Memaksimalkan Fungsi General Ledger dalam Bisnis

General ledger adalah istilah yang sering digunakan dalam bidang akuntansi untuk menjelaskan buku besar. Yap, di antara begitu banyak jenis laporan keuangan lainnya, buku besar merupakan salah satu laporan keuangan yang paling mendasar.

Umumnya, jenis laporan keuangan yang dibutuhkan akan sebanding lurus dengan kompleksitas bisnis yang dijalankan. Dengan kata lain, semakin kompleks bisnis yang dikelola, maka jenis laporan keuangan yang dibutuhkan pun akan semakin banyak pula. Namun, karena buku besar bisa disebut sebagai laporan keuangan yang paling sederhana, operasional bisnis sekecil apa pun pasti akan membutuhkan laporan keuangan yang satu ini.

Namun, sebenarnya apa, sih, fungsi yang dimiliki oleh buku besar atau general ledger sehingga dibutuhkan di seluruh skala operasional bisnis? Sebelum berangkat ke sana, mari kita bahas terlebih dahulu pengertian yang dimiliki oleh jenis laporan keuangan yang paling umum ini.

General ledger adalah …

Jika dilihat secara garis besar, buku besar atau general ledger adalah jenis laporan keuangan yang disusun dengan mencatat seluruh transaksi keuangan yang dilakukan dalam menjalankan suatu bisnis.

Berdasarkan pengertian tersebut, mungkin beberapa pemilik usaha menyadari bahwa menjalankan bisnis tanpa membuat buku besar merupakan sesuatu yang mustahil untuk dilakukan. Bahkan jika dibuat dengan sesederhana mungkin dan tidak mengikuti format penyusunan buku besar pada umumnya, selama seseorang mencatat seluruh pemasukan serta pengeluaran yang dilakukan, artinya orang tersebut tengah menyusun buku besar.

Karena pengertiannya yang luas, terkadang buku besar juga dibuat oleh mereka yang sebenarnya tidak sedang memiliki maupun mengelola suatu bisnis. Jelas, dalam kasus demikian tujuan pembuatan buku besar pun akan berbeda dengan yang biasa dilakukan. Namun, tetap saja aktivitas tersebut akan digolongkan sebagai penyusunan buku besar.

Pencatatan keuangan pribadi yang kerap dilakukan dalam memenuhi kebutuhan rumah tangga, misalnya saja, dapat menjadi contoh general ledger yang paling sederhana dan tidak berhubungan dengan aktivitas pengelolaan operasional bisnis.

Pun demikian, tentu buku besar yang disusun untuk pengelolaan rumah tangga akan berbeda dengan buku besar yang disusun untuk pengelolaan bisnis. Khususnya terkait pengelompokan dari setiap transaksi yang sudah dilakukan.

Berbeda dengan buku besar yang disusun untuk urusan rumah tangga, penyusunan buku besar pengelolaan bisnis memiliki tahapan pengelompokan transaksi. Dalam tahapan ini, setiap transaksi harus dipisahkan sesuai dengan pos kategorinya masing-masing. Dengan demikian, pemilik usaha dapat mengetahui transaksi apa saja yang dilakukan terkait pendapatan, kewajiban bisnis, ekuitas pemilik, dan juga aset.

Nah, setelah mengetahui pengertian dari buku besar, sekarang mari kita masuk dalam bahasan terkait fungsi general ledger itu sendiri!

Baca juga: Pentingnya Memahami Manfaat Laporan Keuangan

Fungsi General Ledger adalah …

Dari pengertian general ledger yang telah dijabarkan di atas, mungkin banyak pemilik usaha yang beranggapan bahwa buku besar hanya berfungsi sebagai wadah untuk mencatatkan seluruh transaksi yang berkaitan dengan keuangan bisnis saja. Namun, sebenarnya bukan hanya itu saja, lho! Buku besar juga memegang berbagai fungsi penting yang sangat krusial bagi bisnis.

Setidaknya, ada empat fungsi utama yang dimiliki oleh buku besar yang membuat pemilik usaha sebaiknya tetap mencatatkan setiap transaksi bisnis yang dilakukannya ke dalam buku besar. Apa saja, sih, fungsi-fungsi yang dimaksudkan tersebut? Apa benar fungsi-fungsi tersebut sungguh memberikan manfaat bagi pelaksanaan operasional bisnis?

1. Bahan Penyusunan Laporan Keuangan Lainnya

Fungsi general ledger yang paling utama adalah menjadi bahan untuk pembuatan berbagai laporan keuangan sesuai tujuan kebutuhannya masing-masing. Bagaimanapun juga, buku besar merupakan wadah untuk mencatatkan setiap transaksi yang pernah dilakukan dalam suatu periode penghitungan keuangan sesuai dengan kategori akunnya masing-masing.

Karena sifatnya yang demikian, tentu tidak aneh, kan, jika buku besar kerap dijadikan rujukan dalam menyusun laporan keuangan lainnya. Untuk membuat laporan arus kas, misalnya saja, tentu akan repot apabila pemilik usaha harus mencatatkan kembali setiap transaksi yang pernah dilakukan dan mengelompokkan transaksi tersebut sesuai dengan pengaruhnya terhadap arus kas.

Kerepotan tersebut jelas tidak akan ditemui apabila pemilik usaha yang ingin menyusun laporan arus kas sudah terlebih dahulu membuat buku besar. Pemilik usaha terkait hanya perlu melihat kembali posisi debit serta kredit setiap akun keuangan, kemudian menentukan pengaruhnya terhadap arus kas dan membuat penyesuaian yang dibutuhkan.

Kondisi serupa juga berlaku bagi banyak penyusunan laporan keuangan lainnya. Apabila penyusunan laporan tersebut tidak dilakukan dengan bersumber pada buku besar, otomatis pemilik usaha harus memeriksa kembali setiap bukti transaksi satu per satu, kan?

2. Rujukan Rincian Transaksi

Buku besar atau general ledger adalah jenis laporan keuangan yang memang dimanfaatkan untuk mencatat seluruh transaksi, termasuk besarnya nilai transaksi tersebut dan juga waktu terjadinya transaksi. Selain itu, sekalipun dalam penyusunan buku besar sudah terjadi aktivitas pengelompokan transaksi berdasarkan akun keuangannya, pencatatannya tetap dilakukan per transaksi, dan bukan per akun.

Oleh karena itu, buku besar kerap juga difungsikan sebagai rujukan untuk mencari rincian transaksi yang tercatat dalam laporan keuangan lainnya. Situasi ini umum terjadi karena kebanyakan laporan keuangan dilakukan secara besar. Maksudnya, dalam sebagian besar laporan keuangan, nilai yang dicatatkan di dalamnya tidak dilakukan per transaksi, melainkan per kelompok akun.

Misalnya saja, dalam laporan perubahan modal, diketahui bahwa besarnya saldo pada periode keuangan berjalan adalah Rp1.000.000. Nilai saldo tersebut didapatkan dari selisih penerimaan pendapatan sebesar Rp5.000.000 dengan pengeluaran sebesar Rp4.000.000.

Namun, pemilik usaha tidak dapat mengetahui, pengeluaran sebesar Rp4.000.000 tersebut diperoleh dari transaksi apa saja atau dari berapa banyak transaksi. Apabila pemilik usaha ingin mengetahui jumlah transaksi yang dilakukan terkait pengeluaran dan besarnya nilai setiap transaksi, buku besar dapat dijadikan rujukan.

Dengan melihat buku besar, pemilik usaha dapat mengetahui akun pengeluaran yang paling banyak membebani bisnis dan secara spesifik melihat transaksi yang tergolong dalam akun pengeluaran tersebut. Tentu dengan melakukan hal ini, pemilik usaha dapat memikirkan strategi bisnis yang lebih tepat guna ke depannya.

Baca juga: Hal-Hal Penting Mengenai Kwitansi sebagai Bukti Transaksi

3. Acuan Penyusunan Laporan Audit

Proses audit, terlebih yang dilakukan oleh pihak eksternal, kerap menjadi momok bagi banyak pemilik usaha karena kegiatan yang satu ini tidak hanya dilakukan untuk mengetahui kondisi kesehatan suatu bisnis saja, tetapi juga untuk mengetahui adanya indikasi kecurangan seperti penyalahgunaan keuangan bisnis untuk kebutuhan yang tidak ada sangkut pautnya dengan operasional bisnis.

Namun, sebenarnya pemilik usaha tidak perlu terlalu khawatir dengan proses audit apabila setiap transaksi yang dilakukan, baik yang berkaitan dengan penerimaan maupun pengeluaran dana, dicatat secara rapi dalam buku besar. Itulah sebabnya salah satu fungsi general ledger adalah menjadi acuan penyusunan laporan audit.

Melalui buku besar, seorang auditor yang ditugaskan dapat dengan mudah mencocokkan setiap transaksi yang pernah dilakukan oleh bisnis yang diauditnya dengan bukti transaksi yang dimiliki dan arus kas. Karena fungsinya tersebut, tak jarang proses audit internal sederhana juga dilakukan dengan memeriksa buku besar.

Dengan mengacu kepada buku besar, auditor dapat melacak seluruh transaksi yang pernah dilakukan, termasuk dari siapa atau kepada siapa arus kas bisnis mengalir. Jelas, untuk fungsi yang satu ini, keberadaan buku besar menjadi sangat penting sekali untuk memastikan bisnis tetap memperoleh kepercayaan publik.

4. Tolok Ukur Kesehatan Pengembangan Bisnis

Fungsi general ledger atau buku besar yang satu ini mungkin terasa remeh, tetapi sebenarnya tidak juga, karena buku besar dapat dijadikan tolok ukur keberhasilan pemilik usaha dalam mengembangkan bisnisnya. Bagaimana caranya?

Sederhana saja. Apabila pemilik usaha mampu memastikan seluruh transaksi yang pernah dilakukan tercatat secara rapi dalam buku besar di setiap periode keuangan, mudah sekali untuk membandingkan buku besar dari periode keuangan berjalan dengan periode-periode sebelumnya, kan?

Dengan membandingkan buku besar pada dua periode berurutan yang berbeda, pemilik usaha dapat mengetahui perbedaan operasional bisnis pada kedua periode tersebut. Dari perbandingan tersebut, pemilik usaha pun dapat menentukan apakah pengembangan bisnisnya sudah berjalan ke arah yang diharapkan, atau justru sebaliknya.

Selain itu, pemilik usaha juga dapat mengetahui akun-akun keuangan yang mana saja yang mengalami perubahan tren. Misalnya saja, dari buku besar periode keuangan sebelumnya, diketahui bahwa akun pengeluaran terbesar adalah biaya perawatan mesin produksi, sementara di periode keuangan saat ini, pembelian bahan baku menjadi akun pengeluaran terbesar.

Dari informasi tersebut, ada banyak hipotesis bisnis yang bisa dibuat, dan hipotesis-hipotesis tersebut dapat digarap secara serius dalam strategi bisnis yang matang, kemudian hasilnya dilihat kembali pada buku besar yang disusun pada periode keuangan berikutnya.

Baca juga: Pahami! Langkah-Langkah Pengembangan Ide dan Peluang Usaha 2022

Contoh General Ledger

Melihat fungsi general ledger atau buku besar yang sudah dijelaskan di atas, sudah tentu keberadaan buku besar sangat penting saat menjalankan operasional bisnis. Tanpa adanya buku besar, bisa jadi bisnis akan menghadapi banyak masalah yang sulit untuk dipecahkan karena tidak ada rujukan akar masalah yang dapat diidentifikasi.

Namun, meski setiap pemilik usaha memahami pentingnya memiliki buku besar dalam mengelola operasional bisnisnya, tidak semuanya tahu cara menyusun buku besar ini. Bagaimanapun juga, penyusunan buku besar tidak hanya terbatas pada pencatatan setiap transaksi saja, tetapi juga pengelompokan transaksi-transaksi tersebut sesuai dengan akunnya masing-masing dan juga penghitungan debit serta kredit yang dipengaruhinya.

Tidak perlu cemas, apabila masih kesulitan dalam menyusun buku besar, coba perhatikan contoh general ledger berikut:

Jika diperhatikan dari contoh di atas, ada beberapa komponen yang umumnya ditemukan dalam general ledger, yaitu tanggal, nomor referensi, deskripsi transaksi yang terjadi, akun keuangan, serta perhitungan debit, kredit, serta saldonya.

Untuk akun keuangan dan juga nomor referensi, setiap pemilik usaha memiliki pedomannya masing-masing untuk digunakan. Dengan adanya kedua komponen ini, pemilik usaha dapat menyaring transaksi tertentu sesuai dengan jenisnya. Dalam contoh di atas, misalnya saja, akun pendapatan atau penerimaan dana ditandai dengan huruf P pada nomor referensinya, kemudian diikuti angka tertentu yang menjelaskan kategori transaksinya.

Perhatikan juga bagian saldo di setiap transaksi yang selalu berubah mengikuti posisi debit maupun kredit transaksi tersebut. Dengan demikian, pemilik usaha pun dapat dengan mudah mencocokkan saldo pada buku besar dengan kas yang memang dipegang di tangan. Tentunya praktik ini akan membantu meminimalkan adanya kecurangan menyangkut keuangan bisnis. Tidak susah, kan?

Agar pengelolaan buku besar dapat dilakukan dengan lebih mudah, pemilik usaha juga dapat memanfaatkan aplikasi majoo yang sudah dilengkapi dengan fitur keuangan sangat andal dalam mencatat setiap transaksi yang dilakukan secara tepat, akurat, dan juga otomatis. Selain mempermudah pengelolaan bisnis yang dimiliki, penyusunan general ledger pun juga tak lagi membuat pusing dan sakit kepala, kan? Yuk, langsung saja berlangganan layanan aplikasi majoo!