Memahami Perbedaan antara Bon, Invoice, Kuitansi, dan Nota

Sebagai seorang entrepreneur yang lekat dengan dunia bisnis, bukti transaksi menjadi dokumen penting yang tidak lagi asing. Tetapi, untuk sebagian orang, terutama masyarakat awam, bon, invoice, kuitansi, dan nota bisa saja menjadi dokumen yang membingungkan. Apakah bon adalah kuitansi? Benarkah kuitansi adalah bentuk lain dari bon?

Lantas, bagaimana perbedaan antara nota dan kwitansi? Apakah perbedaan invoice dan nota menjadi hal yang penting untuk diketahui? Jika demikian, apa yang terjadi ketika kita tidak mengetahui perbedaan invoice dan nota? Apakah ketidaktahuan tersebut akan menjadi masalah tersendiri saat membuat laporan keuangan?

Jangan sampai salah kaprah! Jika berencana untuk merintis bisnis dalam waktu dekat, penting untuk mengetahui fungsi dan perbedaan antara bon, invoice, kuitansi, dan nota dalam bisnis, selengkapnya melalui artikel ini.

Definisi Bon

Jika dilihat dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, bon adalah surat kecil berisi keterangan pengambilan barang, peminjaman uang, dan sebagainya. Walau berukuran kecil, bon memiliki beberapa fungsi yang berkaitan dengan jual beli (pengambilan barang) dan peminjaman uang. Jika dihubungkan dengan kegiatan jual beli, bon berfungsi bukti pembelian yang biasanya berisi beberapa informasi berikut ini:

• Nama penjual

• Tanggal transaksi

• Nama barang

• Jumlah barang

• Harga barang

• Dll

Sementara itu, jika digunakan dalam kegiatan peminjaman uang, bon berisi informasi berikut ini:

• Nama atau badan yang memberikan pinjaman (kreditur)

• Nama atau badan yang menerima pinjaman (debitur)

• Tanggal peminjaman

• Tanggal pengembalian

• Jumlah uang atau barang yang dipinjam

Dengan demikian, bon adalah salah satu bukti transaksi sah dalam berbisnis. Perbedaan mendasar antara bon dengan bukti transaksi lainnya terletak pada bentuknya yang lebih sederhana. Bon lazim digunakan sebagai bukti transaksi pada minimarket, supermarket, toko bangunan, swalayan, restoran, dsb.

Lantas, bagaimana dengan invoice, kuitansi, dan nota? Apakah bon memiliki perbedaan dengan bukti transaksi lainnya? Simak terus penjelasan di bawah ini!

Definisi Invoice

Serupa tapi tak sama, invoice kerap disamakan dengan faktur karena keduanya memberikan kesan yang tidak jauh berbeda. Walau demikian, invoice dapat diartikan sebagai dokumen pernyataan tagihan yang wajib dibayar oleh client, customer, atau pembeli. Invoice dibuat berdasarkan barang yang sudah diserahkan atau diterima oleh pembeli, sehingga pada umumnya, invoice baru dibuat ketika delivery order sudah ditandatangani oleh pembeli.

Dalam sebuah invoice, terdapat beberapa informasi yang wajib dicantumkan agar transaksi bisa dicatat secara akurat. Informasi yang tidak boleh ketinggalan dicantumkan dalam invoice adalah sebagai berikut:

• Keterangan perusahaan pembeli

• Keterangan perusahaan penjual

• Tanggal transaksi

• Item/jenis barang/jasa

• Harga per item

• Total harga keseluruhan

• Besaran pajak

• Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak

Invoice memiliki fungsi utama sebagai bukti penagihan terhadap pembelian yang dilakukan. Akan tetapi, invoice juga memiliki fungsi lain yang tidak kalah penting, seperti yang dijabarkan berikut ini:

• Menyimpan catatan penjualan
  

Sebagai sebuah bukti transaksi, invoice memiliki fungsi untuk menyimpan catatan penjualan yang bisa diperlukan di masa depan. Sebab, di dalam invoice terdapat beberapa informasi, mulai dari waktu transaksi, identitas penjual, identitas pembeli, daftar produk atau jasa, hingga jumlah pajak.

• Sebagai payung hukum penjual

Dalam berbisnis, invoice memegang peranan penting sebagai payung hukum jika terjadi konflik antara penjual dan pembeli. Misalnya, jika pembeli menolak untuk melakukan pembayaran ketika barang/jasa sampai, penjual bisa menuntut pembeli dengan invoice yang sudah disiapkan sejak pembeli membuat perjanjian untuk memesan barang/jasa tersebut.

• Sebagai arsip keuangan

Dalam perjalanan bisnis, penting untuk memiliki arsip keuangan yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi. Selain itu, invoice juga dapat digunakan penjual untuk menganalisis pola pembelian pelanggan. Tidak sepele, hal tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan untuk membuat strategi bisnis yang tepat untuk diaplikasikan.

Invoice memiliki beberapa jenis yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan. 

Jenis invoice yang lazim digunakan adalah sebagai berikut:

Invoice Biasa

Invoice adalah faktur yang paling umum digunakan sebagai bukti transaksi. Isi dari invoice ini merupakan keterangan dari pihak penjual dan pembeli, item barang, dan total harga yang harus dibayarkan oleh pembeli.

Invoice Proforma

Invoice proforma atau proforma invoice adalah invoice yang memiliki sifat sementara. Invoice ini diberikan kepada pembeli sebelum penjual mengirimkan semua barang pesanan karena barang dikirimkan secara bertahap. Jika seluruh barang sudah diterima oleh pembeli, maka penjual akan memberikan invoice biasa. Tujuannya, sebagai bukti penagihan dan bukti bahwa seluruh barang telah diterima oleh pembeli.

Invoice Konsuler

Invoice konsuler khusus digunakan dalam perdagangan internasional atau antar negara. Tidak bisa sembarang dibuat, invoice ini harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari kedutaan besar atau perwakilan negara yang dituju.

Baca Juga: Apa itu MEA? Apa Tujuan dan Manfaat MEA bagi Indonesia?

Lantas, apa perbedaan invoice dan nota? Nota memiliki bentuk yang hampir sama dengan kuitansi. Akan tetapi, perbedaan mendasar antara invoice dengan nota dapat dijabarkan sebagai berikut:

• Invoice umumnya digunakan untuk badan usaha kena pajak, sedangkan nota tidak demikian.

• Harga barang pada invoice dikenakan pajak, sedangkan harga barang pada nota tidak dikenakan pajak.

• Invoice dicetak otomatis dan umumnya setiap perusahaan memiliki template dalam bentuk softcopy, sedangkan nota dibuat secara manual.

• Biasanya, data pada invoice yang dicetak akan masuk dalam sistem informasi yang terintegrasi, sedangkan nota tidak demikian karena masih dibuat secara manual.

Lalu, bagaimana cara membuat invoice dengan benar? Simak cara membuat invoice agar dapat diimplementasikan langsung, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Cantumkan logo dan nama perusahaan pada kop invoice.

2. Beri baris untuk menulis identitas penjual dan pembeli.

3. Buat tabel berisi nomor, nama produk, deskripsi, jumlah, satuan, harga (satuan), diskon, dan jumlah harga.

4. Sisipkan baris PPN dan total bayar.

5. Beri baris untuk catatan tambahan di bawah tabel jika diperlukan.

6. Jangan lupa beri keterangan tempat, waktu, tanda tangan, dan nama client yang bersangkutan sebagai bukti sah invoice.

Walau belum terdaftar sebagai pengusaha kena pajak, penggunaan invoice sebagai bukti transaksi lebih disarankan daripada penggunaan nota. Sebab, data pada invoice yang tersimpan otomatis akan memudahkan pembuatan laporan keuangan.

Definisi Kuitansi

Benarkah kuitansi adalah bentuk lain dari bon? Apakah perbedaan antara nota dan kwitansi? Kuitansi dapat dikatakan sebagai salah satu jenis bukti transaksi paling populer dikenal masyarakat. Sangat terjangkau, lembar kuitansi mudah ditemukan dan dibeli di berbagai toko perlengkapan alat tulis. Walau sekilas terlihat sederhana, kuitansi adalah bukti transaksi sah yang dapat digunakan dalam berbisnis.

Di dalam kuitansi, terdapat beberapa informasi yang dicantumkan. Mulai dari elemen utama jumlah uang, penerima/penjual, pemberi/pembeli, tujuan penyerahan uang, keterangan tempat dan tanggal, serta tanda tangan penerima/penjual. Sebagai bukti transaksi yang sah dan memiliki nilai hukum, kuitansi wajib diberi materai sesuai dengan kebutuhan yang ditentukan oleh undang-undang perpajakan.

Saat menggunakan kuitansi sebagai bukti transaksi, perlu diketahui bahwa lembar kuitansi terdiri dari dua bagian sebagai berikut:

1. Lembar kecil, disebut sub-kuitansi dan disimpan oleh penjual

2. Lembar besar yang diberikan kepada pembeli

Selain itu, kuitansi juga dapat dibuat dua rangkap untuk disimpan oleh penjual dan pembeli. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa kuitansi memiliki fungsi khusus sebagai bukti transaksi penerimaan sejumlah uang dari pemberi uang kepada penerima uang. Bukti tersebut juga dilengkapi dengan keterangan tujuan atau maksud dari transaksi yang dilakukan.

Definisi Nota

Tidak jauh berbeda dengan bon, nota merupakan bukti transaksi yang digunakan untuk kegiatan pembelian atau penjualan dalam berbisnis. Secara otomatis, nota menjadi bukti transaksi yang dilakukan antara pihak penjual dan pembeli. Dalam penggunaannya, nota akan dibuat dan diberikan sebelum produk sampai ke tangan pembeli agar kedua belah pihak (penjual dan pembeli) mengetahui berapa total pembayaran yang harus dilunasi. Sebagai catatan, jika pembayaran dilakukan secara kredit, tenggat waktu pembayaran juga akan dicantumkan di dalam nota.

Dalam penggunaannya, nota dibagi menjadi dua jenis sebagai berikut:

1. Nota debit

Nota debit menjadi bukti transaksi yang dibuat oleh pihak kedua atas pengembalian barang yang rusak atau cacat.

2. Nota kredit

Nota kredit berfungsi sebagai alat pemberitahuan jika penjual telah mengganti dan mengirimkan kembali barang baru sebagai pengganti barang yang rusak atau cacat.

Baca Juga: Perbedaan Debit dan Kredit yang Perlu Kamu Ketahui

Selain sebagai bukti transaksi, nota juga memiliki beberapa fungsi atau manfaat lain sebagai berikut:

1. Dokumen untuk mengetahui jumlah barang yang dikirimkan ke pelanggan dan total barang yang perlu dibayar.

2. Pengingat agar pembeli membayarkan tagihan tepat waktu.

3. Tanda terima antara penjual dan pembeli.

4. Bukti transaksi sebagai bahan dalam membuat laporan keuangan.

   
   

Dengan demikian, penjelasan di atas dapat menjawab pertanyaan tentang perbedaan nota dan kwitansi juga perbedaan invoice dan nota. Secara tidak langsung dapat disimpulkan bahwa nota berbeda dengan bukti transaksi lainnya. Sebab, nota dibuat/disiapkan sebelum barang dikirim (transaksi antara penjual dan pembeli belum terjadi). Nota yang sudah dibuat dikirim oleh penjual sebagai tanda bukti bahwa pembeli akan membayarkan sejumlah uang sesuai dengan jumlah dan ketentuan yang sudah disepakati.

Perbedaan antara bon, invoice, kuitansi, dan nota

Setelah membaca definisi dari bon, invoice, kuitansi, dan nota, tentu sudah terlihat perbedaannya. Walau serupa dan menjadi bukti transaksi yang sah di mata hukum, kelimanya memiliki perbedaan bentuk dan tujuan penggunaannya. Secara garis besar, bon dan nota sering digunakan sebagai bukti transaksi jual beli sederhana. Sementara itu, kuitansi lebih umum digunakan sebagai bukti transaksi jual beli skala menengah. Di sisi lain, invoice menjadi bukti transaksi yang lazim digunakan dalam bisnis bernilai besar.

Dengan demikian, penting untuk mengetahui perbedaan antara bon, invoice, kuitansi, dan nota. Artikel ini tentu menjawab pertanyaan sebelumnya tentang apakah bon adalah kuitansi? Benarkah kuitansi adalah bentuk lain dari bon? Bagaimana perbedaan antara nota dan kwitansi? Juga apakah perbedaan invoice dan nota menjadi hal yang penting untuk diketahui?

Akan tetapi, jika kamu masih mengalami kebingungan dalam membedakan bukti transaksi tersebut atau membutuhkan informasi lain seputar bisnis, baca artikel lainnya di https://majoo.id/solusi. Untuk memulai langkahmu sebagai seorang entrepreneur, lengkapi perjalanan bisnismu bersama majoo yang menawarkan berbagai fitur menarik. Belum berlangganan? Sekarang saatnya!