HRIS adalah Human Resource Information System. Wah, Apa Itu?

HRIS adalah salah satu produk teknologi yang paling banyak dicari dan ingin diterapkan di banyak sekali perusahaan. Namun, sebenarnya apa, sih, yang dimaksud dengan HRIS ini? Apa fungsi yang dimilikinya sehingga banyak perusahaan ingin mencobanya dalam pengelolaan bisnisnya?

Daripada pusing, mari kita bahas bersama-sama!

Pengertian HRIS Menurut Para Ahli

Karena cenderung sebagai produk teknologi yang baru, sesungguhnya masih belum banyak pengertian HRIS menurut para ahli. Untuk dapat memahami HRIS, sebenarnya kita dapat melihat dari kepanjangannya secara lengkap, yaitu Human Resource Information System.

Tanpa pengertian HRIS menurut para ahli, kita masih bisa mengambil pengertian bahwa HRIS merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola sumber daya manusia yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Terlebih lagi, apabila perusahaan memiliki skala yang besar, otomatis jumlah karyawan yang dimiliki juga lebih banyak dan pengelolaannya akan lebih sulit dibandingkan dengan perusahaan yang jumlah karyawannya lebih sedikit.

Namun, sebenarnya apa, sih, yang dicari dari penggunaan HRIS?

Komponen HRIS yang Paling Dicari

Harus diakui, ada beberapa komponen HRIS yang sangat membantu dan banyak dibutuhkan oleh pemilik usaha agar pengelolaan karyawannya jauh lebih mudah. Komponen-komponen ini pun sudah sedemikian berkembang sehingga dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan lainnya yang menyangkut pengelolaan karyawan.

Apa saja, ya, komponen yang dimaksud tersebut? 

1. Absensi

Komponen yang paling dicari oleh perusahaan dari sistem manajemen sumber daya manusia jelas kemampuan untuk mendata kehadiran setiap karyawan secara rinci dan akurat. Itulah mengapa absensi kerap menjadi komponen unggulan bagi setiap HRIS.

Bahkan, tidak berlebihan jika dibilang bahwa HRIS yang tidak memiliki kapabilitas untuk mencatatkan kehadiran karyawannya merupakan produk gagal, karena justru kapabilitas ini adalah yang paling dicari oleh pemilik usaha. Dari kemampuan untuk mencatat kehadiran karyawan, beberapa HRIS juga mengembangkannya sedemikian rupa sehingga karyawan juga dapat melaporkan lokasi pencatatan kehadirannya disertai dengan lampiran foto.

Pengembangan kapabilitas ini tentu akan sangat berguna bagi perusahaan yang menjalankan sistem WFA maupun WFH yang memungkinkan karyawan untuk tetap bekerja tanpa perlu datang langsung ke kantor.

Baca juga: Struktur Organisasi Perusahaan dan Tugasnya

2. Penghitungan Gaji dan Pajak

Komponen HRIS yang paling banyak dibutuhkan berikutnya adalah kemampuan untuk menghitung gaji dan juga pajak penghasilan karyawan. Melalui komponen yang satu ini, pemilik usaha tidak perlu lagi repot-repot menghitung hak dan kewajiban karyawannya secara manual.

Bagaimanapun juga, penghitungan gaji dan juga pajak merupakan salah satu aktivitas yang cukup memberatkan staf HR, sehingga ketika suatu perusahaan memilih untuk menggunakan sistem manajemen sumber daya manusia, tentu akan sangat membantu jika platform yang digunakan juga menyediakan kapabilitas ini.

Melalui komponen penghitungan gaji dan juga pajak, perusahaan pun dapat lebih transparan terhadap karyawan tanpa perlu melalui prosedur yang panjang, misalnya saja, untuk mengetahui gaji yang akan diterima oleh seorang karyawan. Tanpa HRIS, jelas karyawan harus melewati berbagai proses hanya untuk mengetahui slip gajinya. Padahal, memperoleh slip gaji merupakan hak yang seharusnya diperoleh seluruh karyawan tanpa terkecuali.

3. Dokumentasi Kebutuhan Kinerja

Komponen berikutnya yang juga kerap dijadikan unggulan oleh sistem manajemen sumber daya manusia adalah kemampuan untuk mendokumentasikan serta memproses seluruh kebutuhan pendukung kinerja.

Tidak jarang seorang karyawan harus merogoh kocek pribadinya untuk menyelesaikan suatu aktivitas bisnis, kemudian perusahaan dapat menggantinya dengan skema reimbursement, kan? Coba bayangkan apabila proses ini dapat dilakukan melalui sebuah sistem yang sudah terpadu dan juga saling terintegrasi? Tentu karyawan pun bisa lebih mudah berfokus pada tugas-tugasnya.

Inilah juga yang menjadi alasan mengapa banyak pemilik usaha yang mencari komponen pendokumentasian serta pemrosesan kebutuhan pendukung kinerja saat memilih sistem manajemen sumber daya manusia.

Baca juga: Menjadi Seorang Manajer: Tugas, Peran, dan Level

Fungsi HRIS dalam Pengelolaan Bisnis

Nah, dari komponen-komponen serta kapabilitas yang dimilikinya, tentu mudah sekali untuk membayangkan fungsi HRIS dalam pengelolaan bisnis, kan? Apa saja kira-kira fungsi yang dapat dimanfaatkan oleh seorang pemilik usaha dari sistem manajemen sumber daya manusia untuk mengelola seluruh bisnisnya.

1. Automasi Pekerjaan Berulang

Bukan tidak mungkin, dalam operasional bisnis ada tugas-tugas yang berulang dan akan sama terus setiap harinya. Secara umum, karyawan akan menganggap ini sebagai sesuatu yang biasa saja dan akan dikerjakan apa adanya karena sudah menjadi kewajiban kerjanya. Akan tetapi, tentu pekerjaan akan lebih menyenangkan jika rutinitas tersebut dipermudah.

Dengan memanfaatkan sistem manajemen sumber daya manusia, permasalahan tersebut dapat diselesaikan karena pekerjaan-pekerjaan administratif yang sebenarnya monoton dapat diselesaikan secara otomatis. Dengan demikian, karyawan pun dapat berfokus pada porsi pekerjaan lain yang sebenarnya menjadi prioritas.

Misalnya saja, pencatatan kehadiran karyawan. Bagi staf HR, mau tidak mau pekerjaan ini tetap harus dilakukan karena memang sudah menjadi bagian dari pekerjaannya. Namun, pencatatan kehadiran karyawan merupakan pekerjaan yang pasti ada setiap harinya dengan pola monoton yang benar-benar sama.

Ketika menggunakan sistem manajemen sumber daya manusia, staf HR tersebut sudah tidak perlu lagi menghabiskan jam kerjanya hanya untuk mendata kehadiran karyawan secara manual. Setiap harinya HRIS akan secara otomatis mencatat kehadiran karyawan sesuai dengan yang dilaporkan, staff HR pun bisa memiliki waktu yang lebih banyak untuk menyelesaikan pekerjaan lainnya.

Baca juga: HRD adalah: Definisi, Tugas, dan Struktur Organisasi

2. Minimalisir Kesalahan

Pengelolaan sumber daya manusia, harus disadari, merupakan pekerjaan administratif yang rentan memunculkan kesalahan ketika dikerjakan secara manual. Mencatat kehadiran karyawan serta menghitung upah hariannya dengan pena dan kertas, sebagai contoh, tidak bisa lepas dari kesalahan pencatatan maupun penghitungan.

Namun, masalah ini sudah tidak perlu lagi menjadi beban yang harus dipikirkan secara serius, karena fungsi HRIS yang mengotomatiskan berbagai proses kerja dapat sepenuhnya membantu pemilik usaha untuk menghindari masalah tersebut.

Potensi terjadi kesalahan dapat semakin diminimalisir ketika platform HRIS yang digunakan sudah sangat berkembang sehingga sebagian pekerjaan tidak perlu menunggu inisiasi dari staf HR, melainkan dapat dilakukan sendiri oleh karyawan dengan staf HR berperan sebagai pemeriksa untuk memberikan validasi.

3. Permudah Pengelolaan Kinerja

Fungsi lain yang juga dimiliki oleh sistem manajemen sumber daya manusia adalah mempermudah pengelolaan kinerja karyawan. Dengan sistem yang saling terintegrasi satu sama lain, seluruh aspek penilaian performa karyawan dapat dirangkum dengan mudah, sehingga staff HR pun dapat lebih mudah dalam mengambil keputusan terkait kinerja karyawan tersebut.

Mengapa bisa dibilang lebih mudah, sih? Sederhana saja, tanpa adanya HRIS, staff HR harus mendatangi karyawan satu per satu untuk mengetahui seberapa baik performanya dalam menuntaskan tugas-tugas yang dimilikinya. Namun, dengan keberadaan HRIS, prosedur ini dapat dilakukan dengan lebih singkat, bahkan tanpa staff HR harus beranjak dari ruangannya.

Staff HR cukup melihat dari data yang dikumpulkan secara otomatis dalam platform sistem manajemen sumber daya manusia yang digunakan untuk mengukur performa seorang karyawan, termasuk untuk mengetahui apakah ada tindakan tertentu yang perlu dilakukan untuk membantu karyawan tersebut meningkatkan performanya. Dengan penggunaan HRIS, pemilik usaha tidak hanya dapat menghemat waktu dan tenaga saja, tetapi juga menekan biaya yang tadinya harus dikeluarkan dalam jumlah besar untuk melakukan proses evaluasi kinerja karyawan.

Contoh HRIS yang Dapat Diterapkan

Fitur pengelolaan karyawan yang terdapat dalam aplikasi majoo merupakan salah satu contoh HRIS yang dapat dimanfaatkan oleh setiap pemilik usaha. Yap, benar sekali! Meskipun aplikasi majoo merupakan aplikasi point of sales, pemilik usaha tetap dapat menemukan kapabilitas HRIS dalam dasbor aplikasi majoo.

Selain mencatat kehadiran karyawan secara akurat dan otomatis, fitur yang dimiliki oleh aplikasi majoo ini memungkinkan pemilik usaha untuk menghitung besarnya bonus atau komisi yang dapat diterima oleh seorang karyawan berdasarkan performa yang dtunjukkannya. Di samping itu, masih banyak lagi contoh HRIS yang juga diterapkan dalam pemanfaatan aplikasi majoo, lho!

Karena HRIS adalah sebuah sistem yang dapat membantu pengelolaan karyawan dengan lebih mudah, saat menggunakan aplikasi majoo, pemilik usaha pun dapat memonitor kinerja karyawan sekaligus melakukan evaluasi tanpa harus repot-repot mendatangi tempat usaha secara langsung. Menarik sekali, kan? Jadi, tunggu apa lagi? Segera berlangganan layanan aplikasi majoo sekarang juga!

Baca juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Pengertian, Indikator, dan Contoh