Knowledge

Inilah Contoh Surat Penawaran, Mulai dari Harga hingga Jasa!

Penulis Nisa Destiana
21 January 2023

Daftar Isi

Surat penawaran adalah surat yang berisi penawaran produk baik barang maupun jasa.

Bila kamu adalah seorang pemilik usaha, tentu kamu perlu mengetahui cara membuat surat penawaran. Apakah kamu sedang mencari contoh surat penawaran?

Tidak perlu khawatir sebab kami telah menyiapkan beragam contoh surat penawaran yang bisa kamu jadikan referensi. Namun, sebelum melihat contohnya, mari kita pahami terlebih dahulu pengertian serta komponen dalam surat penawaran.

Pengertian Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang berisi informasi produk, baik berupa barang atau jasa, yang diberikan oleh penjual kepada calon konsumen.

Tujuan dikirimkannya surat penawaran ialah untuk menarik minat konsumen terhadap produk-produk yang ditawarkan oleh perusahaan.

Penawaran tersebut sering kali memengaruhi keputusan konsumen untuk bertransaksi atau tidak. Biasanya, surat ini dikirimkan sebagai respons dari surat permintaan penawaran yang dikirimkan oleh konsumen atau klien.

Di samping membalas surat permintaan penawaran, pihak penjual umumnya menambahkan informasi produk serta menyisipkan iklan dalam surat penawaran.

Langkah tersebut sangat wajar sebab salah satu fungsi surat penawaran adalah memperkenalkan produk kepada pihak yang telah ditargetkan atau termasuk ke dalam target pasar.

Di samping itu, ada beberapa fungsi surat penawaran lainnya, yaitu:

Sebagai sumber informasi produk bagi penerima surat sehingga penerima surat tertarik untuk membeli produk terkait
Salah satu media untuk memperkenalkan produk
Menjangkau calon konsumen potensial
Memperluas jangkauan pasar dalam rangka memperoleh konsumen baru
Media untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan setia

Komponen Surat Penawaran

Bagi kamu yang memiliki bisnis, pengetahuan tentang komponen surat penawaran sangat penting. Adapun komponen atau unsur-unsur surat penawaran, antara lain seperti di bawah ini.

Kop surat perusahaan
Pastikan kop surat tersebut dilengkapi dengan informasi alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan. Jika ada, kamu juga bisa menambahkan website perusahaan.
Nama kota tempat surat diterbitkan, lengkap dengan tanggal penerbitan surat penawaran tersebut.
Nomor surat dan urutan nomor surat keluar dari perusahaan.
Perihal, yaitu isi atau inti dari surat penawaran.
Lampiran diisi dengan jumlah halam lampiran, bila ada. Lampiran tersebut biasanya berisi detail produk dan promo yang kamu tawarkan.
Tujuan, yakni pihak atau perusahaan yang dituju.
Salam pembuka, sapaan pembuka seperti dalam surat resmi lainnya.
Isi surat atau inti dari penawaran yang diberikan, misalnya menawarkan harga barang, kerja sama, atau jasa.
Salam penutup, berisi penutup dan harapan pihak atau perusahaan akan merespon surat tersebut.
Nama dan tanda tangan pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk.
Stempel yang dibubuhkan di area tanda tangan.

Isi surat penawaran bervariasi, mulai dari penawaran harga hingga penawaran kerja sama atau kolaborasi.

Contoh Surat Penawaran Beserta Strukturnya

Mengetahui unsur-unsur surat penawaran saja tidak cukup, kamu perlu memperhatikan struktur surat penawaran ketika membuatnya.

Penyampaian penawaran umumnya terbagi dalam tiga paragraf. Akan tetapi, pembagian tersebut tidak rigid dan bisa disesuaikan dengan kepentingan perusahaan.

Biasanya, paragraf pertama memuat informasi identitas produk, kualitas, harga, dan informasi lain yang berkaitan. Jika tujuan surat penawaran adalah merespons surat permintaan penawaran sebelumnya, hal tersebut juga perlu dicantumkan pada paragraf pertama.

Kemudian, di paragraf kedua, kamu dapat memberikan informasi tentang cara pembayaran, cara pengepakan, hingga cara pengiriman barang. Pada bagian ini, kamu juga dapat mencantumkan potongan harga atau program promosi, jika ada.

Sementara itu, kamu bisa menyampaikan harapan dan ucapan terima kasih kepada calon konsumen yang dituju di paragraf terakhir. Jangan lupa, tuliskan pula langkah lanjutan yang perlu dilakukan oleh konsumen bila konsumen menerima penawaran tersebut.

Contoh Surat Penawaran Harga

Surat penawaran harga dikenal dengan istilah quotation atau sales quotation. Terlihat dari namanya, surat tersebut berisi informasi harga produk yang ditawarkan oleh penjual kepada calon konsumen.

Biasanya, calon konsumen meminta surat penawaran harga untuk memastikan kesesuaian nominal transaksi dengan bujet yang tersedia. Karena itu, surat penawaran harga lazim diberikan antar bisnis yang terikat bujet dan jumlah transaksinya besar.

Surat penawaran harga tidak mengikat secara hukum, kecuali surat tersebut menjadi bagian dari kontrak.

Dalam surat penawaran harga, setidaknya ada tiga elemen yang tidak boleh terlewat, yakni:

Harga produk: Elemen ini tentu menjadi inti surat tersebut sehingga wajib ada.
Tanggal kedaluwarsa surat: Pihak penerima surat perlu memberikan konfirmasi terkait penawaran. Pihak penjual atau pengirim surat sebaiknya mencantumkan tanggal kedaluwarsa surat atau batas maksimal konfirmasi tawaran tersebut diterima atau ditolak.
Informasi detail tentang perusahaan

Supaya kamu memperoleh gambaran yang lebih jelas, silakan lihat contoh surat penawaran harga berikut ini.

Contoh Surat Penawaran Kerja Sama

Kolaborasi merupakan strategi yang banyak ditempuh bisnis belakangan ini. Langkah ini tak lain dipicu oleh pergeseran perilaku konsumen yang lebih mengapresiasi kolaborasi daripada kompetisi.

Dari sisi internal perusahaan atau bisnis, pihak yang ingin berkolaborasi tentu perlu menjalankan serangkaian prosedur administratif, salah satunya mengirimkan surat penawaran kerja sama.

Surat penawaran kerja sama adalah surat yang dibuat saat suatu perusahaan atau bisnis ingin bekerja sama dengan perusahaan atau bisnis tertentu.

Biasanya, surat penawaran kerja sama dikirimkan sebagai bentuk komunikasi awal sebelum kedua bisnis atau perusahaan bekerja sama atau berkolaborasi. Selain itu, surat penawaran kerja sama juga menjadi media untuk memaparkan keuntungan yang akan didapat oleh kedua belah pihak bila menjalin kerja sama.

Di bawah ini salah satu contoh surat penawaran kerja sama.

Contoh Surat Penawaran Jasa

Pada dasarnya, surat penawaran jasa tak berbeda jauh dengan surat penawaran barang. Hanya saja, jenis produk yang ditawarkan berupa jasa atau layanan. Selengkapnya bisa kamu lihat dalam contoh surat penawaran jasa berikut ini.

Setelah melihat berbagai contoh surat penawaran di atas, semoga kamu jadi lebih memahami dan tidak kesulitan lagi saat harus membuat surat penawaran bisnis.

Tak hanya membahas surat penawaran, kami juga membuat artikel dalam berbagai topik yang bisa kamu jadikan referensi dalam pengelolaan bisnis. Bila kamu memerlukan referensi lainnya, silakan kunjungi laman ini!