Gantt Chart adalah …? Apa Fungsinya?

Bagi yang belum tahu, Gantt Chart adalah adalah sebuah alat bantu yang dapat mempermudah pengelolaan suatu proyek, khususnya jika di dalam proyek tersebut terdapat beberapa task atau pekerjaan yang harus dilakukan.

Tak perlu malu jika memang belum benar-benar paham dengan alat manajemen yang satu ini, tapi agar ke depannya tak lagi merasa malu bagaimana jika sekarang kita bahas bersama-sama; mulai dari pengertian Gantt Chart, fungsi, manfaat, dan tentu saja cara membuatnya!

Sejarah dan Pengertian Gantt Chart

Jika ada yang menebak bahwa Gantt Chart ditemukan oleh seseorang dengan nama belakang Chart, selamat, kamu sudah salah menebak!

Yap, meskipun nama belakangnya dipakai untuk menyebut diagram yang satu ini, Henry Gantt bukanlah orang yang pertama mengembangkan Gantt Chart, lho! Sebenarnya, Gantt Chart sudah dikembangkan sejak tahun 1896, akan tetapi nama yang digunakan justru nama Henry Gantt.

Pasalnya, di tahun 1910-1915, Henry Gantt berhasil secara optimal mendesain diagram ini untuk mengukur tingkat produktivitas karyawan secara visual. Itulah mengapa namanya yang kemudian dipilih untuk menyebut diagram tersebut.

Diagram rancangan Henry Gantt yang mampu menyajikan data secara visual pun dipilih sebagai pengertian Diagram Gantt, yaitu alat bantu manajemen yang mampu meringkas status pengerjaan suatu kegiatan secara rinci dalam bentuk diagram yang visualnya mudah dipahami.

Dari pengertian tersebut, ada beberapa kata kunci yang bisa digunakan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang Gantt Chart: diagram, visual, status pengerjaan, ringkas, dan rinci.

Baca juga: Melakukan Manajemen Sumber Daya Manusia secara Efektif!

Apa Saja Komponen Gantt Chart?

Jika dilihat dari sejarahnya, ada yang penasaran tidak bagaimana Henry Gantt dapat mengukur tingkat produktivitas karyawan menggunakan diagram ini? Jawabannya terletak pada komponen Gantt Chart yang mampu memberikan informasi secara spesifik terkait status pengerjaan sebuah tugas.

Yap, benar sekali! Saat membuat Gantt Chart, ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan untuk memastikan diagram tersebut dapat mencakup setiap informasi yang dibutuhkan secara jelas. Apabila ada komponen yang hilang atau diabaikan, Gantt Chart pun otomatis akan menjadi kurang sempurna dan tidak bisa digunakan secara maksimal untuk mengukur status pengerjaan sebuah proyek.

Apa saja, sih, komponen-komponen yang dimaksud tersebut? Kita bahas satu per satu, yuk!

• Penunjuk Waktu

Bagi mereka yang sudah sangat terbiasa melakukan kegiatan monitoring serta evaluasi, tentu sudah paham benar mengapa perlu ada komponen yang mampu menunjukkan waktu atau durasi. Wajar saja, kan, karena setiap proyek yang ingin dievaluasi tentu memiliki waktu pelaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya.

Dalam Gantt Chart, penunjuk waktu ini bisa dibuat secara fleksibel sesuai dengan kriteria yang ingin diukur. Misalnya saja suatu proyek ditetapkan untuk berjalan selama tiga bulan, Gantt Chart dapat digunakan untuk mengukur efektivitas proyek dengan membagi waktunya menjadi tiga: bulan pertama, bulan kedua, dan bulan ketiga.

Dengan pembagian yang fleksibel tersebut, kita dapat dengan mudah mengatur durasi pengerjaan yang ingin diukur. Untuk proyek-proyek besar yang memiliki durasi panjang, misalnya saja, kita bisa mengukur status pengerjaannya setiap bulan. Namun, jika ingin lebih detail, kita juga bisa mengubah penunjuk waktunya menjadi hitungan hari.

Baca juga: Pengertian Manajemen Operasional, Fungsi, serta Contohnya

• Identitas Tugas atau Komponen Proyek

Komponen berikutnya yang tak kalah penting adalah identitas tugas atau komponen proyek. Seperti yang sudah sempat disinggung sebelumnya, Gantt Chart cukup efektif untuk digunakan mengukur beberapa kegiatan sekaligus, oleh karena itu setiap kegiatan perlu memiliki identitasnya masing-masing agar mudah diukur.

Tergantung dari besarnya skala aktivitas yang ingin diukur, identitas tugas ini dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan. Maksudnya, apabila yang ingin diukur adalah keberhasilan beberapa proyek yang dilakukan dalam setahun, identitas tugas ini dapat diberi identitas sesuai nama proyeknya.

Namun, apabila yang ingin diukur adalah keberhasilan satu proyek saja, identitas tugas ini dapat diisi dengan komponen proyek atau aktivitas-aktivitas yang dilakukan di dalam proyek tersebut. Jadi sebenarnya pembuatan Gantt Chart bisa sangat fleksibel sekali tergantung dari apa yang ingin diukur.

• Penanggung Jawab

Seperti yang kita tahu, setiap proyek pasti memiliki penanggung jawab masing-masing. Sebagai contoh, untuk kegiatan pemasaran digital, orang yang bertanggung jawab adalah tim kreatif; sementara untuk kegiatan pemasaran konvensional, tim komunikasi yang ambil bagian.

Siapa yang bertanggung jawab untuk tugas apa harus secara dicantumkan secara jelas. Bagaimanapun juga, fungsi Gantt Chart tidak hanya terbatas untuk mengetahui status pengerjaan suatu tugas saja, tetapi juga bisa digunakan untuk mengukur seberapa baik performa karyawan yang ditugaskan dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Nah, agar tidak salah ukur, otomatis kita perlu tahu dulu siapa saja pihak yang akan kita ukur, kan? Oleh karena itu, identitas penanggung jawab pun menjadi komponen yang tak bisa diabaikan dalam membuat Gantt Chart.

• Indikator Status

Kembali kepada fungsi utamanya, yaitu mengukur status pengerjaan suatu proyek atau kegiatan, indikator status pun menjadi salah satu komponen Gantt Chart yang paling penting.

Dalam skema Gantt Chart sederhana, indikator status ini tidak ditulis secara jelas dengan huruf, tetapi dicantumkan secara visual dalam bentuk timeline. Dengan demikian, status yang diisi pun bisa sekaligus menunjukkan berapa lama pengerjaan kegiatan tersebut dari awal hingga akhirnya diselesaikan.

Namun, tenang saja, jika memang diperlukan, sebenarnya kita bisa saja menambahkan satu kolom lagi untuk menuliskan status pengerjaannya dengan huruf. Cara ini sebenarnya tidak disarankan, sih, karena salah satu keunggulan Gantt Chart memang terletak pada penyajiannya yang ringkas secara visual.

Agar Gantt Chart bisa tetap ringkas, tetapi tidak membingungkan, status pengerjaan bisa diwakili dengan warna-warna yang berbeda, sehingga kita tidak perlu membuat kolom tambahan. Misalnya saja, warna hijau mewakili tugas yang sudah selesai dikerjakan, kuning untuk tugas yang sedang dikerjakan, dan merah untuk tugas yang terpaksa dihentikan karena menemui kendala tertentu.

Bagaimana Cara Membuat Gantt Chart?

Setelah benar-benar memahami setiap komponen yang dibutuhkan, cara membuat Gantt Chart sebenarnya tergolong cukup mudah. Saking mudahnya, kita dapat membuat Gantt Chart dengan beberapa media, lho! Mulai dari manual dengan kertas dan pena, Excel, atau aplikasi khusus manajemen.

Setelah menentukan media apa yang diinginkan, selanjutnya kita cukup membuat diagram atau tabel dengan jumlah kolom sesuai kebutuhan. Bagian horizontal merupakan baris yang menunjukkan waktu, sementara bagian vertikal merupakan kolom identitas kegiatan.

Selanjutnya, kita cukup mengisi kotak-kotak di baris kegiatan sesuai dengan durasi pengerjaannya. Apabila model yang dibuat menggunakan diagram, bukan tabel, diagram batang merupakan jenis terbaik yang bisa digunakan.

Setelah semuanya selesai, kita cukup mengisikan nama penanggung jawab setiap kegiatan di kolom paling kanan, dan Gantt Chart sederhana pun selesai dibuat. Bagaimana? Mudah sekali, kan, cara membuat Gantt Chart ini?!

Baca juga: Apa Itu Manajemen? Definisi, Fungsi, dan Unsur-Unsurnya!

Fungsi Gantt Chart adalah …

Apa, sih, fungsi Gantt Chart yang sudah dibuat ini? Apakah hanya sekadar untuk mengetahui status pengerjaan tiap-tiap tugas saja? Tidak juga, kok!

Karena sifat yang dimilikinya, Gantt Chart sebenarnya juga dapat difungsikan sebagai acuan timeline atau panduan yang sesekali bisa dilihat untuk memastikan sebuah tugas sudah dikerjakan sesuai dengan target waktu yang ditetapkan. Dengan demikian, setiap penanggung jawab pun bisa dengan cepat mengidentifikasi apabila ada masalah yang bisa memperpanjang durasi pengerjaan.

Selain perkara waktu, salah satu fungsi Gantt Chart yang kerap digunakan adalah untuk mengetahui alur kerja yang harus dilakukan. Misalnya saja, setelah menyelesaikan suatu tugas, apa lagi yang harus dikerjakan berikutnya?

Fungsi ini juga bisa dibalik untuk mengetahui kebutuhan suatu tugas apabila setiap kegiatan yang dilakukan sebenarnya berhubungan. Sebagai contoh, dengan Gantt Chart kita dapat mengetahui bahwa kegiatan A tidak akan bisa dilakukan apabila kegiatan E belum selesai.

Memaksimalkan Manfaat Gantt Chart

Ada banyak sekali manfaat Gantt Chart yang dapat dimaksimalkan dalam menjalankan pengelolaan bisnis, salah satunya adalah melakukan manajemen waktu yang efektif dan efisien dalam menyelesaikan suatu proyek.

Namun, agar hasil ini dapat benar-benar optimal, perlu ada komunikasi yang baik dari setiap penanggung jawab yang telah ditunjuk. Apabila komunikasi yang baik sudah terjalin, setiap penanggung jawab cukup melihat Gantt Chart yang sudah dibuat untuk mengecek pekerjaan tim lain, kemudian bersiap-siap menyelesaikan bagian pekerjaannya sendiri.

Dengan alur kerja yang sudah tertata rapi ini, setiap tim juga dapat berkomunikasi apabila salah satu di antaranya menemui kendala tertentu yang berpotensi mengganggu alur kerja tim lain. Dengan kata lain, manfaat Gantt Chart akan benar-benar terasa apabila setiap orang yang terlibat di dalamnya memahami benar cakupan pekerjaan masing-masing.

Nah, apabila Gantt Chart adalah alat bantu manajemen waktu yang baik, untuk manajemen bisnis, tentu aplikasi majoo dengan berbagi fitur unggulannya yang bisa dijadikan andalan. Dengan aplikasi majoo, pengelolaan bisnis pun bisa dilakukan dengan mudah, efektif, dan efisien.

Yuk, langsung saja berlangganan layanan aplikasi majoo!

Baca juga: Chart of Account (CoA): Jenis, Cara Membuat, dan Contoh