7 Aplikasi Absensi Karyawan Online Beserta Manfaatnya

Seorang Human Resource (HR) di suatu perusahaan mengemban tugas untuk memastikan setiap karyawan yang menerima gaji harus sesuai dengan absensi kehadiran mereka di setiap bulannya. Data absensi karyawan ini akan berpengaruh pada jumlah gaji karyawan sesuai aturan di perusahaan.

Tak jarang perusahaan menerapkan aturan ini supaya karyawan disiplin dan bertanggung jawab terhadap perusahaan.

Demi efisiensi dan efektivitas waktu dalam menghitung jumlah jam kerja karyawan, perlu dibuat sistem absensi karyawan. Namun sebelumnya, apa pengertian, manfaat, hingga aplikasi yang digunakan untuk absensi karyawan ini? Simak penjelasannya di artikel ini sampai habis, ya! 

Pengertian Absensi Karyawan

Pengertian absensi karyawan adalah proses pendataan kehadiran baik di sekolah maupun di tempat kerja. Sehingga pengertian absensi karyawan adalah data kehadiran karyawan di suatu perusahaan pada setiap hari kerja.

Data yang diperoleh dari sistem absensi mencakup jam kedatangan dan kepulangan karyawan. Dari sistem absensi dapat diketahui penyebab karyawan tidak hadir atau izin karena suatu keperluan. Data inilah yang akan memudahkan pemilik usaha untuk menghitung besaran gaji yang diperoleh setiap karyawan tersebut.

Beberapa pebisnis yang sudah menerapkan sistem absensi berbasis teknologi atau online dapat mengetahui jam lembur karyawannya secara otomatis. Sehingga, pendataan dapat secara real time terhitung dengan menggunakan sistem absensi online ini.

Baca Juga: 18 Contoh Surat Lamaran Kerja dan Jenis nya 2022 Terbaru

Manfaat Absensi Karyawan

Absensi karyawan tentu saja mempunyai beberapa manfaat penting, seperti:

1. Memastikan Kegiatan Operasional Perusahaan Berjalan dengan Baik atau Tidak

Dengan menggunakan absensi karyawan, dapat memastikan kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik atau tidak.

Dari laporan absensi karyawan dapat dilihat jumlah karyawan yang hadir setiap harinya, karyawan sakit, izin, dan karyawan yang lembur sehingga pebisnis atau HR dapat menilai kegiatan operasional perusahaan sudah berjalan dengan baik atau harus ada evaluasi kinerja.

2. Mengetahui Karyawan Sudah Sesuai Standar Operasional Perusahaan (SOP)

Banyak faktor untuk dapat melihat kinerja seorang karyawan dalam suatu perusahaan., salah satunya dengan melihat data absensi karyawan. Di dalam form absensi karyawan dapat mengetahui karyawan yang berhalangan hadir baik yang menggunakan alasan atau tanpa alasan dan berisi waktu kehadiran dan kepulangan karyawan.

Pebisnis ataupun HR akan dapat mengetahui karyawan yang dalam performa buruk atau tidak. Selain itu, jumlah jam kerja karyawan menjadi penentu mereka terkait kesesuaian jam kerja yang sudah disepakati atau tidak.

3. Tolak Ukur Promosi Karyawan

Beberapa perusahaan memiliki peraturan terkait promosi jabatan yang akan diberikan kepada setiap karyawannya, salah satunya dengan melihat daftar absensi karyawan.

Apabila karyawan semakin rajin, semakin cepat mereka mendapatkan promosi jabatan. Daftar absensi bisa menilai karyawan sudah bertanggung jawab kepada perusahaan dan sudah menjalankan kewajibannya dalam melakukan tugasnya atau belum.

4. Perhitungan Payroll Lebih Akurat

Supaya gaji yang diberikan sesuai dengan beban tugas karyawan, proses perhitungan ini akan sangat mengandalkan daftar absensi karyawan. Begitu juga untuk menghitung besaran tunjangan yang akurat berdasarkan jumlah jam lembur perlu menggunakan data absensi karyawan ini.

Baca Juga: Mari Mengenal Berbagai Tugas Kasir dan Kewajibannya!

Macam-Macam Sistem Absensi Karyawan

Dalam menghitung jam kerja dan kehadiran karyawan, banyak sistem absensi yang bisa digunakan, mulai dari cara konvensional hingga yang paling modern melalui aplikasi absensi online. Berikut ini macam-macam sistem dan format absensi karyawan yang bisa kamu ketahui.

1. Cara Konvensional

Absensi karyawan ini menggunakan cara tradisional. Karyawan akan menulis setiap jam kedatangan dan kepulangan kerja. Cara ini tidak efektif pada perusahaan mempunyai banyak karyawan. Akan membutuhkan banyak waktu dan tenaga ketika menghitung waktu kerja karyawannya. Cara ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan atau human error dari pekerja.

2. Magnetic Card

Magnetic card merupakan sistem absensi karyawan yang dibekali kartu chip sehingga dapat dibaca oleh alat khusus yang terhubung dengan sistem komputer.

Magnetic card ini tinggal ditempelkan pada alat pembaca yang secara otomatis akan memasukkan data karyawan pada sistem absensi. Namun, sangat disayangkan biaya pengadaan tools ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Format absensi karyawan ini juga tidak bisa digunakan ketika terjadi gangguan sistem ataupun kelistrikan.

3. Finger Print

Sistem absensi karyawan ini hampir mirip dengan magnetic card. Perbedaannya dengan memanfaatkan sidik jadi karyawan sebagai identitas yang bisa dibaca oleh alat absensi.

Alat ini juga rawan rusak dan tidak optimal dalam pembacaan sidik jari karyawan. Alat absensi ini juga tidak terkoneksi jaringan internet sehingga pengambilan datanya pun menggunakan kabel USB.

Apabila terjadi gangguan kelistrikan, alat ini tidak bisa dipakai. Hal ini karena adaptor alat absensi ini harus disalurkan ke sumber listrik agar dapat dipakai.

4. Website Sistem

Website sistem menjadi dasar pendataan digital absensi karyawan pada suatu perusahaan. Karyawan dapat mengisi data kehadirannya melalui domain website yang disediakan perusahaan. Namun, cara ini cukup rawan akan pembajakan sistem dan penyalahgunaan.

5. Biometrik

Biometrik adalah cara pembacaan identitas karyawan melalui sidik jari dan retina mata. Pengadaan alat ini tentu membutuhkan biaya yang besar, membutuhkan daya listrik yang tinggi, dan pengoperasian yang rumit.

6. Aplikasi Mobile

Solusi alternatif yang lebih mudah dengan aplikasi absensi online. Saat ini setiap karyawan tentu memiliki smartphone sehingga perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi mobile untuk memudahkan sistem absensi karyawan.

Penggunaan absensi mobile ini harus terhubung dengan GPS agar data lokasi karyawan saat melakukan absensi dapat dilacak secara akurat. Dengan demikian, karyawan tidak bisa memanipulasi data.

Aplikasi absensi karyawan seperti ini dapat menjadi solusi yang menguntungkan bagi perusahaan karena akurat, real time, dan tidak membutuhkan waktu banyak dalam merekap data kehadiran karyawan.

Baca Juga: Melakukan Manajemen Sumber Daya Manusia secara Efektif

Contoh Absensi Karyawan

Agar proses pembuatan laporan absensi karyawan dapat dilakukan dengan benar. Form absensi karyawan akan dibuat berbeda untuk absensi harian dan bulanan. Berikut contoh absensi karyawan berdasarkan harian dan bulanan menggunakan Excel.

Contoh Absensi Karyawan Harian Manual

Contoh Absensi Karyawan Bulanan

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Keuangan Bisnis yang Wajib Dicoba

Cara Buat Absensi Online

Selain menggunakan Excel, absensi karyawan juga dapat dibuat online dengan memanfaatkan Google Form. Nah, bagaimana cara buat absensi online tersebut? Sebelum membuat absensi online, buat dulu Google Form melalui Google Drive dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:

• Buka Google Drive.
• Pilih “New” dan pilih “Google Form”.

Selain melalui perangkat laptop, Google Form juga dapat dibuat melalui smartphone di laman forms.google.com. Selanjutnya, ikuti cara buat absensi online berikut ini:

• Buka Google Form.
• Buat formulir baru dengan mengklik pilihan formulir kosong.
• Beri judul dan deskripsi formulir dengan mengklik masing-masing kolom.
• Buat kolom nama karyawan dengan mengklik kolom di bawah kolom deskripsi dan isi sesuai kebutuhan.
• Ubah pilihan jawaban menjadi berbentuk “jawaban singkat” dan aktifkan fitur “wajib diisi”.
• Buat kolom jadwal dengan mengklik ikon “+” dan isi sesuai kebutuhan.
• Buat kolom keterangan dengan mengklik ikon “+” dan isi sesuai kebutuhan.
• Klik “kirim” pada bagian kanan atas formulir untuk membuat link.
• Klik “ikon link” pada bagian tengah formulir, klik “perpendek link” dan “salin link”.
• Link Google Form absensi online siap dibagikan dan digunakan.

Di era work from home seperti saat ini, absensi online tentu menjadi pilihan yang tepat. Selain mudah dibuat dan disebarkan, data absensi yang diperoleh melalui Google Form dapat diunduh dan diolah dengan mudah. Selain Google Form, ada pula cara buat absensi online dengan menggunakan aplikasi berbasis website yang tidak kalah menarik untuk dicoba.

Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Berbasis Website Terbaik

Sebenarnya aplikasi absensi online berbasis website sudah ada banyak. Apa saja aplikasi absensi online ini? Simak daftar rekomendasinya berikut ini!

1. Appsensi

Appsensi adalah aplikasi absensi online yang dapat diakses gratis oleh perusahaan maupun karyawan melalui website maupun smartphone.

Untuk memudahkan pencatatan kehadiran kerja, Appsensi menyediakan fitur clock in dan clock out yang dapat merekam waktu kedatangan dan kepulangan karyawan.

Bila perusahaan ingin menggunakan fitur perhitungan gaji secara otomatis, perusahaan dapat upgrade aplikasi ke versi premium.

Pebisnis ataupun HR dapat mengontrol absensi karyawan ini melalui web dashboard. Aplikasi ini juga terdapat fitur canggih, seperti face detection dan geo tagging untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan sumber daya manusia.

2. Waktoo

Waktoo adalah aplikasi absensi berbasis website yang dapat digunakan karyawan maupun mahasiswa. Fitur yang ditawarkan terbilang cukup lengkap dan memastikan data yang diterima perusahaan dan perguruan tinggi masuk secara real time dan akurat.

Aplikasi ini juga memiliki network validation sehingga membuat karyawan mudah dalam mengakses aplikasi melalui layanan internet yang terhubung pada jaringan yang sudah ditentukan. Maka dari itu, absensi, pengajuan cuti, dan lain sebagainya prosesnya dapat dilakukan dengan cepat.

3. Breathe

Aplikasi absensi berbasis website yang sudah lama digunakan di berbagai perusahaan untuk mengurus hal-hal administrative adalah Breathe. Fasilitas dan fitur yang mereka tawarkan untuk pencatatan kehadiran karyawan pun tidak boleh dianggap remeh.

Beberapa fitur utama Breathe untuk absensi karyawan pun akan secara otomatis tersimpan dengan aman dan sistematis.

Breathe pun dikenal sebagai absensi online yang user friendly, karena mudah digunakan untuk karyawan yang belum terbiasa mengoperasikannya.

4. Engage

Engage termasuk aplikasi absensi online yang cukup terkenal. Sejumlah perusahaan startup hingga menengah sudah menggunakan aplikasi ini untuk absensi para karyawannya.

Engage pun termasuk aplikasi yang user friendly karena sistem antarmukanya yang sederhana dalam pengoperasianya. Sistem kerja Engage juga sudah mencakup manajemen bisnis yang luas karena tersedia fitur dan fasilitas untuk input data yang akurat.

5. My HR Toolkit

My HR Toolkit adalah sebuah software pencatatan kehadiran yang dapat diandalkan perusahaan. Aplikasi ini dapat mengontrol dan mengawasi absensi karyawan secara real time, termasuk saat karyawan mengambil cuti, izin, dan sakit. Sehingga, tidak terjadi manipulasi data yang dilakukan oleh karyawan.

6. Staff Squared HQ

Untuk kamu yang sedang mengembangkan bisnis startup dan membutuhkan aplikasi absensi online yang mudah dioperasikan, Staff Squared HQ adalah solusinya.

Aplikasi ini secara khusus menangani penggunanya dalam mengembangkan bisnis.

Keunikan dari Staff Squared HQ ini adalah terdapat aturan tertentu bagi karyawan yang akan mengambil izin atau cuti. Bila ada karyawan yang sudah mencapai limit izin atau cuti, aplikasi akan otomatis memberikan peringatan ke karyawan tersebut.

Karyawan pun akan menerima sejumlah keuntungan, salah satunya reminder email terkait jadwal libur yang sudah diatur perusahaan.

7. E-Days

E-Days bukan hanya memberikan fitur absensi karyawan tetapi dapat menyiapkan prosedur manajemen perusahaan untuk melancarkan evaluasi dan analisis program yang akan ditangani.

Aplikasi absensi online ini pun dapat melihat jam istirahat karyawannya. Hal ini sangat berbeda dengan fitur platform-platform lain. Adanya fitur ini membuat perusahaan dapat mengetahui karyawan yang menyalahgunakan jam istirahat untuk kepentingan pribadinya.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Resign yang Bisa Dijadikan Referensi

Kesimpulan

Lantas, bagaimana sebaiknya menggunakan sistem absensi karyawan, secara manual atau online?

Menjawab pertanyaan tersebut tentu terdapat banyak hal yang harus dipertimbangkan. Hal-hal ini, seperti besar atau kecilnya perusahaan atau bisnis, jumlah karyawan, budget yang dimiliki oleh perusahaan dan lain sebagainya.

Namun, apabila kamu ingin menggunakan sistem absensi yang efisien, akurat, dan hemat waktu, gunakanlah sistem absensi online.

Kamu pun harus tetap waspada ketika memilih aplikasi absensi online karena tidak semua aplikasi menyediakan fitur yang sama. So, kamu harus memilih aplikasi absensi online yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau bisnismu.

Sudah banyak aplikasi kasir online yang terdapat fitur absensi karyawan termasuk aplikasi majoo.

Fitur karyawan pada aplikasi majoo untuk mengatur karyawan dengan pin atau password level dan hak akses. Fitur ini juga menyediakan laporan absensi karyawan secara lengkap dengan foto, jam masuk dan jam pulang, total jam kerja, serta otorisasi persetujuan absensi karyawan oleh atasan. Mengelola komisi untuk karyawan pun sangat mudah dilakukan. Laporan komisi yang disajikan juga lengkap berdasarkan transaksi, produk dan karyawan, dan pembayaran komisi pun dapat di-posting ke akun pengeluaran.

Manfaat menggunakan aplikasi absensi online ini untuk memudahkan rekapitulasi data, memantau karyawan secara real time, perhitungan jam kerja dan gaji menjadi lebih akurat, dan meningkatkan kinerja karyawan.

Tunggu apalagi, nih! Yuk, gunakan aplikasi majoo agar operasional bisnismu menjadi lebih mudah dan efisien!