Pembayaran Invoice: Sistem dan Cara Pembayarannya

Bagi pelaku usaha yang bergerak di bidang usaha perdagangan atau jual beli, pembayaran invoice jelas bukan sesuatu yang asing lagi, kan? Terlebih bagi yang bisnisnya sudah cukup maju dan berkembang, bisa jadi separuh operasional keuangannya akan habis untuk pembayaran tagihan ini.

Bagi pelaku usaha yang masih hijau atau baru mulai menggeluti dunia bisnis, tak ada salahnya untuk membiasakan diri dengan praktik yang satu ini. Misalnya saja dengan memahami terlebih dahulu apa, sih, yang sebenarnya dimaksud dengan pembayaran tagihan atau invoice ini?

Jangan sampai kelewatan, pahami pula cara pembayaran serta sistem invoice yang digunakan, juga dalam situasi apa pembayaran perlu dilakukan. Tak perlu khawatir akan bingung, bagaimana jika langsung saja kita bahas bersama-sama serba-serbi terkait pembayaran tagihan, mulai dari definisinya, caranya, serta sistemnya.

Yuk, langsung saja kita simak uraiannya!

Definisi Pembayaran Invoice adalah …

Secara singkat, pembayaran invoice adalah pelunasan tagihan untuk pembelian barang atau jasa dari seorang penjual. Invoice sendiri umumnya berbentuk dokumen yang mencatat detail penjualan tersebut, mulai dari jenis barang atau jasa yang diperjualbelikan, kuantitas, harga satuan, hingga harga totalnya.

Karena isinya yang cukup mendetail, sering kali invoice juga berfungsi sebagai bukti terjadinya penjualan. Selain itu, invoice ini juga bisa menjadi bukti permohonan pembayaran kepada pelanggan.

Nantinya, pelanggan dapat melunasi penjualan tersebut sesuai dengan detail informasi yang tercantum dalam invoice. Meski demikian, invoice ini tidak bisa menjadi bukti pembayaran itu sendiri karena biasanya invoice dibuat sebelum pembayaran dilunasi.

Pun demikian, tak sedikit pelaku usaha yang menjadikan invoice sebagai bukti transaksi untuk penjualan yang telah dilakukan kepada pelanggan. Hanya saja, dalam penyusunan laporan keuangan, bila pembayaran itu sendiri belum diselesaikan, invoice ini akan dicatatkan sebagai piutang penjualan.

Tak jarang, invoice juga digunakan untuk mengontrol persediaan barang. Misalnya saja untuk mengetahui barang apa saja yang keluar dan berapa jumlahnya. Dengan demikian, pelaku usaha pun bisa membuat perkiraan kasar terkait jumlah barang yang masih tersedia.

Baca Juga: Apa Itu Invoice dan Apa Pentingnya Bagi Bisnis?

Seperti Apa Cara Pembayaran Invoice

Pada dasarnya, pembayaran invoice adalah sebuah kegiatan yang tak jauh berbeda dengan kebanyakan pembayaran lainnya. Oleh karena itu, cara pembayaran invoice pun kurang lebih akan serupa pula, misalnya saja pembayaran secara tunai, melalui transfer antarbank, maupun pembayaran dengan kartu debit serta kredit.

Di era yang sudah serba modern seperti sekarang, tak sedikit pula invoice yang bisa dilunasi secara digital. Namun, tak seperti pembayaran tagihan lainnya, cara pembayaran invoice biasanya memiliki ketentuan-ketentuan khusus yang telah disepakati oleh pihak penjual maupun pembeli.

Sebagai contoh, sebuah invoice bisa dibayar langsung secara tunai hingga lunas. Akan tetapi, ada pula pelaku usaha yang menetapkan ketentuan pelunasan dengan jangka waktu, misalnya saja bila pembeli diberi kebebasan untuk menyelesaikan pembayaran invoice selambat-lambatnya hingga 30 hari sejak tanggal pembelian.

Ketentuan ini terkadang juga dilengkapi dengan ketentuan tambahan keleluasaan pembeli untuk menyelesaikan tagihan maksimal 30 hari setelah tanggal pembelian, tetapi bila pembeli tersebut menyelesaikan pembayaran sebelum 10 hari dari tanggal pembelian, penjual akan memberikan potongan harga istimewa dari total nilai yang harus dibayarkan.

Setiap ketentuan pembayaran yang akan diterapkan harus disepakati terlebih dahulu oleh kedua belah pihak dan keterangan terkait ketentuan tersebut dapat dicantumkan di dalam invoice.

• Mengenal Sistem Pembayaran Invoice

Sistem pembayaran invoice bisa dibilang cukup sederhana, meski mungkin terlihat berbeda dari kebanyakan transaksi yang dilakukan secara umum.

Pasalnya, dalam sistem invoicing, pembayaran tidak perlu dilakukan langsung pada saat pembelian. Namun bisa diselesaikan setelahnya dengan ketentuan-ketentuan pembayaran yang telah disepakati bersama.

Dalam sistem ini, pembeli bisa melakukan pembelian seperti biasa, kemudian pihak penjual akan membuat invoice sesuai dengan detail jual beli yang telah terjadi. Setelahnya, penjual dapat mengirimkan invoice tersebut disertai dengan surat permohonan pembayaran invoice.

Setelah menerima invoice dan juga surat permohonan pelunasannya, pembeli dapat memeriksa terlebih dahulu apakah informasi yang tercantum dalam invoice tersebut sudah sesuai. Jadi, sekalipun sudah menerima invoice, pembeli tidak diharuskan untuk langsung membayar invoice tersebut.

Apabila ada ketidaksesuaian antara barang atau jasa yang dibeli dengan keterangan dalam invoice, pembeli bisa melakukan banding atau koreksi. Namun, jika segalanya telah sesuai dan invoice sudah tepat, pembayaran pun bisa diselesaikan dan sistem pembayaran invoice pun selesai. Mudah sekali, kan, sebenarnya?

Baca Juga: Begini Contoh Invoice Penagihan yang Bisa Kamu Sontek!

Bagaimana Bentuk Surat Permohonan Pembayaran Invoice?

Surat permohonan pembayaran invoice biasanya disertakan bersama dengan invoice itu sendiri. Surat ini harus dilengkapi dengan kop resmi sebagai validasi surat tersebut.

Untuk isinya sendiri, penjual dapat mengulang informasi terkait barang atau jasa yang diperjualbelikan, mulai dari jenisnya hingga harga totalnya. Tak perlu repot-repot menjabarkan detail barang atau jasa tersebut, ya, karena detailnya bisa langsung diketahui dari invoice yang dilampirkan bersama surat permohonan ini.

Selain informasi penjualan yang telah dilakukan, surat permohonan juga dapat mencantumkan informasi terkait sistem pembayaran yang disepakati, misalnya tentang jangka waktu pembayaran, termin cicilan jika pembayaran dilakukan dengan angsuran, dan juga potongan harga yang diperoleh oleh pembeli sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

Karena sekarang pembayaran kerap diselesaikan dengan metode transfer antarbank, informasi terkait bank yang digunakan untuk pembayaran juga dapat disertakan dalam surat permohonan. Dengan demikian, pembeli pun bisa mengetahui ke rekening mana pembayaran tersebut harus dilunasi.

Sebisa mungkin, jangan menggabungkan surat permohonan pembayaran ini dengan invoice itu sendiri, sehingga detail penjualan yang tertera dalam invoice bisa lebih jelas, sementara surat permohonan bisa digunakan untuk menjabarkan ketentuan-ketentuan kesepakatan yang lebih umum.

• Menerapkan Contoh Pembayaran Invoice

Sebenarnya, ada banyak sekali contoh pembayaran invoice yang bisa diterapkan, mulai dari kegiatan jual beli itu sendiri, hingga untuk mengevaluasi jumlah persediaan barang yang tersisa.

Terlebih lagi, berbeda dengan jenis-jenis tagihan lainnya, tagihan dengan sistem invoice biasanya dilakukan secara berulang, baik setiap bulan atau dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian, contoh pembayaran invoice pun bisa digunakan berkali-kali tanpa kita harus membuat invoice baru dari awal.

Namun, saat menggunakan templat invoice, pastikan untuk memeriksa kembali detail yang tercantum dalam invoice tersebut. Sekalipun kegiatan invoicing tersebut dilakukan secara rutin dengan sistem yang persis sama, besarnya nilai penjualan atau jenis barang maupun jasa yang dijual bisa jadi berbeda.

Perhatikan dengan baik setiap detail yang ada, dan pastikan informasi tersebut sudah sesuai dengan penjualan yang dilakukan. Dengan menerapkan praktik invoicing yang hati-hati ini, kita dapat menghindarkan diri kita maupun pihak pembeli dari kerugian bisnis.

Baca Juga: Ini Dia Contoh Invoice Jasa dan Cara Membuatnya!

Kapan Permohonan Pembayaran Dilakukan?

Apabila tidak ada ketentuan yang telah disepakati secara khusus, pembayaran invoice sebenarnya bisa dilakukan kapan saja. Namun, ingat selalu bahwa sistem invoice merupakan jenis penagihan yang dilakukan secara rutin dan berulang-ulang.

Agar tidak terjadi kebingungan, ada baiknya invoice yang diterima segera diselesaikan, setidaknya sebelum siklus invoicing yang berikutnya dimulai. Kecuali tentu saja jika memang sudah disepakati bahwa pembayaran baru akan diselesaikan dalam kurung waktu yang lebih panjang jika dibandingkan dengan siklus invoicing itu sendiri.

Namun, bila memang ada ketentuan-ketentuan tertentu yang sudah disepakati, pastikan untuk selalu mematuhi ketentuan tersebut agar terhindar dari masalah dengan kedua belah pihak di kemudian hari. Seperti yang sempat disinggung sebelumnya, terkadang penjual juga memberikan insentif apabila pembeli menyelesaikan pembayaran lebih cepat dari ketentuan.

Dalam situasi tersebut, ada baiknya untuk langsung menyelesaikan pembayaran invoice segera setelah invoice tersebut diterima. Dengan demikian bisnis pun bisa memperoleh keuntungan tambahan sesuai dengan kesepakatan.

Tak perlu bingung dengan model pembayaran menggunakan invoice dan juga dampaknya terhadap penyusunan laporan keuangan. Gunakan saja aplikasi majoo yang dapat secara otomatis mencatat setiap transaksi dengan tepat dan akurat. Sistem majoo yang sudah saling terintegrasi pun bisa dengan otomatis memperbarui perhitungan stok persediaan dan juga penyusunan laporan keuangan, lho.

Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, langsung saja berlangganan aplikasi pos sekarang juga!

Sumber:

https://www.online-pajak.com/hub/pembayaran-invoice/invoice-payment-sme/metode-pembayaran-invoice-serta-term-of-payments-untuk-bisnis-2