Nota Pembelian Barang: Cara Membuat dan Contohnya

Sebagai pebisnis, sebaiknya kamu tidak meremehkan proses pembuatan atau penulisan nota pembelian barang. Nota pembelian barang merupakan dokumen penting sebagai salah satu bukti transaksi yang sudah dilakukan. Jadi, memang tidak boleh ada kesalahan tulis di dalamnya.

Jika nota pembelian barang tidak dibuat dengan benar, bisa menjadi peluang munculnya masalah hukum atau ketidaksesuaian informasi. Ini nantinya tentu akan dapat mengancam keabsahan dan keabsahan transaksi dan operasional bisnismu.

Mengapa Nota Pembelian Barang Itu Penting?

Nota pembelian barang adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat dan mengkonfirmasi transaksi pembelian antara penjual dan pembeli. Dokumen ini berisi informasi rinci tentang barang atau produk yang dibeli, termasuk nama barang, jumlah, harga satuan, dan total harga. 

Nota pembelian berfungsi sebagai bukti sah transaksi dan memiliki peran penting dalam mengelola persediaan, akuntansi, serta laporan keuangan dalam sebuah bisnis. Selain itu, nota pembelian juga membantu memastikan kesesuaian antara kesepakatan awal antara penjual dan pembeli dengan barang yang diterima dan harga yang dibayarkan. 

Beberapa alasan mengapa nota pembelian barang sangat penting antara lain:

• Nota pembelian adalah bukti sah bahwa transaksi pembelian telah terjadi antara penjual dan pembeli. Ini mencatat detail barang yang dibeli, jumlah, harga, dan total pembayaran. 

• Dengan mencatat barang-barang yang dibeli dalam nota, kamu bisa melacak persediaan dengan lebih akurat. 

• Nota pembelian memberikan informasi yang diperlukan untuk keperluan akuntansi dan pelaporan keuangan. Detail transaksi pada nota akan membantu mengelola pengeluaran, mencatat utang, dan menyusun laporan keuangan secara akurat.

• Dengan memiliki catatan transaksi yang jelas, kamu dapat lebih baik mengelola anggaran dan memastikan bahwa anggaran yang dialokasikan tidak melampaui batas.

• Nota pembelian barang membantu dalam pengendalian keuangan bisnis. Kamu bisa memeriksa apakah harga yang dibayarkan sesuai dengan kesepakatan. 

• Dalam bisnis yang memiliki kontrak atau pesanan tertentu, nota pembelian menjadi dasar untuk memastikan bahwa barang yang dipesan telah benar-benar diterima dan dibayar.

• Nota pembelian juga dapat digunakan sebagai dasar dalam perhitungan pajak. 

• Jika memiliki catatan transaksi yang lengkap, kamu dapat memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. 

• Dalam beberapa industri atau negara, ada regulasi khusus terkait dengan pencatatan transaksi. Mempertahankan nota pembelian membantu mematuhi aturan dan regulasi tersebut.

• Data dari catatan pembelian dapat digunakan untuk analisis bisnis. Anda dapat melihat tren pembelian, membandingkan harga dari berbagai pemasok, dan mengambil keputusan yang lebih baik untuk masa depan.

Baca Juga: Bagaimana Penerapan Contoh Nota Pembelian dalam Bisnis?

Contoh Nota Pembelian Barang 

Dalam dunia usaha, khususnya perdagangan, ada banyak sekali contoh nota pembelian barang yang bisa kamu temui. Format yang digunakan sebenarnya sama, namun ada beberapa pengusaha yang mungkin memilih untuk mencetak dan membuat notanya sendiri agar tidak sama dengan nota dari usaha lain.

Selain itu, dengan membuat atau mencetak nota pembelian barang sendiri, kamu bisa menambahkan beberapa elemen khusus yang khas dari bisnismu. Seperti logo perusahaan, nama toko, alamat, dan sebagainya. 

Namun, bila ternyata kamu adalah orang yang tidak mau ribet, ada banyak nota pembelian yang bisa kamu beli di toko alat tulis atau dari supplier tertentu. Biasanya format nota tersebut sudah disesuaikan agar bisa digunakan untuk berbagai jenis bisnis atau usaha.

Berikut adalah contoh format nota pembelian barang secara umum.

Beberapa unsur yang harus ada di dalam contoh format nota pembelian barang adalah:

• Tanggal pembelian

• Nomor nota

• Nama pembeli

• Alamat pembeli

• Kota pembeli

• Nomor telepon pembeli

• Deskripsi barang: nama barang, jumlah, harga satuan, dan total harga

• Total pembelian, yaitu jumlah total pembelian sebelum diskon atau pajak.

• Nominal diskon atau potongan harga (jika ada)

• Total pembayaran], yaitu jumlah yang harus dibayar setelah diskon atau potongan harga (jika ada) dihitung.

• Metode pembayaran yang digunakan.

Inilah salah satu contoh nota pembelian barang, tepatnya pembelian kopi untuk persediaan bahan di cafe. 

Baca Juga: Nota Kontan adalah: Pengertian, Fungsi, dan Contoh-Contohnya

Cara Membuat Nota Pembelian Barang 

Cara membuat nota pembelian barang perlu dilakukan dengan benar untuk memastikan informasi yang dimasukkan sudah lengkap dan akurat. Sebagai pebisnis, kamu perlu memahami tahap pembuatan ini dengan baik. Alasannya karena setiap pencatatan nota pembelian akan terkait langsung dengan keadaan keuangan bisnismu.

Langkah-langkah umum cara membuat nota pembelian barang yang bisa kamu ikuti adalah:

Identifikasi Pembeli dan Penjual

Tuliskan nama atau identifikasi pembeli (pemesan) serta penjual (pemasok) barang. Sertakan alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya jika diperlukan.

Tentukan Tanggal dan Nomor Nota

Tentukan tanggal pembelian serta nomor nota untuk membantu melacak transaksi. Nomor nota biasanya berisi informasi tahun dan nomor urut transaksi.

Daftar Barang

Buatlah deskripsi daftar barang yang dibeli, termasuk nama barang, jumlah yang dibeli, harga satuan, dan total harga untuk setiap jenis barang. Pencatatan ini berfungsi untuk memberikan rincian yang jelas tentang apa yang dibeli dan berapa harganya.

Hitung Total Pembelian

Tambahkan total harga dari semua barang yang dibeli, yaitu jumlah sebelum adanya diskon, potongan harga, atau pajak.

Diskon atau Pajak (Opsional)

Jika ada diskon atau pajak yang diterapkan pada pembelian, catatlah informasi ini dengan jelas. Kalau kamu memberikan diskon, pastikan untuk menghitung jumlah diskon dan mengurangkannya dari total pembelian.

Hitung Total Pembayaran

Hitung total pembayaran setelah mengurangi besaran diskon atau menambahkan pajak, jika ada. Ini adalah jumlah yang sebenarnya harus dibayar oleh pembeli.

Metode Pembayaran

Tentukan metode pembayaran yang digunakan oleh pembeli, seperti tunai, transfer bank, kartu kredit, cek, atau metode lainnya.

Tandatangan dan Catatan Tambahan

Tambahkan tempat untuk tanda tangan pembeli atau penerima jika diperlukan. Juga, berikan ruang untuk catatan tambahan, instruksi khusus, atau pesan penting lainnya.

Terima Kasih dan Kontak

Sertakan kata-kata terima kasih dan ucapan positif atas pembelian. Jika diperlukan, berikan informasi kontak di bagian bawah nota pembelian barang yang dapat dihubungi jika pembeli memiliki pertanyaan atau masalah terkait transaksi.

Baca Juga: Nota Barang Hilang: Ketahui Pengertian dan Dampaknya

Kesimpulan 

Nota pembelian barang adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian antara penjual dan pembeli. Dokumen ini berisi informasi rinci tentang barang atau produk yang dibeli. Mulai dari deskripsi seperti nama barang, jumlah, harga satuan, total harga, sampai dengan metode pembayaran yang dipilih.

Lantaran fungsinya yang sangat penting, berbagai contoh nota pembelian barang tidak boleh dibuat secara sembarangan. Semua informasi yang dimasukkan haruslah sesuai dengan transaksi yang terjadi, tanpa ada yang ditambahi atau dikurangi.

Salah satu cara bagi kamu dan pebisnis lainnya untuk memastikan nota pembelian barang dan transaksi sudah sesuai adalah dengan menggunakan aplikasi kasir online. Aplikasi kasir online adalah solusi modern yang mampu memfasilitasi dan mengotomatisasi proses transaksi, pembuatan nota, serta manajemen inventaris dalam bisnis. 

Aplikasi kasir online seperti majoo dapat mencatat semua transaksi bisnis dengan akurat dan real-time. Tidak ada lagi drama salah mencatat atau input transaksi. Bukan itu saja,  aplikasi kasir online juga dapat membantu dalam menghitung total pembelian, diskon, pajak, dan total pembayaran. Kemudahan ini akan meminimalkan risiko kesalahan manusia dalam perhitungan, mengurangi potensi kerugian atau ketidakakuratan dalam transaksi. 

So, tertarik untuk pakai majoo dong pastinya? Ayo langsung satset daftar sekarang! 

Sumber Data:

https://www.bee.id/blog/13-contoh-nota-pembelian-dan-cara-membuatnya-lengkap/