Melakukan Manajemen Aset dan Memperlancar Operasional Bisnis

Manajemen aset merupakan sebuah aktivitas yang sangat penting dalam menjalankan bisnis. Tanpa adanya pengelolaan atau manajemen yang baik, cepat atau lambat operasional bisnis akan tersendat dan mengalami berbagai hambatan.

Namun, sebenarnya apa pengertian dari manajemen dan juga aset itu sendiri? Tentu tanpa mengetahui keduanya dengan baik, sulit rasanya untuk dapat melakukannya dengan tepat, bukan?

Pengertian Manajemen Aset

Manajemen atau pengelolaan aset sendiri sebenarnya memiliki pengertian yang cukup mudah untuk dimengerti. Namun, agar tak salah dalam memahaminya, kita dapat memecah kedua kata tersebut dan mengartikannya secara terpisah; baru setelah digabungkan menjadi sebuah pengertian yang benar-benar komprehensif.

Jadi, apa, sih, pengertian dari manajemen, aset, dan juga gabungan keduanya? Mengapa pelaku usaha perlu memahami manajemen inventory yang menjadi asetnya?

• Pengertian Manajemen

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, manajemen dimaknai sebagai sebuah aktivitas penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Tentu dari pengertian secara umum tersebut, kegiatan manajemen dapat dilakukan di berbagai bidang; termasuk bisnis.

Tak jauh berbeda, beberapa ahli juga memaknai istilah manajemen secara serupa atau tak jauh berbeda. Henry Fayol misalnya, yang merupakan seorang insinyur pertambangan asal Prancis, menyebutkan bahwa manajemen adalah sebuah proses perencanaan, pengoordinasian, pengorganisasian, serta pengawasan atau kontrol terhadap sumber daya yang ada agar dapat digunakan untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Tak jauh berbeda, Drs. Oey Liang Lee juga menyatakan bahwa manajemen merupakan salah satu ilmu atau seni dalam merencanakan, mengorganisasi, menyusun, mengarahkan, dan mengendalikan setiap sumber daya yang ada dalam mencapai sebuah tujuan yang diinginkan.

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, baik dari Kamus Besar Bahasa Indonesia, Henry Fayol, maupun Drs. Oey Liang Lee, dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam sebuah kegiatan manajemen, umumnya terdapat tiga komponen utama: sumber daya, tujuan, dan pelaku kegiatan atau yang biasa kita sebut sebagai pihak manajemen. Lalu, bagaimana dengan aset?

• Pengertian Aset

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, aset memiliki dua pengertian: pertama untuk menjelaskan sesuatu yang memiliki nilai tukar dan modal atau kekayaan. Tentunya, pengertian tersebut masih terlalu luas untuk dapat diterapkan dalam bidang bisnis.

Ketika berbicara tentang aset dan bisnis, pengertian yang digunakan umumnya lebih mengerucut lagi menjadi sebuah sumber ekonomi atau nilai suatu kekayaan yang dimiliki oleh entitas tertentu. Lebih lanjut, dalam bidang bisnis kepemilikan aset diharapkan dapat memberikan manfaat ekonomi maupun sosial yang dapat diukur dalam satuan uang.

Namun, harap diingat bahwa meski aset harus dapat diukur dalam satuan uang, secara bentuk aset tidak hanya terbatas pada uang yang dimiliki oleh seseorang atau sebuah entitas. Dilihat dari jenisnya, sesuatu yang tidak memiliki wujud fisik pun dapat digolongkan sebagai aset apabila sesuatu tersebut dimiliki oleh sebuah entitas bisnis dan nilainya dapat diukur dengan uang.

Setidaknya, aset atau aktiva dapat digolongkan menjadi empat jenis:

1. Aset lancar

2. Aset tetap

3. Aset tak berwujud

4. Aset lain

Dari pengertian manajemen dan juga aset, manajemen aset adalah sebuah upaya pengelolaan sumber daya berupa aset yang dimiliki oleh seseorang maupun entitas bisnis lainnya secara efektif agar dapat mencapai tujuan maupun sasaran bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.

Jika sebelumnya sudah dijelaskan bahwa salah satu komponen manajemen adalah adanya sumber daya, dalam manajemen aset, yang menjadi sumber daya tersebut adalah aset yang dimiliki.

Tujuan Melakukan Pengelolaan Aset Bisnis

Merujuk pada pengertian manajemen aset di atas, seorang pelaku usaha maupun entitas bisnis lainnya perlu mengelola aset bisnis mereka dengan sebaik mungkin. Kebutuhan ini juga didorong oleh fungsi aktivitas itu sendiri yang memiliki beberapa tujuan dan manfaat.

1. Membantu Mengetahui Status Kepemilikan Aset secara Pasti

Karena aset dapat diartikan secara luas dengan cakupan jenis yang juga beragam. Terkadang, terlebih pada usaha mikro, kecil, dan menengah, status kepemilikan dari suatu aset bisnis menjadi rancu dan tidak jelas karena bercampur dengan aset yang dimiliki secara personal oleh pelaku usaha.

Situasi ini sangat mungkin terjadi tanpa adanya manajemen aset yang baik, khususnya bagi bisnis-bisnis kecil yang kerap menggunakan alat produksi maupun modal langsung dari pemilik bisnis tersebut.

Misalnya saja, dalam sebuah industri rumahan yang memproduksi kue kering, tak jarang peralatan masak maupun gas yang digunakan untuk pembuatan produk kue kering tersebut sebenarnya merupakan barang pribadi dari pemilik usaha, dan ketika jam operasional bisnis untuk proses produksi sudah berakhir, alat-alat tersebut digunakan pula oleh pemilik usaha untuk kebutuhan sehari-harinya.

Sesungguhnya tidak ada yang salah dengan praktik tersebut, tetapi karena tidak adanya status kepemilikan yang jelas, pelaku usaha akan kesulitan dalam mengukur nilai penyusutan dari peralatan masak maupun gas yang digunakan untuk membuat kue kering. Untuk menghindari kebingungan tersebut, pengelolaan aset sebenarnya juga kerap difungsikan untuk tujuan inventarisasi aset-aset yang dimiliki secara utuh oleh sebuah bisnis.

2. Membantu Memastikan Pemanfaatan Aset Semaksimal Mungkin

Dengan adanya manajemen aset, seorang pelaku usaha dapat dengan mudah mengukur nilai guna yang dimiliki oleh aset-asetnya, khususnya untuk aset yang memang digunakan dalam proses produksi.

Bagaimanapun juga, pengelolaan aset juga memiliki fungsi perencanaan. Oleh karena itu, dalam mengelola aset yang dimiliki oleh suatu bisnis, perlu ada ukuran yang jelas terkait masa pakai dan nilai guna yang dimilikinya.

Tanpa melakukan kegiatan bisnis yang satu ini, pelaku usaha akan kesulitan untuk menentukan seberapa banyak keuntungan yang dapat dihasilkan oleh suatu aset. Misalnya saja, untuk contoh bisnis rumahan kue kering, pelaku usaha dapat mengukur satu tabung gas ukuran 50 kg dapat digunakan untuk memanggang berapa loyang kue?

Digabungkan dengan analisis terhadap data lainnya, pelaku usaha tersebut dapat merencanakan dengan baik apabila di waktu-waktu tertentu umumnya pesanan kue berkurang sekian persen, apakah menggunakan tabung gas 50 kg akan memberatkan atau justru bisa menggunakan gas dengan ukuran tabung lain yang lebih kecil dan sesuai?

Tak hanya itu, karena sifat aset bisnis umumnya saling berkaitan, pengelolaan sebuah aset memungkinkan pelaku usaha untuk memaksimalkan penggunaan aset lainnya.

Misalnya saja, apabila diketahui tabung gas 50 kg dapat digunakan untuk memanggang kue kering sekian jam, apakah beralih pada oven listrik yang membutuhkan listrik sekian watt untuk memanggang dengan kurun waktu yang sama akan lebih menguntungkan atau tidak? Faktor-faktor tersebut akan sulit untuk dipertimbangkan secara tepat dan akurat tanpa adanya aktivitas manajemen aset, dan jika dibiarkan terus-menerus bisa saja mengakibatkan kerugian atau potensi hilangnya pendapatan bisnis karena pemanfaatan sumber daya yang tidak direncanakan dengan baik.

Ketika operasional bisnis tidak dibarengi dengan pengelolaan aset yang baik, sangat mungkin sekali muncul kerugian yang tidak disadari karena sumber daya yang semestinya bisa dimaksimalkan justru terbuang secara sia-sia.

3. Membantu Penyusunan Laporan Keuangan

Seperti yang mungkin sudah diketahui, penyusunan laporan keuangan dalam bisnis memiliki kompleksitas yang lebih tinggi dibanding penyusunan laporan keuangan sederhana. Tergantung dari skala bisnis yang dijalankan, bisa jadi laporan keuangan yang harus disusun pun menjadi semakin kompleks dan membutuhkan upaya yang lebih.

Nah, untuk penyusunan laporan keuangan bisnis, di sinilah peran penting mengapa seorang pelaku usaha sebaiknya melakukan manajemen aset untuk setiap bisnisnya, karena dengan aktivitas pengelolaan yang dilakukan tersebut nantinya dapat menjadi dasar untuk penyusunan laporan keuangan yang akurat.

Memang benar, laporan keuangan bisnis tetap dapat disusun tanpa sebelumnya melakukan pengelolaan aset bisnis. Akan tetapi, perlu diingat bahwa laporan keuangan bisnis umumnya juga mencakup neraca yang membutuhkan rincian perubahan nilai aset selama periode keuangan tersebut.

Dengan memastikan adanya pengelolaan aset bisnis yang baik, inventaris yang sudah disusun selama proses pengelolaan dapat menjadi acuan yang akurat untuk neraca yang ingin dibuat, sehingga staf bagian keuangan tidak perlu repot lagi melakukan inventaris aset secara manual dari awal, tetapi cukup melihat dokumen-dokumen yang tersedia dan memasukkan setiap aset kepada posnya masing-masing dalam neraca keuangan yang disusun.

Selain laporan keuangan itu sendiri, proses inventarisasi aset yang dilakukan di tahap awal pengelolaan juga akan membantu pelaku usaha memudahkan auditor pihak ketiga yang harus mengerjakan dokumen audit. Bagaimanapun juga, proses audit merupakan pemeriksaan yang menyeluruh terhadap kondisi keuangan sebuah bisnis, dan tentu di dalamnya akan mencakup seluruh aset yang dimiliki dan dikelola oleh bisnis tersebut.

Asal menjalankan operasional bisnis tanpa mengelola setiap sumber daya yang dimiliki akan sangat menyulitkan pelaku usaha ketika ingin mengembangkan bisnisnya menjadi lebih besar lagi di masa yang akan datang. Pengembangan bisnis pada dasarnya membutuhkan modal, sehingga terkadang pelaku usaha juga memerlukan suntikan dana segar dari investor.

Padahal, penanam modal tidak bisa semudah itu memberikan modal untuk pengembangan usaha apabila bisnis yang ingin ingin diberi dana tidak memiliki dokumen audit dan analisis keuangan dengan hasil penilaian yang baik. Oleh karena itu, pelaku usaha dengan pengelolaan aset bisnis yang buruk akan lebih sulit untuk memperoleh tambahan modal yang dibutuhkan untuk mengembangkan bisnisnya.

4. Membantu Proses Perencanaan dan Evaluasi

Sebuah aktivitas yang melibatkan tindakan pengelolaan seperti manajemen aset tentu akan melalui sebuah siklus yang terus berputar dari awal hingga akhir; mulai dari perencanaan hingga akhirnya evaluasi sebelum kembali lagi pada perencanaan di periode berikutnya.

Mengelola aset bisnis akan sangat membantu pelaku usaha dalam mengukur seberapa baik performa yang ditunjukkan oleh bisnisnya melalui pemantauan perubahan nilai sumber daya yang dimiliki. Terlebih lagi, hasil dari pemantauan yang dilakukan dapat dimanfaatkan untuk menentukan penyesuaian apa yang perlu dilakukan di periode berikutnya agar bisa memperoleh pendapatan bisnis yang lebih baik.

Di samping itu, dari hasil evaluasi yang dilakukan ternyata memang dirasa perlu ada penyesuaian model bisnis, manajemen aset bisnis yang dilakukan juga dapat memastikan kesiapan aset bisnis itu sendiri terhadap penyesuaian yang ingin dilakukan.

Secara singkat, melakukan penyesuaian tak ubahnya melakukan perubahan pada operasional bisnis yang sudah dilakukan, sehingga perlu dipastikan juga sumber daya yang tersedia memang siap untuk merespons perubahan tersebut sehingga tak ada hambatan yang akan merugikan bisnis ketika penyesuaian tersebut akhirnya dilakukan. Misalnya saja, karena aset bisnis yang dimiliki tidak dikelola dengan baik, seorang pelaku usaha tidak mengetahui bahwa nilai aset yang dimilikinya sebenarnya sudah sangat rendah, kemudian secara asal melakukan penyesuaian yang membutuhkan banyak modal.

Dalam situasi tersebut, tidak aneh jika bisnis yang dijalankan pun akhirnya mengalami kerugian. Alasan inilah yang membuat pelaku usaha mau tidak mau harus awas terhadap siklus manajemen aset yang dilakukan dan memastikan setiap tahapan atau proses dalam siklus tersebut sudah sesuai dengan rencana, sehingga hasil evaluasi yang dilakukan di akhir periode pun bisa secara akurat menjawab pertanyaan perencanaan pada periode berikutnya.

Walau mungkin terdengar sangat kompleks dan membingungkan, kegiatan manajemen aset sebenarnya dapat dilakukan dengan mudah, terlebih jika dibantu dengan penggunaan aplikasi majoo yang memiliki fitur pengelolaan bisnis lengkap. Melalui fitur inventaris, misalnya saja, pelaku usaha dapat dengan mudah mendata sumber daya apa saja yang dimiliki oleh bisnisnya sehingga bisa melakukan perencanaan yang matang agar sumber daya aset tersebut dapat dimanfaatkan secara maksimal.

Selain itu, sistem aplikasi majoo yang sudah terintegrasi di setiap fiturnya juga memungkinkan pelaku usaha untuk memesan ulang suatu produk atau barang dengan cepat sehingga tidak akan ada masalah atau kendala dalam proses produksi ketika ada bahan-bahan atau alat produksi yang sudah habis masa pakainya. Jadi, tunggu apa lagi? Gunakan aplikasi majoo sekarang!