Quotation: Definisi, Jenis, dan Contoh Penerapannya

Bagi kamu yang bergelut di dunia bisnis, pasti pernah mendengar istilah quotation, kan? Ya, quotation atau surat penawaran merupakan salah satu dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan guna mendapatkan kesepakatan kerja sama antara perusahaan dengan calon pembeli.

Berbeda dengan faktur penjualan, biasanya quotation akan lebih dulu dikeluarkan oleh perusahaan sebelum akhirnya disepakati bersama dengan calon pembelinya.

Ada banyak manfaat yang akan kamu dapatkan dari penggunaan dokumen ini di dalam sebuah bisnis. Nah, untuk memudahkan kamu memahami tentang quotation dan hal penting lainnya yang ada dalam dokumen ini. Berikut penjelasannya untuk kamu. 

Definisi Quotation

Definisi quotation adalah surat penawaran yang diberikan oleh perusahaan kepada konsumen setelah adanya suatu permintaan kepada perusahaan yang berisi tentang spesifikasi produk, harga, syarat, diskon, ketentuan pembayaran, dan lain sebagainya. 

Umumnya, dokumen ini dikeluarkan sebelum adanya kesepakatan dan persetujuan di antara kedua belah pihak. Quotation merupakan sebuah dokumen yang bersifat mengikat. Oleh sebab itu, perlu adanya pertimbangan yang matang sebelum melakukan kesepakatan tersebut.

Perusahaan juga perlu melakukan perhitungan agar bisnis dapat terus berjalan dan mendapatkan keuntungan, sebab biasanya harga yang ditawarkan oleh perusahaan akan berbeda dari harga yang ditemukan di pasaran.

Baca juga: Cara Mencari Supplier Tangan Pertama

Manfaat Quotation

Selain berguna dalam proses awal penawaran, ternyata ada beberapa manfaat lain yang bisa kamu dapatkan dari penggunaan quotation atau surat penawaran ini. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

Meminimalisir Risiko 

Adanya quotation letter dapat mengurangi potensi kerugian yang disebabkan oleh hal-hal yang tidak diinginkan. Salah satunya adalah perubahan harga, ketersediaan stok, atau pembatalan pembelian dari produk yang sudah mereka pesan.

Hal seperti ini tentu bisa menghambat proses transaksi yang seharusnya bisa dilaksanakan dengan baik.

Efektif dan Efisien

Pembuatan quotation letter yang diberikan baik kepada vendor maupun calon konsumen tentu akan memudahkan mereka ketika membutuhkan barang atau jasa tertentu. 

Sebab, di dalamnya terdapat beberapa informasi penting terkait, perusahaan, produk, sistem pembayaran, dan lain sebagainya. Dengan begitu, mereka akan mendapatkan informasi atas produk yang mereka cari dengan lebih efektif dan efisien.

Memudahkan Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Saat kamu mendapatkan quotation dari sebuah perusahaan, maka perjalanan permintaan dan distribusi barang menjadi jauh lebih mudah. Hal ini disebabkan karena seluruh informasi penting yang kamu butuhkan biasanya sudah disertakan ke dalam quotation ini.

Tentu hal ini juga dapat menghemat waktu pengadaan barang. Kamu tidak perlu lagi kesulitan mencari bahkan menunggu kedatangan produk-produk yang kamu butuhkan. Praktis, bukan?

Mengatur Uang yang Keluar dan Masuk dengan Lebih Baik

Manfaat yang terakhir adalah quotation mampu mengatur flow uang keluar dan masuk dengan lebih baik. Sebab, setiap kali ada produk yang datang dan pergi dapat kamu pantau dengan lebih mudah. Alhasil, kondisi keuangan perusahaan bisa terus terjaga dengan baik.

Jenis-Jenis Quotation

Ada dua jenis quotation yang dibuat dan disesuaikan dengan bentuk transaksi yang akan dilakukan. Dari kedua jenis quotation ini, masing-masing akan dibedakan dari pihak mana yang akan membuat penawaran tersebut. 

Untuk lebih memahaminya, perhatikan jenis-jenis quotation yang akan dijelaskan di bawah ini.

Vendor Quotation

Vendor quotation merupakan suatu penawaran atau kesepakatan yang dibuat dan diberikan oleh perusahaan manufaktur kepada pihak supplier. Perusahaan manufaktur atau perusahaan yang menjual barang mentah atau produk yang setengah jadi hingga barang jadi yang siap dipasarkan akan mengeluarkan vendor quotation untuk diberikan kepada vendor sebagai bentuk penawaran.

Customer Quotation

Ada pula yang disebut dengan customer quotation, yang merupakan salah satu surat penawaran atau daftar kesepakatan dari perusahaan kepada calon pelanggan. Harapannya, ketika perusahaan ingin mendapatkan pelanggan, perusahaan bisa menawarkan customer quotation ini kepada mereka.

Format Quotation

Untuk bisa membuat dokumen penawaran yang baik, ada beberapa format quotation yang bisa kamu gunakan. Umumnya, dokumen ini berisikan informasi formal terkait perusahaan yang dapat meyakinkan calon konsumen untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan tersebut.

Bagian Pembuka

Pada bagian pembuka, kamu bisa menuliskan informasi terkait perusahaan secara singkat. Kemudian, tambahkan informasi yang bisa menarik perhatian sekaligus mempromosikan perusahaan pada bagian ini. 

Jangan lupa untuk turut menyertakan dokumen pendukung, seperti Surat Izin Untuk Perdagangan, NPWP, TDR, dan lain sebagainya. Dokumen-dokumen ini bisa dipergunakan untuk menunjukkan kredibilitas dan legalitas perusahaan di mata calon konsumen.

Kamu juga bisa menambahkan keunggulan dari produk-produk yang diproduksi oleh perusahaan pada bagian pembuka.

Bagian Isi

Bagian selanjutnya adalah isi yang merupakan bagian utama dari quotation ini. Pada bagian ini kamu perlu memaparkan hal-hal penting terkait jenis barang, jumlah minimal pemesanan, kualitas barang, serta metode pembayaran yang akan digunakan.

Selain itu, kamu bisa menuliskan penawaran khusus di sini saat pembeli melakukan pembelian lebih dari minimal pemesanan yang sudah ditetapkan.

Bagian Penutup

Format quotation yang terakhir adalah bagian penutup. Ada baiknya bagian penutup ini diisi dengan harapan besar perusahaan untuk dapat membangun kerja sama dengan calon konsumen. 

Jangan lupa untuk memberi ucapan terima kasih atas waktu dan perhatian yang telah mereka sediakan untuk membaca quotation tersebut. 

Kamu pun bisa melampirkan dokumentasi kerja sama yang telah dilakukan sebelumnya, sehingga para calon konsumen semakin mempercayai perusahaan tersebut untuk melanjutkan kerja sama.

Baca juga: Memahami Cara Membuat Surat Penawaran Barang yang Baik

Contoh Quotation

Di dalam sebuah quotation, kamu tidak hanya akan menemukan daftar produk dan juga harga yang mereka tawarkan, namun ada pula informasi mengenai kesepakatan lain seperti bonus yang akan didapatkan ketika kamu membeli produk melebihi jumlah minimal yang mereka tentukan, termasuk dengan metode pembayaran yang akan digunakan nantinya.

Cash on Delivery

Salah satu contoh quotation yang pertama dapat berisi tentang metode cash on delivery yang menjadi salah satu pilihan metode pembayaran yang disediakan dan dicantumkan ke dalam quotation tersebut. 

Dalam metode ini, barang yang dipesan baru akan dibayarkan secara tunai saat barang tersebut sudah diantarkan ke tempat tujuan, dalam hal ini adalah tempat yang disepakati oleh kedua belah pihak.

Cara yang satu ini tentu dapat menguntungkan bagi pihak yang telah bersepakat tersebut. Sebab, pihak pembeli tidak akan merasa khawatir jika barang yang dipesan belum juga sampai. Begitu pula dengan pihak penjual yang akan mendapat kepercayaan atas kerjasama ini karena barang yang dipesan telah diantar dan diterima dengan baik oleh pembelinya.

Cash Before Delivery

Selanjutnya ada cash before delivery, yakni sistem pembayaran yang dilakukan sebelum barang dikirimkan kepada pembeli. 

Metode yang satu ini akan memberi keuntungan bagi penjual, sebab selain bisa menghindari tindak penipuan, kegiatan operasional perusahaan juga akan lebih aman karena tidak adanya keterlambatan dalam proses pembayarannya.

Term of Payment

Metode yang terakhir adalah term of payment. Metode ini akan memberikan batas waktu tertentu bagi para pembeli untuk menyelesaikan pembayaran dari barang-barang yang mereka pesan.

Misalnya, penjual akan menuliskan TOP 31 pada faktur yang berarti pembeli harus menyelesaikan pembayarannya paling lama 30 hari setelah invoice diberikan kepada pembeli.

Biasanya, saat pembeli tidak dapat melunasi kewajibannya dalam waktu yang sudah ditentukan, maka perusahaan akan memberikan sanksi yang dapat berupa denda ataupun blacklist.

Berikut adalah contoh quotation letter yang bisa kamu jadikan referensi:

Baca juga: Tips Menentukan Konsep Penawaran dan Pemasaran

Penutup

Itulah tadi penjelasan mengenai apa itu quotation dan hal-hal yang melengkapinya. Seperti yang sudah disampaikan di atas bahwa baik perusahaan maupun calon pembeli perlu memahami isi dari quotation yang akan dibuat ini.

Jangan sampai, hal-hal yang disampaikan di dalamnya malah merugikan satu sama lain, sehingga kesepakatan bisa saja tidak terjadi dikarenakan keduanya merasa dirugikan.

Nah, agar memudahkan kamu mengelola keuangan perusahaan dengan baik, tidak ada salahnya untuk memanfaatkan aplikasi POS majoo yang memiliki banyak fitur dan layanan yang sesuai dengan kebutuhan kamu. Mulai dari, pencatatan untuk segala transaksi, pembukuan, hingga membuat laporan secara instan. Semua sudah tersedia dalam satu aplikasi. Yuk, coba majoo sekarang!