Pahami Perbedaan Metode Imprest dan Fluktuasi, Yuk!

Salah satu cara yang bisa dilakukan suatu perusahaan atau bisnis agar operasional bisnis berjalan dengan lancar yaitu dengan mengatur keuangan kas kecil atau sering disebut petty cash. Dua metode yang sering digunakan dalam mengelola kas kecil perusahaan atau bisnis yaitu metode imprest dan metode fluktuasi. 

Setiap metode memiliki ciri khasnya sendiri dan dapat memengaruhi cara perusahaan memanfaatkan kas kecil mereka. Dalam artikel ini, kita akan membahas perbedaan antara metode imprest dan metode fluktuasi, sehingga kamu bisa mempertimbangkan akan menggunakan metode yang mana. Yuk, baca sampai selesai, ya! 

Apa Itu Metode Imprest dan Fluktuasi?

Dalam dunia bisnis, pengelolaan kas kecil menjadi bagian yang penting. Ada dua metode yang perlu dipahami dalam pengelolaan kas kecil ini, yaitu metode imprest dan fluktuasi. Penjelasan keduanya adalah sebagai berikut: 

1.    Metode Imprest

Metode imprest adalah cara perusahaan mengelola kas kecil untuk pengeluaran sehari-hari. Pada dasarnya perusahaan menentukan jumlah uang tertentu yang akan selalu ada dalam kas kecil. Ketika uang tersebut digunakan untuk membayar pengeluaran, staf keuangan harus segera menggantinya dengan jumlah yang sama dari rekening bank perusahaan. Dengan begini, jumlah uang tunai dalam kas kecil selalu tetap sama.

Metode imprest membantu perusahaan melacak dan mengontrol pengeluaran kecil mereka dengan lebih mudah, serta mencegah penyalahgunaan uang tunai. Jadi, dengan metode imprest perusahaan dapat menjaga uang tunai pada kas kecil tetap teratur. 

2.    Metode Fluktuasi

Metode fluktuasi adalah perubahan dalam jumlah kas kecil pada perusahaan dari waktu ke waktu. Perubahan ini bisa berasal dari pengeluaran harian yang berbeda-beda. Misalnya, pada bulan tertentu, perusahaan mungkin harus membayar lebih banyak untuk keperluan kantor atau menerima lebih banyak uang dari pelanggan.

Tentunya kamu perlu memahami pentingnya metode fluktuasi ini agar kas kecil perusahaan bisa tetap berjalan lancar. Perusahaan perlu memiliki dana yang cukup dalam kas kecil untuk mengatasi fluktuasi ini. Dengan cara ini, perusahaan bisa terus beroperasi tanpa masalah uang tunai yang tiba-tiba.

Jadi, metode imprest membantu perusahaan mengendalikan uang tunai kecil perusahaan, sedangkan metode fluktuasi adalah perubahan wajar dalam jumlah uang tunai yang harus perusahaan tangani. Dengan memahami kedua metode ini perusahaan dapat mengatur manajemen keuangan yang baik. 

Baca Juga: Fluktuasi adalah Naik Turunnya Harga. Apa Maksudnya?

Perbedaan Metode Imprest dan Fluktuasi

Seperti yang sudah dijelaskan di atas bahwa terdapat dua metode untuk mengelola petty cash atau kas kecil di dalam suatu perusahaan atau bisnis, yaitu menggunakan metode imprest dan fluktuasi. Kedua metode ini memiliki pendekatan yang berbeda dalam mengelola dan mengendalikan kas kecil perusahaan. Berikut ini perbedaan keduanya, antara lain: 

Metode Imprest

Metode imprest adalah suatu pendekatan di mana perusahaan menetapkan jumlah uang tertentu sebagai kas kecil tetap yang akan digunakan untuk tujuan operasional sehari-hari. Jumlah ini disebut juga sebagai "imprest amount" dan biasanya ditentukan berdasarkan perkiraan pengeluaran kas yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu. 

Cara Kerja Metode Imprest

• Penetapan Imprest Amount: Perusahaan menentukan jumlah dana tunai yang diperlukan sebagai imprest amount, misalnya, setiap bulan atau setiap minggu.

• Pengeluaran Dana: Dana dari imprest amount digunakan untuk membayar pengeluaran kas sehari-hari, seperti pembelian bahan baku atau biaya operasional lainnya.

• Penggantian Imprest Amount: Setelah imprest amount digunakan, perusahaan harus menggantinya dengan jumlah yang sama. Penggantian ini dilakukan dengan mengambil dana dari rekening bank perusahaan dan menyetorkannya ke dalam imprest fund.

• Rekonsiliasi: Pada akhir periode tertentu, biasanya setiap bulan atau setiap tahun, dilakukan rekonsiliasi untuk memastikan bahwa saldo imprest fund selalu sesuai dengan imprest amount yang telah ditentukan. 

Metode Fluktuasi

Di sisi lain, metode fluktuasi adalah metode pengelolaan kas kecil yang tidak menetapkan jumlah dana tunai tetap. Perusahaan hanya mengeluarkan dana tunai sesuai dengan kebutuhan operasional tanpa batasan jumlah yang tetap. 

Cara Kerja Metode Fluktuasi

• Pengeluaran Fleksibel: Perusahaan mengeluarkan dana tunai sesuai dengan kebutuhan operasional harian atau mingguan tanpa batasan jumlah tetap.

• Pemantauan Ketat: Dalam metode fluktuasi, perusahaan perlu memantau pengeluaran tunai dengan sangat ketat untuk menghindari pemborosan dan penyalahgunaan dana.

• Raportasi Fleksibel: Perusahaan harus memiliki sistem pelaporan yang kuat untuk melacak dan memeriksa semua pengeluaran tunai yang dilakukan. 

Kelebihan dan Kekurangan Metode Imprest dan Fluktuasi

Metode imprest dan metode fluktuasi memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, nih! Dengan mengetahui kelebihan dan kekurangan kedua metode ini, tentunya akan membantu perusahaan dalam memilih pendekatan yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan mereka. Berikut ini kelebihan dan kekurangan keduanya, yakni: 

Kelebihan Metode Imprest

Kendali Pengeluaran yang Ketat

Salah satu kelebihan utama dari metode imprest adalah perusahaan dapat menjaga kendali yang ketat terhadap pengeluaran dana tunai mereka. Pasalnya jumlah imprest amount telah ditentukan sebelumnya, sehingga manajemen diharapkan mampu memantau penggunaan dana tunai dengan cermat.

Transparansi Keuangan

Metode imprest memungkinkan perusahaan untuk memiliki catatan yang jelas dan transparan tentang pengeluaran dana tunai. Cara ini akan lebih mudah dilakukan untuk melacak dan memeriksa setiap pengeluaran. 

Pencegahan Penyalahgunaan Dana

Dengan memiliki jumlah dana tunai yang tetap, perusahaan dapat mengurangi risiko penyalahgunaan dana oleh karyawan. Setiap pengeluaran harus didukung dengan pencatatan yang tepat, sehingga diharapkan dana tunai kas kecil tidak disalahgunakan. 

Kekurangan Metode Imprest

Keterbatasan Fleksibilitas

Metode imprest lebih strict karena perusahaan harus selalu mempertahankan jumlah dana tunai yang tetap untuk kas kecilnya. Hal ini mungkin tidak sesuai dengan situasi di mana kebutuhan tunai dapat berfluktuasi secara signifikan, ya. 

Biaya Tambahan

Metode imprest memerlukan proses penggantian dana yang teratur, oleh karena itu dapat menghasilkan biaya tambahan dalam hal biaya administrasi, misalnya penyetoran dana ke dalam imprest fund. 

Kelebihan Metode Fluktuasi

Fleksibilitas Maksimum

Jika perusahaan menggunakan metode fluktuasi akan memberikan fleksibilitas penuh terhadap mengelola dana tunai pada kas kecil. Tidak ada batasan jumlah tetap yang harus dijaga, sehingga memungkinkan untuk menyesuaikan pengeluaran dengan kebutuhan sebenarnya. 

Responsif Terhadap Perubahan

Ketika perusahaan menghadapi fluktuasi musiman atau keadaan darurat, perusahaan dapat menyesuaikan penggunaan dana tunai secara responsif. 

Kekurangan Metode Fluktuasi

Kendali yang Kurang Ketat

Salah satu kekurangan utama dari metode fluktuasi adalah kurangnya kendali yang ketat terhadap pengeluaran dana tunai. Pasalnya, tidak ada batasan jumlah tetap pada dana kas kecil dan bisa mengakibatkan pemborosan atau penggunaan dana yang tidak efisien. 

Kesulitan Pelacakan

Pelacakan dan pencatatan pengeluaran tunai bisa menjadi lebih rumit ketika menggunakan metode fluktuasi karena tidak ada jumlah tetap yang harus dipertahankan. Oleh karena itu, membutuhkan sistem pelaporan yang lebih cermat dan teliti. 

Dalam memilih antara metode imprest dan metode fluktuasi, perusahaan perlu mempertimbangkan karakteristik unik keduanya, kebutuhan dana tunai kas kecil, dan tingkat kendali yang diinginkan. Beberapa perusahaan mungkin memilih untuk menggabungkan kedua metode ini untuk memaksimalkan fleksibilitas sambil tetap menjaga kendali yang ketat terhadap dana tunai kas kecil.

Contoh Metode Imprest dan Fluktuasi

Untuk memberikan pemahaman yang lebih konkret tentang metode imprest dan metode fluktuasi berfungsi pada keuangan perusahaan, mari kita lihat contoh-contohnya, ya. Contoh metode imprest dan fluktuasi adalah sebagai berikut. 

Contoh Metode Imprest

XYZ Corporation adalah perusahaan bergerak dagang yang menjual peralatan kantor. Untuk mengelola dana tunai kas kecil, mereka memutuskan untuk menerapkan metode imprest. Manajemen perusahaan menentukan bahwa setiap bulan, mereka akan menetapkan imprest amount sebesar Rp100.000.000. Jumlah ini didasarkan pada perkiraan pengeluaran bulanan mereka untuk pembelian bahan baku, biaya operasional, dan gaji karyawan.

Cara Kerja Metode Imprest di XYZ Corporation

• Pada awal bulan, perusahaan menyetorkan Rp100.000.000 ke dalam imprest fund mereka.

• Selama bulan tersebut, dana dari imprest fund digunakan untuk membayar berbagai pengeluaran, seperti pembelian bahan baku senilai Rp56.000000, biaya operasional sebesar Rp24.000.000, dan gaji karyawan sebesar Rp15.000.000

• Pada akhir bulan, saldo imprest fund adalah Rp5.000.000 (dari Rp100.000.000 awal).

• Perusahaan kemudian menggantikan dana yang telah digunakan dengan menyetor Rp95.000.000 (jumlah pengeluaran bulan ini) ke dalam imprest fund. Dengan demikian, saldo imprest fund kembali menjadi Rp100.000.00. 

Contoh Metode Fluktuasi

Sebuah perusahaan startup, ABC Tech, memilih metode fluktuasi dalam mengelola dana tunai mereka. Mereka beroperasi di bidang teknologi dan untuk menghadapi fluktuasi yang signifikan dalam kebutuhan tunai mereka karena investasi proyek-proyek besar yang berubah dari waktu ke waktu mereka menggunakan metode fluktuasi. 

Cara Kerja Metode Fluktuasi di ABC Tech

• ABC Tech tidak memiliki jumlah dana tetap yang ditentukan sebelumnya. Mereka hanya mengeluarkan dana tunai sesuai dengan kebutuhan operasional mereka.

• Misalnya, pada bulan pertama, mereka mengeluarkan Rp45.000.000 untuk membayar vendor dan biaya operasional. Pada bulan kedua, kebutuhan tunai mereka lebih rendah, hanya sekitar Rp28.000.000

• ABC Tech harus memantau dengan cermat pengeluaran mereka dan memiliki sistem pelaporan yang baik untuk memastikan bahwa mereka tidak menghabiskan dana tunai secara tidak efisien.

• Metode fluktuasi memungkinkan ABC Tech untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan dana tunai mereka tanpa harus mempertahankan jumlah tetap di imprest fund.

Dalam contoh ini, XYZ Corporation mengikuti metode imprest dengan jumlah dana tetap, sementara ABC Tech memilih metode fluktuasi yang lebih responsif terhadap fluktuasi kebutuhan tunai mereka. Pemilihan metode tergantung pada karakteristik dan tujuan masing-masing perusahaan, ya. 

Kesimpulan

Perbedaan metode imprest dan metode fluktuasi memiliki dampak signifikan dalam mengelola dana tunai perusahaan, lho! Metode imprest menawarkan kendali yang ketat, transparansi, dan pencegahan penyalahgunaan dana, tetapi memiliki keterbatasan fleksibilitas.

Di sisi lain, metode fluktuasi memberikan fleksibilitas maksimum dalam mengatur dana tunai, tetapi memerlukan pemantauan dan pelaporan yang lebih ketat untuk menghindari pemborosan.

Dengan mengetahui kas kecil metode imprest dan fluktuasi ini, kamu bisa mempertimbangkan metode mana yang bisa kamu aplikasikan di dalam bisnismu, ya.

Di dalam aplikasi majoo terdapat fitur akuntansi yang dapat menjadi solusi efektif untuk mengatur kas kecil perusahaan. Aplikasi majoo juga memungkinkan perusahaan mencatat semua transaksi kas, menghasilkan laporan keuangan yang akurat, dan mengelola dana tunai dengan lebih efisien.

Nah, tak perlu ragu lagi untuk menggunakan aplikasi majoo bukan? Yuk, segera berlanggan aplikasi majoo segera, ya!

Sumber Data:

https://igun.uk/perbedaan-metode-imprest-dan-fluktuasi/