Pentingnya Manajemen Inventory yang Efektif Bagi UMKM

Bila kamu menjalankan UMKM, manajemen inventory merupakan faktor penting yang akan memengaruhi, mulai dari cash flow sampai ketersediaan produk. Di satu sisi, kamu tentu ingin memiliki cukup produk untuk memenuhi permintaan konsumen.

Akan tetapi, inventori yang terlalu banyak juga dapat menimbulkan biaya operasional membengkak. Karena itu, kamu perlu mengelola persediaan barang secara efektif dan menetapkan jumlah yang tepat.

Pentingnya manajemen inventory

Bagi kamu yang masih merasa kurang jelas terkait dampak pengelolaan inventori, berikut ini beberapa alasan mengapa kamu perlu mengelola inventori dengan baik.

1. Inventori memengaruhi harga

Pertama, masalah yang sudah pasti timbul adalah peningkatan biaya operasional. Tidak jarang pemilik UMKM harus menaikkan harga produk untuk menutupi biaya inventori.

Seperti yang sudah diketahui, harga dapat berubah tergantung pada ketersediaan supplier serta waktu kamu membutuhkan barang. Misalnya, kamu mungkin jadi perlu membayar lebih mahal jika mengajukan pengadaan barang mendadak dan harus siap segera.

Hal tersebut tentu tidak perlu terjadi seandainya kamu memiliki manajemen inventory yang efektif, bukan?

2. Depresiasi tidak terhindarkan

Mungkin kamu mendapat potongan harga untuk pemesanan dalam jumlah besar. Namun, banyaknya jumlah persediaan berpotensi membuat produk tersimpan lama di gudang, apalagi jika produk tersebut bukanlah barang fast moving.

Sebab itu, depresiasi atau penurunan nilai produk kemungkinan sulit dihindari. Penurunan nilai ini terutama kerap terjadi di sektor industri di mana versi baru produk sering dirilis.

Sementara itu, depresiasi signifikan biasanya terjadi ketika model produk yang lebih mutakhir diluncurkan ke pasaran. Nah, kamu tentu tidak ingin hal ini terjadi yang berakibat kerugian bagi bisnis. Pengelolaan persediaan yang tepat bisa menjadi solusinya.

Baca Juga: Manajemen Usaha Bebas Manipulasi ala Si Janda Ngamuk Cafe

3. Ekstra inventori berarti ekstra biaya

Pernahkah kamu berhitung berapa banyak biaya tambahan yang mungkin perlu dikeluarkan karena ekstra inventori? Rata-rata usaha kecil harus mengeluarkan biaya operasional hingga 35% lebih banyak untuk inventori tambahan.

Sepintas, angkanya mungkin tidak terasa terlalu signifikan. Akan tetapi, perlu diingat bahwa biaya tersebut terus bertambah dari waktu ke waktu. Akhirnya, biaya ini tentu saja akan memotong margin keuntungan.

Memiliki terlalu banyak inventori merupakan kesalahan yang memakan biaya besar dalam sebuah bisnis. Sebab itu, kamu tidak bisa menstok persediaan sambil berencana menjualnya secepat mungkin. Sebaliknya, kamu perlu mendasarkan jumlah persediaan tersebut dengan permintaan konsumen.

4. Tanpa manajemen inventory, asuransi pun membengkak

Tidak hanya meningkatkan biaya pengelolaan secara langsung, inventori juga menaikkan biaya asuransi yang dibutuhkan. Makin banyak persediaan yang kamu miliki makin besar biaya asuransi yang perlu kamu alokasikan.

Pihak penyedia asuransi akan meminta rincian aset beserta nilainya, lalu menghitung premi yang perlu kamu bayarkan. Bayangkan saja, jika kamu menyimpan banyak barang mahal di gudang, kamu membutuhkan perlindungan asuransi yang lebih besar.

Bagaimana bila stok atau persediaan lainnya disimpan tanpa asuransi? Kamu tentu tidak ingin menempuh cara ini sebab risiko kerugian yang akan kamu tanggung terlalu besar.

5. Pengelolaan inventori yang efektif tidak perlu space besar

Berbicara inventori tidak bisa dipisahkan dari gudang atau storage space. Kamu tentu perlu mempertimbangkan ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan persediaan stok tersebut.

Sebagai contoh, saat stok barang tiba, apakah kamu akan perlu palet untuk menyimpan 50 puluh dus besar? Pertimbangkanlah penyimpanan dus tersebut serta dampaknya kepada kegiatan pengelolaan logistik harian.

Kamu akan perlu mengeluarkan biaya lebih bila karyawan harus lembur untuk menyelesaikan manajemen inventory. Belum lagi, jika penyimpanan yang terlalu menumpuk memengaruhi produktivitas harian, timbul opportunity cost.

Lebih dari itu, gudang itu sendiri memiliki kapasitas tertentu. Apabila jumlah persediaan produk terus bertambah, kamu mungkin jadi harus menyewa gudang atau tempat penyimpanan lain. Biaya tambahan lain yang harus dipikul bisnis akibat pengelolaan inventori yang kurang efektif.

Kelola inventori secara efektif

Dari pemaparan di atas, kamu sudah bisa melihat dengan jelas betapa krusialnya pengelolaan inventori yang efektif bagi UMKM. Sebuah usaha kecil tidak bisa menanggung biaya kerugian yang seharusnya dapat dihindari dengan pengelolaan persediaan yang baik.

Beberapa langkah di bawah ini dapat kamu terapkan supaya pengelolaan inventori dalam bisnismu lebih efektif.

1. Buat prioritas

Membagi inventori ke dalam beberapa kategori berdasarkan urutan prioritas akan membuatmu tahu barang mana yang perlu disediakan lebih banyak dan lebih rutin. Kamu juga bisa melihat produk yang penting bagi bisnis, tetapi memakan biaya besar serta penjualannya relatif lambat.

Kebanyakan ahli menyarankan untuk mengelompokkan inventori ke dalam grup A, B, dan C. Grup A adalah produk yang cukup mahal, sedangkan penjualannya tidak terlalu cepat. Sementara itu, grup C merupakan produk yang biayanya ekonomis, tetapi sangat laris.

Kamu tentu sudah bisa menebak, grup B diisi oleh produk-produk di antara dua karakteristik tersebut.

2. Audit inventori

Untuk memastikan keakuratan jumlah inventori, kamu perlu melakukan audit. Beberapa bisnis melakukannya setahun sekali, sebagian lainnya melaksanakan audit setiap bulan, minggu, bahkan setiap hari.

Pilihlah frekuensi audit yang kamu anggap paling sesuai untuk bisnis. Selanjutnya, lakukan secara konsisten.

3. Manfaatkan teknologi untuk melacak stok

Memantau jumlah stok memang bukanlah pekerjaan mudah. Setiap hari kamu perlu memeriksa produk terjual serta mengecek yang masih tersedia di gudang. Tidak hanya itu, kamu juga perlu mengamati tren penjualan untuk memutuskan pembelian produk kembali.

Seluruh rangkaian pekerjaan tersebut memang terdengar rumit. Namun, kamu bisa mempermudahnya dengan memanfaatkan aplikasi untuk memeriksa inventori secara real time.