Jurnal Kas Kecil: Pengertian, Contoh, dan Metodenya

Dalam sebuah perusahaan, keberadaan jurnal kas kecil bisa sangat memengaruhi finansial perusahaan. Sebab, untuk dapat menghasilkan laporan keuangan yang akurat, kamu membutuhkan pencatatan yang detail dan terstruktur dengan baik.

Pasalnya, para pelaku usaha dapat mengetahui kondisi perusahaan melalui pengelolaan dan laporan keuangan yang baik.

Untuk menunjang hal tersebut, tentunya perusahaan akan membangun sistem yang tepat dan sesuai kondisi yang ada di perusahaan. Salah satu yang perlu diperhatikan adalah sistem pencatatan pada kas kecil. Lantas, apa, sih, jurnal kas kecil itu? Berikut penjelasan lengkapnya untuk kamu.

Pengertian Jurnal Kas Kecil

Jurnal kas kecil atau disebut dengan petty cash merupakan sebuah dana yang dimanfaatkan untuk membiayai operasional perusahaan, maupun hal lainnya, yang berkaitan dengan aktivitas yang dilakukan perusahaan.

Saat menjalankan sebuah bisnis, tentu kamu tidak hanya melakukan transaksi bisnis  dengan nominal yang nominalnya besar saja, bukan? Terkadang, kamu juga akan menemukan jenis transaksi yang memiliki nilai atau nominal yang kecil.

Meskipun demikian, seluruh transaksi tersebut tetap harus dicatat ke dalam pembukuan atau catatan keuangan perusahaan. 

Dengan alasan tersebut, sebuah perusahaan idealnya memiliki kas kecil atau petty cash yang dikelola dengan baik oleh pihak terkait di perusahaan tersebut.

Baca Juga: Apa Itu Petty Cash? Bagaimana Cara Mengelolanya?

Fungsi dan Tujuan Kas Kecil

Penggunaan kas kecil bagi perusahaan memiliki fungsi dan tujuan yang akan menunjang kebutuhan perusahaan itu sendiri. Adapun fungsi jurnal kas kecil yang mesti kamu ketahui adalah sebagai berikut:

1. Mempermudah pengambilan keputusan

Dalam menjalankan sebuah perusahaan, tentu kamu akan menghadapi permasalahan yang membutuhkan penyelesaiannya secepat mungkin. Keberadaan kas kecil dalam perusahaan, dipercaya dapat membantu dan mempermudah, dalam pengambilan keputusan atau kebijakan yang bersifat insidental.

2. Menghindari kesalahan dalam pengalokasian pembayaran

Fungsi kedua adalah untuk menghindari dan meminimalisir kesalahan dalam pengalokasian pembayaran. Dengan begitu, alokasi dana yang disiapkan perusahaan, dapat sesuai dengan kebutuhan dan bisa dipetakan ke dalam jurnal atau pembukuan yang berbeda.

3. Mempermudah pekerjaan karyawan

Berikutnya, adanya kas kecil bisa membantu meringankan kerja para karyawan terkait. Dengan adanya jurnal kas kecil, mereka bisa melakukan pemetaan dana, sesuai dengan jenis transaksi yang dilakukan. 

Dengan begitu, karyawan yang harus menganalisis transaksi tersebut, dan mengolahnya ke dalam laporan perusahaan menjadi lebih mudah.

4. Memenuhi kebutuhan perlengkapan perusahaan

Fungsi yang terakhir adalah untuk memenuhi semua kebutuhan perlengkapan perusahaan. Umumnya, biaya perlengkapan perusahaan memiliki nominal yang relatif lebih kecil, sehingga tidak akan mengganggu alokasi dana perusahaan yang jumlahnya lebih besar.

Baca Juga: Bagaimana Cara Kerja Form Bukti Pengeluaran Kas Kecil?

Metode dalam Jurnal Kas Kecil

Selain memahami tujuan pembuatan jurnal kas kecil, kamu juga mesti mengetahui metode yang digunakan untuk melakukan pengelolaan atau pencatatan, pada jurnal kas kecil tersebut.

Ada dua metode yang umumnya dipakai untuk mengelola kas kecil perusahaan, antara lain:

Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode yang pertama adalah metode tetap atau Imprest Fund System. Dalam metode ini, proses pembukuan kas kecil akan memastikan rekening kas kecil mereka, memiliki nominal yang sama sesuai jumlah yang digunakan.

Nantinya, semua pengeluaran yang terjadi, akan dicatat ke dalam jurnal kas kecil setelah seluruh bukti transaksinya dikumpulkan. Jadi, pembuat jurnal tidak akan mencatat pengeluaran tersebut secara langsung.

Adapun ciri-ciri jurnal kas kecil metode imprest ini antara lain:

• Melakukan proses pengumpulan bukti penggunaan dana kas kecil.

• Mengisi dana kas kecil melalui penarikan cek dengan jumlah yang sama seperti yang telah digunakan, sehingga dana petty cash kembali seperti yang telah ditetapkan sebelumnya.

Langkah-langkah yang mesti dilakukan dalam metode tetap adalah sebagai berikut:

1. Perusahaan menentukan pengelola dana kas kecil, yang kemudian diberikan sejumlah dana untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

2. Dana kas kecil akan digunakan untuk membayar seluruh transaksi pengeluaran yang sifatnya mendadak, dengan nominal yang relatif kecil.

3. Jika dana kas kecil menipis atau habis, pengelola akan mengajukan pengisian dana, sesuai dengan nominal yang telah dikeluarkan.

Metode Tidak Tetap (Fluctuating Fund System)

Metode yang kedua adalah metode tidak tetap (Fluctuating Fund System). Pada jurnal kas kecil metode fluktuasi ini, jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sistem ini tidak akan menetapkan nominal pada kas kecil, namun disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Jadi, dana yang masuk untuk mengisi kembali kas kecil pada metode ini, jumlahnya tidak selalu sama dengan sebelumnya. Bisa saja kurang atau lebih.

Berikut adalah ciri-ciri metode tidak tetap yang perlu diketahui:

• Proses pengisian kembali kas kecil akan dicatat ke dalam akun debit.

• Bukti transaksi kas kecil akan ditulis ke dalam jurnal kas kecil, dengan medebitkan akun sesuai dengan transaksi pengeluaran yang terjadi.

• Besaran dana kas kecil yang disiapkan, akan selalu berfluktuasi dan disesuaikan dengan kegiatan perusahaan.

Komponen Pada Kas Kecil

Meskipun memiliki nominal yang relatif kecil, proses pencatatan di dalam jurnal kas kecil juga perlu ditulis dengan baik. Berikut adalah komponen yang dibutuhkan dalam penulisan kas kecil ke dalam jurnal, di antaranya:

1. Cek 

Cek merupakan dokumen yang dipakai untuk membayar suatu transaksi kepada pihak yang tertulis di dalam cek, dengan mencairkan dana ke bank terkait.

2. Bukti kas keluar 

Bukti kas keluar merupakan dokumen yang digunakan untuk memudahkan penulisan pengeluaran kas, pada catatan keuangan.

3. Bukti transaksi kas kecil 

Bukti transaksi atau pengeluaran kas kecil adalah bukti yang digunakan untuk mempertanggung jawabkan penggunaan kas kecil perusahaan. Bukti ini wajib dilampirkan ke dalam jurnal kas kecil.

4. Permintaan pengeluaran kas kecil 

Selanjutnya, permintaan pengeluaran dana kas kecil yang merupakan dokumen permohonan permintaan dana kepada pihak yang mengelola kas kecil. Sementara itu, bagi pengelola kas kecil, dokumen ini akan dipergunakan sebagai bukti pengeluaran dananya.

5. Permintaan pengisian kas kecil 

Dokumen yang terakhir adalah permintaan pengisian dana kas kecil, yang akan diajukan oleh pengelola kas kecil kepada bagian utang perusahaan, untuk menyiapkan bukti kas keluarnya.

Baca Juga: Kas Kecil Adalah: Memahami Laporan Kas Kecil dan Contohnya

Contoh Jurnal Kas Kecil

Supaya kamu bisa lebih mengerti konsep yang terjadi pada kas kecil, berikut kami berikan contoh jurnal kas kecil beserta penulisannya.

PT Sukses Sentosa mempunyai saldo kas kecil pada periode Maret 2022 sebesar Rp3.000.000. Sepanjang bulan tersebut, penarikan dana kas kecil telah dilakukan sebanyak tiga kali. Berikut rinciannya:

• 8 Maret 2022 = Pembelian konsumsi rapat kepala bagian sebesar Rp350.000

• 19 Maret 2022 = Pembelian lampu sebesar Rp400.000

• 10 Maret 2022 = Makan siang tamu sebesar Rp400.000

Adapun rincian penulisannya adalah:

Penyedia Dana Kas Kecil

Penggunaan Kas Kecil

Pengisian Kas Kecil

Penutup

Bagaimana? Apakah kini, kamu sudah memahami apa itu kas kecil, beserta contoh pencatatannya pada buku jurnal kas kecil dengan baik? Apabila kamu masih kesulitan untuk melakukan pencatatan pada jurnal kas kecil, kamu bisa memanfaatkan bantuan aplikasi POS majoo untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur akuntansi, seperti pencatatan biaya atau pengeluaran perusahaan, mengelola transaksi, memonitor arus kas, hingga membuat laporan keuangan otomatis dan juga real time.

Dengan begitu, menjalankan bisnis menjadi lebih mudah. Bahkan, kamu bisa melakukannya secara online, lho! Mudah, kan? Hanya dengan satu aplikasi, kelola bisnis jadi lebih mudah.

Sumber Data: 

1. https://www.jurnal.id/id/blog/pengertian-tujuan-metode-dan-contoh-kas-kecil/

2. https://www.hitoko.co.id/blog/contoh-jurnal-kas-kecil/

3. https://spenmo.id/blog/jurnal-petty-cash 

4. https://www.ocbcnisp.com/id/article/2022/05/27/kas-kecil-adalah