Laporan Penjualan Bulanan: Inilah Hal yang Perlu Kamu Tahu!

Banyak pengusaha mengganggap bisnis sudah pasti untung saat ada penjualan. Padahal, satu-satunya cara untuk mengetahui bisnismu menghasilkan cukup uang atau tidak ialah dengan membuat laporan penjualan bulanan.

Data penjualan sangat krusial sebagai dasar pembuatan forecast yang akurat dan target yang sesuai. 

Membagi penjualan berdasarkan periode tertentu juga membantumu memahami transaksi penjualan yang telah berhasil sekaligus membantu dalam pembuatan perencanaan yang lebih baik.

Apa Manfaat Laporan Penjualan Bulanan?

Sepintas mungkin kamu memahami bahwa laporan penjualan berfungsi untuk melacak setiap transaksi penjualan. Namun, apa manfaatnya yang lebih dalam bagi bisnis?

Seperti telah disinggung di atas, laporan penjualan berisi data penjualan selama periode waktu tertentu. 

Rinciannya bisa mencakup performa tim sales, jumlah transaksi penjualan, nilai dari transaksi penjualan tersebut, serta sales representative yang berhasil atau gagal mencapai targetnya.

Lebih dari itu, laporan penjualan bulanan dapat memberikan insight yang mendalam, seperti biaya akuisisi konsumen atau cost of acquisition, referral calon pelanggan, dan lain-lain.

Kegunaan utama laporan ini ialah memberikan pemahaman tentang aktivitas tim penjualan, pada poin mana bisnismu sudah berhasil mencapai target dan poin apa yang masih terlewat.

Dengan data yang terekam dalam laporan penjualan, kamu bisa menemukan gap tersebut serta mencari solusi untuk menyelesaikannya.

Jadi, terlepas dari skala bisnis dan besar atau kecilnya tim penjualan yang kamu miliki, laporan penjualan merupakan komponen penting dalam daftar laporan yang dibuat oleh suatu bisnis.

Insight dari laporan penjualan bisa membantumu mengoptimalkan proses penjualan dan memaksimalkan strategi pertumbuhan bisnismu. 

Studi menunjukkan bahwa pemilik bisnis yang berpikir maju banyak memanfaatkan data untuk merencanakan forecast-nya. 

Wajar saja sebab jika dibuat dengan benar, laporan penjualan dapat pemilik usaha atau manajer menjawab beberapa pertanyaan esensial, yaitu:

• Siapa pelanggan yang paling loyal?

• Dari mana calon pelanggan berasal?

• Apa yang mendorong pelanggan baru untuk membeli?

• Apakah ada kendala yang menghalangi pelanggan untuk membeli?

• Bagaimana penjualan bulan ini dibandingkan dengan penjualan bulan-bulan sebelumnya?

• Apakah tim penjualan sudah berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan?

• Siapa sales representative yang performanya terbaik dan apa yang mereka lakukan berbeda dari yang lain?

• Apakah ada hambatan di saluran penjualan?

• Apa perkiraan atau forecast untuk periode penjualan yang akan datang?

Untuk menjawab pertanyaan di atas, bisni perlu cara mudah dan tepat untuk mendokumentasikan setiap penjualan, setiap interaksi, dan setiap informasi prospect atau calon pelanggan yang diterima.

Lebih dari itu, kamu harus bisa mengubah data tersebut menjadi insight yang bermanfaat dalam penyusunan strategi bisnis.

Kuncinya terletak pada laporan penjualan yang dibuat dengan baik. Jadi, bagaimana cara membuat laporan penjualan bulanan?

Cara Membuat Laporan Penjualan Bulanan

Laporan penjualan bulanan digunakan untuk memantau, mengevaluasi, menganalisis, dan menentukan tren penjualan setiap bulan. 

Laporan Ini mencakup pengukuran KPI (Key Performance Indicator) jangka panjang, seperti panjang siklus penjualan, laporan konversi, dan laporan kemajuan bulanan.

Karena cakupannya yang relatif luas, laporan penjualan fokus pada metrik, kebutuhan, dan strategi yang berbeda. Berikut ini beberapa jenis laporan penjualan.

• Forecast penjualan

Laporan ini berisi prediksi jumlah penjualan yang akan dilakukan tim dalam periode tertentu. Kamu dapat menggunakannya untuk mengantisipasi perlambatan musiman atau masalah yang mungkin memengaruhi bisnis.

• Laporan sales funnel

Laporan ini menunjukkan seberapa mudah calon konsumen mengakses produk atau layananmu. Sales funnel membantumu memahami cara terbaik memelihara prospect dan pada akhirnya mengonversinya menjadi pelanggan. 

Dengan membandingkan laporan sales funnel, kamu dapat mengidentifikasi kelemahan dalam jalur penjualan.

• Laporan konversi penjualan

Laporan ini hampir mirip dengan laporan sales funnel karena menilai perjalanan calon konsumen di sepanjang jalur penjualan. 

Akan tetapi, laporan ini secara khusus menyajikan informasi tentang konversi prospect menjadi pelanggan, bukan status prospect di sepanjang sales funnel.

Laporan pelacakan konversi standar mencakup informasi tentang kontak, calon konsumen potensial, serta transaksi yang berhasil lengkap dengan tingkat perubahan dari periode ke periode.

Baca Juga: Beragam Jenis Laporan Keuangan untuk Bisnismu

• Laporan skor peluang

Laporan skor peluang didasarkan pada skor peluang Einstein. Metrik ini hadir dengan peringkat dari 1-99. 

Skor yang lebih tinggi menunjukkan kemungkinan penjualan yang lebih tinggi. Laporan ini berguna untuk merencanakan cara membagi waktu tim dalam mengejar calon konsumen.

• Laporan up-sell dan cross-sell

Laporan ini merinci jumlah dan nilai barang yang dijual atau dijual silang kepada pelanggan. 

Tim bisnismu dapat meninjau laporan ini untuk mengidentifikasi peluang up-selling dan cross-selling atau menandai produk dan layanan tertentu yang sangat cocok untuk pendekatan penjualan ini.

• Laporan sales call

Laporan penjualan ini berkaitan dengan panggilan yang dilakukan ke calon konsumen dan pelanggan untuk mendorong terjadinya transaksi. 

Melalui laporan ini, kamu dapat memperoleh insight tentang performa tim sales representative dan potensi calon konsumen.

Karena itu, elemen inti setiap laporan penjualan berbeda-beda, tergantung jenis laporannya. Akan tetapi, secara umum, laporan penjualan berisi perlu berisi poin-poin berikut ini.

• KPI yang relevan

• Volume penjualan

• Penjualan bersih

• Penjualan kotor

• Persentase perubahan KPI dibandingkan dengan periode pelaporan sebelumnya

Sepintas, daftar poin kunci di atas memang relatif singkat. Padahal, kamu mungkin punya beberapa KPI yang mau dimasukkan dalam laporan penjualan bulanan. 

Membuat laporan penjualan yang ringkas memang cukup esensial. Tujuannya agar orang atau stakeholder yang membaca laporan tersebut tidak kesulitan memahaminya. 

Maka dari itu, ikut cara membuat laporan penjualan di bawah ini untuk memperoleh laporan yang singkat, tetapi jelas.

Putuskan, kamu ingin laporan penjualan apa?

Perlu diingat, laporan penjualan lebih dari sekadar dokumen yang penuh angka. Laporan ini juga perlu terlihat menarik dan mudah dipahami. 

Bila kamu kesulitan menyajikan laporan yang menarik, pertimbangkan untuk memanfaatkan template laporan penjualan yang sudah terbukti efektif. Selain itu, tentukan juga jenis laporan penjualan yang akan kamu buat.

Sesuaikan dengan audiens

Siapa yang akan membaca laporan penjualan tersebut? Jika laporan tersebut akan dipresentasikan kepada head of sale, kemungkinan besar kamu perlu menyajikan berbagai KPI.

Namun, bila kamu akan mempresentasikannya di depan pemilik atau pimpinan perusahaan, data yang ingin diketahui mungkin berbeda. Dengan kata lain, pastikan kamu membuat format laporan penjualan yang sesuai dengan audiens.

Masukkan informasi yang relevan

Begitu kamu mengetahui stakeholder yang akan membaca laporan penjualan dan kedalaman laporan yang diharapkan, kamu bisa memutuskan data mana yang perlu dan tidak perlu disertakan dalam laporan tersebut.

Kamu bisa menentukan data-data yang dianggap esensial, misalnya pendapatan dan biaya penjualan, perubahan KPI dari periode ke periode, penjualan berdasarkan kategori produk atau layanan, dan lain-lain.

Pastikan periode yang dibandingkan sesuai

Di antara berbagai metrik penjualan yang telah dibahas sebelumnya, tidak semua metrik tepat dipresentasikan dalam laporan penjualan bulanan, ada juga metrik penjualan yang lebih tepat dilaporkan tahunan atau harian.

Terlepas dari waktu pelaporannya, pastikan periode yang dibandingkan sesuai. Sebut saja, kamu mau membuat laporan penjualan bulan Mei 2023. Periode ini idealnya dibandingkan dengan penjualan April 2023, bukan minggu terakhir April saja.

Supaya kamu memperoleh gambaran yang lebih jelas, kami juga akan menunjukkan secara singkat contoh laporan penjualan bulanan. Mari simak selengkapnya!

Dalam contoh di atas, nominal penjualan dituliskan dalam mata uang dolar. Meskipun begitu, pada prinsipnya sama saja, kamu tinggal menggantinya sesuai dengan mata uang yang digunakan saat kamu bertransaksi dengan konsumen. 

Di samping itu, tergantung pada kebutuhan bisnismu, kamu bisa membuat laporan penjualan dalam bahasa asing atau bahasa Indonesia. Tinggal kamu sesuaikan saja. 

Apakah laporan di atas masih terasa rumit? Memang, laporan penjualan bisa dilengkapi dengan grafik atau gambar agar lebih mudah dipahami. 

Kalau kamu tetap merasa kesulitan, pertimbangkan penggunaan aplikasi wirausaha yang menyediakan fitur laporan penjualan seperti majoo. Jadi, kamu tak perlu repot membuat laporan, tetapi tinggal mengunduhnya di dashboard aplikasi.

Di bawah ini contoh laporan penjualan yang bisa kamu peroleh bila kamu menggunakan aplikasi majoo. 

Kamu mau lebih mudah buat laporan penjualan bulanan? Yuk, pakai majoo sekarang!