur dalam kaitannya dengan operasional bisnis.

Paling tidak, kamu perlu mengenal faktur penjualan, faktur pembelian, serta faktur pajak. Tidak perlu khawatir jika kamu belum familier dengan ketiga faktur tersebut sebab kami telah menyiapkan pembahasannya. Silakan disimak!

1. Faktur penjualan: Tagihan yang dikeluarkan pengusaha

Faktur penjualan adalah bukti tagihan yang diberikan pengusaha kepada konsumen atas pembelian sejumlah jasa atau barang. Umumnya, faktur ini diberikan oleh pengusaha setelah barang atau jasa diterima oleh konsumen.

Sales invoice atau faktur penjualan ini harus menyebutkan jenis barang atau jasa yang dibeli konsumen, jumlah pembeliannya, potongan harga yang mungkin diperoleh pembeli, serta nominal yang perlu dibayar oleh pembeli.

Dengan kata lain, faktur penjualan adalah rangkuman dari kesepakatan sebuah transaksi, termasuk jeda waktu yang diberikan penjual sejak pemenuhan pesanan sampai pelunasan.

Beberapa dari kamu mungkin ada yang bertanya, mengapa bisnis perlu membuat faktur penjualan? Tentu saja karena faktur ini mempunyai fungsi-fungsi yang penting bagi bisnis, antara lain:

• Sebagai bukti tertulis terkait kuantitas dan harga produk yang dibeli
• Informasi tagihan yang harus diselesaikan oleh pembeli
• Sebagai dokumentasi bahwa produk yang dikirim kepada konsumen telah sesuai dengan permintaan
• Dasar pengajuan komplain oleh pembeli
• Dijadikan reference document saat produk dijual kembali kepada pihak lain
• Alat bantu untuk melacak produk yang telah dijual, waktu terjadinya transaksi, serta besarnya nominal transaksi
• Bukti sah pelaporan pajak

2. Faktur pembelian: Faktur penjualan yang sudah diterima pembeli

Apabila kamu menjadi pihak yang membeli barang atau jasa, tentu kamu tidak akan mengeluarkan faktur penjualan. Sebaliknya, kamu akan menerima faktur tersebut.

Jadi, faktur pembelian adalah dokumen faktur yang diterima oleh konsumen atau pembeli dari pihak produsen atau penyedia jasa. Secara sederhana, faktur pembelian atau purchase invoice merupakan faktur penjualan yang telah diterima oleh pembeli.

Namun, jangan sampai kamu keliru mempersepsikannya sebagai purchase order. Meskipun terlihat serupa, kedua dokumen ini sama sekali berbeda.

Purchase order (PO) adalah dokumen yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual ketika akan memesan suatu barang atau jasa. Dokumen ini mencakup detail pesanan, tanggal pengiriman, dan harga.

Jika dilihat dari alurnya, pembeli akan membuat PO dan mengirimkannya kepada pihak penjual. Lalu, penjual akan menyiapkan pesanan berdasarkan dokumen PO tersebut. 

Baca juga: Mengenal Pengertian, Fungsi, dan Contoh Purchase Order

Setelah pesanan dikirimkan, penjual akan mengirimkan faktur penjualan. Sementara itu, saat faktur tersebut diterima oleh pembeli, kita menyebutnya sebagai faktur pembelian.

Layaknya faktur penjualan bagi produsen atau penyedia jasa, faktur pembelian pun memiliki kegunaan tersendiri bagi pihak konsumen. Di bawah ini beberapa fungsi dari faktur pembelian yang perlu kamu ketahui.

1. Sebagai bukti tertulis bahwa barang atau jasa yang dibeli telah sesuai dengan pesanan konsumen
2. Menjadi informasi tagihan serta jangka waktu pembayaran yang perlu diselesaikan oleh pembeli
3. Dapat dijadikan dasar pembeli mengajukan komplain jika barang atau jasa tidak sesuai dengan purchase order
4. Sebagai bukti valid ketika barang akan dijual kembali kepada pihak lain
5. Harga yang tercantum dalam faktur pembelian dapat menjadi rujukan dalam menentukan harga jual
6. Referensi untuk pencatatan keuangan atau pembukuan akuntansi
7. Dokumen yang menunjukkan jumlah inventori yang dimiliki

Dari pemaparan di atas, dapat disimpulkan bahwa faktur pembelian adalah dokumen yang sama dengan faktur penjualan. Bedanya, faktur ini telah sampai kepada pihak pembeli.

Sebelum membahas tentang faktur pajak, kamu dapat melihat contoh faktur di bawah ini agar memiliki pemahaman yang lebih jelas.

3. Faktur pajak: Bukti pungutan pajak

Perlu diketahui, dalam transaksi barang atau jasa, terdapat kategori Barang Kena Pajak (BKP) serta Jasa Kena Pajak (JKP).

Jika barang yang kamu jual termasuk ke dalam barang yang dikenai pajak menurut hukum undang-undang Pajak Pertambahan Nilai (PPN), barang tersebut ada dalam kategori BKP.

Sementara itu, JKP adalah setiap kegiatan atau pelayanan yang menyebabkan suatu barang, fasilitas, kemudahan, atau hak tersedia untuk dipakai yang dikenakan pajak sesuai dengan UU PPN.

Nah, berdasarkan kedua kategori barang dan jasa tersebut, pengusaha yang menyerahkan BKP atau JKP disebut sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP).

Baca Juga: Cara Menghitung PPN dan PPh yang Perlu Diketahui oleh Bisnis

Adapun faktur pajak adalah bukti adanya pungutan pajak PKP baik dalam penyerahan BKP maupun JKP. Jadi, saat pengusaha menjual suatu barang atau jasa yang kena pajak, pengusaha tersebut perlu membuat faktur pajak.

Faktur pajak tersebut merupakan dokumentasi bahwa pengusaha kena pajak telah memungut pajak dari konsumen yang membeli barang atau jasa kena pajak. Faktur pajak yang dibuat pun dapat berbeda jenis tergantung kebutuhan. 

Cermati jenis-jenis faktur pajak tersebut dalam poin-poin di bawah ini!

• Faktur Pajak Keluaran

  Faktur ini dibuat oleh pengusaha kena pajak ketika menjual jasa kena pajak dan barang kena pajak, termasuk barang kena pajak yang ada dalam kategori barang mewah.

• Faktur Pajak Masukan

  Berbeda dengan Faktur Pajak Keluaran, faktur yang satu ini diterima oleh pengusaha kena pajak saat menerima barang atau jasa kena pajak dari pengusaha kena pajak lain.

• Faktur Pajak Pengganti

  Dalam pembuatan faktur pajak, mungkin sekali terjadi kekeliruan. Pada kondisi demikian, kamu dapat mengeluarkan Faktur Pajak Pengganti untuk mengganti faktur pajak sebelumnya akibat adanya kesalahan pengisian formulir faktur pajak.

• Faktur Pajak Gabungan

  Satu pengusaha kena pajak mungkin melakukan pembelian barang kena pajak atau jasa kena pajak beberapa kali dalam satu bulan.

  Apabila kamu, pengusaha kena pajak, membuat faktur pajak yang mencakup seluruh penyerahan barang dan jasa kena pajak dalam satu bulan kalender, faktur tersebut disebut faktur pajak gabungan.

• Faktur Pajak Digunggung

  Dalam faktur pajak, terdapat identitas pembeli dan penjual. Jika faktur pajak tidak diisi dengan identitas pembeli, lalu nama serta tanda tangan penjual saja yang dicantumkan, faktur ini disebut faktur pajak digunggung.

  Faktur pajak yang satu ini hanya boleh dibuat oleh pengusaha kena pajak yang masuk kategori pedagang eceran.

• Faktur Pajak Cacat

  Faktur pajak dikatakan cacat bila tidak diisi dengan benar, lengkap, jelas, atau tidak dibubuhi tanda tangan, termasuk adanya kekeliruan pengisian kode serta nomor seri. Faktur pajak cacat bisa diperbaiki dengan membuat faktur pajak pengganti.

• Faktur Pajak Batal

  Faktur pajak bisa dibatalkan ketika transaksi yang bersangkutan dibatalkan. Selain itu, faktur pajak juga dibatalkan saat terjadi kesalahan pengisian NPWP.

Walaupun terkesan rumit, faktur pajak sangat penting bagi pengusaha kena pajak. Faktur pajak adalah bukti bahwa pengusaha kena pajak sudah menyetor, memungut, serta melaporkan SPT.

E-invoice atau faktur digital

Seiring dengan makin pesatnya perkembangan teknologi, banyak orang dan bisnis yang menganggap penggunaan electronic invoice atau faktur digital lebih efisien dibandingkan dengan faktur cetak.

Faktur digital adalah bentuk penagihan secara elektronik yang dapat digunakan sebagai alat dokumentasi serta pengawasan transaksi agar sesuai dengan kesepakatan awal.

Dokumen electronic invoice atau e-invoice umumnya dikirimkan melalui surat elektronik atau e-mail, website, bahkan aplikasi. Keuntungan penggunaan faktur digital di antaranya:

• Cenderung permanen dan tahan dari kerusakan fisik.
• Lebih mudah dicari dan dipilah, misalnya berdasarkan nama, ketentuan, atau tanggal tertentu.
• Meningkatkan kemampuan audit.
• Lebih mudah untuk mencetak ulang saat dibutuhkan.
• Dokumentasi data yang lebih baik.
• Mengurangi penggunaan kertas.

Apakah kamu sudah menggunakan faktur digital? Ketahui lebih jauh terkait invoice dalam artikel berikut ini: Apa Itu Invoice dan Apa Pentingnya Bagi Bisnis?

Jika kamu kesulitan beralih ke faktur digital karena tim yang terlibat dalam bisnis belum siap, kamu perlu mempertimbangkan untuk meningkatkan digital skill staf dalam bisnismu.

Memang, meningkatkan keterampilan digital, terlebih bagi UMKM tidaklah mudah. Namun, bukan berarti tidak mungkin. Temukan tipsnya di sini: Bagaimana Cara Meningkatkan Keterampilan Digital Bagi UMKM?

Kesimpulan

Berdasarkan uraian di atas, sudah jelas bahwa faktur adalah dokumen yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli dengan keterangan tanggal dan memuat rincian suatu transaksi.

Tanggal dalam faktur sangat penting sebab berperan dalam menentukan waktu jatuh tempo pembayaran. Biasanya, jatuh tempo dihitung dari tanggal faktur ditambah sejumlah hari, sesuai dengan kesepakatan.

Untuk setiap transaksi, pastikan kamu membuat faktur tertulis agar seluruh aktivitas jual beli terdokumentasi jual beli. Jangan lupa, kamu juga perlu membuat faktur pajak bila barang atau jasa yang dijual termasuk barang kena pajak atau jasa kena pajak.

Semoga artikel ini membantu kamu memahami tentang pengertian serta contoh faktur lebih mendalam, ya. Sampai jumpa di artikel bermanfaat lainnya!