Ketahui Prosedur Pengelolaan Kas Kecil di Sini, Yuk!

Di era yang semakin maju dan bisnis semakin kompetitif, pengelolaan kas kecil merupakan salah satu aspek yang sering diabaikan, tapi sebenarnya memiliki peran penting dalam kelangsungan operasional perusahaan, lho! Kas kecil, yang sering kali menjadi sumber daya finansial paling likuid, memainkan peran sentral dalam menjaga kestabilan keuangan, menghindari krisis likuiditas, dan mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan atau bisnis.

Untuk lebih jelasnya, artikel ini akan membahas secara lengkap tentang pengelolaan kas kecil pada bisnis, yuk, simak! 

Apa Itu Pengelolaan Kas dan Kas Kecil?

Manajemen kas merupakan tindakan untuk mengawasi dan mengelola aliran dana yang masuk dan keluar dari bisnis. 

Pengertian pengelolaan kas secara umum adalah proses mengelola aliran kas secara efektif agar perusahaan dapat memenuhi kewajiban keuangan dan mencapai tujuan bisnisnya. Ini melibatkan pengawasan yang cermat terhadap penerimaan, pengeluaran, dan investasi uang tunai yang dimiliki perusahaan. 

Tujuan dari pengelolaan kas untuk memastikan kecukupan uang tunai untuk membayar tagihan, upah karyawan, investasi, dan kebutuhan operasional lainnya. Selain itu, pengelolaan kas juga membantu mengoptimalkan penggunaan kas agar bisa mendapatkan keuntungan maksimal, misalnya dengan melakukan investasi yang menghasilkan pendapatan tambahan, ya. 

Pengertian pengelolaan kas kecil yaitu jumlah uang tunai yang dikelola oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan harian operasional. Ini mencakup pembayaran kecil, pengeluaran rutin, dan kebutuhan mendesak lainnya yang memerlukan pembayaran tunai. Dengan kata lain, kas kecil adalah 'lifeline' yang memastikan keberlangsungan operasional sehari-hari perusahaan. 

Baca Juga: Jurnal Kas Kecil: Pengertian, Contoh, dan Metodenya

Manfaat Pengelolaan Kas Kecil

Tentu saja pengelolaan kas kecil memiliki banyak manfaat. Berikut ini beberapa manfaat dari pengelolaan kas kecil, antara lain: 

Perusahaan Terhindar dari Krisis Likuiditas

Salah satu manfaat utama dari pengelolaan kas kecil yaitu untuk menghindari krisis likuiditas. Dengan adanya pemantauan yang baik terhadap arus kas, bisnis dapat memastikan bahwa mereka memiliki cukup uang tunai untuk operasional bisnis sehari-hari. 

Untuk Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Adanya pengelolaan kas kecil yang baik, membantu perusahaan membuat keputusan keuangan yang tepat. Bisnis dapat menggunakan informasi dari pengelolaan dana kas kecil ini untuk mengevaluasi kinerja, merencanakan investasi, dan mengatur strategi pertumbuhan bisnis, ya. 

Mengoptimalkan Penggunaan Dana Kas Kecil

Dengan memahami dengan jelas kapan dan di mana uang tunai dibutuhkan, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan dana kas kecil. Bisa dikatakan, adanya pengelolaan kas kecil meminimalisir penyimpanan terlalu banyak uang dalam bentuk kas yang tidak produktif. 

Mengurangi Biaya Tambahan

Krisis keuangan dan keterlambatan pembayaran dapat mengakibatkan biaya tambahan seperti denda atau bunga. Pengelolaan kas kecil yang baik, mampu membantu perusahaan terhindar dari biaya tambahan dan menjaga keuangan bisnis dalam kondisi yang lebih sehat, ya. 

Kepercayaan Investor dan Kreditor

Ketika bisnis menunjukkan pengelolaan kas kecil yang baik, tentu saja meningkatkan kepercayaan investor dan kreditor, lho! Mereka lebih suka berinvestasi atau memberikan pinjaman kepada bisnis yang memiliki catatan keuangan baik. 

Untuk Menghadapi Tantangan yang Tak Terduga

Dengan pengelolaan kas kecil yang baik, akan membantu perjalanan bisnis yang penuh dengan ketidakpastian. Pengelolaan dana kas kecil akan memberikan cadangan keuangan sehingga bisa digunakan untuk menghadapi tantangan tak terduga, misalnya penurunan penjualan yang signifikan atau perbaikan di area tertentu yang mendesak. 

Pertumbuhan Bisnis yang Berkelanjutan

Dengan pengelolaan kas kecil yang baik, bisnis dapat merencanakan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. Perusahaan dapat mengumpulkan dana untuk investasi dalam perluasan operasional atau pengembangan produk baru, ya. 

Peningkatan Efisiensi Operasional Bisnis

Melalui analisis yang cermat terhadap arus kas kecil, bisnis dapat mengidentifikasi area mana yang memerlukan penghematan biaya, sehingga membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi operasional bisnisnya.

Baca Juga: Kas Kecil Adalah: Memahami Laporan Kas Kecil dan Contohnya

Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

Dalam mengelola dana kas kecil, perusahaan memerlukan prosedur. Prosedur ini akan membantu manajemen dalam mengelola kas kecil perusahaan. Di bawah ini terdapat prosedur pengelolaan dana kas kecil yang nantinya bisa kamu jadikan acuan dalam bisnismu, ya. 

1. Penetapan Anggaran Kas Kecil

Langkah pertama dalam pengelolaan kas kecil yaitu menetapkan anggaran kas kecil. Ini melibatkan perencanaan jumlah uang atau dana yang diperlukan dan tersedia untuk pengeluaran dalam satu bulan. Penetapan anggaran ini merupakan dasar dari semua aktivitas keuangan dalam mengelola dana kas kecil. 

2. Pemantauan Kas Kecil Harian

Pemantauan kas kecil harian adalah tugas yang memerlukan kedisiplinan dan ketelitian, lho! Pemantauan kas kecil ini melibatkan pencatatan setiap transaksi, baik penerimaan maupun pengeluaran. Terdapat dua metode pencatatan yang umum digunakan untuk mencatat dana kas kecil ini, yaitu menggunakan metode imprest dan metode fluktuatif. Penjelasan keduanya ada di bawah ini, ya. 

• Metode Imprest

Dalam metode ini, perusahaan menetapkan jumlah tetap uang tunai yang harus selalu ada dalam kas kecil perusahaan. Jumlah ini disebut "imprest" atau "saldo tetap." Ketika saldo ini berkurang karena pengeluaran, perusahaan perlu mengisi kembali hingga mencapai jumlah tetap yang ditentukan, ya. 

Kelebihan dari metode ini yaitu metode ini sangat sederhana dan menjaga kontrol ketat terhadap pengeluaran kas kecil sehingga jumlah dana kas kecil akan selalu tetap tersedia. Selain itu, metode ini juga memiliki kekurangan. Kekurangan dari metode pencatatan kas kecil ini yaitu memerlukan pemantauan harian yang cermat untuk memastikan saldo imprest selalu terjaga.

• Metode Fluktuatif

Dalam metode ini, perusahaan tidak memiliki jumlah tetap uang tunai dalam kas kecil. Sebaliknya, setiap transaksi yang masuk ke dalam kecil akan dicatat secara terpisah dan saldo akhir dapat bervariasi. Metode ini lebih fleksibel dan cocok untuk perusahaan dengan volume transaksi tinggi. 

Benefit dari metode pencatatan petty cash ini yakni fleksibel dan memungkinkan perusahaan untuk mengelola kas tanpa batasan saldo tetap. Namun, ada kekurangan dibaliknya, ya. Kekurangannya yakni metode pencatatan kas kecil ini pelacakannya lebih rumit dan memerlukan perhatian khusus terhadap setiap transaksi agar terhindar dari kesalahan atau penyalahgunaan dana. 

3. Cara Mencatat Kas Kecil

Dalam pemantauan kas harian, ada beberapa metode pencatatan yang umum digunakan, ya. Beberapa cara mencatat kas kecil ini adalah sebagai berikut.

• Buku Kas Manual: Ini adalah metode yang sederhana dan konvensional, karena semua transaksi kas dicatat secara manual dalam buku kas fisik.

• Software Akuntansi: Software akuntansi seperti QuickBooks atau Xero memungkinkan perusahaan untuk mencatat transaksi kas secara elektronik. Cara mencatat kas kecil ini sangat mudah dan hasil laporannya bisa dihasilkan secara otomatis, ya.

• Sistem Point of Sales (POS): Bisnis ritel sering menggunakan sistem POS yang terintegrasi dengan pencatatan kas. Setiap penjualan dicatat secara otomatis untuk mengurangi human error dan meningkatkan akurasi laporan keuangan.

4. Pengisian Kembali Kas Kecil

Setelah menetapkan saldo awal dan cara mencatat kas kecil, langkah berikutnya yaitu financial controller menginstruksikan kasir umum untuk menarik uang tunai dari bank dan setelah itu melakukan penghitungan fisik uang tunai. Jika saldo kas kecil suatu saat mencapai batas minimum financial controller akan mengisi kembali dana kas kecil sesuai dengan ketetapan awal. 

5. Pengendalian Pengeluaran

Pengendalian pengeluaran adalah kunci untuk menjaga kas kecil tetap sehat. Ini melibatkan prosedur pada setiap pengeluaran dan perlu adanya otorisasi. Perusahaan perlu memastikan bahwa semua pengeluaran kas kecil adalah investasi yang layak, ya. 

6. Penerimaan dan Penyimpanan Kas

Perusahaan perlu memiliki prosedur yang jelas untuk penerimaan dan penyimpanan kas, termasuk aturan tentang siapa yang berwenang menerima kas dan bagaimana kas disimpan dengan aman. Hal ini mencegah kehilangan atau penyalahgunaan dana kas kecil.

7. Rekonsiliasi dan Perhitungan Fisik Kas Kecil

Pencatatan dan pelaporan kas kecil harus akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, setiap kali memulai atau mengakhiri jam kerja perusahaan, penting untuk melakukan penghitungan fisik kas kecil. Hasil penghitungan ini kemudian perlu dicocokkan dengan catatan kas kecil atau yang biasa disebut sebagai rekonsiliasi kas kecil. 

Jika ada perbedaan antara jumlah fisik kas kecil dan catatan yang ada, langkah selanjutnya adalah melaporkan perbedaan ini kepada financial controller. Setelah mendapatkan persetujuan, langkah selanjutnya adalah meminta bookkeeper untuk melakukan penyesuaian terhadap perbedaan tersebut.

Prosedur pengelolaan dana kas kecil merupakan elemen kunci dalam menjalankan bisnis yang sehat secara finansial. Pengelolaan kas yang baik adalah fondasi untuk kesuksesan jangka panjang dalam dunia bisnis yang kompetitif, ya 

Baca Juga: Apa Itu Petty Cash? Bagaimana Cara Mengelolanya?

Contoh Laporan Pengelolaan Kas Kecil

Agar kamu lebih mengerti pengelolaan dana kas kecil ini, berikut contohnya.

Kesimpulan

Kas kecil adalah salah satu aset paling likuid dalam perusahaan dan pengelolaan yang cermat dapat membantu perusahaan terhindar dari krisis likuiditas, memungkinkan untuk pengambilan keputusan strategis, dan mengoptimalkan penggunaan dana kas kecil. Pengendalian pengeluaran, pemantauan harian, dan rekonsiliasi kas kecil adalah bagian integral dari prosedur ini, ya.

Selain itu, pengelolaan kas kecil juga memberikan kepercayaan kepada investor dan kreditor, yang dapat mendukung pertumbuhan bisnis. Dengan perencanaan yang baik, pengelolaan kas kecil dapat membantu bisnis menghadapi tantangan tak terduga dan menciptakan fondasi untuk pertumbuhan bisnis berkelanjutan. Dengan kata lain, pengelolaan kas kecil yang baik adalah kunci untuk kesuksesan finansial dalam dunia bisnis yang kompetitif, ya. 

Kini, ada aplikasi majoo yang memiliki fitur akuntansi, lho! Fitur akuntansi di aplikasi majoo, memudahkan kamu untuk mengelola keuangan bisnismu. Ini tentunya akan memudahkanmu dalam mengelola dana kas kecil, bukan? Dengan bantuan aplikasi majoo yang sudah berbasis cloud storage, operasional bisnismu lebih mudah dikelola, ya.

Sumber Data:

https://www.proscg.com/content/article/42/Pengelolaan-Kas-Kecil-Petty-Cash