5 Contoh Surat Pengalaman Kerja

Dalam dunia kerja, perubahan akan selalu terjadi. Akan selalu ada bisnis yang surut dan bangkrut, dan akan selalu ada bisnis baru yang muncul. Di satu sisi, akan ada banyak karyawan kehilangan pekerjaannya. Di sisi lain, lahan bisnis yang bermunculan akan membuka lapangan pekerjaan baru.

Kondisi ini membuat persaingan di bursa tenaga kerja begitu sengit. Format curriculum vitae (CV) yang berseliweran di meja HRD kini kian menarik dan beragam. Setiap pelamar pekerjaan berlomba menarik perhatian bagian personalia (HRD).

Namun, personalia tak hanya menilai pelamar dari kelengkapan administrasi seperti ijazah, portofolio, dan dokumen standar lainnya. Perusahaan juga menelisik kemampuan, minat, serta pengalaman yang sudah dilakoni para pencari kerja.

Nilai ijazah, sekolah atau kampus bergengsi, dan kemampuan (skill) memang diperlukan untuk dilampirkan dalam proses melamar kerja agar bisa diterima di sebuah perusahaan. Tapi itu tidak cukup.

Perusahaan menilai pengalaman dan pencapaian dari seorang pencari kerja di perusahaan sebelumnya tempat ia bekerja. Lalu dari mana tim personalia ini mengetahui kemampuan seseorang hanya dari seberkas dokumen?

Jawabannya adalah surat pengalaman kerja. Apa sebenarnya surat tersebut? Bagaimana cara mendapatkannya? Kita akan ulas lengkap di bawah ini. majoo menyarankan agar kamu membacanya hingga selesai, ya.

Apakah Surat Pengalaman Kerja Itu?

Surat pengalaman kerja bisa disebut surat sakti jika kamu sedang melamar sebuah pekerjaan. Surat ini juga bisa disebut dengan surat rekomendasi kerja atau surat referensi kerja.

Surat pengalaman kerja adalah surat yang dibuat oleh perusahaan atau kolega yang berisikan informasi mengenai perilaku, keahlian, dan keterampilanmu dalam bekerja.

Dokumen ini pun menjelaskan jabatan terakhir yang kamu jalankan di perusahaan, serta menerangkan seberapa lama kamu mengabdi pada perusahaan tersebut.

Surat pengalaman kerja biasanya dinilai oleh personalia (tim HRD) sebagai bahan pertimbangan diterima atau tidaknya kamu di perusahaan.

Selain kecocokkan dalam hal kemampuan yang dibutuhkan perusahaan, tindak-tandukmu selama bekerja di perusahaan lama menjadi hal vital dalam penilaian.

Surat pengalaman kerja merupakan bukti bahwa kamu sudah memiliki jam terbang di bidang yang kamu kuasai. Kemampuan dan kinerja ini dituangkan dalam surat resmi yang dilegalisasi oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan.

Apa Perbedaan Surat Pengalaman Kerja, Surat Keterangan Kerja, dan Surat Rekomendasi Kerja?

Banyak orang yang sering kali tertukar antara ketiga jenis surat tersebut. Memang bedanya tak banyak, namun penggunaannya memiliki perbedaan cukup besar.

Surat Keterangan Kerja (SKK)

Surat pernyataan dari perusahaan yang menerangkan bahwa seseorang terbukti MASIH berstatus sebagai karyawan di sebuah perusahaan.

Hal ini berarti surat ini dikeluarkan ketika seseorang masih bekerja di perusahaan yang disebutkan dalam dokumen tersebut. Inti dari surat ini kurang lebih menyatakan status seorang karyawan atau pekerja masih aktif bekerja.

Terbitnya SKK ini tercantum pada salah satu pasal yang termuat dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata). 

Pada Pasal 1602y, poin yang ditekankan adalah kewajiban perusahaan dalam memberi surat keterangan terkait pekerjaan karyawan, baik diminta maupun tidak diminta.

Penggunaan surat keterangan kerja biasanya untuk dokumen yang menyertai pengajuan pinjaman atau kredit rumah, serta kebutuhan lainnya.

Surat Pengalaman Kerja/Paklaring

Surat Pengalaman Kerja yang sering disebut paklaring adalah sebuah surat yang menyatakan seseorang PERNAH bekerja pada perusahaan dan menduduki posisi tertentu dalam sebuah kurun waktu.

Ini artinya, surat ini dikeluarkan perusahaan saat seorang karyawan sudah resign atau tak lagi bekerja di perusahaan tersebut.

Paklaring sering dijadikan persyaratan untuk klaim Jaminan Hari Tua dari BPJS Ketenagakerjaan.

Surat pengalaman kerja ini marak digunakan sebagai dokumen tambahan saat seseorang melamar pekerjaan di perusahaan barunya.

Baca Juga: Memahami Unsur Pembuatan Daftar Riwayat Hidup yang Baik

Surat Rekomendasi Kerja

Sedangkan surat rekomendasi kerja atau surat referensi kerja mirip dengan paklaring. Yakni sama-sama dikeluarkan saat seseorang sudah tak lagi bekerja di perusahaan tersebut.

Bedanya, paklaring biasanya hanya menyebutkan pernyataan dan durasi seseorang kerja di perusahaan. Sedangkan surat rekomendasi kerja menjelaskan gambaran kemampuan dan etos kerja seseorang selama mengabdi di perusahaan sebelumnya tempat ia bekerja.

Surat rekomendasi kerja ini dapat diartikan sebagai surat yang dibuat seorang pimpinan atau pejabat tertentu yang berisi keterangan seseorang berdasarkan fakta-fakta yang ada. 

Baca Juga: 3 Contoh Surat Permohonan dan Cara Membuatnya

Apa Syarat Diterbitkannya Surat Pengalaman Kerja?

Tak semua mantan karyawan bisa mendapatkan surat pengalaman kerja dari perusahaan tempat asalnya ia bekerja. 

Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi jika kamu meminta surat pengalaman kerja. Pastikan kamu memenuhi semua syaratnya, ya.

• Resign secara baik-baik. Ikuti semua ketentuan pengunduran diri yang berlaku di perusahaanmu dengan baik dan benar. Ketika semua prosedur dipenuhi, perusahaan akan mengeluarkan surat tersebut jika kamu minta.
• Periode bekerja minimal 1 tahun. Surat pengalaman kerja akan diterbitkan jika karyawan setidaknya sudah memenuhi masa kontrak kerja paling singkat selama satu tahun.

  Ada alasan logis di balik aturan ini. Jika kurang dari satu tahun, karyawan dianggap belum matang menjalankan pekerjaannya. Selain itu, penilaian kinerja biasanya dilakukan setahun sekali secara berkala.

• Melunasi segala kewajiban. Penting untuk diingat bahwa surat pengalaman kerja akan keluar jika kamu sudah memenuhi semua kewajibanmu sebagai karyawan sesuai kontrak.

Banyak karyawan yang memutuskan untuk berhenti bekerja tanpa persiapan matang. Mereka berhenti begitu saja tanpa proses yang sesuai kaidah yang berlaku. Bahkan tak jarang yang kabur begitu saja tanpa pemberitahuan lebih lanjut pada pihak kantor.

Hal ini akan merugikan dirimu di masa mendatang. Kamu akan memberikan kesan yang buruk terhadap perusahaan tempatmu bekerja dan tidak profesional. Pada akhirnya, kamu tidak akan mendapatkan surat pengalaman kerja.

Ketahuilah bahwa surat pengalaman kerja merupakan dokumen penting yang berpengaruh untuk masa depanmu nanti. Penuhi saja syarat di atas. 

Jika semua syarat ini lolos, maka kamu bisa memintanya bersamaan dengan pengajuan surat pengunduran diri.

Informasi Apa yang Ada di Dalam Surat Pengalaman Kerja?

Surat pengalaman kerja biasanya memuat keterangan atau informasi berupa hal-hal berikut ini

• Jenis pekerjaan yang sudah pernah dilakukan. Bisa saja hanya dengan mencantumkan nama jabatan. Lebih bagus lagi jika dituangkan dalam bentuk job description jabatan tersebut, yakni wewenang dan kewajiban yang mengikutinya.
• Durasi terjadinya hubungan kerja sama antara kamu sebagai karyawan dengan tempat dirimu bekerja. Hal ini bisa menggambarkan loyalitas dan ketekunanmu ketika mengabdi di sebuah perusahaan.
• Perilaku, prestasi, capaian, dan integritasmu selama bekerja serta berinteraksi dengan kolega, atasan, klien.
• Alasan terjadinya pengakhiran hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.

Dengan melengkapi informasi di atas, surat pengalaman kerja sudah bisa digunakan.

Surat Pengalaman Kerja Dikeluarkan oleh Siapa?

Jika kamu berpikir bisa membuat surat pengalaman kerja sendiri, itu tentu tidak tepat. Surat pengalaman kerja harus dikeluarkan oleh sebuah perusahaan tempat kamu bekerja sebelumnya.

Namun demikian, yang menandatangani atau yang memberikan rekomendasi dalam surat pengalaman kerja tak selalu harus direktur utama. 

Atasan langsung seperti manajer atau supervisor juga bisa memberikan jabaran mengenai kinerjamu selama bekerja.

Atasan atau manajer bisa jadi referensi terbaik kamu. Tentu saja karena mereka adalah pihak yang bersentuhan langsung dengan bidang pekerjaanmu sehari-hari. Mereka pula yang memberikan penilaian rutin atas pekerjaanmu. 

Bahkan, partner kerjamu pun boleh saja. Pastikan mereka adalah pihak yang bekerja dalam satu divisi yang sama denganmu. 

Namun demikian penulisannya tetap harus memenuhi kaidah legalitas. Misalnya tetap harus dicetak menggunakan kop surat dan stempel perusahaan.

Untuk pekerja lepas atau freelancer pun ketentuannya sama. Surat pengalaman kerja freelancer dikeluarkan oleh instansi tempat ia melakukan kontrak kerja atau kerja sama.

Namun demikian dalam kolom jabatan dituliskan saja sebagai “freelancer”. Ketentuan surat pengalaman kerja freelancer selanjutnya mengikuti syarat dan ketentuan yang sama dengan mereka yang bekerja sebagai karyawan.

Apakah Fresh Graduate Bisa Mendapatkan Surat Pengalaman Kerja?

Sebenarnya sama saja. Namun, jika kamu belum memiliki pengalaman kerja, pihak yang bisa kamu jadikan sebagai pemberi surat pengalaman kerja adalah dosen, guru, atau senior di sekolah/kampusmu.

Bahkan, apabila semasa kamu menjalani masa pendidikan termasuk aktif di organisasi, kamu bisa menjadikan jabatan di dalam organisasi sebagai pembuat surat pengalaman kerja.

Surat Pengalaman Kerja Digunakan untuk Apa?

Surat pengalaman kerja paling banyak digunakan untuk hal-hal berikut ini:

• Melamar pekerjaan. Walau tidak semua perusahaan meminta surat pengalaman kerja, namun biasanya pelamar sudah inisiatif melampirkannya untuk memperbesar kemungkinan diterima.

  Terlebih jika pelamar ingin menduduki supervisor atau jabatan di atas itu, biasanya surat pengalaman kerja wajib dilampirkan sebagai bukti.

• Pengajuan beasiswa jalur B to B atau jalur profesional. Jika kamu ingin melanjutkan jenjang pendidikan menggunakan beasiswa, pengalaman kerja yang kamu punya memperbesar kesempatanmu untuk bisa mendapatkannya.

Apa Saja Isi Surat Pengalaman Kerja?

Ada beberapa komponen yang selalu ada di dalam surat pengalaman kerja. Berikut kami rangkumkan untuk kamu, tinggal ikuti dan pastikan semua ada dalam surat pengalaman kerjamu.

• Kop surat. Adanya kop surat menjadikan surat pengalaman kerjamu menjadi surat resmi.

  Pastikan kelengkapan yang berada di bagian kop surat: nama perusahaan, logo, alamat, alamat surel, dan nomor telepon. Umumnya kop surat ini diletakkan pada bagian atas surat. 

• Judul. Judul “Surat Pengalaman Kerja” biasanya ditulis tepat di bawah kop surat. Hal ini berfungsi untuk menjelaskan kepentingan dibuatnya surat ini, serta membedakannya dengan surat lainnya.
• Nomor surat. Tentu saja hal ini ada dalam pengaturan perusahaan atau organisasi. Namun harus ada untuk bisa dilacak jika sewaktu-waktu butuh salinannya.
• Identitas penyusun surat. Surat pengalaman kerja dibuat oleh pihak yang berwenang (atasan, rekan, dan sebagainya). Bagian ini melingkupi nama lengkap dan jabatan dari pihak yang menandatangani surat.
• Identitas karyawan. Informasi karyawan mencakup: nama lengkap karyawan dan alamat sesuai KTP serta Nomor Induk Karyawan (NIK).
• Periode dan jabatan kerja. Cantumkan juga jabatan terakhir saat bekerja dan hubungan struktural antara penyusun surat pengalaman kerja dengan karyawan tersebut. 
• Kontribusi, keterampilan, dan pencapaian kerja. Ini adalah hal utama dalam surat pengalaman kerja.

  Pastikan keterampilan yang dicatat dalam surat relevan dengan posisi yang akan ditempati karyawan tersebut nantinya. Jabarkan dengan detail namun tetap sesuai dengan fakta.

• Kelengkapan. Tempat dan tanggal pembuatan surat, tanda tangan, dan nama lengkap harus ditulis jelas.
• Stempel resmi. Stempel berfungsi sebagai tanda persetujuan atas nama pihak perusahaan atau instansi tersebut. Stempel resmi perusahaan umumnya menggunakan tinta dengan warna dasar, yaitu hitam, biru, atau merah.

Mengapa Surat Pengalaman Kerja Penting Bagi Personalia? 

Mendapatkan karyawan yang cocok dengan kebutuhan perusahaan sama sulitnya dengan karyawan yang mencari pekerjaan baru.

Jangan salah, tekanan yang dihadapi personalia juga cukup besar mengingat kompetitor dari perusahaan lain berlomba-lomba mencari bibit unggul yang bisa dipekerjakan. 

Itu sebabnya urusan menyeleksi kandidat karyawan tak bisa sebatas informasi dasar saja.

Surat pengalaman kerja dilihat oleh personalia sebagai gambaran mengenai sikap, loyalitas, etos kerja, dan seberapa kompeten seseorang dalam melakukan pekerjaanya.

Bisa dibilang, surat ini tak hanya menggambarkan hard skill yang sesuai dengan job desc. Melainkan juga softskill dan kebiasaan kandidat di perusahaan sebelumnya.

Kesesuaian antara kebutuhan perusahaan dengan kemampuan dan pengalaman kandidat karyawan menjadikan tingkat turnover di perusahaan menjadi lebih rendah, bukan?

Butuh Berapa Lama Proses Penerbitan Surat Pengalaman Kerja?

Biasanya, surat pengalaman kerja diterbitkan paling lama satu bulan segera setelah kamu keluar dari perusahaan tersebut.

Sebenarnya waktu penerbitan ini agak relatif. Ada yang satu minggu bahkan berbulan-bulan. Bergantung dari ketentuan di tiap perusahaan.

Oleh karenanya penting untuk diingat untuk mempersiapkan jauh-jauh hari sebelum kamu aktif kembali memasukkan lamaran pada perusahaan yang baru. Agar begitu ada panggilan wawancara, surat pengalaman kerja sudah di tangan.

Bagaimana Jika Surat Pengalaman Kerja Ditulis Tangan?

Surat pengalaman kerja tulis tangan agak jarang ditemukan. Karena biasanya surat ini dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan. Wajar saja jika perusahaan mempunyai format resmi dari surat ini.

Selain itu, kredibilitas perusahaan biasanya terlihat dari bentuk surat resmi yang dikeluarkannya. Walaupun bisa saja ditulis tangan, asal ditandatangani dan distempel. Namun ada baiknya surat pengalaman kerja dibuat dengan cara diketik.

Baca Juga: Memahami Cara Membuat Surat Penawaran yang Baik

Surat Pengalaman Kerja Simple

Surat pengalaman kerja sebenarnya tidak rumit pembuatannya. Berikut adalah contoh pengalaman kerja simple.

(sumber: linofHR.com)

Surat Pengalaman Kerja Guru

Surat pengalaman kerja guru perlu dilengkapi dengan nama jelas bagi penyusun surat dan karyawan lengkap dengan gelarnya. Kop surat biasanya merupakan kop surat dari sekolah, dinas pendidikan, atau lembaga pendidikan.

Contoh surat pengalaman kerja guru honorer.

(sumber: kumparan)

Contoh surat pengalaman kerja guru tetap.

(sumber: contohsurat.com)

Surat Pengalaman Kerja Perusahaan

Surat pengalaman kerja perusahaan atau biasa disebut surat pengalaman kerja karyawan sebenarnya sama saja. Bedanya perlu dijabarkan mengenai detail pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan selain mencantumkan nama jabatannya.

Jika perlu, ceritakan bagaimana etos kerja dan prestasi karyawan selama bekerja yang memberikan keuntungan bagi perusahaan.

Contoh surat pengalaman kerja perusahaan.

(Sumber: bills.alterra.id)

Contoh surat pengalaman kerja perusahaan dengan job description.

 (Sumber: manajemenkeuangan.net) 

Surat Pengalaman Kerja Bahasa Inggris

Surat pengalaman kerja bahasa Inggris tetap mengikuti kaidah dan harus memenuhi komponen penting yang sudah kita bahas di awal. Bedanya hanya penggunaan bahasa saja.

(Sumber: kumparan)

Pertanyaan Seputar Surat Pengalaman Kerja

Di antara banyak pertanyaan, tiga poin di bawah ini adalah hal yang paling sering ditanyakan tentang surat pengalaman kerja. Simak jawabannya, ya.

1. Bagaimana cara membuat surat pengalaman kerja?

Cara membuat surat pengalaman kerja harus memperhatikan hal-hal berikut ini:

• Menulis secara lengkap data diri karyawan yang bersangkutan, termasuk mencantumkan posisi karyawan tersebut di dalam perusahaan
• Mencantumkan informasi lamanya karyawan yang bersangkutan bekerja di perusahaan
• Mencantumkan kelebihan, nilai positif, kinerja, dan prestasi karyawan tersebut secara jelas

2. Siapa yang bertanda tangan di surat pengalaman kerja?

HRD adalah pihak yang membuat surat pengalaman kerja seorang karyawan. Dalam membuat surat pengalaman kerja, pastikan surat tersebut ditandatangani oleh orang yang berwenang di perusahaan tersebut, seperti direktur, manajer, atau supervisor.

Jangan sekali-kali kamu sebagai karyawan menandatanganinya sendiri. Perusahaan harus tahu tentang surat tersebut. Kamu tentunya tidak mau ada masalah apabila perusahaan yang kamu lamar mengecek secara langsung kebenaran surat yang kamu buat.

Pastikan juga surat pengalaman kerja yang kamu dapatkan tersebut telah distempel menggunakan stempel resmi perusahaan atau instansi. Stempel adalah tanda persetujuan atas nama perusahaan atau instansi tersebut.

3. Apakah surat pengalaman kerja bisa dibuat sendiri?

Surat pengalaman kerja dibuat oleh perusahaan melalui bagian personalia atau HRD, tidak bisa dibuat oleh karyawan sendiri. Kamu tidak perlu sungkan mengajukan permintaan surat pengalaman kerja ini karena merupakan salah satu hakmu sebagai karyawan.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari pertanyaan yang biasa muncul jika membahas mengenai surat pengalaman kerja. Semoga kamu bisa membedakannya dengan surat resmi lainnya.

Jika kamu sedang dalam proses mencari dan melamar pekerjaan di beberapa perusahaan, pastikan kamu menyiapkan surat ini, ya.

Tentu saja selama proses pengunduran diri kamu dilakukan dengan benar, maka kamu berhak memintanya kepada perusahaan tempat kamu pernah bekerja.

Jika kamu kamu belum memiliki surat pengalaman kerja, tenang saja. Kamu tetap bisa melamar pekerjaan seperti biasa. Selama kamu melengkapi dokumen penting lainnya termasuk CV dan portofolio.

Surat pengalaman kerja biasanya tidak perlu dilampirkan bersama CV. Namun akan menjadi nilai tambah yang membuka kesempatan lebih besar untuk diterima jika kemampuanmu sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan.

Bahkan, kamu masih bisa memberikan surat pengalaman kerja ketika kamu sudah masuk tahap wawancara.

Kamu masih membutuhkan contoh surat-surat lainnya? majoo memiliki artikel yang bisa menjadi referensi kamu. Semoga kamu beruntung, Majoopreneurs!