Chart of Account (CoA): Jenis, Cara Membuat, dan Contoh

Chart of Account atau Bagan Akun merupakan sebuah istilah yang tidak asing dalam dunia akuntansi dan menjadi sebuah elemen penting dalam perusahaan untuk memudahkan pencatatan transaksi. Chart of Account atau CoA menurut Wikipedia adalah daftar semua kode akun yang sudah disusun secara sistematis dan teratur sehingga dapat disajikan dengan angka, huruf, atau paduan angka dan huruf yang memungkinkan akun tersebut dapat ditempatkan ke dalam buku besar umum. 

CoA dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap perusahaan. Di masa kini, CoA bisa diakses dan diedit dari aplikasi atau perangkat lunak akuntansi untuk memudahkan akuntan dalam pencatatan transaksi.

Chart of Account berfungsi untuk menampilkan laporan keuangan yang dibutuhkan, mulai dari neraca, laporan laba-rugi, hingga laporan dari akun lainnya (modal, beban, dan utang).

Baca Juga: Intip Format Laporan Keuangan Lengkap dan Sederhana di Sini!

Manfaat Chart of Account adalah 

Setelah mengetahui pengertian Chart of Account di atas, sekarang saatnya kamu tahu beberapa manfaat yang bisa didapatkan jika CoA ini diaplikasikan di tempatmu bekerja.

1. Pencatatan Lebih Terkontrol

Kemungkinan besar terjadi kesalahan pencatatan transaksi akan lebih besar jika belum menggunakan Chart of Account. Misalnya ada transaksi tidak tercatat atau salah pengkategorian transaksi tertentu.

Penerapan CoA memudahkan akuntan untuk mengontrol semua transaksi yang terjadi karena identitas dan kode akunnya sudah lebih mudah dibandingkan dan dianalisis. 

2. Pengeditan Catatan Lebih Mudah

Mengubah catatan yang sudah dibuat tidak akan sesulit yang dibayangkan. Jika terjadi kesalahan penulisan, CoA menjadikan proses pengeditan lebih mudah karena sudah ada kelompok dan kategorinya. 

3. Memudahkan Pengolahan Data

Setiap transaksi yang sudah tercatat dapat lebih mudah digunakan untuk aneka proses berikutnya karena secara otomatis sudah masuk ke dalam kelompok akunnya masing-masing. 

4. Penyusunan Laporan Lebih Mudah

Chart of Account memiliki kode khusus untuk semua jenis transaksi yang tercatat. Hal ini bisa membuat pihak terkait lebih mudah memahami dalam membaca laporannya. 

Sehingga siapa pun yang membutuhkan laporannya akan dapat memberikan keputusan dengan tepat. 

Baca Juga: Laporan Posisi Keuangan: Pengertian, Contoh, dan Fungsinya

Jenis-Jenis Chart of Account

Secara umum, jenis-jenis Chart of Account secara umum terbagi seperti di bawah ini:

1. Aktiva

• Kas (rekening koran)
• Kas (penggajian)
• Stok
• Biaya Bayar di Awal
• Piutang Dagang
• Aktiva Tetap
• Aktiva Lainnya

Baca juga : Memahami Definisi dan Contoh Aktiva dalam Dunia Bisnis

2. Utang

• Gaji Dibayar
• Akun Utang
• Biaya yang Wajib Dibayar
• Pajak yang Wajib Dibayar

Baca Juga: Piutang: Pengertian, Ciri-ciri, dan Jenis-jenis Piutang

3. Penghasilan

• Penghasilan
• Retur Penjualan

4. Modal Pemegang Saham

• Pendapat yang Disimpan
• Saham Terpilih
• Saham Umum

5. Biaya

• Harga Pokok Penjualan
• Utang Bank
• Biaya Pajak Penghasilan
• Gaji
• Biaya Peralatan

Unsur Chart of Account

Di dalam sebuah Chart of Account, ada dua unsur utama yang wajib ada dan tidak boleh dihilangkan, yaitu kode akun (account code) dan nama akun (account name). 

1. Kode Akun

Setiap akun atau bagan di dalam Chart of Account memiliki kode khusus. Kode-kode ini harus ditetapkan sejak awal agar akuntan tidak melakukan kesalahan pencatatan. 

Kode ini dapat berupa huruf (alfabet), angka (numerik), atau gabungan antara huruf dan angka (alfanumerik). Tujuannya adalah untuk membedakan jenis akun yang akan dimasukkan ke dalam CoA. 

Contoh kode numerik biasanya diurutkan mulai dari angka terkecil untuk satu akun umum. Makin besar angka yang digunakan biasanya menandakan akun tersebut makin khusus. 

Misalnya:

• 0001 kode akun Kas Besar
• 0002 kode akun Kas Kecil
• 0003 kode akun Piutang Dagang

Kode akun alfabet atau huruf yang digunakan biasanya berupa singkatan agar lebih mudah dipahami dan dihafalkan oleh akuntan di perusahaan tersebut. 

Meski demikian, penggunaan alfabet secara khusus jarang digunakan karena kurang fleksibel. Biasanya digunakan untuk nama perusahaan, supplier, daerah, dan lainnya.

Contohnya: ILJKT adalah kode supplier bahan baku ikan laut yang didatangkan dari Jakarta. Atau BDPSJ adalah kode bumbu dapur yang dibeli di Pasar Jaya. 

Contohnya:

• KSB adalah Kas Besar
• KKC adalah Kas Kecil
• PD adalah Piutang Dagang

Terakhir adalah kode kombinasi antara huruf dan angka. Huruf yang dipakai biasanya merupakan singkatan dari nama akun. 

Angka yang dipakai untuk membedakan antar akun bernama sama, tetapi berbeda sub. Contohnya adalah sebagai berikut:

• KAS 001 Kas Besar Umum
• KAS 002 Kas Besar Khusus
• PD 001 Piutang Dagang Lunas
• PD 002 Piutang Dagang Tertunggak

Kamu bisa melihat perbedaan antara PD 001 dan PD 002, bukan? Meski sama-sama menggunakan singkatan “PD”, tapi seorang akuntan dan pihak terkait di perusahaan sudah bisa membedakan maksud kode akun tersebut. 

Ketika mendapat permintaan sebutkan tujuan pembuatan kode akun, tak perlu bingung. Seperti yang sudah dijelaskan di atas, dengan membuat kode akun, kesalahan pencatatan pun dapat dihindari dengan baik. Tanpa perlu melihat keseluruhan detail transaksi, kita sudah dapat menentukan apakah transaksi tersebut termasuk dalam piutang atau pembelian, misalnya saja.

Tanpa adanya kode akun, pemilik usaha harus melihat satu per satu setiap transaksi yang terjadi untuk menentukan total jumlah suatu jenis transaksi. Dengan pengerjaan yang manual tersebut, terlebih dokumen yang dikerjakan juga penuh dengan angka, potensi terjadinya human error pun akan lebih besar, kan?

2. Nama Akun

Selain kode, nama akun juga diperlukan untuk memudahkan akuntan perusahaan dalam mengidentifikasi setiap jenis transaksi di dalam CoA. Sesungguhnya tidak sulit untuk menjelaskan nama akun dalam akuntansi dan artinya. Mengapa demikian? Sederhana saja, karena penamaan akun umumnya dilakukan secara literal.

Artinya, akun yang bernama penjualan akan berisi seluruh transaksi yang berkaitan dengan penerimaan uang dari kegiatan penjualan. Demikian pula dengan akun utang, setiap transaksi yang ada di dalamnya pun otomatis berkaitan dengan kegiatan penerimaan aset melalui utang.

Semua transaksi yang dilakukan harus memiliki nama akun berbeda. Pemilik usaha pun dapat melihat perkembangan bisnisnya secara menyeluruh. 

Untuk nama akun tidak ada ketentuan mengikat dan sifatnya memperjelas kode yang sudah dibuat sebelumnya. 

Setelah mengetahui cara membuat kode akun dan nama akun, kamu perhatikan juga beberapa hal sebelum membuat CoA, yaitu:

1. Pembuatan kode akun harus unik. Nomor dan/atau huruf yang dipakai sebagai kode hanya untuk satu akun.
2. Akun perkiraan dimasukkan sesuai dengan kelompok atau sub kelompok yang diinginkan. Misalnya kas besar dan piutang dagang lunas masuk ke kelompok aktiva lancar.
3. Penomoran akun sebaiknya diberikan batas jangkauan cukup jauh untuk memudahkan akuntan menambahkan akun baru. Misalnya akun stok diberi kode 500, akun stok harian diberi kode 505 dan akun stok mingguan diberi kode 510. Jika ada penambahan akun stok baru, bisa kamu sisipkan di antara 505-510.
4. Nama akun sebaiknya ditulis singkat dan jelas. 

Cara Membuat Chart of Account

Saat kamu memulai sebuah bisnis, salah satu hal yang harus diperhatikan dan dilakukan pertama kali adalah menyiapkan dan menyusun Chart of Account atau Bagan Akun yang sesuai.

Setiap jenis bisnis memiliki cara berbeda dalam pembuatan Bagan Akun-nya. Cara membuat Chart of Account setiap bisnis pun berbeda, tergantung kebutuhan. Kamu bisa menggunakan perangkat lunak akuntansi pilihanmu.

Pembuatan CoA pun harus disesuaikan dengan visi misi pertumbuhan bisnismu di masa depan. Masukkan semua poin penting yang akan dicatat dalam Chart of Account agar pegawai atau siapa saja yang berkepentingan dapat dengan mudah menggunakannya.

Misalnya saat ini kamu masih melakukannya semua sendirian. Tapi kamu harus mulai berpikir jika suatu saat kamu memiliki pegawai, maka beban/pengeluaran gaji karyawan sudah bisa dimasukkan ke dalam Chart of Account yang telah kamu bikin.

Minimal ada lima kategori yang harus diterapkan ke dalam CoA saat kamu mulai membuatnya, yaitu aset, kewajiban (utang), modal, penghasilan, dan pengeluaran (beban).

Mari bahas satu per satu.

1. Aset 

Aset adalah aktiva atau sumber keuangan sebuah bisnis. Istilah sederhananya adalah harga yang dimiliki perusahaan dan dapat digunakan untuk pengembangan usaha di masa depan. 

Aset terbagi dua, yaitu aktiva lancar (kas, uang tunai, dan lainnya) dan aktiva tetap seperti gedung, saham, peralatan kantor, dan lainnya. 

Di dalam pencatatan Bagan Akun, kamu bisa membuat kategori aset menggunakan nomor mulai dari 1000 atau 0001 hingga nomor berikutnya sesuai dengan jenis asetnya.

Misalnya:

1001: Tanah

1002: Uang Kas

1003: Harta

1004: Gedung

2. Kewajiban

Kewajiban adalah utang yang dimiliki perusahaan atau obligasi/surat utang berjangka yang harus dibayarkan terhadap pihak yang memberikan piutang. Utang bersifat tetap dan wajib dibayarkan sesuai ketentuan yang disepakati dua pihak terkait.

Tiga kewajiban yang harus dibayarkan pemilik usaha adalah:

1. Kewajiban Lancar (Current Liabilities): utang yang dibayar dalam waktu kurang dari satu tahun
2. Kewajiban Tidak Lancar (Non Current Liabilities): Utang yang dibayarkan dalam waktu antara 1-2 tahun.
3. Kewajiban Kontinjensi (Contingent Liabilities): Utang yang muncul karena acara tertentu.

3. Modal

Modal adalah uang awal yang diinvestasikan seseorang di saat hendak memulai usaha atau tambahan uang ketika ingin mengembangkan bisnisnya. 

Modal adalah selisih dari aktiva (harta) dari sebuah perusahaan/bisnis dikurangi dengan utang (kewajiban) yang harus dibayarkan. 

Modal bisa didapatkan dari beberapa pihak, terutama pemilik utama atau investor/penanam saham. 

Ada dua modal dalam sebuah bisnis, yaitu modal investasi dan modal kerja. Perbedaannya adalah sebagai berikut:

1. Modal Investasi: modal yang didapatkan dari investor, bisa perorangan atau sebuah badan usaha lain yang menanamkan uangnya untuk bisnis yang sedang kamu kelola. Modal ini dapat digunakan untuk bahan baku produksi, membeli tanah, menyewa gedung, dan lainnya.
2. Modal Kerja: modal yang bersifat jangka pendek dan digunakan satu kali seperti pembelian bahan baku mentah untuk produksi.

Baca Juga: Memahami Pengertian dan Manfaat Modal Ventura Bisnis

4. Penghasilan

Chart of Account berikutnya yang harus ada adalah Penghasilan/Pendapatan (Revenue). Penghasilan adalah uang yang didapatkan setelah melakukan pelayanan jasa atau penjualan produk kepada pelanggan/pembeli umum.

Ada beberapa jenis penghasilan berbeda sesuai kebutuhan seperti sales revenue, dividend revenue, dan interest revenue.

Penghasilan pun bisa didapatkan dari dua jenis akun berbeda jika dilihat dari aktivitasnya, yaitu operating revenue dan non-operating revenue. 

Baca Juga: Memahami Pengertian Pendapatan serta Berbagai Sumbernya

5. Beban

Terakhir adalah akun beban/pengeluaran. Beban adalah biaya operasional yang dikeluarkan dalam menjalankan bisnis untuk mendapatkan uang atau menghasilkan keuntungan. 

Beberapa contoh dari akun beban yang didaftarkan di dalam CoA adalah pembayaran ke pemasok untuk pembelian bahan baku, pembayaran sewa gedung, pembayaran gaji karyawan, dan lainnya.

Contoh Chart of Account Perusahaan

1. Perusahaan Dagang

Pada umumnya, ketika perusahaan dagang mencatat transaksi penjualan dan pembelian barang dengan metoda fisik atau periodik, maka akun-akun yang ada di dalamnya akan tertulis seperti berikut:

• Pembelian (Purchases)
• Penjualan (Sales)
• Harga Pokok Penjualan (Cost of Goods Sold)
• Potongan Tunai Penjualan (Sales Discount)
• Potongan Tunai Pembelian (Purchase Discount)
• Persediaan Barang (Inventory of Merchandise)
• Ikhtisar Laba Rugi (Income Summary)
• Beban Angkut Pembelian (Freight In)
• Beban Angkut Penjualan (Freight Out)
• Pengembalian Barang dan Diskon (Purchase Return and Allowance)

2. Perusahaan Manufaktur

Perusahaan manufaktur melakukan bisnisnya dengan mengolah bahan baku dan bahan tambahan lainnya dengan dukungan tenaga kerja terampil di pabrik hingga menjadi sebuah bahan yang siap dijual.

Dalam CoA perusahaan manufaktur ada biaya bersifat tetap dan bersifat variabel. Biaya bersifat variabel adalah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan banyaknya produk barang jadi. 

Banyaknya variabel yang harus dikeluarkan oleh perusahaan tentu saja akan berbanding lurus dengan jumlah barang yang diproduksi. Bahan baku dan upah langsung adalah dua contoh biaya variabel. 

Sementara biaya bersifat tetap adalah biaya dengan nominal tidak tergantung dengan jumlah produksi barang. Kuantitas produksi tidak akan mengubah biaya tetap yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. 

Gaji karyawan tetap dan biaya sewa gedung adalah dua contoh biaya tetap yang dibayarkan setiap bulan dengan jumlah sama.

Baca Juga: Apa Itu Perusahaan Manufaktur? Apa yang Perlu Diperhatikan?

3. Perusahaan Jasa

Pengkodean untuk Chart of Account perusahaan jasa tidak jauh berbeda dengan perusahaan dagang dan manufaktur. Contoh yang bisa dijadikan acuan adalah sebagai berikut:

• 100 Aktiva Lancar
• 101 Kas
• 102 Persediaan Barang Dagang
• 103 Piutang Usaha
• 104 Penyisihan Piutang Usaha
• 105 Wesel Tagih
• 106 Perlengkapan
• 107 Iklan Dibayar di Muka
• 108 Sewa Dibayar di Muka
• 109 Asuransi Dibayar di Muka
• 11 Investasi Jangka Panjang
• 111 Investasi Saham
• 112 Investasi Obligasi
• 12 Aktiva Tetap
• 121 Peralatan
• 122 Akumulasi Penyusutan Peralatan
• 123 Kendaraan
• 124 Akumulasi Penyusutan Peralatan Kendaraan
• 125 Gedung
• 126 Akumulasi Penyusutan Gedung
• 127 Tanah
• 13 Aktiva Tetap Tidak Berwujud
• 131 Hak Paten
• 132 Hak Cipta
• 133 Merk Dagang
• 134 Goodwill
• 135 Franchise
• 14 Aktiva Lain-Lain
• 141 Mesin Yang Tidak Digunakan
• 142 Beban Yang Ditangguhkan
• 143 Piutang Kepada Pemegang Saham
• 144 Beban Emisi Saham
• 20 Kewajiban
• 201 Utang Usaha
• 202 Utang Wesel
• 203 Beban Yang Masih Harus Dibayar
• 204 Utang Gaji
• 205 Utang Sewa Gedung
• 206 Utang Pajak Penghasilan
• 21 Kewajiban Jangka Panjang
• 211 Utang Hipotek 212 Utang Obligasi
• 213 Utang Gadai
• 30 Ekuitas
• 301 Modal/Ekuitas Pemilik
• 302 Prive
• 40 Pendapatan
• 401 Pendapatan Usaha
• 410 Pendapatan Diluar Usaha
• 50 Beban
• 501 Beban Gaji Toko
• 502 Beban Gaji Kantor
• 503 Beban Sewa Gedung
• 504 Beban Penyesuaian Piutang
• 505 Beban Perlengkapan Kantor
• 506 Beban Perlengkapan Toko
• 507 Beban Iklan
• 508 Beban Penyusutan Peralatan
• 509 Beban Penyusutan Gedung
• 510 Beban Bunga
• 511 Beban Lain-Lain

4. Perusahaan Properti

Perusahaan properti memiliki pengodean Chart of Accounts tidak jauh berbeda dengan perusahaan lainnya. Contohnya seperti di bawah ini:

5. Perusahaan Restoran

Untuk Chart of Accounts perusahaan restoran, hal yang paling penting harus ada tentu saja bahan baku mentah, bahan baku matang, bahan baku kering, bahan baku segar, peralatan masak, peralatan makan, dan inventaris berupa meja dan kursi untuk pengunjung restoran. 

Pengodean yang digunakan bisa disesuaikan dengan kebutuhan restoran, karena tidak semua perusahaan food and beverage memiliki ciri khas yang sama. 

Kesimpulan

Setelah kamu membaca uraian panjang tentang Chart of Account di atas, apakah kamu sudah siap untuk mulai membuatnya?

Hal paling penting dalam membuat Chart of Account adalah menentukan pengodean yang harus disepakati oleh pemilik usaha dan karyawan yang memiliki wewenang keuangan. 

Demikian penjelasan panjang tentang Chart of Account termasuk jenis dan cara membuat Chart of Account sesuai dengan kebutuhan setiap perusahaan. 

Ayo, mulai coba majoo sekarang! Kamu akan mendapatkan banyak informasi terkait bisnismu. Silakan cek artikel lain pada blog majoo untuk menambah pengetahuanmu tentang pengelolaan bisnis.