Contoh Surat Bisnis dan Fungsinya

Belajar cara membuat surat bisnis dari beberapa contoh surat bisnis yang akan kita bahas kali ini akan menambah pemahaman kamu, bahwa dalam dunia bisnis sebenarnya seseorang atau perusahaan akan terlihat lebih profesional jika mereka menggunakan surat bisnis sebagai salah satu alat untuk berkomunikasi.

Definisi surat bisnis adalah salah satu bentuk surat resmi yang kerap digunakan oleh pihak perusahaan untuk urusan bisnis. Karena memang sampai saat ini pun surat masih digunakan oleh berbagai sebagai media komunikasi resmi mereka.

Tidak seperti surat tertulis secara pribadi yang sudah jarang digunakan, surat bisnis resmi dari perusahaan masih sangat sering dipakai. Umumnya, perusahaan menggunakan surat bisnis untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan lain yang terkait dengan bisnisnya. Terbayang ‘kan betapa pentingnya surat ini?

Baca Juga: Memorandum of Understanding: Apa itu MoU Tujuan dan Contoh MoU

Apa Itu Surat Bisnis?

Dilihat dari fungsinya, pengertian surat bisnis adalah jenis surat yang digunakan sebagai alat komunikasi tertulis untuk berbagai tujuan bisnis dan dunia kerja. Tujuan pembuatannya pun beragam, mulai dari undangan, kesepakatan, informasi, pernyataan, dan lain-lain.

Umumnya, surat ini dibuat oleh perusahaan dan dikirimkan oleh perusahaan lain, investor maupun klien dan pemangku kepentingan.

Bukan itu saja surat bisnis juga bisa digunakan oleh sesama individu sebagai media komunikasi untuk memperlihatkan profesionalitas dalam dunia bisnis maupun dunia kerja, sesuai kebutuhan masing-masing.

Salah satu manfaat yang didapatkan dari surat bisnis adalah mampu mempererat hubungan dengan perusahaan lain atau bahkan pemangku kepentingan, seperti investor atau klien. Bisa juga digunakan untuk menjaga hubungan dengan pelanggan.

Saat ini, contoh surat bisnis lebih sering dikirimkan melalui e-mail, namun masih ada juga beberapa jenis surat yang dikirimkan secara fisik di kertas dengan berbagai alasan dan kepentingan, seperti surat verifikasi, surat pernyataan, referensi, dan lain-lain.

Jenis-Jenis Surat Bisnis

Terdapat dua jenis surat bisnis yang sering digunakan dalam dunia bisnis atau dunia kerja, yaitu:

1. Surat Bisnis Formal

Jenis surat bisnis yang ini biasanya ditujukan untuk keperluan atau korespondensi yang sifatnya cukup formal. Contohnya, saat kamu ingin membuat perjanjian kesepakatan dengan klien, investor, atau pihak perusahaan lain. 

Jika melihat dari definisinya, cara membuat surat bisnis formal ini sebaiknya dilakukan dengan benar-benar memperhatikan formatnya, seperti bahasa, kop surat, dan lain-lain.

2. Surat Bisnis Informal

Dari namanya, kamu mungkin sudah tahu bahwa jenis surat bisnis ini digunakan dalam format yang lebih kasual, santai, dan tidak kaku. Biasanya, lebih sering digunakan untuk meminta referensi kerja, penilaian karyawan, ucapan terima kasih, dan lain-lain.

Meski begitu, bahasa yang digunakan harus tetap sopan, ya. 

Contoh Surat Bisnis

Contoh surat bisnis yang sering digunakan oleh perusahaan memang ada banyak sekali. Mulai dari surat penawaran, surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat tagihan, dan sebagainya. 

Berikut beberapa contoh surat bisnis yang bisa kamu jadikan bahan referensi.

Contoh Surat Bisnis Penawaran

Surat penawaran merupakan salah satu contoh surat bisnis yang digunakan oleh perusahaan. Biasanya isi surat dan tujuannya adalah untuk menawarkan barang atau produk kepada perusahaan lain. 

Lantaran digunakan untuk memberikan penawaran, gaya bahasa dan format surat bisnisnya pun harus menarik. 

Baca Juga: 3 Contoh Surat Permohonan dan Cara Membuatnya

Contoh Surat Bisnis Pesanan

Contoh surat bisnis dalam bentuk surat pesanan merupakan surat dari perusahaan yang ingin membeli barang atau produk tertentu kepada penjual. Surat pesanan akan diisi dengan berbagai informasi penting mengenai produk yang dipesan, seperti nama dan jumlah barang yang hendak dibeli. 

Contoh Surat Bisnis Penagihan

Surat penagihan merupakan jenis surat bisnis yang diterbitkan oleh pihak penjual atau produsen dan dikirimkan kepada pihak pembeli untuk menagih pembayaran atas barang yang sudah dibeli.

Surat ini biasanya dibuat karena pembeli belum melakukan pembayaran padahal sudah melewati batas tempo pembayaran yang telah disepakati. Pembayaran telat seperti ini memang mungkin saja terjadi, pelanggan bisa saja mendadak tidak bisa membayar sesuai dengan waktu yang telah disepakati karena berbagai alasan. 

Baca Juga: Bukti Transaksi adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, Tujuan

Fungsi Surat Bisnis

Dari ulasan di atas, sebenarnya sudah bisa diketahui fungsi surat bisnis. Secara umum, fungsinya adalah sebagai alat komunikasi. Secara khusus, berikut berbagai fungsi surat bisnis lainnya. 

Sebagai Bukti Tertulis yang Otentik

Surat bisnis bisa berfungsi sebagai bukti “hitam di atas putih” yang otentik dan sah. Bisa digunakan sebagai bukti untuk surat perjanjian bisnis, pembayaran, dan lain-lain. 

Sebagai Sarana Meningkatkan Kerja Sama

Kerja sama dengan pihak lain dapat terjalin lebih kuat melalui keberadaan surat bisnis. 

Sebagai Referensi 

Dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu kegiatan bisnis. Surat bisnis yang bisa didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan sebagai bahan referensi, baik untuk kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.

Bagian dalam Surat Bisnis

Sebelum kamu belajar mengenai cara membuat surat bisnis, sebaiknya ketahui dulu bagian penting dalam surat bisnis yang tidak boleh terlewatkan. 

1. Kop Surat

Tujuan adanya kop surat adalah untuk mengidentifikasi pengirim surat tersebut. Setiap perusahaan biasanya memiliki kop surat yang berbeda-beda. Namun, informasi yang ada di dalamnya tidak akan jauh berbeda, seperti nama perusahaan, alamat email, logo bisnis, nomor kontak, nomor kantor pos, dan lain-lain.

2. Tanggal dan Nomor Surat

Biasanya, tanggal dan juga nomor surat diletakkan di bawah judul, tepatnya di pojok kanan atas surat.

3. Informasi Penerima

Informasi mengenai pihak penerima sangat penting untuk dicantumkan dalam surat bisnis, seperti nama penerima, jabatan, perusahaan, dan alamat perusahaan mereka.

4. Salam

Terkesan merupakan hal kecil, namun salam berperan penting dalam contoh surat bisnis. Kamu bisa menggunakan salam sapaan seperti Dear Mr/Mrs. (nama penerima) atau sapaan lainnya.

5. Body atau Isi Surat

Bagian surat bisnis yang paling penting tentu saja adalah body atau isi suratnya. Kamu bisa membuat paragraf menjadi tiga bagian, yaitu paragraf pembuka, isi, dan paragraf penutup.

Paragraf pembuka bisa dimulai dengan penjelasan mengenai alasan kamu mengirim surat tersebut. Lalu, pada bagian isi jelaskan informasi penunjang, misalnya tempat undangan, tanggal, jam, dan lain-lain. Di paragraf terakhir merupakan bagian penutup yang berisi kata-kata untuk menunggu keputusan pihak penerima dan ucapan terima kasih.

6. Tanda Tangan

Pada bagian akhir surat bisnis, jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan beserta nama jelas pengirim.

7. Enclosure (Lampiran) dan Carbon Copy Notation (Tembusan Surat)

Jika ternyata surat bisnis yang kamu buat berisikan dokumen atau lampiran lain selain surat tersebut, kamu harus menampilkan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumlah lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”.

Kemudian, jangan lupa juga untuk mencantumkan CC yang biasa digunakan untuk menginformasikan bahwa surat bisnis tersebut juga dikirimkan kepada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat. 

Cara Membuat Surat Bisnis

Setelah mengetahui fungsi surat bisnis dan bagian-bagiannya yang perlu tercantum, bukan berarti kamu sudah bisa langsung membuat surat bisnis begitu saja. Ada beberapa hal dalam cara membuat surat bisnis yang perlu kamu perhatikan dengan baik, yaitu:

Singkat dan Sederhana

Kurangi kalimat basa-basi dan hindari kata-kata muluk-muluk dan deskripsi yang terlalu berbunga-bunga. 

Bermanfaat bagi yang Membaca 

Buatlah surat bisnis yang bermanfaat bagi pihak penerima atau pembacanya. Tekankan hal yang dapat kamu tawarkan, bukan hal-hal yang kamu ingin mereka lakukan.

Menggunakan Kata Ganti Pribadi

Meskipun kamu sedang membuat contoh surat bisnis, namun penggunaan kata ganti pribadi seperti Anda, saya, dan kami masih boleh dilakukan.

Pastikan Format dan Bagiannya Sudah Benar

Tadi kamu sudah mengetahui bagian surat bisnis. Nah, dalam menuliskannya, usahakan semua bagian tersebut lengkap dan disusun dalam format yang benar dan rapi. 

Kesimpulan

Dari beberapa contoh surat bisnis tadi, diharapkan kamu sudah paham cara membuat surat bisnis dengan baik dan benar, agar tujuan dan manfaatnya bisa didapatkan. 

Pastikan semua bagian surat kamu tulis dengan tepat, ya! Selain itu, kamu juga perlu memastikan bisnis memiliki dokumentasi operasional sampai laporan keuangan yang baik. Jika kamu kesulitan pendokumentasian surat-surat dan berkas bisnis, manfaatkanlah teknologi seperti aplikasi POS yang menyediakan fitur lengkap!