Mengoptimalkan Purchase Requisition Dalam Pengadaan Barang

Purchase requisition atau dalam bahasanya permintaan pembelian merupakan proses penting dalam pengadaan barang dalam bisnis. Berbeda dengan purchase order, purchase requisition diterbitkan sebelum membuat purchase order. Tujuan dari pembuatan purchase requisition yaitu sebagai dokumen untuk meminta pembelian barang ataupun jasa. 

Pengertian Purchase Requisition

Purchase requisition merupakan dokumen permintaan untuk pembelian barang atau jasa yang dibuat sebelum melakukan pembelian tersebut. Dokumen ini nantinya akan berisi mengenai pembelian barang atau jasa, lalu diajukan kepada vendor atau pengadaan barang.

Biasanya, dokumen purchase requisition diterbitkan oleh departemen tertentu yang sedang memerlukan pembelian atas barang atau jasa. Nantinya, dokumen ini akan ditujukan kepada departemen keuangan atau manajer untuk mendapat persetujuan. Kemudian setelah itu, departemen tersebut akan membuat PO yang didasarkan pada rincian pada dokumen PR. 

Dokumen purchase requisition dibuat dengan tujuan untuk memohon atas pembelian barang atau jasa. Pembuatan purchase requisition ini termasuk salah satu standar operasional dalam bisnis yang berkaitan dengan keuangan dan pencatatan. 

Dengan adanya purchase requisition ini maka perusahaan dapat mengendalikan anggaran yang disesuaikan dengan pembelian perusahaan yang tidak berlebihan. Jika dokumen tersebut adalah pembelian barang, maka perusahaan wajib untuk memasukkannya ke dalam daftar aset yang wajib untuk dipantau. 

Selain sebagai dokumen untuk permohonan pembelian barang, purchase requisition juga memiliki manfaat untuk meminimalisir terjadinya kecurangan dalam proses pembelian barang atau jasa. 

Misalnya, ada oknum yang sengaja menaikkan harga barang demi mendapatkan keuntungan pribadi atau terdapatnya jumlah barang yang tidak sesuai. Hal ini tentu saja akan berdampak pada kerugian bisnis sehingga harus dihindari. 

Baca Juga: Jenis, Fungsi, dan Contoh Point of Purchase

Komponen Penting Pada Purchase Requisition

Untuk membuat dokumen purchase requisition, ada beberapa komponen penting yang harus disertakan. Komponen penting ini diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Nomor purchase requisition

Nomor PR ini berfungsi supaya dapat memudahkan pihak pengadaan untuk memproses PR menjadi PO. Kode ini biasanya diberikan oleh pihak pengadaan.

2. Identitas departemen

Dokumen PR juga harus berisi identitas departemen yang memerlukan barang atau jasa. Bila perlu juga dapat memasukkan latar belakang dari pengadaan barang tersebut supaya bisa memperoleh izin dengan cepat.

3. Barang atau jasa yang diperlukan

Tentu saja purchase requisition harus mencantumkan daftar barang atau jasa yang dibutuhkan. Tulislah dengan detail yang jelas, seperti nama barang, spesifikasi, harga satuan, hingga jumlah yang dibutuhkan.

4. Estimasi harga

Dalam dokumen PR juga harus dihitung berapa perkiraan jumlah total yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk pengadaan barang tersebut. Harga ini dapat mengalami perubahan tergantung dengan pihak luar yang menyediakan barang atau jasa tersebut.

5. Saran vendor dan penawaran

Dokumen PR juga dapat memberikan keterangan mengenai daftar vendor yang memberikan penawaran mengenai barang atau jasa yang dibutuhkan. Departemen harus melakukan analisis sebelum memberikan saran masukan kandidat vendor. Hal ini juga membantu supaya perizinan mudah di dapat.

Proses Purchase Requisition

Purchase requisition mempunyai prosedur khusus dalam penerapannya di perusahaan. Jika masih bingung, berikut proses dalam melakukan purchase requisition:

1. Mengirim dokumen permintaan pembelian

Karyawan di perusahaan dapat melakukan permintaan pembelian melalui purchase requisition jika memerlukan barang atau jasa. Caranya yaitu dengan mengisi dokumen ini sesuai dengan format yang berlaku serta harus diisi dengan akurat.

2. Verifikasi dokumen

Jika dokumen purchase requisition sudah siap, maka proses berikutnya adalah melakukan verifikasi dokumen. Pada tahap ini umumnya dilakukan oleh departemen pengadaan perlengkapan pada sebuah perusahaan. 

Jika terdapat kesalahan atau kekurangan, maka dokumen ini nanti akan dikembalikan supaya dapat dilengkapi. Saat semuanya sudah selesai maka selanjutnya akan diteruskan kepada pihak yang berikutnya guna mendapat persetujuan.

3. Peninjauan oleh manajer

Proses berikutnya yaitu peninjauan oleh manajer pemohon. Dalam hal ini akan dipastikan jika nilai pembelian tidak melebihi batas pengeluaran pemohon. 

Saat sudah mendapat persetujuan dari manajer, maka selanjutnya dokumen ini akan diteruskan pada pihak keuangan supaya diterbitkan dokumen purchase order.

Jika peninjauan ditolak, maka dokumen akan diberikan kembali kepada pemohon yang disertai dengan beberapa catatan yang berisi penyebab penolakan.  

Untuk dapat mengelola persediaan barang perusahaan secara mudah, praktis, dan efisien, kamu dapat memanfaatkan aplikasi inventory majoo. Dengan menggunakan aplikasi ini, kamu akan menjadi lebih mudah untuk mengelola, menganalisa, serta memantau persediaan barang secara real time.

Beberapa fitur yang terdapat didalam aplikasi ini yaitu produk dan varian, resep dan bahan baku, stok masuk dan purchase order, HPP, stok produksi, terbuang, opname, mutasi stok antar cabang dan gudang, hingga laporan. Dengan begitu kamu dapat dengan mudah untuk memantau dan mengelola stok barang dari banyak tempat sekaligus secara cepat dan akurat. 

Segera upgrade level bisnis kamu sekarang juga dengan menggunakan aplikasi Inventory Majoo. Mudahkan dalam mengelola stok barang dan bantu tingkatkan keuntungan perusahaan. 

Baca Juga: Mengenal Pengertian, Fungsi, dan Contoh Purchase Order

Manfaat Purchase Requisition

Purchase requisition mempunyai beberapa manfaat dalam bisnis. Manfaat ini tentu saja demi kebaikan perusahaan karena berkaitan dengan rincian pembelian barang. Untuk lebih jelasnya, kamu dapat melihat beberapa manfaat dari purchase requisition di bawah ini:

1. Mengurangi kerugian

Salah satu manfaat dari dokumen PR adalah untuk mengurangi kerugian. Dengan adanya dokumen PR ini maka permintaan pembelian barang dilakukan secara sah di mata hukum sehingga dapat mencegah terjadinya praktik nakal di perusahaan.

Dokumen ini digunakan untuk permintaan pembelian yang prosesnya harus melewati tahap screening dari perusahaan sehingga mengurangi terjadinya penipuan dalam lingkup internal perusahaan.

2. Menjadi bukti transaksi perusahaan

Purchase requisition juga dapat menjadi sebuah bukti transaksi dalam perusahaan. Hal ini dikarenakan dokumen PR adalah dokumen legal dimana setiap transaksinya dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. 

Nantinya transaksi ini akan dicatat dalam laporan keuangan perusahaan sehingga akan memudahkan dalam proses audit. Jika terdapat kesalahan atau kekeliruan, maka dapat di cek kembali semua datanya secara akurat.

3. Pembelian menjadi lebih transparan

Dengan adanya purchase requisition maka semua proses pembelian barang atau jasa akan berlangsung secara transparan dalam perusahaan. Pihak perusahaan akan mengetahui secara rinci mengenai permintaan barang pada perusahaan. 

Hal ini akan membuat semua pelanggaran atau kecurangan yang terjadi akan langsung ditindak dengan tegas. Selain itu, purchase requisition juga dapat mencegah terjadinya duplikasi pemesanan sehingga meminimalisir kerugian.

4. Pengelolaan inventaris menjadi lebih efisien

Repurchase requisition juga akan memudahkan dalam pengelolaan inventaris dalam sebuah perusahaan. Hal ini dikarenakan dokumen PR akan membantu perusahaan dengan mudah dalam memproses, mengatur, serta mengidentifikasi barang atau layanan yang masuk sehingga pengelolaan inventaris menjadi lebih sederhana.

Semua pengadaan inventaris juga akan berpusat dengan satu departemen saja sehingga mempercepat proses pengadaan barang dalam perusahaan. Hal ini akan membuat perusahaan menjadi lebih hemat waktu dalam pengadaan barang.

5. Menghemat waktu

Repurchase requisition juga akan membantu perusahaan menjadi lebih hemat waktu dalam melakukan pengadaan kebutuhan bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan semua proses pembelian barang atau jasa menjadi lebih terpusat dan terarah sehingga sehingga membantu perusahaan untuk mudah dalam pengelolaannya.

Selain itu, dokumen ini juga menjadi sangat penting dalam perusahaan karena akan dimasukkan kedalam laporan keuangan. Untuk itu, pembuatan dokumen ini haruslah rinci dan akurat sehingga laporan perusahaan pun juga akan menjadi lebih valid

Purchase requisition adalah dokumen pengadaan barang dalam sebuah perusahaan. Tujuannya supaya perusahaan dapat melihat secara rinci barang atau jasa apa saja yang dibutuhkan serta berapa biaya yang dibutuhkan. Dengan demikian proses pengadaan barang dalam perusahaan akan berjalan dengan transparan sehingga meminimalisir terjadinya kecurangan atau penipuan.  

Sumber: 

• https://store.sirclo.com/blog/proses-purchase-requisition/

• https://runsystem.id/id/blog/purchase-requisition/

• https://www.online-pajak.com/tentang-ppn-efaktur/purchase-requisition

• https://www.freepik.com/