Begini Cara Membuat Purchase Order Format Word dan Excel!

Saat ini, semakin banyak cara yang bisa kamu gunakan untuk membuat purchase order. Misalnya saja purchase order format Word atau Excel, keduanya merupakan media yang paling sederhana untuk membuat purchase order-mu sendiri.

Akan tetapi, apa, sih, purchase order itu? Dan siapa yang membuat purchase order? Secara sederhana, purchase order merupakan sebuah kontrak yang dibuat oleh pembeli dikala mereka ingin melakukan pembelian terhadap barang atau jasa dari suatu perusahaan.

Umumnya, purchase order berisi beberapa detail informasi mengenai produk atau jasa yang dipesan. Purchase order juga dapat dibuat dalam bentuk elektronik maupun tertulis. Tentunya dengan mencantumkan tanda tangan dari kedua belah pihak sebagai bentuk kesepakatan atau kontrak kerja di antara keduanya.

Meski tidak terlalu rumit, ternyata masih banyak orang yang cukup kesulitan untuk membuat dokumen purchase order ini. Untuk itu, artikel ini akan memberitahukan bagaimana cara membuat dokumen tersebut dengan mudah.

Baca Juga: Mengenal Pengertian, Fungsi, dan Contoh Purchase Order

Cara Membuat Purchase Order

Cara membuat purchase order sebenarnya tidak begitu rumit. Namun, dibutuhkan ketelitian agar purchase order yang dibuat sesuai dengan barang yang dipesan oleh pelanggan. 

Ada dua cara yang bisa kamu gunakan untuk membuatnya, yakni menggunakan Microsoft Word/ Excel atau dengan bantuan software online.

Menggunakan Microsoft Word atau Excel

Jika kamu ingin membuat purchase order menggunakan Microsoft Word atau Excel, simak caranya di bawah ini:

1. Masuk ke dalam media atau aplikasi yang akan kamu pakai untuk membuat purchase order, baik itu Microsoft Word ataupun Microsoft Excel.

2. Pilih menu dokumen baru, kemudian buatlah judul pada dokumen tersebut beserta nomor dan alamat perusahaan yang membuat surat PO.

3. Selanjutnya, lengkapi informasi yang dibutuhkan dalam surat PO, seperti nama, alamat, dan nomor perusahaan tujuan.

4. Buatlah tabel yang berisi detail informasi barang yang dipesan, seperti kuantitas, merek, kode produk, harga per item, serta total yang harus dibayarkan.

5. Pastikan kamu mencantumkan cara pengiriman, metode pembayaran yang dapat digunakan, serta syarat dan ketentuan yang perlu diketahui oleh pelanggan.

6. Purchase order selesai dibuat.

Menggunakan Tools atau Software Online

Sementara itu, untuk membuat purchase order dengan menggunakan software online, kamu perlu melakukan beberapa cara di bawah ini.

1. Lakukan pendaftaran akun.

2. Login menggunakan akun yang telah dibuat sebelumnya.

3. Kemudian, pilih menu “Pembelian” atau “Pemesanan”, lalu pilih menu “Purchase Order Baru”.

4. Pada tampilan selanjutnya, kamu akan mendapati laman yang berisi banyak template purchase order pada tampilan layar kamu. Pilih dan isi sesuai dengan kolom yang tercantum di dalam template tersebut. Lengkapi detail yang dibutuhkan secara jelas.

5. Setelah template PO diisi dengan jelas dan lengkap, pilih menu “Simpan dan Setujui”.

6. Apabila tampilan layar kamu sudah memunculkan status “Confirm”, maka surat PO telah selesai dibuat.

Baca Juga: Ini Dia Contoh Surat Purchase Order dan Cara Membuatnya!

Tahapan Membuat Purchase Order

Terdapat alur atau proses yang mesti kamu lakukan untuk membuat purchase order. Berikut adalah langkah-langkah membuat purchase order untuk bisnis kamu, antara lain:

1. Membuat pesanan pembelian

Cara membuat purchase order yang pertama adalah dengan membuat pesanan pembelian.

Pelanggan yang telah melakukan pemesanan barang atau jasa akan diminta untuk membuat rincian pesanan, sesuai dengan ketentuan yang diberikan oleh perusahaan.

Kemudian, rincian pesanan yang telah dibuat dapat dikirimkan kepada bagian pembelian untuk mendapatkan persetujuan.

2. Persetujuan pemesanan

Rincian pesanan yang telah diserahkan ke bagian pembelian, dapat dicermati dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Setelah dilakukan pengecekan dan disetujui oleh bagian pembelian, maka departemen pembelian akan menerbitkan pesanan pembelian untuk diberikan kepada produsen.

3. PO dikirim ke vendor

Setelah purchase order disetujui, tahap selanjutnya adalah meneruskan pesanan pembelian tersebut kepada vendor terkait.

Nantinya, pihak vendor akan melakukan pengecekan ulang terkait barang yang dipesan, total jumlah barang, waktu jatuh tempo, metode pembayaran, dan lain sebagainya.

Apabila barang yang tercantum dalam pesanan tersedia, pihak vendor akan menyetujui dan merespon pesanan yang diminta.

Akan tetapi, jika vendor tidak mempunyai barang yang dipesan, atau terjadi kendala lain yang berhubungan dengan pesanan yang diajukan, pihak vendor akan menandai dan mengirimkannya kembali untuk didiskusikan.

4. PO diterima

Setelah pelanggan mengetahui bahwa vendor dapat memenuhi pesanan yang diminta, maka terjadilah kontrak yang mengikat di antara kedua belah pihak. 

Di dalam kontrak tersebut, terdapat beberapa detail yang wajib dicantumkan seperti nama perusahaan, nomor purchase order, tanggal pengiriman, harga, syarat pembayaran, detail pesanan, informasi pembayaran, informasi vendor, dan lain sebagainya.

5. Pengiriman barang

Langkah selanjutnya adalah proses pengiriman barang. Pihak vendor harus segera melakukan pengiriman barang sesuai dengan kesepakatan yang sudah disampaikan sebelumnya.

Pihak pelanggan yang menerima kiriman barang pesanan dari vendor diharapkan untuk melakukan pemeriksaan, baik dari kualitas maupun kuantitas barang yang datang. 

Kemudian beritahukan pihak vendor terkait barang yang datang. Apakah sudah sesuai mulai dari jumlah atau kondisi barang yang diterima.

6. Perusahaan menerima barang

Setelah vendor mengirimkan barang yang dipesan oleh pelanggan dan dilakukan pemeriksaan terkait barang yang datang, maka selanjutnya perusahaan akan menerima barang pesanan mereka.

Pastikan perusahaan memastikan kembali detail purchase order yang mereka pegang dengan detail pesanan yang sudah diterima. Sesuaikan kembali barang dengan pesanan pembelian, slip pada kemasan, atau invoice yang diterima.

7. Penutupan PO

Saat perusahaan sudah mendapatkan kepastian terkait kondisi dan jumlah barang yang mereka terima, tahap terakhir adalah mengirimkan invoice yang telah disetujui kepada keuangan perusahaan, untuk selanjutnya dilakukan proses pembayaran. Setelah tahap ini dilakukan, maka purchase order bisa ditutup.

Baca Juga: Mengoptimalkan Purchase Requisition Dalam Pengadaan Barang

Contoh Format Purchase Order

Untuk memperjelas cara membuat purchase order di atas, berikut adalah contoh format purchase order sederhana yang bisa kamu gunakan untuk apapun bentuk usaha yang kamu kelola.

Penutup

Perlu kamu perhatikan, bahwa purchase order memiliki peran yang penting dalam setiap kegiatan bisnis. Dokumen ini dapat menjadi bukti transaksi antara vendor dengan pelanggan yang melakukan pembelian baik barang ataupun jasa.

Di dalam purchase order tercantum beberapa detail informasi yang dibutuhkan bagi kedua belah pihak. Tentunya, informasi yang dituliskan berkaitan dengan proses pembelian yang dilakukan pembeli kepada vendor atau distributor.

Bagaimana? Membuat dokumen purchase order tidak serumit yang dibayangkan, bukan? Apalagi, sekarang sudah banyak aplikasi atau software yang menyediakan template untuk membuat dokumen tersebut.

Salah satu aplikasi yang akan sangat membantu membuat dokumen sejenis ini adalah aplikasi POS majoo. Dengan aplikasi ini, kamu bisa membuat berbagai dokumen keuangan dan persediaan dengan cepat dan mudah. Yuk, daftarkan bisnismu segera!

Sumber: 

1. https://www.linovhr.com/purchase-order-barang

2. https://majoo.id/solusi/detail/contoh-surat-purchase-order

3. https://www.jurnal.id/id/blog/apa-itu-arti-purchase-order-atau-po-artinya-adalah/

4. https://www.cimbniaga.co.id/id/inspirasi/bisnis/purchase-order

5. https://www.jurnal.id/id/blog/contoh-template-surat-purchase-order