Inilah 5 Tips Memilih Point of Sales yang Tepat

Istilah point of sales (POS) pasti sering kamu temui belakangan ini, terlebih jika kamu sedang riset untuk membuka sebuah usaha baru. Akan tetapi, pemilik usaha belum semuanya familier terhadap istilah tersebut.

Karena itu, sebelum membahas cara memilih sistem POS yang tepat, mari kita lihat fungsinya terlebih dahulu.

Mengenal fungsi point of sales

Point of sales adalah perangkat yang lebih dari sekadar mesin kasir mewah. Selain menjadi titik transaksi konsumen, perangkat ini juga menggabungkan data penjualan, inventori, konsumen, hingga karyawan sehingga operasional bisnis lebih efisien.

Di gerai, sistem POS memang diletakkan di kasir, tempat di mana suatu transaksi diselesaikan. Dengan bantuan sistem POS, petugas kasir akan menghitung barang atau jasa dan memberikan invoice untuk diselesaikan oleh konsumen.

Jika hanya melihat fungsi tersebut, beberapa dari kamu mungkin merasa sistem POS serupa dengan cash register. Tentu tidak, terdapat fungsi yang akan menguntungkan bisnis bila menggunakan sistem POS, antara lain:

• Mendokumentasikan seluruh transaksi secara detail

Data penjualan sudah mulai terdokumentasi sejak petugas kasir memasukkan transaksi yang akan dibayar oleh konsumen. Sistem akan langsung menjumlahkan dan menyimpan data tersebut.

Dengan begitu, kamu bisa memeriksa kembali data penjualan sewaktu-waktu. Atau menganalisis data penjualan dalam periode tertentu.

• Mengelola inventori dengan baik

Setiap transaksi penjualan yang terjadi akan mengurangi stok barang atau bahan secara otomatis. Dengan demikian, kamu bisa mengelola inventori dengan lebih akurat.

Menariknya, stok tersebut selalu bisa kamu periksa kapan saja dan di mana saja. Jadi, sistem POS akan memperkecil risiko kerugian akibat pengelolaan inventori yang kurang tepat.

• Menyajikan laporan keuangan

Banyak usaha kecil dan menengah yang terkendala dalam hal pengelolaan keuangan. Salah satunya karena kesulitan membuat laporan keuangan.

Bila kamu menggunakan sistem POS yang memiliki fitur laporan keuangan, hal tersebut bukanlah masalah. Sistem dapat menarik data dan langsung menyajikannya dalam bentuk laporan keuangan. Praktis, bukan?

• Membantu meningkatkan loyalitas konsumen

Sudah bukan rahasia lagi, loyalty program merupakan salah satu cara untuk meningkatkan loyalitas konsumen. Tanpa sistem POS, cukup rumit bagi kamu menyusun program loyalitas.

Namun, jika kamu memakai sistem POS yang menyediakan fitur loyalty program, menyusun program tersebut hanya butuh beberapa kali klik saja.

• Membantu menganalisis bisnis secara akurat

Umumnya, sistem POS memiliki database yang bersifat real time, mudah diakses, dan diperbarui secara otomatis. Artinya, kamu punya basis data yang bisa dijadikan laporan penting sebagai dasar analisis bisnis.

Selanjutnya, dari data tersebut kamu bisa membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Bagaimana jika kamu kesulitan membuat laporan analisis bisnis? Tenang saja, kamu bisa memilih sistem POS yang menyediakan laporan analisis bisnis.

• Memudahkan manajemen karyawan

Dalam skala bisnis apa pun, manajemen karyawan selalu menantang. Khususnya, bagi bisnis-bisnis baru yang masih merintis. Sistem POS bisa menjadi jawaban untuk memudahkan pengelolaan karyawan.

Tentunya, kamu harus mencari sistem yang memiliki fitur manajemen karyawan. Misalnya, menyediakan fitur absensi atau mungkin perhitungan komisi sehingga perhitungan gaji setiap bulan menjadi lebih mudah.

Intinya, point of sales adalah sebuah solusi untuk bisnis supaya bisa lebih maju dan berkembang. Secara khusus, pemilik usaha kecil dan menengah yang ingin meningkatkan bisnisnya bisa menerapkan sistem POS dalam operasional harian.

Menemukan point of sales yang tepat

Setelah mengetahui fungsi serta manfaat sistem POS bagi bisnis, kini saatnya kamu memilih. Di pasaran tersedia banyak pilihan point of sales, manakah yang harus kamu pilih?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, kamu bisa menyimak tips memilih di bawah ini. Baca sampai tuntas dan temukan sistem POS yang paling sesuai untuk bisnis milikmu!

1. Temukan fitur yang kamu butuhkan

Penggunaan sistem POS idealnya membuat operasional bisnis lebih mudah. Keberadaannya harus bisa menyederhanakan operasional harian bisnis, mulai dari proses yang terkait inventori sampai manajemen pelanggan.

Karena itu, fitur yang tersedia dalam sistem POS merupakan faktor utama yang perlu kamu pertimbangkan. Sebelum memutuskan merek tertentu, jangan lupa pastikan fitur yang ditawarkan sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Ada fitur-fitur umum yang dibutuhkan oleh berbagai bisnis, seperti kasir online, laporan keuangan, atau manajemen inventori. Namun, ada juga fitur spesifik yang mungkin hanya dibutuhkan oleh bisnis tertentu.

Misalnya, jika kamu memiliki bisnis restoran, detail fitur seperti pembayaran pisah meja mungkin perlu menjadi sorotan. Contoh lainnya, bila kamu sudah memiliki karyawan maka fitur manajemen karyawan jangan sampai terlewatkan.

2. Cari yang berbasis cloud

Dengan sistem POS yang berbasis cloud, data kamu tersimpan secara online. Artinya, risiko kehilangan data pun lebih kecil. Selain itu, data tersebut dapat kamu akses kapan saja dan di mana saja.

Data yang tersimpan di cloud juga tersinkronisasi secara real time dan otomatis. Jadi, kamu bisa selalu memantau situasi gerai meskipun sedang tidak di lokasi.

Karena penyimpanan data terpusat di cloud, kamu juga dapat lebih mudah mengelola pesanan konsumen, melakukan pengadaan barang ke pemasok, atau mengatur jam kerja karyawan.

Di samping itu, dengan terpusatnya data, pengelolaan inventori pun menjadi lebih akurat. Sistem dapat memberikan notifikasi setiap ada produk yang perlu restock. Di sisi lain, kamu juga bisa memantau jumlahnya supaya stok tidak menumpuk.

3. Pertimbangkan yang memberi seluruh fitur, tanpa add-on

Di antara berbagai pilihan sistem POS, kamu akan menemukan kemiripan fitur satu sama lain. Namun, kamu perlu jeli memeriksa biaya atau paket berlangganannya. Apakah biaya yang kamu keluarkan sudah mencakup seluruh fitur yang ditawarkan?

Jika tidak, kamu perlu mempertimbangkan sistem POS dengan paket berlangganan yang mencakup fitur lengkap. Hal ini penting untuk penghematan biaya operasional dalam jangka panjang.

Bayangkan bila fitur-fitur yang krusial bagi bisnis membutuhkan biaya tambahan. Kamu tidak punya banyak pilihan kecuali memperbesar investasi untuk sistem POS tersebut. Maka dari itu, sejak awal pilihlah sistem yang sudah memberikan akses fitur lengkap.

4. Pilih yang sudah memiliki ekosistem digital

Karena bisnis bergeser ke platform digital, sistem POS yang kamu pilih sebaiknya terkoneksi dengan sistem ekonomi digital. Dengan terhubung kepada ekosistem digital, kamu bisa meningkatkan penjualan hingga loyalitas pelanggan.

Sebagai contoh, sistem POS sudah terhubung dengan berbagai e-wallet. Kamu menyediakan pilihan pembayaran yang bisa meningkatkan pengalaman konsumen. Lebih lanjut, kamu dapat membuat promosi bila konsumen membayar dengan e-Wallet.

Masih berkaitan dengan penjualan dan loyalitas pelanggan, contohnya kamu bisa menerima kupon digital. Sekarang cukup banyak brand yang menawarkan kupon digital, mulai dari penyedia jaringan telekomunikasi sampai bank ternama.

Hal yang tidak kalah penting saat mengamati ekosistem digital yang terhubung dengan sistem POS adalah transportasi online. Memilih sistem POS yang sudah terkoneksi dengan aplikasi transportasi online merupakan ide bagus.

Seperti yang telah diketahui, kehidupan masyarakat Indonesia saat ini hampir tidak bisa lepas dari transportasi online. Bagi bisnis tertentu, periksa juga koneksi sistem ke marketplace. Bahkan, bila perlu cek ketersediaan fitur digital marketing.

5. Periksa perangkat keras yang dibutuhkan

Biasanya, sistem POS membutuhkan perangkat keras tertentu seperti tablet atau desktop. Nah, kamu perlu memastikan sistem dapat kompatibel dengan perangkat yang mungkin sudah kamu miliki.

Tidak sedikit sistem POS yang hanya bisa diinstal pada alat yang disediakan oleh perusahaan penyedia sistem. Jenis sistem POS yang demikian tentu akan menyulitkan kamu.

Selain itu, pemberian paket diskon perangkat keras beserta sistem POS juga layak menjadi pertimbangan. Beberapa merek sistem POS menyediakan paket bundling sistem dan perangkat keras dengan harga lebih ekonomis.

Kesimpulan

Memilih sistem POS memang tidak terlalu sulit, tetapi tidak bisa dibilang mudah. Beberapa poin esensial seperti kelengkapan fitur dan basis penyimpanan data sangat penting diperhatikan.

Tanpa menimbang faktor-faktor tersebut, tujuan efisiensi dan peningkatan operasional bisnis tidak akan tercapai. Lebih dari itu, faktor biaya berlangganan, integrasi dengan ekosistem digital, serta perangkat lunak juga tidak boleh diabaikan.

Dengan menimbang seluruh poin di atas, kamu bisa menemukan point of sale yang memenuhi kebutuhan bisnis dengan investasi minimalis. Selamat memilih!