Apa itu Job Description? Ini Pengertian dan Contohnya!

Bagi kamu yang sedang atau pernah mengalami mencari pekerjaan dan melamar di sana-sini, mungkin istilah job description sudah sangat familiar ya? 

Kenapa begitu? Karena job description adalah suatu hal yang sangat penting untuk kamu pertimbangkan ketika ingin melamar pekerjaan di dalam suatu perusahaan tertentu. Lantaran itulah, bisa dibilang bahwa peran job description di dalam suatu perusahaan sangatlah penting. 

Job description adalah keterangan yang memberikan gambaran umum terkait suatu peran pekerjaan yang akan dilakukan. Lantas, sebenarnya apa itu job description? Apa saja manfaatnya? Bagaimana cara yang baik dalam menyusunnya? 

Baca Juga: Tips Memilih SDM yang Tepat Agar Bisnis Lebih Maju

Apa Itu Job Description?

Job description adalah sebuah catatan keterangan yang berkaitan dengan tanggung jawab dan tugas atas suatu pekerjaan tertentu. Di dalam catatan ini berisi berbagai hal yang berkaitan dengan pekerjaan yang harus dilakukan, bukan tentang pemegang tanggung jawab pekerjaan tersebut.

Umumnya, job description berisi daftar yang terdiri dari nama pekerjaan, berbagai tugas yang harus dilakukan, kondisi kerja, lokasi kerja, sampai dengan risiko pekerjaan itu sendiri.

Berbagai data job description ini diperoleh dari hasil analisis pekerjaan. Data ini menggambarkan apa saja yang sebenarnya harus dilakukan oleh pemegang tanggung jawab pekerjaan tersebut, bagaimana nantinya mereka akan melakukan pekerjaan tersebut, serta dalam kondisi apa mereka harus melakukannya.

Job description pada suatu perusahaan merupakan petunjuk dan gambaran jelas sebuah pekerjaan yang sebelumnya telah ditetapkan. Dengan kata lain tugas atau job description adalah hal yang harus dipenuhi fokus pada tugas tertentu dan tidak melenceng dari pedoman awal.

Peran Penting Job Description Bagi Perusahaan

Job description adalah suatu petunjuk yang mampu menjelaskan suatu pekerjaan di dalam suatu perusahaan secara jelas. Berikut ini adalah peran penting job description untuk suatu jabatan ataupun posisi tertentu di dalam suatu perusahaan.

Chief Executive Officer (CEO)

Job description akan membantu para CEO dalam menentukan prosedur, kebijakan, dan juga standar organisasi perusahaan. Selain itu, catatan tersebut juga akan menentukan kebijakan strategis dalam hal investasi, integrasi, divestasi, aliansi serta joint venture. CEO juga akan terbantu dalam menganalisis dan menentukan prioritas untuk alokasi sumber daya dan juga anggaran perusahaan.

Manajer

Untuk para manajer, job description yang baik akan membantu dalam mengelola operasional perusahaan, menyelesaikan pekerjaan terkait administrasi, dan juga menjelaskan hal apa saja yang diharapkan serta yang harus dilakukan.

Baca Juga: Menjadi Seorang Manajer: Tugas, Peran, dan Level

Recruiter and Trainer

Job description akan membantu tim recruiter untuk menentukan kriteria apa yang nantinya harus dicari dan kandidat yang tepat serta sesuai untuk kebutuhan pihak manajemen perusahaan.

Sementara, para trainer akan terbantu dalam menentukan program dan pengetahuan apa saja yang nantinya memang harus dikuasai karyawan di dalam tanggung jawabnya.

Assessor dan Succession Planner

Untuk tim assessor, job desc yang baik akan membantu mereka dalam menganalisa para pemegang jabatan, seperti dalam mengadakan tes kemampuan, wawancara yang lebih mendalam, dll.

Sedangkan untuk succession planner, job desc bisa digunakan dalam menentukan tempat karyawan sesuai dengan tanggung jawab, kebutuhan, dan juga keperluan perusahaan.

Research and Development Department

Job description yang baik juga akan membantu tim research and development dalam menyesuaikan diri terkait perubahan lingkungan, memudahkan koordinasi, dan menyusun skala prioritas.

Cara Membuat Job Description

Salah satu tujuan dari adanya job description adalah untuk menarik perhatian kandidat terbaik yang sesuai dengan posisi yang dicari. 

Karena itulah, sebaiknya selain harus membuat deskripsi pekerjaan yang jelas, kamu juga harus membuat pekerjaan itu terdengar menarik bagi kandidat. 

Lakukan Analisis Pekerjaan

Saat melakukan analisis pekerjaan, tanyakan beberapa pertanyaan ini pada diri seperti sebagai panduan : 

• Apakah ada tekanan dari pihak internal/eksternal pada perusahaan yang menyebabkan pembukaan lowongan pekerjaan tersebut?
• Bagaimana permintaan terhadap pekerjaan itu selama 5 tahun terakhir di perusahaan kamu?
• Apakah ada perubahan peran dalam pekerjaan tersebut di dalam industri selama 5 tahun terakhir?
• Bagaimana pekerjaan ini akan mendukung peran lain di perusahaan kamu?
• Keterampilan teknis dan soft skill apa yang akan digunakan oleh karyawan baru untuk memenuhi tuntutan pekerjaan itu?
• Perbedaan apa yang kamu temukan saat melihat contoh deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dari pesaing? 

Ketahui Apa yang Harus Disertakan dalam Job Description 

Pada dasarnya, job description terdiri dari beberapa bagian yang dapat menarik perhatian kandidat dan memudahkan mereka untuk memahami posisi pekerjaan yang ditawarkan. Beberapa di antaranya seperti:

• Job title

Judul pekerjaan yang dicari 

• Job profile/summary

Ringkasan tentang posisi yang diharapkan tersebut.

• Responsibilities dan Requirement

Gambaran tanggung jawab spesifik dari peran tersebut dan kriteria yang dibutuhkan 

• About us

Gambaran umum tentang perusahaan 

Tulis Job Title yang Spesifik 

Setelah mengetahui hal-hal yang kamu perlukan untuk membuat job description, langkah selanjutnya dalam menulis job description adalah merancang judul pekerjaan dengan tepat. 

Masukkan kata kunci terkait peran yang dicari secara spesifik dan akurat sehingga pelamar pun dapat dengan mudah menemukan lowongan tersebut di mesin pencari. 

Buat Ringkasan Pekerjaan yang Menarik 

Selanjutnya, cobalah untuk membuat ringkasan pekerjaan yang kuat dan menarik perhatian. Tulis job summary yang dapat memberikan gambaran umum tentang perusahaan kamu dan harapan untuk posisi tersebut. 

Kaitkan pula pembaca dengan rincian tentang apa yang membuat perusahaan kamu unik dan beri kesimpulan mengapa seorang kandidat akan senang bekerja untuk kamu. 

Jelaskan Tanggung Jawab Inti dari Posisi Pekerjaan

Jangan lupa untuk memastikan bahwa kamu sudah memasukan daftar tanggung jawab secara terperinci namun cukup singkat. Ini akan membantu kandidat memahami lingkungan kerja dan kegiatan yang akan mereka hadapi setiap harinya. 

Selain itu, hal ini akan menentukan kecocokan dan kesesuaian peran dan perusahaan kamu tersebut bagi mereka. 

Jelaskan dengan singkat dan padat mengenai posisi tersebut dalam organisasi. Misalnya kepada siapa kandidat akan melapor dan apa fungsi mereka dalam perusahaan.

Sertakan Daftar Kualifikasi dan Keterampilan 

Berikan uraian dalam job description mengenai kualifikasi yang dibutuhkan. Misalnya, pendidikan, pengalaman kerja, sertifikasi dan keterampilan yang diperlukan untuk peran tersebut. 

Hindari mencantumkan setiap persyaratan yang dicari. Ingat, terlalu banyak mencantumkan kualifikasi dan keterampilan dapat menghalangi kandidat potensial. 

Pastikan Lokasi Pekerjaan 

Salah satu hal yang juga menjadi penilaian tersendiri bagi para kandidat adalah lokasi pekerjaan. Lantaran itulah, berikan lokasi pekerjaan secara spesifik dalam uraian deskripsi pekerjaan. Hal ini juga bisa membantu mengoptimalkan postingan pekerjaan kamu dalam laman mesin pencarian.

Tunjukkan Kepribadian dan Budaya Perusahaan 

Kamu juga bisa memanfaatkan job description untuk mencerminkan brand employer perusahaan dengan memasukkan beberapa kepribadian di dalamnya. Misalnya prinsip perusahaan, fasilitas karyawan, lingkungan kerja, budaya dan nilai perusahaan yang dijunjung. 

Kecocokan budaya sama pentingnya dengan keterampilan dan pengalaman saat mencari kandidat yang cocok. Pastikan kamu sudah menjelaskan apa yang membuat perusahaan kamu istimewa di job description dengan rinci dan tepat. 

Baca Juga: Langkah Menyusun Iklan Lowongan Pekerjaan yang Tepat

Contoh Job Description

Membuat dan menyusun job description yang apik dan menarik memang bukanlah suatu hal yang mudah. Semuanya membutuhkan ketelitian dan kehati-hatian karena bila informasi yang dimasukkan salah atau kurang tepat, akan berpengaruh pada kinerja pegawai. 

Sama halnya dengan mengurus dan mengelola bisnis, ketelitian dan kecermatan diperlukan dalam banyak hal. Salah satunya dalam pengelolaan sumber daya manusia yang berperan sebagai karyawan dalam bisnis yang kamu jalankan. 

Fitur aplikasi karyawan yang disediakan oleh majoo bisa membantu kamu dalam hal pengelolaan karyawan tanpa perlu merasa ribet dan bingung. Salah satu keuntungannya adalah fitur ini dilengkapi dengan fungsi manajemen data karyawan serta pengaturan hak akses karyawan sesuai dengan tugas dan fungsinya masing masing. 

Ada juga fitur absensi online yang memudahkan kamu mengontrol jam kerja karyawan dan menghitung bonus serta komisi yang perlu kamu berikan. Menarik, kan? Langganan majoo sekarang, yuk!