Table of Content

    Memahami Cara Membuat Surat Penawaran Barang yang Baik

    Surat penawaran barang sebagai media promosi dan kerja sama.

    Semakin ketatnya persaingan antarpengusaha, memaksa kita untuk terus beradaptasi terhadap perkembangan industri yang kita jalani. Dalam dunia bisnis, proses penawaran barang dagang atau barang produksi perlu dilakukan secara terus menerus untuk menjaga konsistensi flow penjualan.

    Meskipun sudah banyak media elektronik yang bisa digunakan untuk memasarkan dan menawarkan produk atau jasa, pada kenyataannya surat tetap menjadi salah satu media pemasaran yang efektif.

    Surat Penawaran Barang

    Surat penawaran barang atau jasa adalah surat yang dibuat untuk menunjukkan maksud dari suatu pihak yang ingin menawarkan kerja sama bisnis dengan pihak lain. Biasanya, bentuk kerja sama yang dibangun berupa kegiatan jual dan beli barang atau jasa.

    Sering kali surat penawaran barang dibuat dengan format yang formal. Isinya menjelaskan barang atau jasa yang sedang ditawarkan beserta rincian harganya.

    Surat penawaran barang juga dapat digunakan sebagai salah satu cara untuk memperkenalkan produk baru yang perusahaan miliki. Bisa juga sebagai media untuk memperkenalkan perusahaan baru yang memulai bisnis tersebut.

    Fungsi Surat Penawaran Barang

    Sehubungan dengan definisi dari surat penawaran barang dan jasa di atas, salah satu fungsi utama dari surat penawaran barang ini adalah untuk menawarkan kerja sama dengan pihak lain.

    Berikut ini beberapa fungsi surat penawaran barang lainnya:

    • sebagai alat untuk memasarkan produk yang akan dijual kepada konsumen;
    • supaya penerima surat dapat mempelajari dan pada akhirnya tertarik untuk membeli produk yang ditawarkan;
    • sebagai salah satu cara untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain;
    • untuk menjangkau calon-calon konsumen yang potensial;
    • untuk membantu memperluas jangkauan bisnis;
    • sebagai media untuk menjaga hubungan baik dengan konsumen loyal.

    Lalu, seperti apa contoh surat penawaran barang yang baik? Nah, sebelum kita membuat surat penawaran barang ke perusahaan, kamu perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini.

     Baca juga: Tips Menentukan Konsep Penawaran dan Pemasaran

    Manfaat Surat Penawaran

    Adapun manfaat yang bisa diperoleh perusahaan dengan penyusunan surat penawaran produk, yakni:

    1. Dapat digunakan untuk membandingkan antara perkiraan dengan hasil yang nyata;
    2. Membantu mengembangkan dan menguji strategi pemasaran dan hasil yang diharapkan dari sudut pandang pihak yang lain;
    3. Menyediakan alat komunikasi bagi perusahaan untuk memaparkan dan meyakinkan idenya kepada pihak lain secara menyeluruh;
    4. Membantu perusahaan untuk dapat berpikir secara kritis dan juga objektif atas bidang industri yang akan perusahaan itu tekuni;
    5. Dapat mengidentifikasi adanya risiko kritis di saat yang penting, sehingga memudahkan untuk melakukan tindakan antisipasi;
    6. Memberi informasi mengenai potensi pasar dan perkiraan pasar yang mungkin dicapai;
    7. Memberikan potensi finansial yang jelas;
    8. Memiliki dokumen ringkas yang mengandung informasi penting dan sebagai bentuk evaluasi finansial perusahaan;
    9. Memberikan gambaran mengenai kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajibannya .

     

    Membuat Surat Penawaran Barang

    Dalam pembuatan surat penawaran barang, format yang digunakan hampir sama dengan surat-surat resmi lainnya. 

    Hal yang harus ada di dalam surat penawaran antara lain:

    • Nama perusahaan yang membuat surat penawaran dalam bidang bisnis yang dijalankan;
    • Nama, jenis, merek, mutu, dan jumlah produk yang ditawarkan;
    • Gambaran berupa kemampuan yang dimiliki sebuah perusahaan seperti jumlah stok barang atau jasa yang mampu disediakan pada konsumen;
    • Harga barang atau jasa yang ditawarkan;
    • Rincian keunggulan seperti garansi, free service, atau gratis biaya kirim;
    • Metode pembayaran yang bisa digunakan;
    • Proses pengiriman barang;
    • Dokumen administrasi pendukung, seperti TDR, SIP, NPWP, katalog produk, dan lain sebagainya.

    Cara Penyusunan Surat Penawaran Barang

    Agar surat dapat dibaca dan dipahami, ada baiknya penulisan suratnya pun dilakukan dengan baik dan benar. Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran barang adalah:

    1. Penulisan menggunakan bahasa yang resmi, ditulis dengan jelas, dan tidak bertele-tele;
    2. Pada surat penawaran wajib disertai dengan identitas pemberi surat penawaran;
    3. Memperkenalkan berbagai jenis barang atau jasa yang akan ditawarkan;
    4. Mencantumkan daftar produk beserta harganya dengan jelas. Harga yang dicantumkan dapat berupa daftar maupun keterangan;
    5. Harga yang tercantum adalah harga satuan, misalnya per kilogram, per botol, per lusin, per buah, per kodi, dan lain sebagainya;
    6. Apabila yang ingin ditawarkan adalah bidang jasa, maka perlu disertakan jasa apa yang ditawarkan;
    7. Mencantumkan alamat tujuan di dalam surat penawaran tersebut;
    8. TIdak lupa nama lengkap, tanda tangan, dan juga stempel perusahaan.

    Baca juga: Promosi Digital untuk Pemasaran Produk dan Jasa

    Format Penyusunan Penulisan Surat Penawaran Barang

    Perlu diketahui bahwa surat penawaran merupakan salah satu surat resmi yang berisi informasi mengenai barang atau jasa yang akan diperjualbelikan. Di dalam surat resmi tercantum nama perusahaan pengirim, rincian produk barang maupun jasa, serta beberapa data yang berkaitan dengan produk yang ditawarkan.

    Berikut ini adalah format dan isi yang tercantum di dalam surat penawaran barang:

    1. Kop surat

    Pada bagian kop surat ini harus dilengkapi dengan informasi mengenai perusahaan yang memberi penawaran tersebut. Contoh kop surat penawaran, yaitu nama perusahaan, alamat perusahaan, dan kontak yang bisa digunakan baik nomor telepon maupun email.

    2. Kepala surat

    Biasanya, pada bagian ini dapat terdiri dari tanggal pembuatan surat, nomor surat lampiran, perihal, dan alamat tujuan surat yang akan dikirim

    3. Pembukaan

    Kalimat pembuka pada surat ini berisi kata salam seperti “Dengan hormat”, kemudian dilanjutkan dengan penjelasan singkat tentang alasan dan tujuan dari pengiriman surat penawaran ini.

    4. Isi pokok surat

    Pada bagian isi pokok surat penawaran akan dijelaskan secara detail mengenai produk dan harga yang akan ditawarkan kepada calon konsumen tersebut. Di dalam isi pokok surat ini, penyampaiannya akan menjadi lebih jelas apabila disertakan dengan keterangan tambahan, seperti brosur, dokumen katalog, surat-surat resmi, dan lainnya pada bagian lampiran.

    5. Bagian penutup

    Surat penawaran barang dapat ditutup dengan menyampaikan himbauan dan harapan kepada calon konsumen agar calon konsumen lebih tertarik untuk menjalin kerjasama dengan pihak yang memberikan penawaran.

    Contoh Surat Penawaran Barang Kantor

    Berbagai jenis barang bisa ditawarkan kepada perusahaan, namun perlu disesuaikan juga dengan barang-barang yang memang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut. Salah satunya adalah mesin dan peralatan kantor. Di bawah ini adalah contoh surat penawaran barang kantor.

    PT SANGKURIANG

    Berbagai Peralatan dan Mesin Kantor

    Jl. Cikalong Wetan No. 22A, Bandung -  Indonesia

    Telp. (022) 23345567, Fax (022) 23345567

    Email : marketing@sangkuriang.com

    NPWP: 01.824.1.925.000

     

    Nomor : 213/SKR/X/2021

    Lampiran : 3 lembar

    Perihal : Surat Penawaran Barang

     

    Kepada

    Yth. Direktur PT Mahakam Interior

    Jl. Gegerkalong Kidul No. 12 Bandung

    di tempat

     

    Dengan hormat,

    Dengan adanya surat ini, kami dari Perusahaan PT Sangkuriang yang bergerak dalam bidang peralatan dan mesin kantor, hendak menawarkan produk kami kepada perusahaan Bapak. Kami menawarkan produk yang berkualitas dan modern tetapi dengan harga yang lebih murah serta garansi lebih lama.

    Produk–produk yang kami tawarkan antara lain adalah sebagai berikut ini:


    ·     Merek dan warna        : Canon DC SC2121, warna hitam

    ·     Jenis barang            : Mesin foto kopi

    ·     Tahun pembuatan        : Tahun 2019

    ·     Harga                : RP55.000.000 (Harga sudah termasuk PPN 10%)

    ·     Biaya ongkos kirim        : Gratis

    ·     Pilihan cara pembayaran    : Tunai, Kredit

     

    Besar harapan kami agar perusahaan bapak dapat tertarik dengan produk yang kami tawarkan. Kami juga akan memberikan diskon sebesar 10% kepada bapak untuk pembelian pertama produk kami.

     

    Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi kami di Jl. Cikalong Wetan No. 22A, Bandung, Telp. (022) 23345567, Fax (022) 23345567.

    Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya

     

    Jakarta, 12 Oktober 2021

    Hormat kami,

    PT Sangkuriang

     

    Marketing Manager

     

    Contoh Surat Penawaran Barang Furniture

    Salah satu produk lain yang bisa kamu perusahaanmu tawarkan kepada konsumen adalah furniture. Barang-barang furniture digunakan oleh banyak perusahaan, sehingga peluangnya untuk perusahaan menggunakan barang yang kamu tawarkan juga besar. Berikut adalah salah satu contoh surat penawaran barang furniture.

    PT. CAHAYA MITRA FURNITURE

    Jalan Selokan Mataram No.2

    Telp. (0274) 83242277, Fax (0274) 83242277

     

    10 September 2021

     

    Nomor : 029/CMF/IX/2021

    Lampiran : 2 lembar

    Perihal : Penawaran Furniture

     

    Kepada

    Yth. Direktur PT Properti Pro

    Jl. Maleber Utara No. 10 Bandung

     

    Dengan hormat,

    Melalui surat ini, terlebih dahulu kami ingin memperkenalkan diri dari. Kami dari perusahaan PT. Cahaya Mitra Furniture yang bergerak di bidang furniture.

     

    Berdasarkan informasi yang kami peroleh, PT. Properti Pro merupakan perusahaan properti yang sedang berkembang pesat di Bandung dan akan membuka kantor cabang di Bali. Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin menawarkan kerja sama dalam hal pengadaan furniture.

     

    Adapun beberapa produk furniture yang akan kami tawarkan antara lain:

    1.     Meja komputer

    2.     Kursi dan meja kerja

    3.     Lemari

    4.     Meja dan sofa ruang tamu

    5.     Papan pembatas antara karyawan

     

    Bersamaan dengan surat ini, kami juga melampirkan brosur peralatan dan petunjuk manualnya. Jika Bapak/Ibu tertarik dengan penawaran ini, kami akan mengirim staff kami untuk memberikan penjelasan lebih lanjut mengenai produk-produk yang dibutuhkan.

     

    Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu.

     

    Hormat kami,

     

    Arinda Putri

    Direktur Pemasaran

     

    Baca juga: Definisi dan Contoh Kurva Penawaran dalam Bisnis

    Contoh Surat Penawaran Barang Singkat

    Selain penawaran mesin atau furniture, kamu bisa menawarkan alat tulis kantor yang juga dibutuhkan di sebuah perusahaan. Walaupun sudah banyak bentuk pekerjaan kantoran yang menggunakan alat yang canggih, tapi alat tulis kantor masih sering diperlukan. Ini merupakan salah satu contoh surat penawaran barang singkat yang menawarkan persediaan ATK.

    PT. SUGIH ARTA

    Jl. Kotagede No. 44

    Telp. (0274) 22118765

    Email : sugiharta@gmail.com

     

    Yogyakarta, 22 September 2021

     

    Nomor : 044/ SAYK/ XI/ 2021

    Hal : Surat penawaran barang ATK

    Lampiran : 1 lembar

     

    Kepada

    Yth. Direktur PT. Cahaya Sejahtera

    Jl. Braga No. 22 Bandung

     

    Dengan hormat,

     

    Perkenalkan, kami dari PT. Sugih Arta, melalui surat ini kami bermaksud untuk menawarkan barang-barang ATK untuk dapat memenuhi atau menunjang kelengkapan alat tulis perusahaan Cahaya Sejahtera.

    PT. Sugih Arta sudah bergerak dibidang distributor alat tulis kantor sejak tahun 2001 dan telah mempunyai beberapa cabang yang tersebar di Indonesia.

     

    Berikut ini alat-alat tulis yang ditawarkan kepada PT. Cahaya Sejahtera sebagai berikut:

    1.     Buku tulis ukuran kecil     : 3.500

    2.     Buku tulis ukuran besar    : 5.500

    3.     Pensil                : 2.500

    4.     Pulpen            : 3.500

    5.     Penghapus            : 8.000

    6.     Spidol                : 8.500

    7.     Tipe-X                : 4.500

     

    Untuk pembelian diatas 100 unit akan kami beri potongan harga sebesar 5%. Pembayaran bisa dilakukan secara tunai saat barang ATK diantar ke perusahaan Cahaya Sejahtera atau melalui transfer ke rekening BCA 8203448855 atas nama PT. Sugih Arta. Jika masih ada yang ingin ditanyakan, dapat menghubungi kami melalui telepon 0274-22118765.

     

    Demikian surat penawaran barang ATK ini disampaikan. Atas perhatiannya, terima kasih.

     

    Hormat kami,

     

    Kepala Administrasi

    Kesimpulan

    Dengan banyaknya media komunikasi elektronik yang bisa digunakan, surat tetap menjadi salah satu pilihan bagi perusahaan untuk menawarkan produk atau jasanya. Hal ini dikarenakan surat merupakan sebuah media komunikasi yang resmi dan dapat dipertanggungjawabkan.

    Surat penawaran barang ini termasuk ke dalam surat resmi, proses pembuatannya pun hampir sama dengan pembuatan surat resmi lainnya. Sehingga, dalam proses pembuatannya diperlukan penggunaan bahasa yang baik dan benar agar pembacanya dapat memahami isi surat penawaran barang itu dengan baik.

    Dengan beberapa contoh surat penawaran barang yang sudah disampaikan beserta hal penting lain yang mendukungnya, semoga kamu tidak kebingungan lagi untuk membuat surat penawaran barang dari produk-produkmu, ya!

    Selanjutnya, untuk dapat meningkatkan pemasaran produk yang kamu miliki, selain melakukan promosi dengan surat penawaran ini, kamu juga dapat memaksimalkan aplikasi POS seperti aplikasi majoo ini untuk melakukan program pemasaran selanjutnya. Menarik bukan?

    Upcoming Event

    Ikuti event-event yang sangat bermanfaat buat kamu.

    Lihat semua event

    Download Majalah

    Cover majalah wirausaha Indonesia
    Lihat semua edisi

    Download Ebook

    Cover Ebook
    Lihat semua edisi

    Related Article

    Kenali Apa Itu CV ATS Friendly
    CV ATS Friendly adalah CV yang secara otomatis dapat disortir melalui sebuah aplikasi yang disebut ATS. Lalu, bagaimana membuat CV ATS Friendly yang baik?
    NPV adalah: Rumus, Contoh, dan Cara Menghitung
    Tidak hanya bermanfaat untuk menganalisis untung rugi, perhitungan NPV juga akan sangat membantu dalam menyusun perencanaan keuangan perusahaan.
    Bisnis Proposal atau Proposal Bisnis? Mana yang Benar?
    Apa itu bisnis proposal? Apakah sama dengan proposal bisnis? Sebelum membuatnya, pahami pengertian dan ciri-ciri proposal bisnis lebih dulu.
    Bank Digital adalah Kebutuhan Masyarakat Saat Ini. Kok Bisa?
    Bank digital adalah transformasi layanan perbankan dari luring menjadi daring. Kemunculannya semakin marak di Indonesia. Mau jadi nasabahnya?