Ini Dia Contoh Surat Purchase Order dan Cara Membuatnya!

Purchase order atau surat PO merupakan dokumen resmi yang sangat penting saat kamu melakukan transaksi. Dokumen penting ini berfungsi untuk meminimalisir risiko kerugian yang ditimbulkan akibat kurang detail atau tidak adanya dokumentasi pemesanan barang yang baik.

Purchase order biasanya berisi identitas dan informasi antara penjual dengan pembeli beserta detail barang yang diperjual belikan. Dokumen ini juga bisa dijadikan alat bukti pembelian yang dilakukan oleh pelanggan.

Hal ini yang membuat kamu perlu mengetahui contoh surat purchase order dan cara membuat dokumen ini dengan baik. Oleh sebab itu, kami sudah siapkan komponen apa saja yang perlu kamu ketahui sebelum membuat dokumen tersebut. Simak penjelasannya di bawah ini!

Baca juga: Apa Itu Invoice dan Apa Pentingnya Bagi Bisnis?

Komponen yang Ada dalam Purchase Order

Untuk bisa membuat sebuah purchase order, kamu perlu mengetahui komponen penting apa saja yang harus ada di dalam dokumen purchase order. Detail komponen ini dibutuhkan untuk meminimalisir kekeliruan hingga kerugian yang dapat terjadi baik bagi perusahaan maupun pelanggan yang memesan produk.

• Identitas Pelanggan 

Identitas pelanggan menjadi komponen awal yang harus dicantumkan dalam surat PO. umumnya, identitas pelanggan dapat berisi nama pemesan, nama perusahaan, nomor telepon pelanggan, nomor telepon perusahaan, serta alamat email yang bisa digunakan.

• Detail Pesanan

Komponen selanjutnya adalah detail barang yang dipesan. Dengan menuliskan detail pesanan di sini, perusahaan bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi saat proses pengiriman barang.

Dalam penulisan detail pesanan, kamu bisa mencantumkan tanggal pengiriman, alamat pengiriman, dan alamat penagihan.

• Rincian Produk

Di dalam surat PO, kamu pun harus menyertakan rincian produk seperti nama produk, jumlah produk, harga produk per item, serta total biaya produk yang harus dibayarkan. 

• Cara Pembayaran

Komponen lain lain yang tak kalah penting untuk dituliskan dalam purchase order adalah sistem pembayaran yang telah disepakati oleh kedua pihak. Dengan begitu, pembeli tidak akan kesulitan untuk melakukan proses pembayaran. Penjual juga bisa mengonfirmasi pembayaran yang mereka terima dengan lebih cepat.

• Pengiriman 

Seorang pembeli mempunyai hak untuk memilih metode pengiriman yang mereka inginkan. Umumnya, pemilihan media pengiriman ini dilakukan berdasarkan pada kenyamanan si pembeli. Tentu saja, pemilihan metode pengiriman ini dapat terjadi setelah adanya kesepakatan antara penjual dan pembeli.

• Nomor Pesanan

Informasi terkait nomor pesanan juga diperlukan guna memudahkan proses pelacakan terhadap barang-barang yang dipesan. Selain itu, penomoran ini juga dapat dijadikan sebagai nomor pengarsipan oleh penjual yang mengirimkan barang tersebut.

• Syarat dan Ketentuan 

Selain keenam komponen di atas, ada baiknya untuk tetap mencantumkan syarat dan ketentuan dari transaksi yang dilakukan. Misalnya, aturan terkait angsuran, kompensasi keterlambatan pengiriman atau keterlambatan pembayaran, hingga risiko force majeure lainnya.

Baca juga: Mengenal Pengertian, Fungsi, dan Contoh Purchase Order

Cara Membuat Purchase Order

Setelah kamu memahami komponen penting yang harus dimiliki oleh surat PO, kamu bisa mulai membuat purchase order untuk kebutuhan perusahaanmu sendiri. Ada dua cara yang bisa kamu gunakan, di antaranya:

1. Menggunakan Microsoft Word atau Excel 

Ada beberapa langkah yang harus kamu lakukan untuk membuat purchase order menggunakan Microsoft Word atau Excel, yaitu:

• Buka media yang akan kamu gunakan, baik Microsoft Word atau Excel.
• Pilih dokumen baru, lalu buat judul dokumen, nomor, dan alamat perusahaan pembuat purchase order.
• Kemudian, tambahkan juga informasi mengenai nama, alamat, serta nomor perusahaan yang dituju.
• Langkah selanjutnya adalah membuat tabel yang berisi informasi barang yang dipesan, merek, kuantitas, harga per item, kode produk, dan total pembayaran.
• Sampaikan juga informasi detail mengenai cara pengiriman barang beserta metode pembayaran yang akan digunakan. Pastikan kamu mencantumkan syarat dan ketentuan yang perlu pembeli ketahui.

2. Menggunakan Software atau Tools Online 

Membuat purchase order tidak hanya bisa dilakukan dengan menggunakan Microsoft Word atau Excel saja, kamu bisa membuatnya dengan memanfaatkan bantuan software atau tools online untuk membuat surat PO dengan lebih mudah. Tata cara yang bisa kamu lakukan adalah sebagai berikut.

• Melakukan pendaftaran akun

• Login dengan menggunakan akun yang sudah kamu buat.

• Selanjutnya, pilih menu “Pemesanan” atau “Pembelian” lalu pilih “Buat purchase order baru”.
• Kemudian, kamu akan menemukan laman yang berisi template purchase order pada layar perangkat kamu. Isi dan sesuaikan kolom-kolom yang kosong dengan informasi terkait pemesanan barang secara detail dan jelas.
• Setelah proses pengisian informasi tersebut selesai, kamu bisa pilih tombol “Simpan dan setujui”.
• Jika sudah muncul status “Confirm”, berarti purchase order telah selesai dibuat.

Contoh Surat PO

Nah, agar kamu bisa membuat surat PO dengan lebih mudah, berikut kami siapkan contoh surat PO yang bisa kamu tiru. Surat PO ini bisa kamu gunakan untuk apapun jenis perusahaan yang kamu kelola. Sebab, sifat dokumen resmi ini bisa digunakan oleh apapun jenis usahanya.

Kamu hanya perlu menyesuaikan identitas dan deskripsi barang yang kamu perjual belikan. Berikut adalah contoh surat purchase order sederhana yang umum digunakan.

Sementara itu, contoh surat purchase order barang yang lebih lengkap bisa kamu lihat di sini.

Baca juga: 8+ Contoh Invoice Tagihan dan Fungsinya

Penutup

Sekarang, sudah tahu, kan, contoh surat purchase order dan bagaimana cara membuat surat PO yang benar. Purchase order memiliki peranan penting dalam kegiatan bisnis yang kamu jalankan, salah satunya adalah sebagai bukti transaksi yang dilakukan oleh penjual dan pembeli.

Nah, untuk kamu yang tidak ingin kesulitan dalam membuat dokumen-dokumen seperti ini, kamu bisa memanfaatkan bantuan software akuntansi sebagai solusinya, salah satunya adalah aplikasi POS majoo.

Kini, kamu bisa dengan mudah mengatur cashflow dan inventori secara online menggunakan layanan yang tersedia di sini. Apalagi, majoo juga menyediakan metode pembayaran digital yang bisa kamu akses dengan mudah dan lengkap, serta terintegrasi dengan sistem majoo yang akan membuat kerjamu jadi lebih efisien.

Dengan satu aplikasi, kamu bisa mendapatkan banyak layanan yang bisa memenuhi kebutuhan wirausahamu. Tinggalkan cara lama dan mulai #langkahmajoo mu sekarang! Yuk, kelola bisnis jadi lebih mudah dengan beragam solusi yang majoo miliki! Daftarkan usahamu, segera!