Yakin Sudah Tahu Cara Menggunakan Mesin Kasir dengan Benar?

Mesin kasir sudah bukan merupakan benda asing lagi dalam operasional bisnis. Mayoritas pemilik usaha, apalagi yang memiliki toko fisik, pasti menyadari pentingnya peran mesin kasir. Mulai dari mempercepat proses transaksi jual-beli, membantu perhitungan yang akurat di setiap transaksi, memudahkan pembukuan dan rekam penjualan, sampai dengan sebagai sarana membangun kepercayaan pembeli, fungsi mesin kasir sangatlah esensial untuk membantu kelancaran bisnis. Singkatnya, mesin kasir yang tepat bisa membantu pengusaha untuk lebih berfokus pada pengembangan bisnisnya, tanpa harus mengkhawatirkan hal-hal yang terlalu detail dalam aktivitas operasional.

Lantaran itulah, memahami cara menggunakan mesin kasir pun merupakan keterampilan khusus yang perlu dimiliki pemilik bisnis, atau karyawan yang bertugas sebagai kasir. 

Memilihnya pun tidak bisa sembarangan, karena menentukan mesin kasir untuk sebuah bisnis termasuk suatu pilihan besar yang akan berpengaruh pada jalannya bisnis. 

Baca juga: Mari Mengenal Berbagai Tugas Kasir dan Kewajibannya!

Pengertian Mesin Kasir

So, apa yang dimaksud dengan mesin kasir? Mesin kasir merupakan peralatan elektronik dan mekanik yang berguna untuk mencatat dan menghitung transaksi penjualan dari sebuah badan usaha atau bisnis, seperti kios, kafe, restoran, minimarket, sampai dengan supermarket. 

Mesin kasir pada umumnya memiliki keyboard yang digunakan untuk memasukkan data, pemindai (scanner), laci yang digunakan untuk menyimpan uang tunai, dan perangkat printer untuk mencetak struk atau tanda bukti transaksi. Dengan kemajuan teknologi, mesin kasir dapat melakukan berbagai macam fungsi tambahan, termasuk pemrosesan kartu kredit, verifikasi cek pribadi, dan pelacakan inventaris.

Perkembangan Mesin Kasir 

Sebelum tahun 1878, bisa dibilang, tidak ada alat khusus yang digunakan untuk menghitung jumlah penjualan dan mencatat detail transaksi. Inilah yang membuat para pemilik bisnis mengalami kesulitan dalam memastikan untung-ruginya bisnis yang mereka jalankan. 

Ditambah lagi, saat itu sudah menjadi rahasia umum kalau ada banyak pegawai yang malas dan tidak jujur, sehingga menjadikan hal tersebut dianggap sebagai keadaan yang wajar. 

Itulah yang akhirnya membuat James Jacob Ritty, seorang pemilik salon di Ohio, Amerika Serikat, berusaha untuk menemukan sebuah mesin yang bisa digunakan untuk mencatat komponen pajak dalam sebuah penjualan. Penemuan mesin kasir ini akhirnya sangat membantu pemilik usaha dan pelanggannya karena proses bisnis berjalan dengan lebih baik.

Seiring perkembangan zaman, mesin kasir manual ciptaan Ritty mendapat banyak penambahan fungsi dan fitur. Perusahaan besar seperti Casio dan Sharp berusaha mengembangkan mesin kasir dan menyebarkannya ke seluruh dunia. Mesin kasir dengan sentuhan teknologi tersebut memiliki kualitas yang baik dan dapat mencatat laporan penjualan, sehingga mampu mengoptimalkan proses bisnis sebuah perusahaan.

Memasuki abad 21, mesin kasir manual telah mengalami banyak perubahan. Munculnya mesin kasir digital bukan hanya bisa digunakan untuk menghitung jumlah transaksi, namun sudah didukung oleh teknologi komputasi cloud yang canggih dan memiliki banyak fitur.

Perkembangan termutakhir dari mesin kasir digital adalah yang berbasis web atau aplikasi yang terhubung dengan internet, disebut pula dengan istilah Point of Sale (POS). Mesin kasir dengan sistem POS sudah memiliki banyak kegunaan lain seperti manajemen karyawan, pengelolaan stok barang, memberikan program loyalitas pelanggan, dan pengecekan laporan penjualan. Dengan cloud POS, laporan bahkan bisa diakses oleh pebisnis kapan dan di mana saja.

Baca juga: Inilah 5 Tips Memilih Point of Sales yang Tepat

Fungsi Mesin Kasir

Secara umum, kita tahu bahwa mesin kasir berfungsi untuk mencatat transaksi,. Berikut adalah beberapa fungsi serta kegunaan mesin kasir bagi sebuah bisnis:

Sebagai Sarana Pencatatan Transaksi yang Lebih Praktis

Mesin kasir bisa membantu untuk mengintegrasi sistem transaksi penjualan dengan adanya cash drawer atau laci secara modul. Ada juga tempat untuk menyimpan uang koin dan uang kertas, sehingga proses pemberian uang kembalian kepada pelanggan yang membayar juga lebih mudah dengan mesin kasir cash register.

Untuk Mengeluarkan Struk Penjualan

Dengan adanya mesin kasir, konsumen pun akan merasa diuntungkan sebab mesin ini juga berfungsi untuk mencetak struk penjualan yang berisikan barang-barang yang dibeli berikut harga setiap barang dan total pembayaran. Struk inilah yang nantinya diberikan kepada pelanggan ketika proses pembayaran sudah selesai. 

Sebagai Penyimpanan Data Transaksi

Mesin kasir juga berfungsi sebagai media pencatatan laporan untung dan rugi yang stabil, juga bisa digunakan untuk menyimpan serta merekam data hasil laporan akhir, serta mencatat tentang segala pajak dalam penjualan. 

Sebagai Sarana Big Data Konsumen 

Dengan kemajuan teknologi, ada banyak mesin kasir yang telah dilengkapi dengan kartu gesek pelanggan atau kartu loyalitas pelanggan yang dapat memberi bisnis informasi penting tentang apa yang mereka beli. 

Mesin kasir yang beroperasi bersamaan dengan kartu loyalitas pelanggan memiliki sistem komputer terintegrasi yang bisa menyimpan dan menyampaikan semua informasi ini kembali ke toko dan manajemen. Ini akan membantu toko untuk melakukan promosi dalam bentuk pengiriman surat, email, dan bahkan pop-up langsung di daftar dalam struk pembayaran.

Baca juga: Kasir Online yang Permudah Digitalisasi Bisnis? Apa, Tuh?!

Harga Mesin Kasir

Harga mesin kasir yang ada di pasaran tentunya berbeda-beda, menyesuaikan dengan spesifikasi dan fitur yang ada di dalamnya. Ini disebabkan, semakin canggih teknologi yang ada, semakin beragam pula fitur yang ditambahkan pada mesin kasir. 

Sebut saja fitur yang bisa menyambungkan mesin kasir dengan mesin pembaca kartu debet/kredit, barcode scanner, serta timbangan digital yang termasuk di dalam perangkat bantu transaksi. Umumnya, harga mesin kasir berkisar antara Rp1 juta hingga Rp27 juta, tergantung mereknya.

Cara Menggunakan Mesin Kasir

Nah, sekarang kita masuk pada pembahasan utama. Apakah kamu yakin sudah tahu cara menggunakan mesin kasir dengan baik sehingga hasilnya bisa optimal? Simak langkah-langkahnya, ya!

Mempersiapkan Mesin Kasir

Hal pertama yang perlu dilakukan tentu saja adalah mempersiapkan mesin kasirnya. 

• Letakkan mesin kasir pada posisi yang tepat dan stabil. Idealnya, mesin kasir diletakkan di atas meja kasir yang cukup luas untuk pembeli meletakkan produk-produk yang dibayar. 
• Sambungkan mesin kasir langsung ke sumber listrik (jangan gunakan kabel listrik tambahan).
• Pasanglah baterai mesin. Pada beberapa jenis mesin kasir, tempat baterai terletak di bawah tempat kertas tanda terima pembayaran. 
• Pasang kertas tanda terima pembayaran. Pastikan ujung gulungan kertas terpotong dengan lurus agar dapat masuk dengan mudah ke dalam penggulungnya. 
• Tekan tombol FEED agar mesin menyedot kertas dan melakukan proses penggulungan.
• Buka kunci laci uang pembayaran. 
• Nyalakan mesin kasir. Pada beberapa mesin kasir, tombol ON/OFF terletak di bagian belakang atau sisi mesin. Pada jenis mesin kasir lainnya, tombol ini terletak pada bagian depan atas mesin. 
• Putar kunci ke posisi REG (register). Mesin-mesin kasir jenis baru tidak memiliki tombol secara fisik, namun memiliki tombol MODE. Tekan tombol MODE dan temukan pilihan mode REG atau operational.
• Fungsi pemrograman biasanya dapat diakses dengan memutar tombol ke pilihan PRG atau P, atau dengan menekan tombol mode ke arah PROGRAM.
• Mesin kasir biasanya memiliki sedikitnya 4 tombol pajak. Tombol-tombol ini dapat diprogram untuk berbagai tarif pajak, berdasarkan apakah kamu dikenakan tarif pajak penjualan tetap (seperti yang berlaku di beberapa tempat) atau dikenakan tarif pajak dengan sistem tertentu.
• Ikuti instruksi spesifik pada buku panduan mesin kasir untuk melakukan pemrograman berbagai fungsi.

Melakukan Penjualan

Berikutnya, cara menggunakan mesin kasir saat melakukan penjualan haruslah benar. Jika tidak, kamu bisa rugi. 

• Masukkan kode pengaman atau password untuk mulai menggunakan mesin kasir.
• Jenis-jenis mesin kasir yang lebih baru (misalnya, mesin kasir jenis Square) mungkin akan meminta Anda melakukan proses masuk (log in) dengan alamat email dan password.
• Masukkan angka harga produk yang pertama.
• Beberapa mesin kasir memiliki fungsi pemindaian (scanner) yang akan memasukkan informasi produk secara otomatis, sehingga kamu tidak perlu memasukkan angka harga secara manual.
• Tekan tombol kategori/departemen yang terkait. Tombol kategori dapat diprogram berdasarkan penjualan tersebut dikenakan pajak atau tidak.
• Amati kertas tanda terima pembayaran: tekan tombol panah atau FEED agar mesin menggulung kertas ke arah atas. 
• Setiap produk yang kamu tambahkan akan ditambahkan pula pada angka total yang terus bergerak naik, yang biasanya ditunjukkan di layar mesin kasir.
• Tambahkan diskon jika perlu pada harga jual yang tertera Ketik angka persentase diskon, kemudian tekan tombol persen (%). Tombol ini biasanya terletak di kumpulan tombol-tombol di sebelah kiri tombol angka.
• Kalau kamu ingin memasukkan produk yang sama beberapa kali, tekan angka jumlah produk itu, lalu tekan tombol QTY, masukkan harga satuan produk itu, kemudian tekan tombol kategori/department. 
• Tekan tombol subtotal yang akan menunjukkan total produk yang ada dalam penjualan itu. Jumlah ini juga akan ditambah dengan pajak yang berlaku di mana perlu, sesuai pemrograman yang telah dilakukan di masing-masing tombol kategori/department.
• Tentukan jenis pembayaran yang akan dilakukan oleh pembeli. Entah itu dengan cara tunai, kartu kredit, e-wallet, atau dengan cara lainnya. 
• Banyak mesin kasir akan langsung menunjukkan angka uang kembalian yang harus kamu berikan kepada pembeli. Namun, jika mesin kasir milikmu tidak seperti itu, artinya kamu harus melakukan penghitungan di luar kepala. 
• Untuk membuka laci uang tunai saat tidak terjadi penjualan, kamu dapat menekan tombol NO SALE atau NS. 
• Selalu tutup kembali laci uang tunai segera setelah selesai menggunakannya, agar laci tidak dibiarkan dalam keadaan terbuka dan berisiko mengalami pencurian atau perampokan. 

Mendapatkan Laporan Penjualan dan Informasi Saldo Mesin Kasir

Lalu, bagaimana cara menggunakan mesin kasir untuk mendapatkan laporan keuangan? 

• Untuk menemukan angka total sementara, putarlah kunci mesin kasir ke posisi X atau tekan tombol mode lalu pilih X. 
• Tekan tombol CASH/AMT TND. Angka total penjualan harian sementara akan tercetak di kertas tanda terima pembayaran. 
• Kamu juga perlu paham bahwa X menunjukkan angka total sementara yang akan terus bergerak naik, sedangkan Z mengembalikan angka total sementara itu ke angka nol. 
• Ada pula beberapa jenis mesin kasir yang dapat menunjukkan angka total penjualan per jam, per petugas kasir, per kategori, atau berdasarkan hal-hal lainnya. 
• Untuk mendapatkan laporan ini, tekan tombol MODE dan pilih mode Z, atau putar kunci ke posisi Z. 

Baca juga: Menilik Manfaat Mesin Kasir untuk Bisnis Kecil

Kesimpulan 

Mesin kasir merupakan peralatan elektronik dan mekanik yang berguna untuk mencatat dan menghitung transaksi penjualan dari sebuah badan usaha atau bisnis

Jika kamu tertarik menggunakan mesin kasir dan aplikasi kasir online, pilihlah aplikasi yang memiliki fitur lebih dari sekadar kasir. Aplikasi majoo misalnya, menawarkan tidak hanya fitur aplikasi kasir, tetapi lengkap dengan aplikasi CRM, aplikasi akuntansi, aplikasi pengelolaan karyawan, aplikasi analisis bisnis, bahkan kini telah terintegrasi dengan e-marketplace.

Singkatnya, mesin kasir dan aplikasi kasir sangat bermanfaat untuk membantu bisnis kecil kamu semakin maju. Jadi jika bisnis kamu belum memanfaatkannya, segera langganan majoo sekarang!