Definisi, Fungsi, Manfaat, dan Contoh KPI Karyawan

Apabila kamu adalah pelaku bisnis, kamu pasti sudah mengetahui seberapa penting menentukan KPI atau Key Performance Indicator bagi perusahaan kamu, bukan? Ya, KPI ternyata menjadi salah satu indikator yang berpengaruh dalam perjalanan bisnis.

Key Performance Indicator atau KPI adalah sebuah parameter yang dapat membantu perusahaan mengetahui kinerja karyawan atau kinerja perusahaan itu sendiri. Nah, apabila kamu belum memahami apa arti KPI dan bagaimana contoh KPI karyawan itu, kami akan berikan penjelasan lengkapnya, di bawah ini.

Pengertian KPI

Key Performance Indicator atau KPI adalah sebuah matriks yang dibuat untuk mengukur kinerja karyawan maupun perusahaan secara lebih efektif. KPI ini sering digunakan untuk mengetahui seberapa efektif perusahaan tersebut dalam mencapai tujuan, baik jangka pendek maupun jangka panjang.

Dengan adanya indikator ini, perusahaan dapat menentukan keputusan strategis yang dapat meningkatkan potensi keuntungan perusahaan tersebut. Bagi perusahaan, KPI akan dibuat berdasarkan tujuan yang akan dicapai, sedangkan pada level individu indikator ini akan dibuat berdasarkan tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak.

Jenis-jenis KPI

Indikator KPI ini terbagi menjadi beberapa jenis, yakni:

1. KPI Financial

Jenis KPI yang pertama adalah KPI Financial yang merupakan indikator pengukur kinerja karyawan yang berhubungan dengan keuangan. 

Seluruh indikator tersebut dapat membantu memperkirakan kemampuan perusahaan, saat menghadapi perubahan dalam perjalanan bisnisnya. Berikut adalah beberapa contoh KPI Financial:

• KPI Gross Profit, merupakan KPI yang dipakai untuk mengukur sisa anggaran pendapatan, setelah dikurangi dengan Harga Pokok Penjualan (HPP).

• KPI Net Profit, adalah jenis KPI untuk mengukur sisa anggaran pendapatan, setelah dikurangi HPP dan potongan biaya lain, seperti pajak atau biaya bunga.

• KPI Gross Profit Margin, yakni KPI yang dipakai untuk  mengukur nilai pada persentase yang berhasil didapatkan melalui pembagian antara laba kotor dengan pendapatan.

• KPI Net Profit Margin, jenis KPI ini akan mengukur nilai persentase yang didapatkan dari hasil pembagian laba bersih dengan pendapatan.

• KPI Current Ratio, yaitu KPI untuk mengukur neraca likuiditas melalui pembagian aktiva lancar (current assets) dengan kewajiban lancar (current liabilities). 

2. KPI Non-Financial

Kemudian, ada KPI Non-Financial yang merupakan jenis KPI yang tidak secara langsung memengaruhi keuangan dalam perusahaan. Adapun contoh dari jenis KPI ini adalah sebagai berikut:

• Adanya perputaran tenaga kerja (Manpower Turnover).

• Matriks kepuasan pada pelanggan (Customer Satisfaction Metrics).

• Rasio atas pelanggan berulang terhadap pelanggan baru (Repeat Customer to New Customer).

• Target pasar (Market Share).

3. KPI Operational

Ada pula jenis KPI Operational yang memiliki fungsi untuk melihat penilaian karyawan saat memberi pelayanan kepada para pelanggannya. Berikut adalah contoh KPI operasional:

• Online Shop: Melakukan efisiensi pada sistem pengiriman yang digunakan, supaya pelanggan bisa mendapatkan kepuasan yang maksimal.

• Jasa Online: Melakukan automasi pada customer service untuk meningkatkan pengalaman dan kepuasan pelanggan.

4. KPI Pertumbuhan

Terakhir, ada jenis KPI pertumbuhan yang bertujuan untuk melakukan pengukuran terhadap kemajuan bisnis kamu. Kamu akan membutuhkan bantuan dari departemen bisnis, agar dapat menghasilkan matriks data pada KPI pertumbuhan ini.

Baca Juga: 9 Faktor Kinerja Karyawan yang Perlu Diketahui

Fungsi KPI Karyawan

Menyajikan Data yang Transparan

Pertama, KPI memiliki fungsi untuk menyajikan data yang transparan pada seluruh karyawan perusahaan. Hal ini akan meminimalkan potensi kesalahan atau miss informasi dalam perusahaan tersebut.

Mengukur Performa

Fungsi selanjutnya adalah untuk mengukur performa karyawan perusahaan. Nantinya, matriks data KPI ini akan menghasilkan penilaian yang adil bagi seluruh karyawan.

Meningkatkan Kemampuan

KPI juga berfungsi sebagai tolak ukur kemampuan masing-masing karyawan. Dengan adanya penilaian dari KPI ini, perusahaan dapat memberikan support yang sesuai dengan kebutuhan karyawan tersebut.

Memberi Semangat pada Karyawan

Terakhir adalah untuk memberi motivasi pada karyawan untuk meningkatkan kinerjanya dalam perusahaan. Umumnya, makin tinggi penilaian KPI seorang karyawan, makin tinggi pula motivasi mereka untuk menghasilkan kinerja yang terbaik.

Manfaat KPI Bagi Karyawan

Beberapa manfaat yang bisa didapatkan oleh karyawan dengan adanya KPI ini adalah sebagai berikut:

1. KPI membuat setiap karyawan yang bekerja, mendapatkan dasar-dasar dalam menjalankan pekerjaannya. Hal ini bisa membantu mengukur kinerja karyawan serta memberikan hasil sesuai target dan tujuannya.

2. Karyawan bisa lebih mengerti dan memahami apa yang menjadi harapan manajemen terhadap mereka. Hal ini juga menjadi sebuah motivasi tersendiri bagi karyawan, untuk melakukan pekerjaannya dengan semaksimal mungkin.

3. Manfaat selanjutnya adalah dapat menyediakan hasil evaluasi dari kinerja karyawan perusahaan. Dengan begitu, perusahaan bisa menentukan reward yang bisa karyawan dapatkan berdasarkan hasil kerja selama ini.

4. KPI juga dapat dipantau secara berkala, sehingga ada karyawan yang tidak bekerja dengan baik, perusahaan bisa dengan mudah mengetahuinya. Maka, perusahaan bisa mencari solusi agar karyawan bisa mencapai target kerjanya.

5. Manfaat terakhir yang bisa didapatkan dengan adanya KPI ini adalah sebagai standar dan indikator yang mesti dicapai oleh karyawan baru. Jika indikator ini sudah berjalan, perusahaan akan lebih mudah menjaga kinerja yang harus dipenuhi oleh semua karyawannya.

Cara Membuat KPI Karyawan

Setelah memahami manfaat KPI bagi karyawan, kamu juga perlu mengetahui bagaimana membuat beserta cara mengisi KPI karyawan perusahaan kamu.

1. Buat Tujuan yang Jelas

Langkah pertama adalah dengan menentukan tujuan yang akan dicapai oleh tim, organisasi, atau individu secara jelas. Pastikan tujuan tersebut merupakan hal yang terukur, relevan, dapat dicapai, dan spesifik.

2. Identifikasi Kinerja yang Ingin Diukur

Selanjutnya, mengidentifikasikan kinerja yang ingin diukur. Misalnya, saat yang menjadi target adalah untuk meningkatkan penjualan, maka kinerja yang akan menjadi media pengukuran adalah target pasar, jumlah penjualan, dan juga nilai rata-rata dari transaksi yang terjadi.

3. Susun Matriks Penilaian dan Tolak Ukurnya

Cara membuat KPI karyawan selanjutnya adalah menyusun matriks atau tolak ukur dalam melakukan penilaiannya. Umumnya, metode yang sering digunakan dalam membuat KPI adalah SMART, yakni:

• Specific, yakni KPI yang dibuat harus spesifik, fokus, dan detail sesuai dengan tujuan pembuatan indikator ini.

• Measurable, adalah dapat terukur, baik dari kuantitas maupun kualitasnya. Dengan begitu, karyawan bisa melihat dan mengupayakan target yang dibuat oleh perusahaan.

• Achievable, yakni target yang dibuat perusahaan adalah target yang dapat dicapai. Bukan target yang tidak masuk akal, sehingga para karyawan tidak bisa melihat dan mencapai target tersebut.

• Realistic, berupa target yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Perusahaan yang menentukan target juga harus memahami kondisi sarana dan prasarana yang dimiliki, sehingga penilaian yang diambil memang sesuai dengan kenyataan yang ada di lapangan.

• Time Phased, merupakan metode terakhir yang dapat digunakan untuk membuat KPI. Pada metode ini, perusahaan yang akan melakukan penilaian harus menyampaikan batas waktu penilaian, supaya penilaiannya menjadi lebih relevan.

4. Evaluasi Kinerja dan Perubahan Target 

Apabila ada kinerja karyawan yang tidak mencapai target, perusahaan perlu mengidentifikasi penyebabnya, dan mengambil tindakan untuk menangani permasalahan tersebut. 

Beberapa upaya yang bisa dilakukan adalah dengan meningkatkan keterampilan karyawan, menyesuaikan kembali target yang ingin dicapai, atau mengubah strategi yang dipakai untuk mencapai target tersebut.

5.  Libatkan Pihak Terkait untuk Membuat KPI

Terakhir adalah melibatkan pihak-pihak terkait, seperti individu, organisasi, ataupun tim untuk merumuskan KPI yang akan dijadikan acuan dalam perusahaan. 

Dengan begitu, KPI yang dibuat menjadi jelas, transparan, dan realistis dengan kondisi yang ada dalam perusahaan tersebut.

Baca Juga: Evaluasi Kinerja Karyawan: Pengertian, Tujuan, Contoh

Contoh KPI Karyawan

Berikut adalah contoh form KPI karyawan yang bisa dijadikan contoh:

1. Contoh KPI HRD

2. Contoh KPI Finance

Penutup

Nah, itu tadi penjelasan lengkapnya tentang Key Performance Indicator. Ternyata, indikator ini begitu penting bagi keberlangsungan sebuah bisnis, ya. Oleh sebab itu, sebagai pelaku bisnis kamu harus memahami bagaimana cara membuat KPI yang baik agar tetap relevan dan bisa dicapai oleh seluruh pihak terkait.

Apabila kamu masih membutuhkan banyak informasi untuk mengelola sebuah bisnis, artikel-artikel majoo bisa kamu andalkan untuk menemukan informasi yang kamu butuhkan, lho!

Sumber data:

1. https://employers.glints.com/id-id/blog/contoh-kpi-karyawan-format-excel-lengkap/

2. https://runsystem.id/id/blog/kpi-karyawan/ 

3. https://narasi.tv/read/narasi-daily/kpi-adalah