Memahami Cara Membuat Surat Penawaran Barang yang Baik

Semakin ketatnya persaingan antarpengusaha, memaksa kita untuk terus beradaptasi terhadap perkembangan industri yang kita jalani. Dalam dunia bisnis, proses penawaran barang dagang atau barang produksi perlu dilakukan secara terus menerus untuk menjaga konsistensi flow penjualan.

Meskipun sudah banyak media elektronik yang bisa digunakan untuk memasarkan dan menawarkan produk atau jasa, pada kenyataannya surat tetap menjadi salah satu media pemasaran yang efektif.

Surat Penawaran Barang

Surat penawaran barang atau jasa adalah surat yang dibuat untuk menunjukkan maksud dari suatu pihak yang ingin menawarkan kerja sama bisnis dengan pihak lain. Biasanya, bentuk kerja sama yang dibangun berupa kegiatan jual dan beli barang atau jasa.

Sering kali surat penawaran barang dibuat dengan format yang formal. Isinya menjelaskan barang atau jasa yang sedang ditawarkan beserta rincian harganya.

Surat penawaran barang juga dapat digunakan sebagai salah satu cara untuk memperkenalkan produk baru yang perusahaan miliki. Bisa juga sebagai media untuk memperkenalkan perusahaan baru yang memulai bisnis tersebut.

Fungsi Surat Penawaran Barang

Sehubungan dengan definisi dari surat penawaran barang dan jasa di atas, salah satu fungsi utama dari surat penawaran barang ini adalah untuk menawarkan kerja sama dengan pihak lain.

Berikut ini beberapa fungsi surat penawaran barang lainnya:

• sebagai alat untuk memasarkan produk yang akan dijual kepada konsumen;
• supaya penerima surat dapat mempelajari dan pada akhirnya tertarik untuk membeli produk yang ditawarkan;
• sebagai salah satu cara untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain;
• untuk menjangkau calon-calon konsumen yang potensial;
• untuk membantu memperluas jangkauan bisnis;
• sebagai media untuk menjaga hubungan baik dengan konsumen loyal.

Lalu, seperti apa contoh surat penawaran barang yang baik? Nah, sebelum kita membuat surat penawaran barang ke perusahaan, kamu perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini.

 Baca juga: Tips Menentukan Konsep Penawaran dan Pemasaran

Manfaat Surat Penawaran

Adapun manfaat yang bisa diperoleh perusahaan dengan penyusunan surat penawaran produk, yakni:

1. Dapat digunakan untuk membandingkan antara perkiraan dengan hasil yang nyata;
2. Membantu mengembangkan dan menguji strategi pemasaran dan hasil yang diharapkan dari sudut pandang pihak yang lain;
3. Menyediakan alat komunikasi bagi perusahaan untuk memaparkan dan meyakinkan idenya kepada pihak lain secara menyeluruh;
4. Membantu perusahaan untuk dapat berpikir secara kritis dan juga objektif atas bidang industri yang akan perusahaan itu tekuni;
5. Dapat mengidentifikasi adanya risiko kritis di saat yang penting, sehingga memudahkan untuk melakukan tindakan antisipasi;
6. Memberi informasi mengenai potensi pasar dan perkiraan pasar yang mungkin dicapai;
7. Memberikan potensi finansial yang jelas;
8. Memiliki dokumen ringkas yang mengandung informasi penting dan sebagai bentuk evaluasi finansial perusahaan;
9. Memberikan gambaran mengenai kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajibannya .

Membuat Surat Penawaran Barang

Dalam pembuatan surat penawaran barang, format yang digunakan hampir sama dengan surat-surat resmi lainnya. 

Hal yang harus ada di dalam surat penawaran antara lain:

• Nama perusahaan yang membuat surat penawaran dalam bidang bisnis yang dijalankan;
• Nama, jenis, merek, mutu, dan jumlah produk yang ditawarkan;
• Gambaran berupa kemampuan yang dimiliki sebuah perusahaan seperti jumlah stok barang atau jasa yang mampu disediakan pada konsumen;
• Harga barang atau jasa yang ditawarkan;
• Rincian keunggulan seperti garansi, free service, atau gratis biaya kirim;
• Metode pembayaran yang bisa digunakan;
• Proses pengiriman barang;
• Dokumen administrasi pendukung, seperti TDR, SIP, NPWP, katalog produk, dan lain sebagainya.

Cara Penyusunan Surat Penawaran Barang

Agar surat dapat dibaca dan dipahami, ada baiknya penulisan suratnya pun dilakukan dengan baik dan benar. Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran barang adalah:

1. Penulisan menggunakan bahasa yang resmi, ditulis dengan jelas, dan tidak bertele-tele;
2. Pada surat penawaran wajib disertai dengan identitas pemberi surat penawaran;
3. Memperkenalkan berbagai jenis barang atau jasa yang akan ditawarkan;
4. Mencantumkan daftar produk beserta harganya dengan jelas. Harga yang dicantumkan dapat berupa daftar maupun keterangan;
5. Harga yang tercantum adalah harga satuan, misalnya per kilogram, per botol, per lusin, per buah, per kodi, dan lain sebagainya;
6. Apabila yang ingin ditawarkan adalah bidang jasa, maka perlu disertakan jasa apa yang ditawarkan;
7. Mencantumkan alamat tujuan di dalam surat penawaran tersebut;
8. TIdak lupa nama lengkap, tanda tangan, dan juga stempel perusahaan.

Baca juga: Promosi Digital untuk Pemasaran Produk dan Jasa

Format Penyusunan Penulisan Surat Penawaran Barang

Perlu diketahui bahwa surat penawaran merupakan salah satu surat resmi yang berisi informasi mengenai barang atau jasa yang akan diperjualbelikan. Di dalam surat resmi tercantum nama perusahaan pengirim, rincian produk barang maupun jasa, serta beberapa data yang berkaitan dengan produk yang ditawarkan.

Berikut ini adalah format dan isi yang tercantum di dalam surat penawaran barang:

1. Kop surat

Pada bagian kop surat ini harus dilengkapi dengan informasi mengenai perusahaan yang memberi penawaran tersebut. Contoh kop surat penawaran, yaitu nama perusahaan, alamat perusahaan, dan kontak yang bisa digunakan baik nomor telepon maupun email.

2. Kepala surat

Biasanya, pada bagian ini dapat terdiri dari tanggal pembuatan surat, nomor surat lampiran, perihal, dan alamat tujuan surat yang akan dikirim

3. Pembukaan

Kalimat pembuka pada surat ini berisi kata salam seperti “Dengan hormat”, kemudian dilanjutkan dengan penjelasan singkat tentang alasan dan tujuan dari pengiriman surat penawaran ini.

4. Isi pokok surat

Pada bagian isi pokok surat penawaran akan dijelaskan secara detail mengenai produk dan harga yang akan ditawarkan kepada calon konsumen tersebut. Di dalam isi pokok surat ini, penyampaiannya akan menjadi lebih jelas apabila disertakan dengan keterangan tambahan, seperti brosur, dokumen katalog, surat-surat resmi, dan lainnya pada bagian lampiran.

5. Bagian penutup

Surat penawaran barang dapat ditutup dengan menyampaikan himbauan dan harapan kepada calon konsumen agar calon konsumen lebih tertarik untuk menjalin kerjasama dengan pihak yang memberikan penawaran.

Contoh Surat Penawaran Barang Kantor

Berbagai jenis barang bisa ditawarkan kepada perusahaan, namun perlu disesuaikan juga dengan barang-barang yang memang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut. Salah satunya adalah mesin dan peralatan kantor. Di bawah ini adalah contoh surat penawaran barang kantor.

Contoh Surat Penawaran Barang Furniture

Salah satu produk lain yang bisa kamu perusahaanmu tawarkan kepada konsumen adalah furniture. Barang-barang furniture digunakan oleh banyak perusahaan, sehingga peluangnya untuk perusahaan menggunakan barang yang kamu tawarkan juga besar. Berikut adalah salah satu contoh surat penawaran barang furniture.

Baca juga: Definisi dan Contoh Kurva Penawaran dalam Bisnis

Contoh Surat Penawaran Barang Singkat

Selain penawaran mesin atau furniture, kamu bisa menawarkan alat tulis kantor yang juga dibutuhkan di sebuah perusahaan. Walaupun sudah banyak bentuk pekerjaan kantoran yang menggunakan alat yang canggih, tapi alat tulis kantor masih sering diperlukan. Ini merupakan salah satu contoh surat penawaran barang singkat yang menawarkan persediaan ATK.

Kesimpulan

Dengan banyaknya media komunikasi elektronik yang bisa digunakan, surat tetap menjadi salah satu pilihan bagi perusahaan untuk menawarkan produk atau jasanya. Hal ini dikarenakan surat merupakan sebuah media komunikasi yang resmi dan dapat dipertanggungjawabkan.

Surat penawaran barang ini termasuk ke dalam surat resmi, proses pembuatannya pun hampir sama dengan pembuatan surat resmi lainnya. Sehingga, dalam proses pembuatannya diperlukan penggunaan bahasa yang baik dan benar agar pembacanya dapat memahami isi surat penawaran barang itu dengan baik.

Dengan beberapa contoh surat penawaran barang yang sudah disampaikan beserta hal penting lain yang mendukungnya, semoga kamu tidak kebingungan lagi untuk membuat surat penawaran barang dari produk-produkmu, ya!

Selanjutnya, untuk dapat meningkatkan pemasaran produk yang kamu miliki, selain melakukan promosi dengan surat penawaran ini, kamu juga dapat memaksimalkan aplikasi POS seperti aplikasi majoo ini untuk melakukan program pemasaran selanjutnya. Menarik bukan?