Menjadi Resepsionis Profesional: Skill yang Perlu Dipelajari

Ditulis oleh Dwi Ernanda

article thumbnail

Skill dan etika yang perlu dimiliki oleh seorang resepsionis

Sebagai resepsionis, tugas kamu adalah menjadi wajah perusahaan dan menjadi kontak pertama yang ditemui oleh pelanggan saat mereka datang atau menghubungi perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting untuk memiliki keterampilan dan etika yang tepat agar dapat memberikan pelayanan yang profesional. Artikel ini akan membahas keterampilan dan etika yang perlu dimiliki oleh seorang resepsionis untuk memberikan pelayanan yang prima.

Keterampilan Komunikasi

Berikut adalah beberapa keterampilan komunikasi yang perlu dikuasai:

Aktif Mendengarkan

Resepsionis harus bisa mendengarkan dengan penuh perhatian, mengerti, dan meresapi apa yang dikatakan oleh pelanggan.

Berbicara dengan Jelas dan Sopan

Ketika berbicara dengan pelanggan, resepsionis harus menggunakan bahasa yang jelas, sopan, dan mudah dimengerti.

Kemampuan Menulis yang Baik

Resepsionis harus mampu menulis email, pesan, atau dokumen dengan struktur dan tata bahasa yang baik.

Keterampilan Organisasi

Seorang resepsionis perlu memiliki keterampilan organisasi yang baik untuk mengatur jadwal, merencanakan tugas, dan mengelola sumber daya yang tersedia.

Manajemen Waktu

Resepsionis harus mampu mengatur waktu dengan baik untuk menyelesaikan berbagai tugas dalam waktu yang telah ditentukan.

Multitasking

Kemampuan untuk menangani beberapa tugas sekaligus merupakan keterampilan yang penting bagi resepsionis.

Penampilan

Sebagai wajah perusahaan, penampilan resepsionis sangat penting. Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:

Berpakaian Rapi dan Sopan

Resepsionis harus memakai pakaian yang rapi, bersih, dan sesuai dengan standar perusahaan atau industri.

Perawatan Diri

Perawatan diri yang baik mencerminkan profesionalisme dan menunjukkan bahwa resepsionis peduli terhadap penampilannya.

Sikap Profesional

Sikap profesional sangat penting dalam memberikan pelayanan yang prima. Berikut adalah beberapa sikap yang perlu dimiliki resepsionis:

Ramah dan Menyenangkan

Resepsionis harus selalu menyambut pelanggan dengan senyum dan sikap yang ramah.

Sabar dan Toleran

Resepsionis harus mampu menahan emosi dan tetap tenang dalam menghadapi situasi yang sulit atau pelanggan yang menuntut.

Tanggung Jawab dan Kejujuran

Seorang resepsionis harus memiliki integritas dan dapat diandalkan dalam menjalankan tugasnya.

Pengetahuan Produk dan Layanan

Seorang resepsionis yang baik harus memiliki pengetahuan yang luas tentang produk dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.

Paham Tentang Produk dan Layanan Perusahaan

Resepsionis harus memahami produk dan layanan perusahaan agar dapat menjawab pertanyaan dan memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan.

Update Pengetahuan

Resepsionis harus senantiasa memperbarui pengetahuannya tentang produk dan layanan, serta kebijakan dan prosedur perusahaan.

Kemampuan Menangani Situasi Sulit

Dalam menjalankan tugasnya, resepsionis mungkin akan menghadapi situasi yang sulit atau pelanggan yang tidak puas. Kemampuan yang perlu dimiliki antara lain:

Mengatasi Keluhan dengan Bijaksana

Resepsionis harus mampu mendengarkan keluhan pelanggan, menenangkan mereka, dan mencari solusi yang terbaik.

Mengendalikan Emosi

Kemampuan mengendalikan emosi sangat penting dalam situasi yang sulit agar resepsionis tetap tenang dan profesional.

Keterampilan Teknologi

Kemampuan menggunakan teknologi merupakan keterampilan penting bagi seorang resepsionis. Berikut adalah beberapa keterampilan teknologi yang perlu dikuasai:

Menggunakan Perangkat Komputer dan Aplikasi

Resepsionis harus bisa menggunakan perangkat komputer dan aplikasi yang umum digunakan dalam pekerjaannya, seperti Microsoft Office dan aplikasi manajemen waktu.

Penggunaan Sistem Telepon

Resepsionis harus menguasai penggunaan sistem telepon, termasuk menjawab panggilan, mentransfer panggilan, dan mengatur konferensi telepon.

Penguasaan Sistem Manajemen Reservasi dan Penjadwalan

Resepsionis harus mahir menggunakan sistem manajemen reservasi dan penjadwalan untuk mengatur janji temu, pemesanan, dan jadwal kerja.


Menjadi seorang resepsionis profesional memerlukan keterampilan dan etika yang baik. Dari keterampilan komunikasi, organisasi, penampilan, sikap profesional, pengetahuan produk dan layanan, kemampuan menangani situasi sulit, hingga keterampilan teknologi, semua aspek ini sangat penting untuk memberikan pelayanan yang prima dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Tips untuk Menjadi Resepsionis yang Lebih Baik