Manfaat Absensi Online Bagi Perusahaan dan Karyawan

Di era digital seperti sekarang ini membuat bisnis atau perusahaan harus menggunakan teknologi dalam setiap operasionalnya, contohnya seperti penggunaan absensi online. Penggunaan absensi online memiliki banyak manfaat baik itu bagi perusahaan maupun karyawan.

Pengertian Absensi Online

Absensi online merupakan sebuah sistem yang berguna untuk merekam serta mencatat absensi secara real time dan terhubung melalui server yang berbasis cloud. 

Banyak orang yang berpendapat jika kehadiran karyawan pada absensi online hanyalah sekedar pelengkap untuk dokumentasi HR, padahal sebenarnya tidaklah demikian.

Sebuah penelitian yang dilakukan oleh Gartner menyatakan jika pada tahun 2020, 90% dari perusahaan akan menggunakan kemampuan manajemen infrastruktur cloud hybrid yang akan memainkan peran penting dalam strategi cloud pada semua organisasi ataupun perusahaan, sehingga penggunaan server yang berbasis cloud akan menjadi sesuatu yang umum.

Absensi online dapat diakses oleh karyawan maupun tim HR dengan menggunakan perangkat apa saja. Dengan adanya sistem absensi seperti ini tentu saja akan memudahkan HRD dan karyawan untuk memantau data absen.

Selain itu, penggunaan absensi online ini juga dapat meminimalisir manipulasi dan kecurangan data absen fingerprint ataupun manual serta integritas perusahaan pun akan terjamin kualitasnya. 

Baca Juga: Absen adalah: Pengertian, Tujuan, Jenis, dan Sistem Absensi

Perbedaan Absensi Manual dan Absensi Online

Absensi manual dan absensi online memiliki perbedaan yang cukup signifikan jika diterapkan dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Beberapa perbedaan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Biaya

Perbedaan antara absensi manual dan online yang pertama yaitu terletak pada segi biaya. Absensi manual seperti fingerprint membutuhkan perangkat keras untuk melakukan prosesnya. 

Berbeda dengan absensi online yang dapat dipasangkan pada masing-masing ponsel karyawan. Hal ini tentu saja menghemat biaya karena mesin fingerprint membutuhkan biaya pemeliharaan untuk mesin fingerprint.

2. Keamanan

Dari segi keamanan absensi manual dapat dengan mudah dimanipulasi dan dipalsukan data kehadirannya sehingga membuat oknum yang ingin melakukan kecurangan dapat langsung menekan tombol reset yang terdapat pada belakang mesin fingerprint.

Saat menekan tombol reset, maka secara otomatis semua data absen akan ter-reset. Data absen berbentuk dokumen fisik pun juga sangat mudah untuk dipalsukan.

Berbeda dengan absensi online dimana data kehadiran yang masuk pada aplikasi absensi akan langsung tersimpan pada cloud based server dengan aman sehingga susah untuk dimanipulasi dan dipalsukan.

3. Waktu dan kinerja

Pada absensi online data yang masuk akan dapat langsung tersimpan dan dapat dilihat oleh HRD secara real time menggunakan aplikasi absensi yang telah terkoneksi dengan internet.

Hal ini akan memudahkan HRD untuk memantau kehadiran serta kinerja para karyawan, dan sinkronisasi data akan menjadi lebih mudah.

Berbeda dengan absensi manual, dimana data tidak terintegrasi dalam sistem sehingga mempersulit HRD untuk melakukan pemantauan terhadap para karyawan.

4. Rekapitulasi Data

Pada absensi online jika terjadi perubahan data maka dapat dilakukan secara mudah dan otomatis. Hal ini karena sistem didukung dengan adanya penyimpanan data di cloud based server sehingga rekapitulasi data absen karyawan akan jauh lebih mudah.

Sementara, pada absensi manual HRD harus mencatat terlebih dahulu satu persatu data kehadiran karyawan sehingga memakan banyak waktu dan tenaga.

Kelebihan Absensi Online Bagi Perusahaan dan Karyawan

Bagi perusahaan dan karyawan, penggunaan absensi online memiliki banyak kelebihan dan manfaat dibandingkan dengan absensi manual. Beberapa kelebihan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Rekapitulasi Data Menjadi Lebih Mudah

Sistem absensi online tentu saja akan membuat pencatatan serta rekapitulasi data menjadi lebih mudah. Data kehadiran, keterlambatan karyawan, dan ketidakhadiran dapat langsung tercatat secara otomatis tanpa harus melakukannya secara manual.

Dengan adanya sistem absensi online juga membuat adanya integrasi data sehingga jika terjadi perubahan pada satu data maka secara otomatis juga akan mengubah data yang lainnya.

Kemudahan ini tentu akan sangat membantu bagi personalia atau HRD. Waktu tidak akan banyak terbuang serta kegiatan akan jauh lebih produktif.

2. Meminimalisir Kecurangan

Dengan adanya absensi online, dapat meminimalisir terjadinya kecurangan karena hanya digunakan oleh karyawan pada akunnya masing-masing. Dengan begitu, pemalsuan atau kecurangan data akan lebih sulit dilakukan.

Data pada absensi online juga akan diolah secara langsung dan real time sehingga hasilnya akan langsung terdata.

3. Perhitungan Pada Jam Kerja Lebih Akurat

Sistem absensi dilakukan secara online sehingga otomatis tersinkron dan sesuai dengan waktu yang berlaku pada masing-masing perangkat. 

Hal ini akan membuat perhitungan terhadap jam kerja menjadi lebih akurat serta tidak dapat diprotes oleh karyawan. Terlebih, ada beberapa perusahaan yang menerapkan kebijakan pemberian gaji berdasarkan keterlambatan sehingga penggunaan sistem absensi online ini akan sangat membantu.

4. Dapat Digunakan Sebagai Dasar Untuk Penggajian Karyawan

Penggunaan absensi online bagi perusahaan yang menerapkan sistem penggajian karyawan yang ditentukan oleh tingkat kehadiran karyawan akan sangat terbantu dalam melakukan validasi jumlah kehadiran pada masing-masing karyawan.

Hal ini juga akan berlaku bagi setiap karyawan yang mengambil lembur. Dengan begitu, para karyawan akan mendapatkan upah lembur yang sesuai dengan data yang ada pada sistem.

5. Memantau Secara Real Time

Pemantauan akan presensi menggunakan absensi online akan terjadi secara real time. Data absensi dapat langsung dilihat kapan saja dan dimana saja. Divisi HRD atau personalia juga tidak perlu untuk memindahkan data ke komputer terlebih dahulu.

6. Menghemat Biaya

Dengan absensi online perusahaan dapat menghemat biaya pemeliharaan karena hanya membutuhkan komputer dan jaringan internet. Berbeda dengan absen manual seperti fingerprint yang memerlukan perawatan dan pemeliharaan secara berkala pada mesinnya sehingga membutuhkan biaya. 

Karyawan lebih produktif

Penggunaan absensi online tidak dapat dimanipulasi dan dipalsukan sehingga secara tidak langsung akan membuat para pekerja atau karyawan menjadi lebih aktif dan produktif supaya dapat memenuhi absensi secara penuh.

Selain itu, penggunaan sistem absensi ini juga dapat memberikan kemudahan bagi karyawan supaya tidak perlu bolak balik ke kantor hanya untuk melakukan absensi. Apalagi jika sedang berada di luar daerah untuk suatu kepentingan, penggunaan absensi ini akan sangat memudahkan.

8. Membantu kinerja WFH

Di zaman modern seperti sekarang ini banyak perusahaan yang menerapkan WFH (work from home). Bekerja dari rumah atau biasa disebut dengan WFH akan menjadi sebuah sistem yang baru kedepannya sehingga cara kerja karyawan juga akan ikut terpengaruh.

Penggunaan absensi online ini tentu saja sangat membantu bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja dari rumah. Para karyawan dapat dengan mudah untuk melakukan absensi online hanya dari perangkat saja.

Selain itu, kerja di luar kantor yang biasa disebut dengan remote work atau mobile working juga banyak diterapkan oleh banyak perusahaan di zaman sekarang. Hanya dengan ponsel atau laptop yang terkoneksi internet, absensi karyawan sudah dapat dilakukan. 

Baca Juga: 7 Aplikasi Absensi Karyawan Online Beserta Manfaatnya

Absensi online memang memiliki banyak kelebihan bagi perusahaan dan juga karyawan. Penggunaan sistem absen secara online akan membuat kinerja perusahaan menjadi lebih baik dan optimal. Hal ini juga berguna untuk meminimalisir kesalahan atau kecurangan data absensi. 

Untuk itu, perusahaan dapat menggunakan sistem Aplikasi Absensi dan Karyawan Majoo. Aplikasi ini sangat lengkap dan membantu mengelola bisnis agar lebih maju.

Aplikasi Absensi ini dilengkapi dengan berbagai fitur absensi foto sehingga susah untuk dimanipulasi. Laporan absensi karyawan sangat lengkap yang meliputi foto, jam masuk, jam pulang, hingga total jam kerja. 

Penggunaan aplikasi absensi ini juga ramah pengguna sehingga mudah untuk dioperasikan. Dengan demikian, proses rekapitulasi data karyawan akan menjadi semakin mudah dan efisien. 

Sumber : 

• https://www.google.com/amp/s/www.linovhr.com/absensi-online/amp/

• https://www.google.com/amp/s/techno.okezone.com/amp/2022/05/31/16/2603154/5-manfaat-menggunakan-aplikasi-absensi-online-untuk-karyawan

• https://www.freepik.com/